PDF4me Excel - Separate Arbeitsblätter Diese Aktion erstellt eine .xlsx-Datei, die ohne VBA oder Makros in separate Arbeitsmappen pro Tabellenblatt aufgeteilt wird. Das aus vier Modulen bestehende Szenario liest eine Excel-Datei aus Dropbox, teilt sie in Arbeitsmappen pro Tabellenblatt auf, durchläuft das zurückgegebene Array und lädt jede neue .xlsx-Datei mit einem eigenen Dateinamen wieder in Dropbox hoch.

Wenn Sie jemals eine Arbeitsmappe mit zwanzig Tabellenblättern geerbt haben und jedes Tabellenblatt als separate Datei benötigten, haben Sie wahrscheinlich zu VBA, einem kostenpflichtigen Desktop-Splitter oder dem umständlichen „Verschieben oder Kopieren… in neue Arbeitsmappe“ gegriffen. Jede dieser Optionen setzt voraus, dass Sie sich einmalig an einen Laptop setzen und dies manuell erledigen. Diese Anleitung ersetzt all das durch ein automatisiertes Skript, das nach einem Zeitplan ausgeführt wird, mit Dropbox arbeitet und Ihnen nach der ersten Einrichtung ohne weitere Klicks saubere .xlsx-Dateien für jedes Tabellenblatt erstellt.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: eine Excel-Arbeitsmappe in /pdf4metest/Excel/Separate Worksheets/Separate.xlsx enthält mehrere Blätter (Q1, Q2, Q3, Zusammenfassung usw.). Ausgabe: Eine .xlsx-Datei pro Tabellenblatt, eingefügt in /pdf4meoutput/, jedes benannt nach seinem Arbeitsblatt.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Dropbox: Datei herunterladen (Auslöser und Quelle).
2. PDF4me Excel - Separate Arbeitsblätter mit der in Schritt 1 zugeordneten Datei.
3. Ablaufsteuerungsiterator umwickelt um die zurückgegebene Splitted Worksheet[] Array.
4. Dropbox: Datei hochladen wobei der Dateiname und die Binärdatei jedem Iteratorelement zugeordnet werden.

Vollständige Ablaufübersicht​

Insgesamt vier Module. Der Pfeil zwischen Schritt 3 und Schritt 4 fächert sich auf: ein Upload pro Arbeitsblatt in der Quelldatei.

Schritt 1: Wie kann ich die Excel-Datei aus Dropbox in Make importieren?​

Bisheriger Ablauf: Nein, dies ist das Quellmodul.

Füge ein Dropbox – Datei herunterladen Modul und verweisen Sie es auf die Arbeitsmappe, die Sie aufteilen möchten.

1. Suchen nach Dropbox im Modulauswahlmenü dann auswählen Datei herunterladenDie
2. Konfigurieren:
   • Verbindung: YnooxTestone (oder klicken Sie hier) Hinzufügen (die erstmalige Authentifizierung bei Dropbox).
   • Art der Dateiauswahl: Select a fileDie
   • Datei: /pdf4metest/Excel/Separate Worksheets/Separate.xlsxDie
3. Klicken Speichern Führen Sie das Modul einmal aus, um die Dateidownloads zu bestätigen.

Dropbox-Downloadkonfiguration​

Legen Sie hier einen festen Dateipfad fest, damit die Aufteilung deterministisch erfolgt. Aktivieren Sie später die Dateiüberwachung, wenn die Aufteilung durch neue Dateien ausgelöst werden soll.

Schritt 2: Wie teilt PDF4me Excel Separate Worksheets die Arbeitsmappe auf?​

Bisheriger Ablauf: Dropbox: Datei herunterladen.

Füge die PDF4me Excel Aktion Excel - Separate Arbeitsblätter und übergeben Sie ihr die Dateibytes aus Schritt 1. Sie gibt ein Array zurück, in dem jedes Element ein Arbeitsblatt ist, das als eigene .xlsx-Datei verpackt ist.

1. Modul hinzufügen, suchen PDF4me Excel, wählen Excel - Separate ArbeitsblätterDie
2. Konfigurieren:
   • Verbindung: My PDF4me Excel connection (oder klicken Sie hier) Hinzufügen und fügen Sie Ihren PDF4me-API-Schlüssel ein).
   • Datei: Map (einschalten).
   • Dateiname: 1. File Name aus dem Dropbox-Modul.
   • Dokumentieren: 1. Data aus dem Dropbox-Modul.
   • Kultur- und Spracheinstellungen: en-USDie
3. Speichern. Die Modulausgabe enthält Folgendes: Splitted Worksheet[] Das Array wird erstellt, sobald das Szenario ausgeführt wird.

PDF4me Excel-Konfiguration für separate Arbeitsblätter​

Der Dateiname verwendet den ursprünglichen Namen aus Schritt 1, damit die nachfolgenden Protokolle lesbar bleiben. Das Dokument enthält die Binärdaten, die PDF4me tatsächlich aufteilt.

Parameterreferenz​

Schritt 3: Iterator – Aufteilen des zurückgegebenen Arrays in einzelne Durchläufe​

Bisheriger Ablauf: Dropbox-Download plus PDF4me Excel Separate Arbeitsblätter.

Ein Iterator nimmt ein Array entgegen und gibt seine Elemente nacheinander aus, sodass jedes Modul, das Sie danach einfügen, einmal pro Element ausgeführt wird.

1. Modul hinzufügen, suchen Durchflusssteuerung, wählen IteratorDie
2. Konfigurieren:
   • Array: 7. Splitted Worksheet[] (aus der Ausgabe des PDF4me-Moduls).
3. Speichern.

Iteratorkonfiguration​

Eine Konfigurationszeile. Die Modulnummer vor Splitted Worksheet[] entspricht der Nummer, die Make dem PDF4me-Modul in Ihrem Szenario zugewiesen hat.

Schritt 4: Wie lade ich die einzelnen aufgeteilten Dateien wieder in meine Dropbox hoch?​

Bisheriger Ablauf: Dropbox-Download plus PDF4me Excel Separate Worksheets plus Iterator.

Fügen Sie ein letztes hinzu Dropbox – Datei hochladen und übergeben Sie ihm die Dateieigenschaften des Iterators. Da es nach dem Iterator ausgeführt wird, wird es einmal pro Arbeitsblatt ausgeführt.

1. Hinzufügen Dropbox – Datei hochladenDie
2. Konfigurieren:
   • Verbindung: YnooxTestoneDie
   • Ordner: /pdf4meoutput/Die
   • Datei: Flow Control - Iterator (Dadurch wird das aktuelle Element des Iterators direkt dem Dateifeld zugeordnet – eine manuelle Namens-/Binärtrennung ist nicht erforderlich.)
3. Speichern Sie das Modul und das Szenario.

Dropbox-Upload-Konfiguration​

Durch die Auswahl des Ablaufsteuerungs-Iterators anstelle der separaten Zuordnung von Dateiname und Daten kann Dropbox den bereits jedem Element zugewiesenen Tabellennamen PDF4me verwenden.

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Speichern das Szenario oben rechts.
2. Klicken Einmal ausführen im unteren linken Feld.
3. Öffnen Sie den Ausführungsverlauf: Jedes der vier Module sollte mit einem grünen Häkchen markiert sein. Beim vierten Modul sehen Sie eine Zahl, die der Anzahl der Arbeitsblätter in der Quelldatei entspricht.
4. Dropbox öffnen unter /pdf4meoutput/ und bestätigen Sie, dass pro Arbeitsblatt eine .xlsx-Datei vorliegt.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

PDF4me + Make im Vergleich zu den Alternativen​

Häufig gestellte Fragen​

Wie kann ich ein Excel-Arbeitsblatt ohne VBA in mehrere Tabellenblätter aufteilen?​

Verwenden Sie eine Cloud-Aktion wie PDF4me Excel - Separate Arbeitsblätter In Make, Zapier, n8n oder Power Automate. Die Aktion liest die .xlsx-Dateien, teilt jedes Tabellenblatt in eine eigene Arbeitsmappe auf und gibt ein Array zurück, das Sie durchlaufen können. Es sind keine Makros, kein VBA und keine lokale Excel-Installation erforderlich. Das vollständige Make-Szenario mit vier Modulen in dieser Anleitung läuft in der kostenlosen Version und schließt jeden Teilvorgang in Sekundenschnelle ab.

Wie kann ich eine Excel-Datei automatisch in mehrere Dateien aufteilen?​

Ein Standpunkt Watch Files Modul im Ordner, in dem neue Arbeitsmappen abgelegt werden, Kette PDF4me Excel - Separate Arbeitsblätter Anschließend wird das zurückgegebene Array in einen Wrapper eingeschlossen. AblaufsteuerungsiteratorLaden Sie anschließend jedes Element wieder in einen Zielordner hoch mit Dropbox: Datei hochladenJede in diesen Ordner abgelegte Arbeitsmappe wird nun automatisch innerhalb des Abfrageintervalls aufgeteilt (15 Minuten im kostenlosen Tarif, schneller im kostenpflichtigen Tarif).

Kann Excel separate Tabellenblätter automatisch in verschiedene Dateien umwandeln?​

Die Funktion „Make“ kann zwar selbstständig Excel-Dateien verschieben, umbenennen und erneut hochladen, aber sie kann den Inhalt der Arbeitsmappe weder untersuchen noch bearbeiten. Dafür benötigen Sie eine Excel-spezifische Aktion. PDF4me Excel Der Steckverbinder bietet Excel - Separate WorksheetsGenau diese Vorgehensweise wird in diesem Tutorial verwendet. Nach der Installation und Verbindung delegiert Make die Aufteilung an PDF4me und übernimmt die restliche Orchestrierung.

Verändert PDF4me Excel - Separate Worksheets irgendwelche Daten innerhalb der Tabellenblätter?​

Nein. Die Aktion arbeitet mit der Struktur der Arbeitsmappe, nicht mit den Zellwerten. Sie liest die Tabellenblätter, speichert jedes als separate .xlsx-Datei und gibt diese unverändert zurück. Formatierungen, Formeln, Zelltypen, verbundene Zellen und benannte Bereiche bleiben in jedem Tabellenblatt erhalten. Tabellenblattübergreifende Formeln, die auf andere Tabellenblätter verweisen, funktionieren in den aufgeteilten Dateien nicht mehr (das ist unvermeidbar, da sich die referenzierten Tabellenblätter nun in separaten Arbeitsmappen befinden). Fügen Sie daher im Anschluss einen Durchlauf mit Zellbezügen hinzu, falls diese neu berechnet werden müssen.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche vierstufige Muster (Herunterladen plus Aufteilen mit PDF4me plus Iteration plus Hochladen) bewältigt jede Excel-Automatisierung, die Sie jemals benötigen werden, wenn es darum geht, eine Datei hinein und viele Dateien heraus zu bekommen.

A Vorlage für einen benutzerdefinierten KI-Analysator Es handelt sich um ein benanntes JSON-Schema, das Sie im PDF4me-Entwicklerportal definieren und das der KI mitteilt, welche Felder aus einem bestimmten Dokumenttyp extrahiert werden sollen. Diese Anleitung erstellt einen Analysator für die SaaS-Abonnementrechnungen von PDF4me (33 Felder: Adressblock des Lieferanten, Schweizer Mehrwertsteuersatz, Abonnement-ID, Positionen, Rabattdetails) und ruft diesen anschließend in einem dreistufigen Power Automate-Flow auf, der eine PDF-Datei aus Dropbox liest und strukturiertes JSON zurückgibt.

Die eingebaute default_invoice_extraction Das Schema deckt zwar Standardrechnungen ab, doch die realen Kreditorenbuchhaltungsteams verwenden anbieterspezifische Layouts, benutzerdefinierte Spalten für Einzelposten, länderspezifische Steuerfelder und Abonnement-Metadaten, die im Standardschema nicht berücksichtigt werden. Mit einem einmalig erstellten benutzerdefinierten Analyzer erhalten Sie dauerhaft die exakte Datenextraktion – ohne Abfragen pro Feld und ohne Nachbearbeitung der Ergebnisse.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Eine PDF-Rechnung im Format, für das Ihr Analyzer entwickelt wurde, gespeichert in Dropbox. In dieser Anleitung wird eine PDF4me-SaaS-Abonnementrechnung verwendet (Ynoox GmbH / Schweiz, MwSt. 8,1 %, Abonnement-Metadaten, PDF4me Base 1000-Tarif). Ausgabe: Eine strukturierte JSON-Antwort mit allen 33 Feldern aus dem Schema, die als dynamischer Inhalt von Power Automate für die nächste Aktion verfügbar ist (in SharePoint-Liste schreiben, in Slack posten, an Excel Online anhängen, zur Genehmigung weiterleiten usw.).

Beispiel einer Eingangsrechnung​

Beispielausgabe im JSON-Format (Auszug aus dem realen Lauf)​

{
  "documentTitle": "INVOICE",
  "invoiceNumber": "Pdf4me-202601-32324",
  "invoiceDate": "Jan 26, 2026",
  "currency": "USD",
  "paymentStatus": "PAID",
  "vendorName": "Ynoox GmbH",
  "vendorAddress": "Riedstrasse 2B, Hedingen, Zürich 8908, Switzerland",
  "vendorTaxRegNumber": "CHE-360.751.198",
  "billTo": "Chandra Arora",
  "subscriptionId": "2e46662a-32e0-4e79-ba06-b13fe2c113ac",
  "billingPeriodString": "Jan 26 to Feb 26, 2026",
  "nextBillingDate": "Feb 26, 2026",
  "mwstRate": 8.1,
  "discountCode": "F_yn_100!",
  "discountAmount": 35,
  "lineItems": [
    { "description": "Pdf4me Base 1000", "price": 35, "discount": 35, "amount": 0 }
  ]
}

Die vollständige Antwort mit 33 Feldern kann im folgenden Abschnitt heruntergeladen werden.

Was Sie benötigen​

Das Schema: 33 Felder, die der Analysator extrahiert​

Das Analyzer-Schema ist das Herzstück der benutzerdefinierten Extraktion. Jedes Feld deklariert den Namen, den Power Automate sieht, den Typ, den Power Automate empfängt, und eine Beschreibung, die der KI zeigt, wo sie nach dem Wert suchen soll.

Das vollständige JSON-Schema (mit dem genauen fieldDescription Die Zeichenketten, die die KI verarbeitet, befinden sich in der oben zum Download verfügbaren Datei.

Einrichtung A: Wie meldet man sich im PDF4me-Entwicklerportal an?​

Wo Sie sich befinden: bevor überhaupt ein Fluss existiert.

1. Offen dev.pdf4me.com in jedem Browser.
2. Geben Sie entweder Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf LoginOder wählen Sie eine der SSO-Optionen auf der rechten Seite aus: Mit Microsoft fortfahren, Google, Facebook, Apfel, GitHubDie
3. Neu hier? Klicken Sie hier Noch kein Konto? Jetzt registrieren um einen zu erstellen.

Der Anmeldebildschirm​

Setup B: OpenAI Document Parser im Dashboard​

Wo Sie sich befinden: angemeldet, am dev.pdf4me.com/dashboardDie

1. Die linke Seitenleiste des Dashboards zeigt Ihre Kontobereiche an: Startseite, Profil, Abonnement, Zahlungsinformationen, API-SchlüsselProtokolle, Rechnungen, KI-Dokumentenparser, Meine Dokumente, Dokument klassifizieren, Dokument analysieren, Berufsverlauf, Freigegebene Dokumente, Freunde werben, Prämien.
2. Klicken KI-DokumentenparserDie

Die Dashboard-Seitenleiste​

Setup C: Wie fügt man eine neue Analysevorlage hinzu?​

Wo Sie sich befinden: Seite des KI-Dokumentenparsers.

1. Auf dieser Seite werden alle von Ihnen bereits erstellten Analyzer-Vorlagen mit ihrer ID, ihrem Typ und den Bearbeitungs-/Löschaktionen aufgelistet.
2. Klicken + HinzufügenDie
3. Es erscheint eine leere Zeile mit zwei Feldern:
   • Analysator-ID: Geben Sie einen kurzen, einprägsamen Namen ein (z.B. Test InvoiceDies ist die exakte Zeichenfolge, die Sie in Power Automate als Anpassungshinweis übergeben müssen.
   • Analysatortyp: Dropdown-Menü mit Optionen Parse Und Classify. Wählen Parse für die strukturierte Feldextraktion. Auswählen Klassifizieren wenn Sie stattdessen eine Routing-Entscheidung wünschen.
4. Klicken SpeichernDie

Analysator hinzufügen​

Einrichtung D: Fügen Sie das JSON-Schema ein und speichern Sie es.​

Wo Sie sich befinden: Bearbeiten des neu erstellten Analyzers.

1. Klicken Sie auf das Stift-Bearbeitungssymbol neben Ihrem neuen Analysator (Test Invoice).
2. Der Parse Info-Editor öffnet sich mit der Analyzer-ID oben und der Dokumentenschema Feld unten.
3. Fügen Sie das 33-Felder-JSON-Schema ein von analyzer-schema.json in den Textbereich „Dokumentschema“ eintragen. Jeder Eintrag ist { "fieldName": "...", "fieldType": "...", "fieldDescription": "..." }. Der fieldDescription ist das wichtigste Feld, es sagt der KI, wo sie suchen und was sie erfassen soll.
4. Wähle ein Beispieldokumenttyp Voreinstellung (Invoice oder Purchase Order) wenn Sie eine Startvorlage wünschen; andernfalls fügen Sie Ihr Schema direkt ein.
5. Klicken Änderungen speichernDie

Parse Info-Schema-Editor​

Ablauf 1: Wie wird der Analyzer in Power Automate eingebunden?​

Bisheriger Ablauf: Nur Auslöser.

Die Power Automate-Seite ist kurz: 3 Aktionen. Beginnen Sie mit einem manuellen Auslöser, um iterativ vorgehen zu können; wechseln Sie zu einem HTTP-/SharePoint-/Outlook-Auslöser, sobald Sie bereit für den Produktiveinsatz sind.

1. In Power Automate Klicken Erstellen, wählen Sofortiger WolkenflussDie
2. Benennen Sie den Datenfluss (z.B. Custom Invoice Extraction), wählen Einen Ablauf manuell auslösen, klicken ErstellenDie

Der vollständige 3-Aktions-Ablauf​

Drei Aktionen. AI - Document Parser ist der einzige Schritt, der PDF4me aufruft, und er beansprucht den größten Teil der Laufzeit (etwa 21 Sekunden für eine einseitige Rechnung).

Ablauf 2: Die Quell-PDF-Datei aus Dropbox abrufen​

Bisheriger Ablauf: trigger plus Dateiinhalt abrufen.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen Dropbox, wählen Dateiinhalt über den Pfad abrufenDie
2. Verbinden Ihr Dropbox-Konto, falls Sie noch keins haben.
3. Konfigurieren:
   • Dateipfad: /pdf4me.pdf
   • Inhaltstyp ableiten: Yes (unter Erweiterte Parameter)

Dateiinhaltskonfiguration abrufen​

Ablauf 3: Warum enthält das Feld „Anpassungshinweis“ den Namen Ihres Analysators?​

Bisheriger Ablauf: trigger plus Get file content plus AI - Document Parser.

Dies ist die Aktion, die Ihren benutzerdefinierten Analysator aufruft. Der Trick besteht darin, dass Anpassungshinweis Feld: Fügen Sie den genauen Namen der Analysator-ID aus Setup C ein (Test Invoice (in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung). Ohne diese Einstellung wird auf die standardmäßige Rechnungsextraktion zurückgegriffen.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen KI - DokumentenparserDie
2. Verbinden PDF4me AI mit Ihrem API-Schlüssel (nur beim ersten Mal).
3. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt: Wähle die File Content Token aus Schritt 2 (Dateiinhalt abrufen)
   • Dateiname: Test.pdf (Nur eine Bezeichnung, kein Pfad)
   • Anpassungshinweis (unter Erweiterte Parameter): Test Invoice (die genaue Analyzer-ID, die Sie in Setup C festgelegt haben)
4. Speichern und TestenDie

KI - Dokumentenparser-Aktion​

Führen Sie den Ablauf aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Speichern der Fluss oben rechts.
2. Klicken Prüfen, wählen Manuell, klicken Prüfen Dann Ablauf ausführenDie
3. Öffnen Sie die Ausführungsdetails. Alle drei Aktionen sollten grün sein. Der Schritt „KI – Dokumentenparser“ zeigt in seinen Ausgaben einen JSON-Body an.
4. Der Antworttext enthält alle in Ihrem Schema deklarierten Felder, die aus der PDF-Datei übernommen werden.

Beispielantwort aus einem realen Lauf​

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Benutzerdefinierter Analysator vs. default_invoice_extraction​

Häufig gestellte Fragen​

Wie lange dauert die Entwicklung des Schemas?​

Für ein bekanntes Rechnungsformat (z. B. Ihre eigene SaaS-Abrechnung, Ihre drei wichtigsten Lieferanten) benötigen Sie für den ersten Entwurf 15–30 Minuten. Lesen Sie eine Rechnung komplett durch, listen Sie alle Felder auf, die Ihre Buchhaltung manuell erfasst, und schreiben Sie einen kurzen Absatz. fieldDescription Für jede Angabe wird das gedruckte Etikett benannt und ein Beispiel genannt. Anschließend wird anhand von 3–5 Musterrechnungen geprüft und die fehlerhaften Beschreibungen werden überarbeitet.

Was passiert, wenn ein Feld im Dokument fehlt?​

Der Analysator gibt das Feld mit einem Nullwert oder einem leeren Wert zurück. Es wird kein Fehler ausgegeben. Ihre nachfolgende Power Automate-Logik sollte fehlende Werte wie folgt verarbeiten: coalesce() oder if(empty(...)) Ausdrücke, insbesondere für Pflichtfelder wie invoiceNumberDies ist dasselbe Verhalten wie default_invoice_extractionDie

Kann ich mein Analyzer-Schema versionieren?​

Noch nicht nativ im Entwicklerportal verfügbar. Es wird empfohlen, bei jeder grundlegenden Schemaänderung eine neue Analyzer-ID zu erstellen (Test Invoice v2Aktualisieren Sie die Anpassungsnotiz von Power Automate, sodass sie auf die neue Version verweist. Lassen Sie den alten Analyzer aktiv, bis alle Flows migriert wurden.

Woher weiß die KI, welche Felder sie extrahieren soll? fieldMethod: generate?​

Die KI liest die fieldDescription und die Namen der Geschwisterfelder auf derselben Ebene. Für vendorAddress definiert als "Complete vendor address (street, city, state, postal code, country). Use comma(,) to separate lines."Die KI setzt die Teile aus den bereits extrahierten Materialien zusammen. vendorStreet, vendorCity, vendorState, vendorPostalCode, vendorCountry Felder. Keine regulären Ausdrücke, keine Zeichenkettenvorlagen, keine Folgeaktionen erforderlich.

Funktioniert der Analyzer mit Power Automate, Make, Zapier und n8n?​

Ja. Sobald eine Analyzer-ID im Entwicklerportal veröffentlicht ist, kann jede PDF4me AI – Document Parser-Aktion auf jeder Plattform darauf per Namen verweisen. Das Schema muss nur einmal erstellt werden und kann von jedem Automatisierungstool verwendet werden; die zurückgegebene JSON-Antwortstruktur ist immer gleich.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche Einrichtungs- und Aufrufmuster (Analyzer definieren, Schema einfügen, ID als Anpassungshinweis übergeben) funktioniert für alle Dokumenttypen: Bestellungen, Verträge, Kontoauszüge, Arztrechnungen, Zollanmeldungen. Definieren Sie einen Analyzer pro Format und kombinieren Sie ihn anschließend mit beliebigen Power Automate-, Make-, Zapier- oder n8n-Flows.

E-Mail-zu-PDF-Archiv ist ein Power Automate-Flow, der bei jeder neuen eingehenden Outlook-E-Mail ausgelöst wird, den Nachrichtentext und alle Anhänge in PDFs konvertiert, diese zu einer einzigen, mit einem Zeitstempel versehenen PDF-Datei zusammenführt und das Ergebnis zur langfristigen Aufbewahrung in Dropbox speichert. Sieben Aktionen. Kein Code erforderlich. Eine Datei pro E-Mail: zuerst der Nachrichtentext, dann die Anhänge in der richtigen Reihenfolge. Die Ausgabedatei heißt merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf somit ist jeder Archiveintrag eindeutig sortierbar.

Auditteams, Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung und Compliance-Beauftragte benötigen E-Mail-Beweise in einem manipulationssicheren, durchsuchbaren Format, das den Aufbewahrungsrichtlinien von Exchange standhält. Der standardmäßige Outlook-Export erfolgt manuell, Datei für Datei, und Anhänge werden in separate Dateien ausgelagert. Diese Anleitung zeigt die Alternative ohne Programmierung: Jede eingehende E-Mail wird automatisch in eine einzige, konsolidierte PDF-Datei umgewandelt, die das Original enthält. .eml und Anhänge, die aufgrund der rechtlichen Aufbewahrungspflicht noch in Outlook gespeichert sind, aber die Archiv-PDF-Datei als maßgebliche Kopie der Aufzeichnungen.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Alle eingehenden E-Mails an die überwachte Outlook-Adresse (hier test@ynoox.ch) mit einem oder mehreren Anhängen. Diese Anleitung verwendet einen kurzen Nachrichtentext („Hallo, ich hoffe, es geht Ihnen gut…“) und zwei DOCX-Anhänge (3Page.docx, Docx_2Pages.docx). Ausgabe: Ein einzelnes konsolidiertes Archiv-PDF in /blog data/merge blog template/output/, benannt merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdfSeite 1 ist der Hauptteil. Ab Seite 2 sind die einzelnen Anhänge in der Reihenfolge ihrer Entstehung in Aspose Words dargestellt.

Die eingehende E-Mail​

Der Archivordner nach zwei Durchläufen​

Seite 1 eines zusammengeführten Archiv-PDFs​

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Outlook: Wenn eine neue E-Mail eingeht (V3) (auslösen).
2. Variable initialisieren benannt email (Array).
3. PDF4me: In PDF konvertieren (Textkörper)Liest den HTML-Body und gibt ein PDF zurück.
4. An Array-Variable anhängen mit base64ToBinary auf dem umgebauten Aufbau.
5. Auf jedes Element anwenden An triggerOutputs()?['body/attachments']:
   • PDF4me: In PDF konvertieren die Anlage.
   • An Array-Variable anhängen mit base64ToBinary auf der konvertierten PDF-Datei.
6. PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenEingabe: Array, Ausgabe: eine PDF-Datei.
7. Dropbox: Datei erstellenDer Dateiname-Ausdruck versieht die Datei mit einem UTC-Zeitstempel.

Vollständige Ablaufübersicht​

Sieben Aktionen. PDF4me ist dreimal im Workflow beteiligt: Konvertierung des Dokumentkörpers, Konvertierung der einzelnen Anhänge, Zusammenführung aller Dateien.

Outlook-Anhangsfelder (Referenz)​

Der Ausblick Wenn eine neue E-Mail eintrifft V3 Der Trigger stellt diese Anhangsfelder bereit, die Sie dem Konverter zuordnen:

PDF4me Convert to PDF liest die Dateierweiterung ab. name den richtigen Renderer auswählen (.docx → Aspose Words, .xlsx → Aspose-Zellen, .pptx → Aspose Slides, Bilder und PDFs werden nativ verarbeitet).

Schritt 1: Wie überwacht man einen Outlook-Posteingang auf eingehende E-Mails?​

Bisheriger Ablauf: Nur Auslöser.

1. In Power Automate Klicken Erstellen, wählen Automatisierter Cloud-FlowDie
2. Benennen Sie den Datenfluss (z.B. Email Archive to PDF), wählen Office 365 Outlook: Wenn eine neue E-Mail eingeht (V3) Klicken Sie als Auslöser. ErstellenDie
3. Verbinden Ihr Office 365-Postfach.
4. Expandieren Erweiterte Parameter und klicken Alle anzeigen um Filteroptionen anzuzeigen.
5. Konfigurieren:
   • Zu: test@ynoox.ch (Filter, sodass nur an diese Adresse adressierte E-Mails den Workflow auslösen)
   • Anhänge beifügen: Yes
   • Nur mit Anhängen: Yes

Triggerkonfiguration​

Schritt 2: Variable „email“ initialisieren​

Bisheriger Ablauf: Trigger plus Variable initialisieren.

Öffne ein leeres Array, um den Hauptteil der PDF-Datei und alle angehängten PDF-Dateien zu sammeln.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Variable initialisierenDie
2. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Typ: Array
   • Wert: leer lassen

Variablenkonfiguration initialisieren​

Schritt 3: Wie wandelt PDF4me den E-Mail-Text in eine PDF-Datei um?​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren.

Der Outlook-Trigger gibt den Nachrichtentext als HTML aus am body/bodyPDF4me Convert to PDF liest HTML direkt, sodass die gesamte Konvertierung mit einem einzigen Aufruf erfolgt.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen In PDF konvertierenDie
2. Umbenennen die Handlung zu In PDF-Text konvertieren Daher erhält die Aktion „In PDF konvertieren“ aus Schritt 5 später einen eigenen, aussagekräftigen Namen.
3. Verbinden PDF4me – Melden Sie sich mit Ihrem API-Schlüssel an (nur beim ersten Mal).
4. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt (Ausdruck, Klick) fx): triggerOutputs()?['body/body']
   • Dateiname: email-body.html

Konvertierung in PDF-Textkörperkonfiguration​

Der .html Die Dateinamenserweiterung teilt PDF4me mit, welchen Renderer PDF4me verwenden soll. Senden .docx, .xlsx, .png, oder .jpg Genauso einfach lassen sie sich alle mit derselben Aktion erledigen.

Schritt 4: An Array-Variable anhängen (E-Mail-Text)​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen (E-Mail-Text).

Schieben Sie die konvertierte PDF-Datei auf die email Array als Seite 1.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen An Array-Variable anhängenDie
2. Umbenennen die Handlung zu An Array-Variable anhängen (E-Mail-Text) Zur Verdeutlichung.
3. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Wert (Ausdruck): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF_Body')?['$content'])

Konfiguration zum Anhängen des E-Mail-Textes​

Schritt 5: Wie iteriert man über alle Anhänge und konvertiert jeden einzelnen?​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen (E-Mail-Text) plus Auf jedes Element anwenden.

Alle Anhänge werden durchlaufen, jeder wird in eine PDF-Datei konvertiert und der Reihe nach angehängt, sodass die endgültige Zusammenführung die Reihenfolge der Anhänge berücksichtigt.

Schritt 5a: Auf jedes Element anwenden (Quelle auswählen)​

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Auf jedes Element anwendenDie
2. Konfigurieren:
   • Wählen Sie eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten aus. (Ausdruck): triggerOutputs()?['body/attachments']

Schritt 5b: In PDF konvertieren (die Anlage)​

3. Innerhalb der Schleife klicken Füge eine Aktion hinzu, wählen PDF4me: In PDF konvertierenDie
4. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt (Ausdruck): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Dateiname (dynamischer Inhalt): Auswählen Name aus der Option "Auf jedes aktuelle Element anwenden"

Der Name Das dynamische Inhaltstoken wird zur Laufzeit aufgelöst zu items('Apply_to_each')?['name']Daher wird jeder Anhang anhand seines ursprünglichen Dateinamens konvertiert. PDF4me liest die Dateiendung, um den richtigen Renderer auszuwählen.

Schritt 5c: An die Array-Variable anhängen (die konvertierte Anlage)​

5. Im Folgenden wird innerhalb derselben Schleife in PDF konvertiert. Füge eine Aktion hinzu, wählen An Array-Variable anhängenDie
6. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Wert (Ausdruck): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF')?['$content'])

Schritt 6: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen Archiv-PDF zusammenführen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen (Text) plus Auf jedes anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen.

Das Ganze email Ein Array (zuerst das Body-PDF, dann die Attachment-PDFs in der Reihenfolge der Anhänge) wird in einen einzigen Merge-Aufruf umgewandelt.

1. Klicken Sie unterhalb von „Auf jede Schleife anwenden“. + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenDie
2. Konfigurieren:
   • Body/docContent: Wähle die email Variable Token
   • Name der Ausgabedatei: Email Attachment Merge Output.pdf

Zusammenführungsaktionskonfiguration​

Schritt 7: Warum ein Dateiname mit Zeitstempel für das Archiv?​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen plus Auf jedes Element anwenden plus Zusammenführen plus Datei erstellen.

Speichern Sie die konsolidierte PDF-Datei mit einem UTC-Zeitstempel im Dateinamen in Dropbox, sodass jeder Archiveintrag eine neue, sortierbare Datei ist. Zwei E-Mails an dieselbe Adresse in derselben Sekunde sind so selten, dass dies eine effektive Eindeutigkeit gewährleistet, ohne dass Nachrichten-IDs eingebettet werden müssen.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Dropbox: Datei erstellenDie
2. Konfigurieren:
   • Ordnerpfad: /blog data/merge blog template/output
   • Dateiname (Ausdruck, Klick) fx): concat('merge-', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd-HHmmss'), '.pdf')
   • Dateiinhalt: Wähle die Dateiinhalt Token aus der Aktion „Mehrere PDFs zusammenführen“

Dateinamenausdruck​

Abschließende Aktion mit zugeordnetem Dateiinhalt​

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Speichern der Fluss oben rechts.
2. Senden Sie eine E-Mail mit einem oder mehreren Anhängen an die überwachte Adresse.
3. Offen LaufverlaufDer Auslöser sollte innerhalb weniger Sekunden betätigen.
4. Dropbox öffnen unter /blog data/merge blog template/output/Eine Datei mit dem Namen merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf ist da.
5. Öffnen Sie die PDF-Datei. Seite 1 enthält den Haupttext. Ab Seite 2 finden Sie die einzelnen Anhänge in der Reihenfolge ihrer Erstellung.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

E-Mail-Archiv: PDF vs. EML​

Häufig gestellte Fragen​

Wie kann ich diesen Workflow für ein freigegebenes Postfach anstatt für ein persönliches Postfach auslösen?​

Ersetzen Sie die Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3) Auslöser mit Wenn eine neue E-Mail in einem gemeinsam genutzten Postfach eingeht (V2)Übergeben Sie die Postfachadresse als Ursprüngliche Postfachadresse Der restliche Ablauf bleibt identisch, jede Verweisreferenz und jeder Ausdruck im Funktionskörper wird auf die gleiche Weise aufgelöst.

Was passiert, wenn eine E-Mail keine Anhänge enthält?​

Der Auslöser Nur mit Anhängen Ja Der Filter verhindert, dass der Workflow für E-Mails mit reinem Nachrichtentext ausgeführt wird. Wenn Sie auch E-Mails mit reinem Nachrichtentext archivieren möchten, setzen Sie den Filter auf „Nein“ und schließen Sie die Schleife „Auf jedes Element anwenden“ in eine Bedingung ein: Diese wird nur ausgeführt, wenn … length(triggerOutputs()?['body/attachments']) ist größer als null. Die Zusammenführungsaktion funktioniert weiterhin mit nur einer PDF-Datei im Array und erzeugt ein einseitiges Archiv.

Wie kann ich Absender, Betreff und Empfangsdatum auf Seite 1 des Archivs einfügen?​

Vor Schritt 3 fügen Sie Folgendes hinzu: Komponieren Aktion mit einer HTML-Präambel:

<h2>From: @{triggerOutputs()?['body/from']}</h2>
<h2>Subject: @{triggerOutputs()?['body/subject']}</h2>
<p>Received: @{triggerOutputs()?['body/receivedDateTime']}</p>
<hr>
@{triggerOutputs()?['body/body']}

Verweisen Sie anschließend in Schritt 3 auf den Dateiinhalt des Compose-Programms. Seite 1 enthält nun durchsuchbare Header-Metadaten.

Funktioniert das auch mit HTML-E-Mails, die eingebettete Bilder enthalten?​

Ja. PDF4me Convert to PDF rendert HTML mit Inline-Code. <img src="cid:..."> Verweise und eingebettete Base64-Bilder. Outlooks body/body Beinhaltet den vollständigen HTML-Code mit eingebetteten Inhalten, sodass die gerenderte PDF-Datei die visuelle Wiedergabetreue dessen beibehält, was der Empfänger gesehen hat.

Wie lange dauert der Ablauf?​

Etwa 10–15 Sekunden pro Anhang in einer einseitigen DOCX-Datei, zuzüglich 5–10 Sekunden für die Auslösung und den finalen Upload. Eine typische E-Mail mit zwei Anhängen wird in 35–45 Sekunden vollständig verarbeitet. Die Funktion „Auf jedes Element anwenden“ von Power Automate führt die Elemente standardmäßig sequenziell aus, um eine geordnete Ausgabe zu gewährleisten. Wenn die Reihenfolge keine Rolle spielt und Geschwindigkeit wichtig ist, stellen Sie die entsprechende Option ein. Gleichzeitigkeitskontrolle auf 20 in den Einstellungen der Schleife.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche siebenstufige Muster (Auslösen, Array initialisieren, E-Mail-Text konvertieren, Konvertierung und Anhängen wiederholen, zusammenführen, mit Zeitstempel speichern) funktioniert für jede Automatisierung, die E-Mails und Anhänge in einer PDF-Datei zusammenfasst. Sobald eine solche Automatisierung erfolgt ist, wird jede eingehende Nachricht automatisch zu einem durchsuchbaren, sortierbaren und revisionssicheren Archiveintrag.

Das Schmerzhafte an der Kreditorenbuchhaltung ist nicht das Bezahlen von Rechnungen, sondern das Die richtige Rechnung des Lieferanten drei Wochen später finden Wenn die Finanzabteilung fragt. Jeder Lieferant benennt seine Dateien anders. Die Hälfte sind invoice.pdfDie andere Hälfte sind INV-2089-FINAL-v3.pdf von einem Lieferanten, der seine Namenskonventionen viermal geändert hat. Die Lösung: Eine KI liest den Lieferantennamen von jeder Rechnung, sobald diese eingeht, und benennt die Datei um, bevor sie langfristig archiviert wird. Diese Anleitung zeigt genau, wie dieses Muster umgesetzt wird. Zapier mit PDF4me AI – Dokumentenparser und eine 2-zeilige Code von Zapier Schritt für Schritt. Fünf Zap-Schritte. Echte Screenshots. Der Name des Anbieters wird zum Dateinamen. Auditbereiter Ordner. Die Suche funktioniert einwandfrei.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Jede Lieferantenrechnung im PDF-Format, die in einen überwachten Dropbox-Ordner abgelegt wird (/MuneerTrigger In dieser Anleitung funktioniert jeder AP-Eingabeordner. Ausgabe: Die gleiche PDF-Datei wurde erneut hochgeladen auf /pdf4meoutput benannt nach dem Firmennamen des Anbieters (z.B. Veolia WTS Services USA, Inc..pdfDie Originaldatei verbleibt im Trigger-Ordner, sodass Sie einen Prüfpfad über die eingehenden Dateien erhalten.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Dropbox: Neue Datei im Ordner (Trigger). Prüft alle paar Minuten einen überwachten Ordner auf neue Dateien.
2. Dropbox: Datei suchen. Sucht die neue Datei anhand ihres Namens, um ihren Binärinhalt in den Zap einzubinden.
3. PDF4me: KI – DokumentenparserFührt die default_invoice_extraction Analysator.
4. Code von Zapier: JavaScript ausführenZwei Zeilen, die JSON.parse den Dokumenttext in ein reales Objekt umwandeln.
5. Dropbox: Datei hochladenSchreibt die Datei zurück mit Name des Anbieters als neuer Dateiname.

Vollständige Zap-Übersicht​

Fünf Schritte. Jede Karte zeigt ein grünes Häkchen, sobald der jeweilige Schritt konfiguriert und getestet wurde. PDF4me AI befindet sich in der Mitte; der Code-Schritt wandelt die Parser-Ausgabe in zuordenbare Herstellernamen-Token um.

Schritt 1: Dropbox – Neue Datei im Ordner (Auslöser)​

Bisheriger Zap: Nur Auslöser.

1. In Zapier Klicken + Zap erstellenDie
2. Wählen Dropbox als Auslöser-App Neue Datei im Ordner als das Ereignis.
3. Verbinden Ihr Dropbox-Konto, falls Sie noch keins haben.
4. Konfigurieren:
   • Raum: Default
   • Ordner: /MuneerTrigger (oder in welchem AP-Aufnahmeordner auch immer die Anbieter ihre Dateien ablegen)
   • Sollen auch Dateien in Unterordnern enthalten sein?: False
   • Dateiinhalte einbeziehen?: Yes (Wichtig, bietet nachfolgenden Schritten einen sauberen binären Fallback)
   • Link zum Teilen hinzufügen?: Yes (optional, nützlich, wenn Sie später einen Link in Slack oder per E-Mail versenden möchten)
5. TestauslöserZiehen Sie eine Beispielrechnung in den Ordner, und Zapier sollte einen neuen Datensatz zurückgeben.

Triggerkonfiguration​

Der Trigger überwacht den AP-Aufnahmeordner und fragt ihn standardmäßig alle 2 Minuten ab (Starter-Tarif), bei höheren Tarifen schneller.

Schritt 2: Dropbox – Datei suchen​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen.

Der Trigger „Neue Datei“ liefert Dateiname und Pfad, während „Datei suchen“ eine saubere, herunterladbare Binärdatei garantiert, die in den nächsten Schritten verwendet werden kann. Fügen Sie sie hinzu.

1. Klicken + unterhalb des Auslösers. Auswählen Dropbox, Datei suchenDie
2. Konfigurieren:
   • Raum: Default
   • Ordner: /pdf4metest/sample (der Ordner, in dem sich die eigentliche Datei befindet, oft derselbe wie der Auslöserordner)
   • Sollen Dateien in Unterordnern einbezogen werden?: False
   • Dateiname (erforderlich): sample_invoice (oder wählen Sie die Dateiname (Token vom Trigger, um ihn dynamisch zu gestalten)
   • Gelöschte Dateien einbeziehen?: leer lassen (Standardeinstellung)
   • Dateiinhalte einbeziehen?: Yes
   • Link zum Teilen hinzufügen?: Yes
   • Erfolgreich, wenn keine Suchergebnisse gefunden werden?: Standardeinstellung beibehalten (False(Stoppt den Zap, falls die Datei fehlt)
   • Wenn mehrere Suchergebnisse gefunden werden: Standardeinstellung beibehalten (Return first search result)
3. TestaktionZapier sollte die Datei mit Binärinhalt zurückgeben.

Dateikonfiguration finden​

Find File liefert dem nachgelagerten KI-Parser und dem Upload-File-Schritt eine garantiert saubere Binärdatei und nicht nur einen Dropbox-Link.

Schritt 3: PDF4me – KI – Dokumentenparser​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen → KI - Dokumentenparser.

Hier liest die KI die Rechnung und extrahiert strukturierte Felder. Der integrierte Analysator deckt typische Lieferantenrechnungen ab; für branchenspezifische Felder können Sie später auf einen benutzerdefinierten Analysator umschalten.

1. Klicken +. Suchen PDF4me, wählen KI - DokumentenparserDie
2. Verbinden PDF4me mit Ihrem API-Schlüssel (nur beim ersten Mal; die Verbindung kann für alle PDF4me-Aktionen wiederverwendet werden).
3. Konfigurieren:
   • Datei: Wähle die Datei Token aus Schritt 2 (Datei suchen). Verlassen Datei-URL leer, Sie haben bereits eine Datei.
   • Dateiname: verketten Sie die Dateiname Und Dateierweiterung Tokens aus Schritt 2, damit die Aktion den ursprünglichen Namen mit der richtigen Erweiterung erhält (z.B. sample_invoice + .pdf).
   • Name des KI-Analysators (veraltet): leer lassen.
   • KI-Analysator-ID: default_invoice_extraction (Die integrierte Rechnungsvorlage extrahiert Lieferantenname, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag, Steuer, Datum und Einzelposten).
4. TestaktionÜberprüfen Sie die Antwort. Sie sollten Folgendes sehen: Doc Text Feld, das eine JSON-Zeichenkette mit extrahierten Feldern enthält.

KI - Dokumentenparser-Konfiguration​

Die Analysator-ID Standard-Rechnungsextraktion ist die integrierte Vorlage. Erstellen Sie benutzerdefinierte Analysatoren in der PDF4me-Dashboard wenn Sie Felder benötigen, die über das Standardschema hinausgehen.

Schritt 4: Code by Zapier – JavaScript ausführen​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen → KI - Dokumentenparser → JavaScript ausführen.

Der KI-Parser gibt seine Daten als JSON-String zurück. Doc Text Ausgabe. Zapier zeigt sie als ein einziges großes Token an. Um einzelne Felder zuzuordnen (Vendor Name, Invoice NumberUm die Summen in den nächsten Schritt zu übertragen, muss sie zunächst in ein reales Objekt umgewandelt werden.

1. Klicken +. Wählen Code von Zapier, Ereignis JavaScript ausführenDie
2. Eingabedaten: einen Eintrag hinzufügen.
   • Name: data
   • Wert: Wählen Sie den Dokumenttext Token aus Schritt 3 (die Antwort des KI-Parsers).
3. Code (exakt einfügen):

const parsed = JSON.parse(inputData.data);
return parsed;

4. TestaktionDie Ausgabe sollte jedes Feld Ihres Analyzer-Schemas als einzelnes Token darstellen: parsed vendorName, parsed invoiceNumber, parsed totalAmount, usw.

JavaScript-Konfiguration ausführen​

Zwei Zeilen Code wandeln den vom KI-Parser erzeugten JSON-Blob in einzeln zuordenbare Zapier-Token um. Das entsprechende Modul in Make ist „JSON parsen“; Power Automate verwendet die Aktion „JSON parsen“.

Schritt 5: Dropbox – Datei hochladen (Intelligente Umbenennung nach Anbieternamen)​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen → KI - Dokumentenparser → JavaScript ausführen → Datei hochladen.

Das ist der Lohn. Nehmen Sie die Datei aus Schritt 2 und laden Sie sie erneut hoch, wobei Sie den extrahierten Lieferantennamen als Dateinamen verwenden.

1. Klicken +. Wählen Dropbox, Datei hochladenDie
2. Konfigurieren:
   • Raum: Default
   • Ordner: /pdf4meoutput (oder wo auch immer Ihre umbenannten Kreditorenrechnungen gespeichert werden sollen)
   • Datei: Wähle die Datei Token aus Schritt 2 (Datei suchen)
   • Überschreiben: True (oder False (wenn Sie lautstark über doppelte Lieferantenrechnungen im selben Zeitraum klagen wollen)
   • Dateinamen angeben: Wähle die Name des Anbieters Token aus Schritt 4 (die geparste JSON-Ausgabe). Im Testlauf wurde dies aufgelöst zu Veolia WTS Services USA, Inc.
   • Dateierweiterung angeben: Wähle die Dateierweiterung Token aus Schritt 2 (behält das Original bei) .pdf)
   • Link zum Teilen hinzufügen?: Yes
3. Veröffentlichen der Zap.

Konfiguration zum Hochladen von Dateien​

Der KI-extrahierte Herstellername wird direkt in das Feld „Dateinamen angeben“ übernommen. Die ursprüngliche Dateiendung sorgt dafür, dass die Datei weiterhin als PDF geöffnet werden kann. Ausgabedateiname: Veolia WTS Services USA, Inc..pdfDie

Führen Sie den Zap aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Schalte den Zap um AnDie
2. Fügen Sie eine PDF-Datei mit einer Lieferantenrechnung hinzu in /MuneerTriggerDie
3. Warten Sie auf die Trigger-Abfrage (bis zu 2 Minuten auf dem Starter-Profil). Prüfen Zap HistoryAlle fünf Schritte sollten grün sein.
4. Dropbox öffnen /pdf4meoutputDie Datei ist vorhanden, benannt nach dem Firmennamen des Anbieters und mit erhaltener ursprünglicher Dateiendung.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Fehlerbehebung​

Zugehörige Dokumentation​

• KI – Dokumentenparser in Zapier, Aktionsreferenz
• KI-Dokumentenparser mit Parse, Erstellung eines benutzerdefinierten Analysators
• KI-Dokumentenparser mit Klassifizierung und Weiterleitung gemischter Lieferantenstapel

Nächste Schritte​

Das gleiche fünfstufige Muster (Auslösen, dann Abrufen, dann KI-Analyse, dann JSON-Analyse, dann Schreiben mit dem extrahierten Namen) funktioniert für jeden KI-Extraktions-Zap in der Kreditorenbuchhaltung. Führen Sie einen für Lieferantenrechnungen durch, die folgenden kosten fast nichts. Testen Sie es als Nächstes für Belege, Verträge oder Bestellungen.

Das Schmerzhafte an Tickets mit der Anweisung „PDFs zusammenführen“ ist nicht das Zusammenführen selbst, sondern … wissen, was sich zur Laufzeit im Ordner befindetNamen ändern sich, Dateien kommen und gehen, jemand fügt um 16:55 Uhr ein fünftes Dokument hinzu. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung bildet genau dieses Muster nach. Power Automate mit PDF4me Mehrere PDF-Dateien zusammenführen, Dropboxund eine einzige „Auf jedes Element anwenden“-Schleife. Sechs Ablaufaktionen. Keine fest codierten Dateinamen. Alle PDFs im überwachten Ordner werden zusammengefügt, sobald eine neue Datei hinzugefügt wird. Der Ausgabename enthält die Dateianzahl, sodass jeder Durchlauf eindeutig identifizierbar ist.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Ein Dropbox-Ordner bei /blog data/merge files dropbox enthält alle PDFs, die Sie hineinziehen. Diese Anleitung verwendet vier: PDFA_Sample.pdf, sample_3_page.pdf, sample_pdf.pdf, sample.pdfDie Ausgabe: Eine einzige konsolidierte PDF-Datei in /blog data/merge blog template/output/ benannt merge-N.pdf Wo N Die Dateianzahl wird zur Laufzeit angezeigt. Fügen Sie weitere Dateien hinzu, und der nächste Durchlauf erkennt sie automatisch.

Der Dropbox-Ordner vor dem Ausführen​

Der Dropbox-Ordner nach dem Ausführen​

Im zweiten Durchlauf befanden sich vier Dateien im Ordner, daher lautet die Ausgabe: merge-4.pdfDer vorherige Lauf hatte drei.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Dropbox: Wenn eine Datei erstellt wird (auslösen).
2. Dropbox: Dateien im Ordner auflistenGibt alle Dateien zurück, die sich aktuell im überwachten Ordner befinden.
3. Variable initialisieren benannt Files (Array).
4. Auf jedes Element anwenden An body('List_files_in_folder'):
   • Dropbox: Dateiinhalte abrufen von IdDie
   • An Array-Variable anhängen mit base64ToBinary(body('Get_file_content')?['$content'])Die
5. PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenDie Files In, Output.pdf aus.
6. Dropbox: Datei erstellen. Dateiname concat('merge-', string(length(body('List_files_in_folder'))), '.pdf')Die

Vollständige Ablaufübersicht​

Sechs Aktionen. Die Option „Auf jede Karte anwenden“ zeigt „1 von 4“ an, da der überwachte Ordner zur Laufzeit vier PDFs enthielt.

Schritt 1: Dropbox: Wenn eine Datei erstellt wird (Trigger)​

Bisheriger Ablauf: Nur Auslöser.

1. In Power Automate Klicken Erstellen, wählen Automatisierter Cloud-FlowDie
2. Benennen Sie den Datenfluss (z.B. Auto-Merge Dropbox Folder), wählen Dropbox: Wenn eine Datei erstellt wird Klicken Sie als Auslöser. ErstellenDie
3. Verbinden Dropbox, falls Sie dies noch nicht getan haben.
4. Konfigurieren:
   • Ordner: /blog data/merge files dropbox
   • Erweiterte Parameter: Bei Standardeinstellung belassen (0 von 1 angezeigt).

Triggerkonfiguration​

Der Trigger fragt den überwachten Ordner ab und wird bei jedem neuen Upload ausgelöst. Die Standardabfragefrequenz variiert je nach Tarif, typischerweise zwischen 1 und 5 Minuten.

Schritt 2: Dropbox: Dateien im Ordner auflisten​

Bisheriger Ablauf: trigger plus Listendateien im Ordner auf.

Der Auslöser wird bei einer einzelnen neuen Datei betätigt. Für den Zusammenführungsvorgang werden alle aktuell im Ordner befindlichen PDF-Dateien benötigt. Dateien im Ordner auflisten Erstellt zur Laufzeit eine aktuelle Momentaufnahme des Ordnerinhalts.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen Dropbox, wählen Dateien im Ordner auflistenDie
2. Konfigurieren:
   • Ordner: /blog data/merge files dropbox (derselbe Pfad wie der Auslöser)

Konfiguration der Listendateien​

3. Die Handlung kehrt zurück body('List_files_in_folder'), ein Array von Dateimetadatenobjekten. Jedes Objekt enthält Id, Name, DisplayName, Path, LastModified, Und SizeIm nächsten Schritt wird dieses Array durchlaufen.

Schritt 3: Variablendateien initialisieren​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateien auflisten plus Variable initialisieren.

Die Merge-Aktion benötigt eine Sammlung von Binärdateien. Erstellen Sie ein leeres Array, um diese zu sammeln.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Variable initialisierenDie
2. Konfigurieren:
   • Name: Files
   • Typ: Array
   • Wert: leer lassen

Variablenkonfiguration initialisieren​

Schritt 4: Auf jedes Element anwenden + Dateiinhalt abrufen + An Array anhängen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateien auflisten plus Variable initialisieren plus auf jedes Element anwenden.

Dies ist der Kern des Ablaufs. Jede vom Snapshot zurückgegebene Datei wird durchlaufen, ihre Bytes werden abgerufen, in Binärdaten konvertiert und gespeichert. FilesDie

Schritt 4a: Auf jedes Element anwenden (Quelle auswählen)​

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Auf jedes Element anwendenDie
2. Konfigurieren:
   • Wählen Sie eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten aus. (Ausdruck): body('List_files_in_folder')

Schritt 4b: Dateiinhalt abrufen (innerhalb der Schleife)​

3. Innerhalb der Schleife klicken Füge eine Aktion hinzu, wählen Dropbox: Dateiinhalte abrufenDie
4. Konfigurieren:
   • Datei: Wähle die Ausweis Token aus der Liste der Dateien im Ordner „Dynamischer Inhalt“ (wird automatisch in die ID des aktuellen Elements aufgelöst).
   • Inhaltstyp ableiten: Yes (unter Erweiterte Parameter)

Schritt 4c: An die Array-Variable anhängen (innerhalb der Schleife)​

5. Im Folgenden finden Sie die Dateiinhalte. Füge eine Aktion hinzu, wählen An Array-Variable anhängenDie
6. Konfigurieren:
   • Name: Files
   • Wert (Ausdruck, Klick) fx): base64ToBinary(body('Get_file_content')?['$content'])

Schritt 5: PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateien auflisten plus Variable initialisieren plus Auf jedes Element anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen.

Das gesamte Array wird eingegeben und es kommt eine PDF-Datei heraus.

1. Klicken Sie unterhalb von „Auf jede Schleife anwenden“. + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenDie
2. Verbinden PDF4me – Melden Sie sich mit Ihrem API-Schlüssel an (nur beim ersten Mal).
3. Konfigurieren:
   • Body/docContent: Wähle die Files Variable Token
   • Name der Ausgabedatei: Output.pdf

Zusammenführungsaktionskonfiguration​

4. Die PDFs werden verkettet in Array-ReihenfolgeDies ist die Reihenfolge, in der Dropbox die Dateien zurückgegeben hat (normalerweise alphabetisch nach Namen). Falls Sie eine andere Reihenfolge benötigen, sortieren Sie die Dateien entsprechend. body('List_files_in_folder') mit einem Wählen Aktion vor der Schleife, z. B. durch LastModified für die Neuesten zuerst.

Schritt 6: Dropbox: Datei mit dynamischem Dateinamen erstellen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateien auflisten plus Variable initialisieren plus Auf jedes Element anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen plus Datei erstellen.

Schreibe die zusammengeführte PDF-Datei mit einem zur Laufzeit berechneten Dateinamen, der die Dateianzahl enthält, zurück in Dropbox.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Dropbox: Datei erstellenDie
2. Konfigurieren:
   • Ordnerpfad: /blog data/merge blog template/output
   • Dateiname (Ausdruck, Klick) fx): concat('merge-', string(length(body('List_files_in_folder'))), '.pdf')
   • Dateiinhalt: Wähle die Dateiinhalt Token aus der Aktion „Mehrere PDFs zusammenführen“

Dateinamenausdruck​

Aktion abgeschlossen​

Derselbe Ausdruck legt auch Folgendes offen headers/PageCount im Merge-Output, nützlich, wenn Sie jemals protokollieren möchten, wie viele Seiten die konsolidierte PDF-Datei enthält.

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Speichern der Fluss oben rechts.
2. Ziehen Sie eine Datei (oder vier) in /blog data/merge files dropboxEgal wie, das Abfrageintervall löst den Trigger innerhalb weniger Minuten aus.
3. Öffne die Laufverlauf Oben rechts können Sie die Aktionen grün markieren. Die Option „Auf jedes anwenden“ sollte die korrekte Anzahl der Iterationen anzeigen, z. B. „1 von 4“, wenn sich vier Dateien im Ordner befinden.
4. Dropbox öffnen unter /blog data/merge blog template/output/Eine Datei mit dem Namen merge-4.pdf wartet. Öffnen Sie es, alle PDFs aus dem Eingabeordner werden zu einem einzigen Dokument zusammengefügt.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche sechsstufige Muster (Überwachen, dann Auflisten, dann Schleife zu Array, dann Zusammenführen, dann Speichern unter einem Laufzeitnamen) steuert jede Automatisierung, die auf einen Ordner reagiert. Morgen wird eine neue Datei hinzugefügt, und der Prozess erkennt sie automatisch. Keine Änderungen, kein erneutes Bereitstellen.

Der schmerzhafte Teil von E-Mail-gesteuerten Arbeitsabläufen ist nicht die E-Mail selbst, sondern die alles, was dazugehörtDer Nachrichtentext enthält den Kontext (Wer hat die Nachricht gesendet, warum, was zu tun ist), die Anhänge die Dokumente (Rechnung, Formular, unterschriebener Vertrag). Werden diese separat gespeichert, benötigt man später drei Klicks, um die Nachricht wiederherzustellen. Diese Anleitung zeigt genau dieses Muster. Power Automate mit PDF4me Konvertierung zu PDF, PDF4me Mehrere PDF-Dateien zusammenführen, Ausblick, Dropboxund eine einzelne „Auf jedes Element anwenden“-Schleife. Sieben Flow-Aktionen. Eine eingehende E-Mail trifft ein. Eine konsolidierte PDF-Datei wird versendet, zuerst der Text, dann die Anhänge einzeln, mit Zeitstempel versehen und automatisch im Archivordner abgelegt.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Alle eingehenden E-Mails an die überwachte Adresse (hier, test@ynoox.ch) mit einem oder mehreren Anhängen. Diese Anleitung verwendet einen kurzen Nachrichtentext („Hallo, ich hoffe, es geht Ihnen gut…“) und zwei DOCX-Anhänge (3Page.docx, Docx_2Pages.docx). Ausgabe: Eine einzelne konsolidierte PDF-Datei wurde eingefügt in /blog data/merge blog template/output/, benannt merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdfSeite 1 ist der Hauptteil. Ab Seite 2 sind die einzelnen Anhänge in der Reihenfolge ihrer Auflistung in Aspose Words dargestellt.

Die eingehende E-Mail​

Der Ablauf überwacht den Outlook-Posteingang um test@ynoox.chSobald Gmail eine E-Mail weiterleitet oder diese Adresse die E-Mail direkt empfängt, wird der Auslöser betätigt.

Der Dropbox-Ausgabeordner nach zwei Durchläufen​

Seite 1 der zusammengeführten PDF-Datei​

Seite 1 ist der konvertierte E-Mail-Text. Ab Seite 2 befindet sich der erste Anhang (3Page.docxDer zweite Anhang (Docx_2Pages.docxAnschließend folgt eine PDF-Datei, in der die vollständige Nachricht rekonstruiert ist.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Outlook: Wenn eine neue E-Mail eingeht (V3) (auslösen).
2. Variable initialisieren benannt email (Array).
3. PDF4me: In PDF konvertieren (Textkörper)Liest den HTML-Body und gibt ein PDF zurück.
4. An Array-Variable anhängen mit base64ToBinary auf dem umgebauten Aufbau.
5. Auf jedes Element anwenden An triggerOutputs()?['body/attachments']:
   • PDF4me: In PDF konvertieren die Anlage.
   • An Array-Variable anhängen mit base64ToBinary auf der konvertierten PDF-Datei.
6. PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenEingabe: Array, Ausgabe: eine PDF-Datei.
7. Dropbox: Datei erstellenDer Dateiname-Ausdruck versieht die Datei mit einem UTC-Zeitstempel.

Vollständige Ablaufübersicht​

Sieben Aktionen. Die Option „Auf jede Karte anwenden“ zeigt „1 von 2“ an, da die Test-E-Mail zwei Anhänge enthielt. PDF4me ist dreimal im Workflow beteiligt: E-Mail-Text konvertieren, Anhänge konvertieren, alles zusammenführen.

Schritt 1: Outlook: Wenn eine neue E-Mail eingeht (V3)​

Bisheriger Ablauf: Nur Auslöser.

1. In Power Automate Klicken Erstellen, wählen Automatisierter Cloud-FlowDie
2. Benennen Sie den Datenfluss (z.B. Email to Consolidated PDF), wählen Office 365 Outlook: Wenn eine neue E-Mail eingeht (V3) Klicken Sie als Auslöser. ErstellenDie
3. Verbinden Ihr Office 365-Postfach.
4. Expandieren Erweiterte Parameter Und Alle anzeigen um Filteroptionen anzuzeigen.
5. Konfigurieren:
   • Zu: test@ynoox.ch (Filter, sodass nur an diese Adresse adressierte E-Mails den Workflow auslösen)
   • Anhänge beifügen: Yes
   • Nur mit Anhängen: Yes

Triggerkonfiguration​

Schritt 2: Variable „email“ initialisieren​

Bisheriger Ablauf: Trigger plus Variable initialisieren.

Öffne ein leeres Array, um den Hauptteil der PDF-Datei und alle angehängten PDF-Dateien zu sammeln.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Variable initialisierenDie
2. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Typ: Array
   • Wert: leer lassen

Variablenkonfiguration initialisieren​

Schritt 3: PDF4me: In PDF konvertieren (Textkörper)​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren.

Der Outlook-Trigger gibt den Nachrichtentext als HTML aus am body/bodyPDF4me Convert to PDF liest HTML direkt, sodass die gesamte Konvertierung in einem einzigen Schritt erfolgt.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen In PDF konvertierenDie
2. Umbenennen die Handlung zu In PDF-Text konvertieren So kann die Aktion „In PDF konvertieren“ aus Schritt 5 später einen eigenen, aussagekräftigen Namen erhalten.
3. Verbinden PDF4me – Melden Sie sich mit Ihrem API-Schlüssel an (nur beim ersten Mal).
4. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt (Ausdruck, Klick) fx): triggerOutputs()?['body/body']
   • Dateiname: email-body.html

Konvertierung in PDF-Textkörperkonfiguration​

Der .html Die Dateinamenserweiterung teilt PDF4me mit, welchen Renderer PDF4me verwenden soll. Senden .docx, .xlsx, .png, oder .jpg Genauso einfach lassen sich alle mit derselben Aktion bearbeiten.

Schritt 4: An Array-Variable anhängen (E-Mail-Text)​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen (E-Mail-Text).

Schieben Sie die konvertierte PDF-Datei auf die email Array als Seite 1.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen An Array-Variable anhängenDie
2. Umbenennen die Handlung zu An Array-Variable anhängen (E-Mail-Text) Zur Verdeutlichung.
3. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Wert (Ausdruck): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF_Body')?['$content'])

Konfiguration zum Anhängen des E-Mail-Textes​

Schritt 5: Auf jeden Anhang anwenden, konvertieren und anhängen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen (E-Mail-Text) plus Auf jedes Element anwenden.

Alle Anhänge werden durchlaufen, jeder wird in eine PDF-Datei konvertiert und der Reihe nach angehängt, sodass die endgültige Zusammenführung die Reihenfolge der Anhänge berücksichtigt.

Schritt 5a: Auf jedes Element anwenden (Quelle auswählen)​

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Auf jedes Element anwendenDie
2. Konfigurieren:
   • Wählen Sie eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten aus. (Ausdruck): triggerOutputs()?['body/attachments']

Schritt 5b: In PDF konvertieren (die Anlage)​

3. Innerhalb der Schleife klicken Füge eine Aktion hinzu, wählen PDF4me: In PDF konvertierenDie
4. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt (Ausdruck): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Dateiname (dynamischer Inhalt): Auswählen Name aus der Option "Auf jedes aktuelle Element anwenden"

Der Name Das dynamische Inhaltstoken wird zur Laufzeit aufgelöst zu items('Apply_to_each')?['name']Daher wird jeder Anhang unter Verwendung seines ursprünglichen Dateinamens konvertiert (der die Quelldateierweiterung enthält und PDF4me mitteilt, welchen Renderer es verwenden soll).

Schritt 5c: An die Array-Variable anhängen (die konvertierte Anlage)​

5. Im Folgenden wird innerhalb derselben Schleife in PDF konvertiert. Füge eine Aktion hinzu, wählen An Array-Variable anhängenDie
6. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Wert (Ausdruck): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF')?['$content'])

Schritt 6: PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zusammenführen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen (Text) plus Auf jedes anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen.

Das Ganze email Ein Array (zuerst das Body-PDF, dann die Attachment-PDFs in der Reihenfolge der Anhänge) wird in einen einzigen Merge-Aufruf umgewandelt.

1. Klicken Sie unterhalb von „Auf jede Schleife anwenden“. + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenDie
2. Konfigurieren:
   • Body/docContent: Wähle die email Variable Token
   • Name der Ausgabedatei: Email Attachment Merge Output.pdf

Zusammenführungsaktionskonfiguration​

Schritt 7: Dropbox: Datei mit einem Zeitstempel erstellen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Variable initialisieren plus In PDF-Text konvertieren plus Anhängen plus Auf jedes Element anwenden plus Zusammenführen plus Datei erstellen.

Speichern Sie die konsolidierte PDF-Datei in Dropbox mit einem Dateinamen, der einen UTC-Zeitstempel enthält, sodass bei jedem Durchlauf eine neue, sortierbare Datei entsteht.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Dropbox: Datei erstellenDie
2. Konfigurieren:
   • Ordnerpfad: /blog data/merge blog template/output
   • Dateiname (Ausdruck, Klick) fx): concat('merge-', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd-HHmmss'), '.pdf')
   • Dateiinhalt: Wähle die Dateiinhalt Token aus der Aktion „Mehrere PDFs zusammenführen“

Dateinamenausdruck​

Abschließende Aktion mit zugeordnetem Dateiinhalt​

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Speichern der Fluss oben rechts.
2. Senden Sie eine E-Mail mit einem oder mehreren Anhängen an die überwachte Adresse (die Anleitung wurde verwendet). test@ynoox.ch).
3. Offen LaufverlaufDer Trigger sollte innerhalb weniger Sekunden ausgelöst werden. Beobachten Sie, wie jede Aktion grün wird: Die Konvertierung in PDF-Text dauert bei einem kurzen HTML-Text etwa 10 Sekunden. Die Anwendung auf alle Dateien läuft standardmäßig parallel und schließt beide Anhänge in etwa 22 Sekunden ab. Das Zusammenführen mehrerer PDFs dauert etwa 11 Sekunden.
4. Dropbox öffnen unter /blog data/merge blog template/output/Eine Datei mit dem Namen merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf ist da.
5. Öffnen Sie die PDF-Datei. Seite 1 enthält den Haupttext. Ab Seite 2 finden Sie die einzelnen Anhänge in der Reihenfolge ihrer Erstellung.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche siebenstufige Muster (Auslösen, Array initialisieren, E-Mail-Text konvertieren, Konvertierung und Anhängen wiederholen, Zusammenführen, Speichern mit Zeitstempel) funktioniert für jede Automatisierung, die E-Mails und Anhänge in einer PDF-Datei zusammenfasst. Einmal versendet, wird jede eingehende Nachricht automatisch zu einem durchsuchbaren und sortierbaren Archiveintrag.

Das Schmerzhafte an Massenmailings ist nicht das Schreiben des Briefes, sondern das die personalisierten Exemplare zusammennähen So erhalten die Abteilungen Finanzen, Personal oder Betrieb eine einzige übersichtliche PDF-Datei anstelle von fünfzig Anhängen. Diese Anleitung zeigt genau, wie das geht. Power Automate mit PDF4me Dokumente generieren (Mehrere), Mehrere PDF-Dateien zusammenführen, Dropboxund eine einzelne „Auf jedes Element anwenden“-Schleife. Sieben Flow-Aktionen. Eine DOCX-Vorlage. Ein JSON-Array mit Empfängern. Am Ende entsteht eine zusammengefasste PDF-Datei mit einer Seite pro Empfänger, die benannt und automatisch wieder in Dropbox hochgeladen wird.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Eine DOCX-Vorlage mit <<[merge_token]>> Platzhalter in /blog data/merge blog template/template.docxsowie ein JSON-Array von Empfängern, das in die Aktion "Dokumente generieren (Mehrere)" eingefügt wurde. Ausgabe: Eine einzelne PDF-Datei mit dem Namen Merged_files.pdf hochgeladen auf /blog data/merge blog template/outputDabei wird für jeden Empfänger eine personalisierte Seite in der gleichen Reihenfolge wie im JSON-Array erstellt. Die Vorlage bleibt im Quellordner unverändert, sodass Wiederholungen idempotent sind.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Einen Ablauf manuell auslösen (auslösen).
2. Dropbox: Dateiinhalte über den Pfad abrufen. Liest template.docx von Dropbox.
3. PDF4me: Dokumente generieren (Mehrere)Vorlage plus JSON-Array von Empfängern (Eingabe), Array von personalisierten PDFs (Ausgabe).
4. Variable initialisieren benannt mergefiles (Array).
5. Auf jedes Element anwenden An body/outputDocuments, mit An Array-Variable anhängen Verwendung base64ToBinary(...) innen.
6. PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenEingabe: Array von Binärdateien, Ausgabe: eine PDF-Datei.
7. Dropbox: Datei erstellenSchreibt Merged_files.pdf zurück zu Dropbox.

Vollständige Ablaufübersicht​

Sieben Aktionen. Jede Karte zeigt ein grünes Häkchen, sobald sie konfiguriert ist. PDF4me befindet sich zweimal in der Mitte: einmal zum Generieren, einmal zum Zusammenführen.

Schritt 0: Die DOCX-Vorlage​

Bevor ein Workflow ausgeführt werden kann, benötigt die Vorlage die richtigen Zusammenführungstoken. Jedes <<[FieldName]>> Der Platzhalter wird pro Empfänger einmal ersetzt. Rechtschreibung und Groß-/Kleinschreibung müssen exakt mit den JSON-Schlüsseln übereinstimmen.

Vorlagenvorschau​

Das DOCX-Format verwendet die Syntax mit doppelten spitzen Klammern. Keine Sonderzeichen, kein XML, nur Platzhalter, die die PDF4me-Engine direkt liest.

Schritt 1: Einen Flow manuell auslösen​

Bisheriger Ablauf: Nur Auslöser.

1. In Power Automate Klicken Erstellen, wählen Sofortiger WolkenflussDie
2. Wählen Einen Ablauf manuell auslösen als Auslöser.
3. Geben Sie dem Ablauf einen Namen (z.B. Bulk Invitation Mailout) und klicken ErstellenDie
4. Lassen Sie die Trigger-Eingaben vorerst leer. Die eigentlichen Produktions-Trigger (HTTP-Anfrage, SharePoint-Listenaktualisierung, Zeitplan) werden hier eingefügt, sobald der Rest des Ablaufs funktioniert.

Schritt 2: Dropbox: Dateiinhalte über den Pfad abrufen​

Bisheriger Ablauf: trigger plus Dateiinhalt abrufen.

Liest die DOCX-Vorlage als Rohbytes in den Workflow ein, damit Generate Documents sie direkt verarbeiten kann.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen Dropbox, wählen Dateiinhalt über den Pfad abrufenDie
2. Verbinden Dropbox, falls Sie dies noch nicht getan haben.
3. Konfigurieren:
   • Dateipfad: /blog data/merge blog template/template.docx
   • Inhaltstyp ableiten: Yes
4. Speichern Der Ablauf wird ausgeführt und ein Schnelltest durchgeführt. Die Aktion gibt ein Ergebnis zurück. File Content Token, der die Vorlagenbinärdatei enthält.

Dateiinhaltskonfiguration abrufen​

Die Einstellung „Infer Content Type Yes“ bewirkt, dass nachfolgende PDF4me-Aktionen die Datei als echtes DOCX-Dokument und nicht als generischen Datenstrom erkennen.

Schritt 3: PDF4me: Dokumente generieren (Mehrere)​

Bisheriger Ablauf: Trigger plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere).

Hier werden aus einer DOCX-Datei und einem JSON-Array in einem einzigen Aktionsaufruf N personalisierte PDFs erstellt.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen Dokumente generieren (mehrere)Die
2. Verbinden PDF4me – Melden Sie sich mit Ihrem API-Schlüssel an (nur beim ersten Mal).
3. Konfigurieren die obere Hälfte des Geschehens:
   • Vorlagendateityp: Docx
   • Vorlagendateiname: Test.docx (Nur eine Bezeichnung, kein Pfad)
   • Vorlagendateidaten: Wähle die Dateiinhalt Token aus Schritt 2
   • Dokumentdatentyp: Json

Schritt 3a: Der Höhepunkt des Geschehens​

4. Fügen Sie das JSON-Array ein. hinein Dokumentdaten TextDie Komplettlösung verwendet zwei Empfänger (John Doe, X AB). Jedes Objekt hat dieselben 19 Schlüssel, jeder Schlüssel entspricht einem <<[Token]>> in der DOCX-Vorlage.

Schritt 3b: Die JSON-Nutzlast​

[
  {
    "DebtorNumber": "100001",
    "Salutation": "Mr",
    "Title": "Dr.",
    "FirstName": "John",
    "LastName": "Doe",
    "CareOfAddress": "c/o Accounting Department",
    "Address": "123 Main Street",
    "POBox": "PO Box 123",
    "PostalCode": "10001",
    "City": "New York",
    "Country": "United States",
    "HC_Name": "ABC Business Association",
    "SalutationText": "Dear Dr. Doe",
    "HC_Email": "events@abcbusiness.org",
    "HC_Phone": "+1-212-555-0100",
    "HC_WoM_RegistrationDeadline": "2026-05-22",
    "HC_Street": "500 Park Avenue",
    "HC_PostalCodeCity": "10022 New York",
    "HC_WoM_Date": "2026-05-29",
    "HC_WoM_Time": "10:00"
  },
  {
    "DebtorNumber": "100001",
    "Salutation": "Mr",
    "Title": "Dr.",
    "FirstName": "X",
    "LastName": "AB",
    "CareOfAddress": "c/o Accounting Department",
    "Address": "123 Main Street",
    "POBox": "PO Box 123",
    "PostalCode": "10001",
    "City": "New York",
    "Country": "United States",
    "HC_Name": "ABC Business Association",
    "SalutationText": "Dear Dr. Doe",
    "HC_Email": "events@abcbusiness.org",
    "HC_Phone": "+1-212-555-0100",
    "HC_WoM_RegistrationDeadline": "2026-05-22",
    "HC_Street": "500 Park Avenue",
    "HC_PostalCodeCity": "10022 New York",
    "HC_WoM_Date": "2026-05-29",
    "HC_WoM_Time": "10:00"
  }
]

5. Konfigurieren die untere Hälfte:
   • Feldmetadaten: Feld leer lassen (optional, für Währungs-, Datums- oder Zahlenformatierung)
   • Ausgabetyp: PDF
   • PDF-Vorlage bearbeitbar halten: No

Schritt 3c: Ausgabetyp​

6. Speichern und TestenDie Aktion kehrt zurück body/outputDocuments, ein Array von Objekten, eines pro Empfänger. Jedes Objekt enthält ein streamFile Eigenschaft, die das personalisierte PDF als Base64-Zeichenkette enthält.

Schritt 4: Variable mergefiles initialisieren​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren.

Die Merge-Aktion benötigt eine Sammlung von Binärdateien. Erstellen Sie ein leeres Array, um diese zu speichern.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Variable initialisierenDie
2. Konfigurieren:
   • Name: mergefiles
   • Typ: Array
   • Wert: leer lassen

Variablenkonfiguration initialisieren​

Die Variable wird immer vor dem ersten Aufruf von „Apply“ initialisiert, sofern sie benötigt wird. Power Automate erzwingt dies zur Entwurfszeit.

Schritt 5: Auf jedes Element anwenden und an die Array-Variable anhängen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren plus Auf jedes anwenden.

Durchlaufe die PDFs und wandle jedes einzelne in einen Binärpuffer um.

Schritt 5a: Auf jedes Element anwenden (Quelle auswählen)​

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Auf jedes Element anwendenDie
2. Konfigurieren:
   • Wählen Sie eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten aus.: wählen body/outputDocuments aus der Aktion „Dokumente generieren (Mehrere)“

Schritt 5b: An die Array-Variable anhängen (innerhalb der Schleife)​

3. Klicken Sie innerhalb des Menüs „Auf jeden Container anwenden“ Füge eine Aktion hinzu, wählen An Array-Variable anhängenDie
4. Konfigurieren:
   • Name: mergefiles
   • Wert (Ausdruck, Klick) fx): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['streamFile'])

Schritt 6: PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren plus Auf jedes anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen.

Nun wird das gesamte Array eingegeben und es kommt eine PDF-Datei heraus.

1. Klicken Sie unterhalb von „Auf jede Schleife anwenden“. + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenDie
2. Konfigurieren:
   • Body/docContent: Wähle die mergefiles Variable Token
   • Name der Ausgabedatei: Test.pdf

Zusammenführungsaktionskonfiguration​

3. Die Aktion verknüpft die PDFs in Array-ReihenfolgeDies entspricht der JSON-Reihenfolge. Falls Ihr nachgelagerter Kunde eine bestimmte Sortierung erwartet (alphabetisch, nach Schuldnernummer, nach Region), sortieren Sie das JSON vor Schritt 3; der restliche Ablauf behält diese Reihenfolge bei.

Schritt 7: Dropbox: Datei erstellen​

Bisheriger Ablauf: Trigger plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren plus Auf jedes anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen plus Datei erstellen.

Schreibe die zusammengeführte PDF-Datei zurück in Dropbox.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Dropbox, Datei erstellenDie
2. Konfigurieren:
   • Ordnerpfad: /blog data/merge blog template/output
   • Dateiname: Merged_files.pdf
   • Dateiinhalt: Wähle die Dateiinhalt Token aus Schritt 6 (Mehrere PDFs zusammenführen)
3. Speichern der Fluss.

Dateikonfiguration erstellen​

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Klicken Prüfen Wählen Sie oben rechts aus Manuell, klicken Prüfen, Dann Ablauf ausführenDie
2. Das Ablauf-Ausführungsfeld färbt sich mit jedem Schritt grün. Das Generieren mehrerer Dokumente dauert in der Regel eine Sekunde pro Datensatz auf einer einseitigen Vorlage. Das Zusammenführen mehrerer PDFs dauert bei zwei Empfängern ein bis zwei weitere Sekunden.
3. Dropbox öffnen unter /blog data/merge blog template/output/Die Datei Merged_files.pdf ist da.

Die Ausgabe, Seite an Seite​

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche siebenstufige Muster (Auslösen, Vorlage abrufen, Stapel generieren, Schleife zur Array-Erstellung, Zusammenführen, Speichern) funktioniert für jeden personalisierten Massenmailing-Versand in Power Automate. Der Versand des ersten Mailings verursacht nahezu keine weiteren Kosten.

Das Schmerzhafte an der Kreditorenbuchhaltung ist nicht das Bezahlen von Rechnungen, sondern das Finden Die richtige Rechnung im Archiv, wenn jemand drei Wochen später danach fragt. Jeder Lieferant benennt Dateien anders, jeder Scan ist anders. untitled (3).pdfJeder Dropbox-Ordner wird so zu einem unübersichtlichen Datenmüll. Die Lösung: Die KI sollte die Rechnung sofort nach Eingang lesen, den Kundennamen extrahieren und die Datei umbenennen, bevor sie im Langzeitspeicher landet. Diese Anleitung zeigt genau, wie das funktioniert. Zapier mit PDF4me AI – Dokumentenparser, Dropboxund eine 2-zeilige Code von Zapier Schritt. Fünf Zap-Schritte. Echte Screenshots eines funktionierenden Zaps. Der Anbietername wird zum Dateinamen. Die Suche funktioniert wieder.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Eine Lieferantenrechnung im PDF-Format, die in einen überwachten Dropbox-Ordner abgelegt wurde (/MuneerTrigger In dieser Anleitung funktioniert jeder beliebige Posteingangsordner. Ausgabe: Die gleiche PDF-Datei wurde erneut hochgeladen auf /pdf4meoutput benannt nach dem Kundennamen des Anbieters (z.B. HEADWAY TECHNOL…1; RENT 3.6-2MB.pdfDie Originaldatei verbleibt im Trigger-Ordner, um eine Nachverfolgung zu ermöglichen.

Was Sie benötigen​

Der Zap auf einen Blick​

1. Dropbox: Neue Datei im Ordner (Trigger). Prüft alle paar Minuten einen überwachten Ordner auf neue Dateien.
2. Dropbox: Datei suchen. Sucht die neue Datei anhand ihres Namens, um ihren Binärinhalt in den Zap einzubinden.
3. PDF4me: KI – DokumentenparserFührt die default_invoice_extraction Analysator.
4. Code von Zapier: JavaScript ausführenZwei Zeilen, die JSON.parse den Dokumenttext in ein reales Objekt umwandeln.
5. Dropbox: Datei hochladenSchreibt die Datei zurück mit Kundenname als neuer Dateiname.

Vollständige Zap-Übersicht​

Fünf Schritte. Jede Karte zeigt nach der Konfiguration ein grünes Häkchen. PDF4me befindet sich in der Mitte; der Code-Schritt wandelt die Parser-Ausgabe in zuordnungsfähige Token um.

Schritt 1: Dropbox – Neue Datei im Ordner (Auslöser)​

Bisheriger Zap: Nur Auslöser.

1. In Zapier Klicken + Zap erstellenDie
2. Wählen Dropbox als Auslöser-App Neue Datei im Ordner als das Ereignis.
3. Verbinden Ihre Dropbox, falls Sie dies noch nicht getan haben.
4. Konfigurieren:
   • Raum: Default
   • Ordner: /MuneerTrigger (oder in welchem Posteingangsordner auch immer die Anbieter ihre E-Mails ablegen)
   • Sollen Dateien in Unterordnern einbezogen werden?: False
   • Dateiinhalte einbeziehen?: Yes (Wichtig, bietet nachfolgenden Schritten einen sauberen binären Fallback)
   • Link zum Teilen hinzufügen?: Yes (optional, nützlich, wenn Sie später einen Link in Slack versenden möchten)
5. TestauslöserLegen Sie eine Beispielrechnung in den Ordner; Zapier sollte daraufhin einen neuen Datensatz zurückgeben.

Triggerkonfiguration​

Der Trigger überwacht den Posteingang und fragt ihn standardmäßig alle 2 Minuten ab (Starter-Tarif), bei höheren Tarifen schneller.

Schritt 2: Dropbox – Datei suchen​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen.

Der Trigger „Neue Datei“ liefert Dateiname und Pfad, während „Datei suchen“ eine saubere, herunterladbare Binärdatei garantiert, die in den nächsten Schritten wiederverwendet werden kann. Fügen Sie sie hinzu.

1. Klicken + unterhalb des Auslösers. Auswählen Dropbox, Datei suchenDie
2. Konfigurieren:
   • Raum: Default
   • Ordner: /pdf4metest/sample (der Ordner, in dem sich die Datei tatsächlich befindet, oft derselbe wie der Auslöserordner)
   • Sollen auch Dateien in Unterordnern enthalten sein?: False
   • Dateiname (erforderlich): Wählen Sie die Dateiname Token aus dem Auslöser (wird während der Eingabe automatisch ausgefüllt)
   • Dateiinhalte einbeziehen?: Yes
   • Link zum Teilen hinzufügen?: Yes
   • Erfolgreich, wenn keine Suchergebnisse gefunden werden?: Standardeinstellung beibehalten (False(unterbricht den Zap)
   • Wenn mehrere Suchergebnisse gefunden werden: Standardeinstellung beibehalten (Return first search result)
3. TestaktionZapier sollte die Datei mit Binärinhalt zurückgeben.

Dateikonfiguration finden​

Die Funktion „Datei suchen“ liefert der nachfolgenden PDF4me-Aktion und dem Schritt „Datei hochladen“ eine garantiert saubere Binärdatei und nicht nur einen Dropbox-Link.

Schritt 3: PDF4me – KI – Dokumentenparser​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen → KI - Dokumentenparser.

Hier liest die KI die Rechnung und extrahiert strukturierte Felder. Der Standard-Analyzer deckt typische Lieferantenrechnungen ab; Sie können später zu einem benutzerdefinierten Analyzer für branchenspezifische Felder wechseln.

1. Klicken +. Suchen PDF4me, wählen KI - DokumentenparserDie
2. Verbinden PDF4me mit Ihrem API-Schlüssel (nur beim ersten Mal, danach wiederverwendbar für alle PDF4me-Aktionen).
3. Konfigurieren:
   • Datei: Wähle die Datei Token aus Schritt 2 (Datei suchen). Verlassen Datei-URL leer, Sie haben bereits eine Datei.
   • Dateiname: verketten Sie die Dateiname Und Dateierweiterung Tokens aus Schritt 2, damit die Aktion den ursprünglichen Namen mit der richtigen Erweiterung erhält.
   • Name des KI-Analysators: default_invoice_extraction (die integrierte Rechnungsvorlage)
4. TestaktionÜberprüfen Sie die Antwort. Sie sollten Folgendes sehen: Doc Text Feld, das eine JSON-Zeichenkette mit extrahierten Feldern sowie einzelnen Token wie enthält Customer Name, Invoice Number, Summen, Einzelposten.

Schritt 4: Code by Zapier – JavaScript ausführen​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen → KI - Dokumentenparser → JavaScript ausführen.

Der KI-Parser gibt seine Daten als JSON-String zurück. Doc Text Ausgabe. Zapier zeigt sie als einzelnes Token an. Um einzelne Felder zuzuordnen (Customer Name, Invoice Numberusw.) im nächsten Schritt, parsen Sie es zuerst in ein echtes Objekt.

1. Klicken +. Wählen Code von Zapier, Ereignis JavaScript ausführenDie
2. Eingabedaten: einen Eintrag hinzufügen.
   • Name: data2
   • Wert: Wählen Sie den Dokumenttext Token aus Schritt 3 (PDF4me).
3. Code (exakt einfügen):

const parsed = JSON.parse(inputData.data2);
return parsed;

4. TestaktionDie Ausgabe sollte jedes Feld Ihres Analyzer-Schemas als einzelnes Token darstellen: parsed customerName, parsed invoiceNumber, parsed totalAmount, usw.

JavaScript-Konfiguration ausführen​

Zwei Zeilen Code wandeln den JSON-Blob des KI-Parsers in einzeln zuordenbare Zapier-Token um. Das entsprechende Modul von Make ist ein Parse-JSON-Modul.

Schritt 5: Dropbox – Datei hochladen (Intelligente Umbenennung)​

Bisheriger Zap: Auslöser → Datei suchen → KI - Dokumentenparser → JavaScript ausführen → Datei hochladen.

Das ist der Lohn. Nehmen Sie die Datei aus Schritt 2 und laden Sie sie erneut hoch, wobei Sie den extrahierten Kundennamen als Dateinamen verwenden.

1. Klicken +. Wählen Dropbox, Datei hochladenDie
2. Konfigurieren:
   • Raum: Default
   • Ordner: /pdf4meoutput (oder wo auch immer Ihre umbenannten Rechnungen gespeichert werden sollen)
   • Datei: Wähle die Datei Token aus Schritt 2 (Datei suchen)
   • Überschreiben: True (oder False (wenn Sie bei Duplikaten lautstark scheitern wollen)
   • Dateinamen angeben: Wähle die Kundenname Token aus Schritt 4 (das geparste JSON)
   • Dateierweiterung angeben: Wähle die Dateierweiterung Token aus Schritt 2
   • Link zum Teilen hinzufügen?: Yes
3. Veröffentlichen der Zap.

Konfiguration zum Hochladen von Dateien​

Der KI-ermittelte Kundennamen wird direkt in das Feld „Dateinamen angeben“ übernommen. Die ursprüngliche Dateiendung sorgt dafür, dass die Datei weiterhin als PDF geöffnet werden kann.

Führen Sie den Zap aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Schalte den Zap um AnDie
2. Fügen Sie eine Beispielrechnungs-PDF-Datei hinzu in /MuneerTriggerDie
3. Warten Sie auf die Trigger-Abfrage (bis zu 2 Minuten auf dem Starter-Profil). Prüfen Zap HistoryAlle fünf Schritte sollten grün sein.
4. Dropbox öffnen /pdf4meoutputDie Datei ist vorhanden und nach dem Kundennamen des Anbieters benannt, wobei die ursprüngliche Dateiendung beibehalten wurde.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche fünfstufige Muster (Auslösen → Abrufen → KI-Analyse → JSON-Analyse → Schreiben) funktioniert für jede KI-Extraktion in Zapier. Sobald Sie eine Veröffentlichung durchgeführt haben, kosten die folgenden fast nichts mehr.

Deutschlands Wachstumschancengesetz (Growth Opportunities Act) ZUGFeRD-basierte hybride E-Rechnungen wurden von einem „nice to have“ zu einer B2B-Anforderung. 1. Januar 2025 Jedes deutsche Unternehmen muss in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen, wobei die vollständigen Versandverpflichtungen schrittweise eingeführt werden bis 2028Der schnellste Weg für jedes Microsoft 365-Team ist ein Power Automate-Flow mit fünf Aktionen: Manuell auslösen → Dropbox: Dateiinhalt abrufen (PDF) → Dropbox: Dateiinhalt abrufen (XML) → PDF4me: ZUGFeRD-Rechnung erstellen → Dropbox: Datei erstellenDie XML-Nutzdaten sind in einem eingebettet PDF/A-3 Archivierungshülle, die eine einzige Datei erzeugt, die von Menschen geöffnet und von Buchhaltungssystemen analysiert wird. Diese Anleitung verwendet die exakten Screenshots, die im Canvas aufgenommen wurden: /pdf4metest/sample/10 page.pdf für den visuellen Träger und /pdf4metest/zugfred invoice/version2.xml für die strukturierten Daten, wobei die hybride Ausgabe in /pdf4meoutput unter einem eindeutigen, mit einer GUID beginnenden Namen. Produktionsbereit in weniger als 10 Minuten.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Eine 10-seitige PDF-Rechnung (der visuelle Träger) und eine ZUGFeRD-XML-Datei (die strukturierten Daten). Ausgabe: Eine einzelne PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Code, EN 16931-konform, BASIC-konform, bereit zum Versenden per E-Mail an Kunden, zum Archivieren in SharePoint oder zum Übertragen in Ihr ERP-System. Der Dropbox-Schritt „Datei erstellen“ speichert die Datei zurück. /pdf4meoutput unter einer einzigartigen guid() + headers/FileName Name so, dass gleichzeitig ausgeführte Prozesse nie kollidieren.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Einen Ablauf manuell auslösen (oder Wenn eine Datei erstellt wird (in Dropbox zur Automatisierung).
2. Dropbox: Dateiinhalte abrufen für das Träger-PDF (/pdf4metest/sample/10 page.pdf).
3. Dropbox: Dateiinhalte abrufen für das ZUGFeRD XML (/pdf4metest/zugfred invoice/version2.xml).
4. PDF4me erstellt ZUGFeRD-Rechnung mit 2.0-XML, XmlWithPdf, BASIC, render on, language deDie
5. Dropbox-Datei erstellen Zu /pdf4meoutput mit guid() + headers/FileName für einen kollisionsfreien Ausgabenamen.

Vollständige Ablaufübersicht​

Fünf Schritte übereinander. Jede Dropbox-Aktion zeigt das blaue Dateiinhaltssymbol; „PDF4me: ZUGFeRD-Rechnung erstellen“ befindet sich in der Mitte. Beide „Datei abrufen“-Ausgaben speisen dieselbe PDF4me-Aktion; der Dateiinhalt von PDF4me speist die Aktion „Datei erstellen“.

Schritt 1: Den Ablauf auslösen​

1. In Power Automate, klicken + Erstellen, wählen Sofortiger WolkenflussDie
2. Benenne es Create ZUGFeRD Invoice from Dropbox, wählen Einen Ablauf manuell auslösen, klicken ErstellenDie
3. Sobald die beweglichen Teile verkabelt sind, können Sie den Auslöser austauschen gegen Wenn eine Datei erstellt wird in Dropbox (/pdf4metest/zugfred invoice/Jede neue XML-Datei löst also automatisch den Lauf aus. Gleiche Folgeaktionen, kein Neuaufbau erforderlich.

Schritt 2: Laden Sie die Carrier-PDF-Datei von Dropbox herunter​

Bisheriger Ablauf: Auslöser → Dateiinhalt abrufen (PDF).

1. Klicken + Neuer Schritt. Suchen nach Dropbox, wählen Dateiinhalt über den Pfad abrufenMelden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
2. DateiDie /pdf4metest/sample/10 page.pdfDies ist die visuelle Rechnung, die Ihr Kunde öffnet.
3. Erweiterte Parameter → Inhaltstyp ableitenDie Ja (Power Automate verwendet die Dateierweiterung und die Bytes, um den Inhaltstyp zu kennzeichnen, damit PDF4me weiß, dass es sich um PDF-Daten handelt.)
4. Speichern. Die Ausgabe Dateiinhalt wird in Schritt 4 zur Quell-PDF für die ZUGFeRD-Einbettung.

Dateiinhalt abrufen (PDF): Konfiguration​

Das Carrier-PDF bei /pdf4metest/sample/10 page.pdf. Infer Content Type Yes gibt saubere PDF-Bytes zurück, die PDF4me in PDF/A-3 einbinden kann.

Schritt 3: Die ZUGFeRD-XML-Datei von Dropbox herunterladen​

Bisheriger Ablauf: Dateiinhalt abrufen (PDF) → Dateiinhalt abrufen (XML).

1. Klicken + Neuer SchrittFüge einen weiteren hinzu Dropbox → Dateiinhalte anhand des Pfads abrufenBenennen Sie es um in Dateiinhalt abrufen 1 (Power Automate erledigt dies automatisch), sodass die beiden Dropbox-Aktionen unterscheidbar sind.
2. DateiDie /pdf4metest/zugfred invoice/version2.xmlDies ist die EN 16931-konforme ZUGFeRD-XML-Nutzlast.
3. Erweiterte Parameter → Inhaltstyp ableitenDie JaDie
4. Speichern. Die Ausgabe Dateiinhalt wird zu den strukturierten Rechnungsdaten, die PDF4me in das PDF/A-3-Hybrid einbettet.

Dateiinhalt abrufen (XML): Konfiguration​

Die ZUGFeRD-XML-Nutzlast bei /pdf4metest/zugfred invoice/version2.xmlDiese Datei entspricht der ZUGFeRD 2.0 EN 16931-Konformität; auswählen 2.0-XML in der nächsten passenden Aktion.

Schritt 4: Erstellen Sie die ZUGFeRD-Rechnung.​

Bisheriger Ablauf: Auslöser → PDF → XML → ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen ZUGFeRD-Rechnung erstellenMelden Sie sich mit Ihrem PDF4me-API-Schlüssel an, falls Sie noch keine Verbindung hergestellt haben.
2. ZUGFeRD-Version und EingabeformatDie 2.0-XMLDie kombinierte Dropdown-Liste wählt sowohl die Spezifikationsversion (2.0) als auch das Datenformat (XML) gleichzeitig aus. Das Präfix „2.0“ erfüllt die Anforderungen der deutschen B2B-Richtlinie von 2025.
3. AusgabemodusDie XmlWithPdfGibt die kanonische PDF/A-3-Hybriddatei mit dem darin enthaltenen XML-Code zurück.
4. Rechnungs-XML-DatenDie Dateiinhalt aus Dateiinhalt abrufen 1 (Der XML-Schritt). Ordnen Sie nur diesen Schritt zu. Die JSON- oder CSV-Felder dürfen nicht befüllt werden.
5. KonformitätsgradDie BASICEinstiegsprofil mit Einzelposten und Steueraufschlüsselung, breiteste Receiver-Kompatibilität. Upgrade auf COMFORT oder EXTENDED erst nach Bestätigung der Unterstützung durch den Receiver.
6. Rechnung als PDF ausgebenDie YesPDF4me zeichnet den Rechnungsinhalt im PDF des Versanddienstleisters anhand Ihrer Daten neu, sodass die sichtbare Seite und das eingebettete XML synchron bleiben.
7. DateiinhaltDie Dateiinhalt aus Dateiinhalt abrufen (der PDF-Schritt). Dies ist die Trägerhülle.
8. DateinameDie abc.pdf (oder Ihr tatsächlicher Quelldateiname). Wird für den Ablaufverfolgungskontext verwendet.
9. Erweiterte Parameter → SpracheDie de (Deutsche Etiketten). Weitere akzeptierte Codes: en, fr, it, es, nl, pl, pt, csDie
10. Speichern.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Konfiguration​

Schritt 5: Hybrid-PDF in Dropbox speichern​

Bisheriger Ablauf: PDF → XML → ZUGFeRD-Rechnung erstellen → Datei erstellen.

1. Klicken + Neuer Schritt. Suchen Dropbox, wählen Datei erstellenDie
2. OrdnerpfadDie /pdf4meoutputDie
3. DateinameDie guid() + headers/FileName (aus „ZUGFeRD-Rechnung erstellen“). Zwei Möglichkeiten zum Ausfüllen:
   • Ausdruck: concat(guid(), '_', outputs('Create_ZUGFeRD_Invoice')?['headers']?['FileName'])Oder einfacher:
   • Dynamischer Inhalt: Typ guid() zuerst (Registerkarte „Ausdruck“), dann hinzufügen headers/FileName aus der PDF4me-Aktionsausgabe.
4. DateiinhaltDie Dateiinhalt aus ZUGFeRD-Rechnung erstellenDie
5. Den Arbeitsablauf beibehalten.

Datei erstellen (Dropbox): Konfiguration​

Ausgabe geschrieben nach /pdf4meoutput mit einem GUID-präfixierten Namen. Die GUID sorgt für kollisionsfreie Parallelausführungen; die Header/Dateiname Teil behält eine für Menschen lesbare Endung.

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Klicken Prüfen oben rechts auswählen Manuell, klicken Prüfen, Dann Ablauf ausführenDie
2. Nach wenigen Sekunden wird jede Aktion mit einem grünen Häkchen markiert.
3. Dropbox öffnen /pdf4meoutputDie neue Datei stimmt überein <guid>_<filename>.pdfDie
4. Laden Sie die Datei herunter. Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Reader, um die Rechnung anzuzeigen. Öffnen Sie sie in einem beliebigen ZUGFeRD-fähigen Kreditorenbuchhaltungstool (oder entpacken Sie sie mit einem ZIP-fähigen Tool), um die eingebetteten Daten anzuzeigen. factur-x.xml / zugferd.xml Anhang.

ZUGFeRD vs Factur-X vs XRechnung in 30 Sekunden​

Der soeben erstellte Workflow erzeugt ZUGFeRD-Dateien. Wechseln Sie ohne Änderungen zu einem Factur-X-Workflow (dieselbe Hybriddatei funktioniert beidseits des Rheins). Für die Rechnungsstellung im deutschen öffentlichen Sektor ersetzen Sie die Konformitätsstufe durch ein XRechnung-konformes Profil, wenn der Empfänger reines XML verlangt.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Behebung realer Fehler​

Nächste Schritte​

Das gleiche Fünf-Schritte-Muster funktioniert für jede Dokumentenautomatisierung in Power Automate: Auslöser erstellen, Eingaben abrufen, die PDF4me-Aktion ausführen, Ergebnis schreiben. Sobald Sie eine Automatisierung durchgeführt haben, sind die Kosten für weitere nahezu kostenlos.

Die größte Herausforderung bei der Automatisierung der Lieferantenrechnungsverarbeitung war schon immer die Dateibenennung. Ein Ordner voller 2030703747 (1).pdf Und Scan_2026-04-12_invoice.pdf ist weder durchsuchbar noch sortierbar und unmöglich zu prüfen. PDF4me AI – Dokumentenparser plus ein Make Parse JSON-Modul, das das behebt 4 Module, kein CodeDie KI extrahiert den Anbieternamen aus der PDF-Datei, und im selben Szenario wird die Datei erneut hochgeladen. Acme Industries.pdfDie folgenden Screenshots zeigen den genauen Ablauf, der auf der Leinwand aufgezeichnet wurde.

Häufige Probleme aus dem Alltag, die damit gelöst werden​

Menschen suchen nach genau diesem Problem mit Formulierungen wie:

• „Wie kann ich eine PDF-Datei automatisch anhand ihres Inhalts umbenennen?“ Dieses Szenario mit vier Modulen macht es möglich: Die KI liest den Herstellernamen, der Upload verwendet ihn als Dateinamen. Kein manueller Aufwand.
• Kann man mit Make den Namen eines Anbieters aus einer PDF-Datei extrahieren und ihn anderweitig verwenden? Ja. Der JSON-Parse-Schritt direkt nach AI - Document Parser gibt jedes extrahierte Feld als einzeln zuordenbares Token aus (vendorName, invoiceNumber, totalAmount usw.).
• Gibt es in Make einen KI-Dokumentenparser? Ja, das PDF4me AI - Document Parser Modul. Es ist vorlagenbasiert (Analyzer Template), sodass dasselbe Modul Rechnungen, Quittungen, Verträge und benutzerdefinierte Formulare verarbeitet.
• Wie extrahiere ich strukturiertes JSON aus einer PDF-Datei, ohne ein Modell zu trainieren? Wählen Sie eine integrierte Analysevorlage (default_invoice_extraction (für AP) oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Version im PDF4me-Dashboard. Keine Schulung erforderlich.
• Kann ich die Ausgabedatei mithilfe eines der extrahierten Felder umbenennen? Ja. Nach dem Parsen des JSON-Codes fügen Sie das geparste Token in das Feld „Dateiname hochladen“ ein. Fertig.

Was Sie aufbauen​

Ein wiederverwendbares Make-Szenario für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und des Dokumenteneingangs. Nach Auslösung eines Triggers (manuell, planmäßig wie dargestellt, Dateiüberwachung, Webhook) wird die Lieferanten-PDF-Datei von KI analysiert und anschließend mit einem aussagekräftigen, inhaltsbasierten Dateinamen erneut hochgeladen. Fügen Sie beliebige andere PDF4me Analyzer-Vorlagen (z. B. für Belege, Verträge, Bestellungen oder benutzerdefinierte Formulare) hinzu, um weitere Dokumenttypen mit demselben Workflow zu verarbeiten.

Was Sie benötigen​

Kurzübersicht: Was die einzelnen Parameter bewirken​

Erstellen Sie das Szenario​

Modul 1: Dropbox-Datei herunterladen​

Ziehen Sie die unformatierte Hersteller-PDF-Datei aus dem Quellordner.

Modul 2: PDF4me AI – Dokumentenparser​

Suchen nach PDF4me im Aktionsauswahlfeld und Auswählen KI - DokumentenparserDie

Modul 3: JSON – JSON parsen​

Das KI-Modul gibt sein Ergebnis als JSON-Zeichenkette zurück. Doc Text. Analysiere es, um einzeln zuordenbare Felder freizulegen.

Modul 4: Dropbox-Datei hochladen​

Der Schritt der intelligenten Umbenennung. Karte Dateiname zum geparsten Token plus einem Literal .pdf Erweiterung und Daten zum Original Datei Modul 1 (nicht die KI-Ausgabe).

Speichern und klicken Einmal ausführenDie PDF-Datei des Anbieters landet in /pdf4meoutput/ benannt nach dem Lieferanten.

Fehlerbehebung​

Wann man dieses Muster verwendet​

Was Sie als Nächstes lesen sollten​

Häufig gestellte Fragen​

Los geht's!​

Jede Schweizer Rechnung muss einen Schweizer QR-Schein So können Banken und Buchhaltungssoftware die Zahlung automatisch scannen und verarbeiten. Mit Power Automate und PDF4me ist dies eine zusätzliche Funktion. Vier-Aktions-Fluss: Manuell auslösen, Dropbox Dateiinhalt abrufenPDF4me Barcode – SwissQR-Rechnung erstellenDropbox Datei erstellenDie folgenden Screenshots veranschaulichen den genauen Ablauf, der im Canvas aufgezeichnet wurde. Eine 10-seitige Rechnung in /pdf4metest/sample wird zu einer schweizerkonformen Rechnung mit beigefügtem Zahlungsbeleg und hochgeladen auf /pdf4meoutput mit einem eindeutigen Dateinamen. In weniger als 10 Minuten produktionsbereit.

Häufige Probleme aus dem Alltag, die damit gelöst werden​

Menschen suchen nach genau diesem Problem mit Formulierungen wie:

• „Wie kann ich in Power Automate automatisch eine Schweizer QR-Rechnung zu meiner PDF-Rechnung hinzufügen?“ Dieser Ablauf mit 4 Schritten erledigt das: Eine PDF-Datei wird in Dropbox abgelegt, der Ablauf wird ausgelöst, und die mit einem QR-Code angereicherte Datei landet im Ausgabeverzeichnis.
• Kann Power Automate aus einer bestehenden Rechnung eine Schweizer QR-Rechnung generieren? Ja, über die PDF4me-Aktion „Barcode – SwissQR-Rechnung erstellen“. Das Ergebnis ist dasselbe PDF, bei dem der Beleg an der ersten/letzten/einer bestimmten Seite angehängt wird.
• Benötige ich eine QR-Code-Bibliothek oder ein Abonnement für einen Schweizer QR-Code-Generator? Nein. Die PDF4me-Aktion verbirgt die QR-Code-Generierung, die Modulo-10-Referenzrechnung und das vollständige Layout der Schweizer Zahlungsnormen hinter einem einzigen Power Automate-Schritt.
• "Was ist, wenn ich keine PDF-Quelldatei habe? Kann ich dann einen eigenständigen QR-Code generieren?" Ja. Überspringen Sie die Felder „Dateiinhalt“ und „Dateiname“ unter „Erweiterte Parameter“; die Aktion gibt eine eigenständige QR-Rechnung im gewählten Ausgabeformat (PDF / PNG / JPEG / TIFF) zurück.
• Werden die Schweizer Banken diese Ergebnisse akzeptieren? Dabei wird ein Beleg erzeugt, der den Schweizer Zahlungsnormen ISO 20022 entspricht. Jede Mobile-Banking-App einer Schweizer Bank kann diesen Beleg zur Zahlungsinitiierung scannen.

Was Sie aufbauen​

Ein wiederverwendbarer Power Automate-Flow mit vier Aktionen. Nach dem Auslösen des Triggers wird die Quellrechnung aus Dropbox (oder SharePoint/OneDrive/Outlook) abgerufen, die PDF4me-Aktion fügt den QR-Code der Rechnung hinzu und die befüllte Datei wird mit einem GUID-präfix im Namen hochgeladen. Das gleiche Verfahren funktioniert für ausgehende Kundenrechnungen, geplante Stapelverarbeitungen oder ereignisgesteuerte Debitorenbuchhaltung.

Was Sie benötigen​

Kurzübersicht: Wichtigste Parameter​

Den Ablauf gestalten​

Aktion 1: Einen Ablauf manuell auslösen​

Manuelle Auslösung ist die schnellste Testmethode. Im Produktivbetrieb austauschen durch Dropbox Wenn eine Datei erstellt, SharePoint Wenn eine Datei erstellt wird, OneDrive Wenn eine Datei erstellt, Outlook Wenn eine neue E-Mail eintrifft, Wiederauftreten, oder Webhooks abhängig von Ihrer AR-Pipeline.

Aktion 2: Dropbox – Dateiinhalte abrufen​

Ziehen Sie die Quellrechnung aus Ihrem Eingabeordner.

Aktion 3: PDF4me Barcode – SwissQR-Rechnung erstellen​

Suchen nach PDF4me und wählen Barcode – SwissQR-Rechnung erstellenDie Aktion blendet die Zahlungsfelder im Hauptfenster und vier Felder unter „Erweiterte Einstellungen“ ein (Seitennummerierung, Dateiinhalt, Dateiname). Konfigurieren:

Aktion 4: Dropbox – Datei erstellen​

Speichern Sie die gefüllte Datei im Ausgabeverzeichnis. Erstellen Sie einen eindeutigen Dateinamen mit guid() Damit es nicht zu Überschneidungen bei den Wiederholungen kommt.

Speichern und klicken PrüfenDie von Schweizer Banken scannbare Datei landet in /pdf4meoutputDie

Fehlerbehebung​

Wann man dieses Muster verwendet​

Was Sie als Nächstes lesen sollten​

Häufig gestellte Fragen​

Los geht's!​

Jede Schweizer Rechnung muss einen Schweizer QR-Schein So können Banken und Buchhaltungssoftware die Zahlung automatisch scannen und verarbeiten. Mit Zapier und PDF4me ist dies eine zusätzliche Funktion. vierstufiger ZapDropbox Neue Datei im OrdnerDropbox Datei suchenPDF4me Schweizer QR-Rechnung erstellenDropbox Datei hochladenDie folgenden Screenshots veranschaulichen den genauen Ablauf, der im Canvas erfasst wurde: eine 10-seitige Rechnung in /pdf4metest/Swiss-RP wird zu einer schweizerkonformen Rechnung mit beigefügtem Zahlungsbeleg und wird gespeichert auf /pdf4meoutputIn weniger als 10 Minuten produktionsbereit.

Häufige Probleme aus dem Alltag, die damit gelöst werden​

Menschen suchen nach genau diesem Problem mit Formulierungen wie:

• „Wie kann ich in Zapier automatisch eine Schweizer QR-Rechnung zu meiner PDF-Rechnung hinzufügen?“ Dieser 4-stufige Zap erledigt das: Die Datei landet in Dropbox, der Zap wird ausgeführt, und die mit einem QR-Code angereicherte PDF-Datei landet im Ausgabeverzeichnis.
• Kann Zapier aus einer bestehenden Rechnung eine Schweizer QR-Rechnung generieren? Ja, über die PDF4me-Aktion „Schweizer QR-Rechnung erstellen“. Das Ergebnis ist dasselbe PDF, in dem der Zahlungsbeleg auf der von Ihnen gewählten Seite (erste, letzte oder eine bestimmte) eingefügt wird.
• Benötige ich eine QR-Code-Bibliothek oder ein Abonnement für einen Schweizer QR-Code-Generator? Nein. Die PDF4me-Aktion verbirgt die QR-Code-Generierung, die Modulo-10-Referenzrechnung und das vollständige Layout der Schweizer Zahlungsnormen hinter einem einzigen Zapier-Schritt.
• "Was ist, wenn ich keine PDF-Quelldatei habe? Kann ich dann einen eigenständigen QR-Code generieren?" Ja. Überspringen Sie Schritt 2 (Datei suchen) und die Felder „Datei“ / „Datei-URL“ in Schritt 3. Die Aktion liefert allein aus den Zahlungsdaten eine eigenständige Schweizer QR-Rechnung im PDF-Format.
• Werden die Schweizer Banken diese Ergebnisse akzeptieren? Dabei wird ein Beleg erzeugt, der den Schweizer Zahlungsnormen ISO 20022 entspricht. Jede Mobile-Banking-App einer Schweizer Bank kann diesen Beleg zur Zahlungsinitiierung scannen.

Was Sie aufbauen​

Ein wiederverwendbarer Zapier-Zap in vier Schritten. Der Trigger überwacht einen Dropbox-Ordner, der Zap findet die neueste Rechnung, führt die PDF4me Swiss QR Bill-Aktion mit Ihren Gläubiger-, Schuldner- und Zahlungsdetails aus und lädt das optimierte PDF in einen Ausgabeordner hoch. Das gleiche Verfahren funktioniert für ausgehende Kundenrechnungen, geplante Stapelverarbeitungen oder die vollständig ereignisgesteuerte Verarbeitung von Debitorenrechnungen.

Was Sie benötigen​

Kurzübersicht: Wichtigste Parameter​

Baue den Zap​

Schritt 1: Dropbox – Neue Datei im Ordner (Auslöser)​

Überprüfen Sie den Quellordner auf neue Rechnungen.

Schritt 2: Dropbox – Datei suchen​

Lösen Sie die Datei anhand ihres Namens auf. Dadurch erhalten Sie eine stabile, zuordenbare Dateireferenz für Schritt 3.

Schritt 3: PDF4me – SwissQR-Rechnung erstellen​

Die Aktion, die die Arbeit erledigt. Suche nach PDF4me im Aktionsauswahlfeld auswählen Schweizer QR-Rechnung erstellenFüllen Sie dann die Felder genau wie in den Screenshots aus. Aktionsreferenz Anzeige. Mindestanforderungen für diesen Lauf:

Schritt 4: Dropbox – Datei hochladen​

Speichern Sie die ausgefüllte PDF-Datei im Ausgabeverzeichnis.

Speichern und klicken VeröffentlichenDer Zap ist aktiv; fügen Sie eine neue Rechnung hinzu. /pdf4metest/Swiss-RP und das mit QR-Codes angereicherte PDF landet in /pdf4meoutput innerhalb des nächsten Wahlzyklus.

Fehlerbehebung​

Wann man dieses Muster verwendet​

Was Sie als Nächstes lesen sollten​

Häufig gestellte Fragen​

Los geht's!​

Die meisten Anleitungen für Schweizer QR-Rechnungen zeigen, wie der Zahlungsbeleg auf dem Zahlungsabschnitt platziert wird. Seite 1 (oder hängen Sie es ans Ende an). Echte Rechnungen benötigen dies oft. irgendwo in der MitteEin 10-seitiges Vertragspaket, bei dem die QR-Rechnung direkt nach der Zusammenfassung steht, oder ein Quartalsbericht, bei dem der Beleg nach dem Deckblatt folgen soll. Der PDF4me Power Automate Connector erledigt das in einem einzigen Schritt. Paging-Optionen = benutzerdefiniert plus ein Seitenzahl Feld. Diese Anleitung beschreibt den genauen Ablauf, der im Canvas erfasst wird: /pdf4metest/sample/10 page.pdf wird zu einer schweizerkonformen Datei, in die der QR-Code eingefügt ist Seite 3dann hochgeladen auf /pdf4meoutput mit einem GUID-Präfix im Namen, damit es bei erneuten Ausführungen nicht zu Konflikten kommt. 4 Aktionen, kein Code, Ausführung in Sekundenschnelle.

Häufige Probleme aus dem Alltag, die damit gelöst werden​

Menschen suchen nach genau diesem Problem mit Formulierungen wie:

• „Wie füge ich in Power Automate einen Schweizer QR-Code auf einer bestimmten Seite meiner PDF-Datei ein?“ Ausgabeformattyp verwenden PDFPaging-Optionen customund Seitenzahl mit dem 1-basierten Seitenindex (3 in diesem Leitfaden).
• Kann ich den Schweizer QR-Code als PNG-Bild anstatt als PDF-Seite ausgeben? Ja. Ausgabeformattyp festlegen auf PNG, JPEG, oder Tiff Die Aktion gibt ein eigenständiges Bild des Belegs zurück, wobei die Paging-Optionen ignoriert werden.
• „Wie kann ich sicherstellen, dass der Name meiner Ausgabedatei bei wiederholten Ausführungen nicht mit dem Namen einer anderen Ausgabedatei kollidiert?“ Verwenden Sie ein guid() Power Automate-Ausdruck im Feld „Dateiname“ des Dropbox-Uploads, optional verkettet mit headers/FileName aus der PDF4me-Ausgabe.
• „Was gehört zu den erweiterten Parametern der Power Automate-Aktion?“ Vier Felder: Seitenzahl, Paginierungsoptionen, Dateiinhalt (Quell-PDF), Dateiname. Klicken Sie hier. Alle anzeigen auf Erweiterte Parameter, um diese anzuzeigen.
• „Können Schweizer Banken QR-Codes im PNG-Format scannen?“ Ja. Die QR-Codierung ist in PDF- und Bilddateien identisch. PNG eignet sich für E-Mails oder in Webseiten eingebettete Belege; PDF für die vollständige Rechnung mit Beleg.

Was Sie aufbauen​

Ein wiederverwendbarer Power Automate-Workflow mit 4 Aktionen, der eine von Schweizer Banken scannbare Rechnung mit QR-Code erstellt. welche Seite Sie auch immer wählenDer gleiche Ablauf wird auch für den Fall von eigenständigen Bildern angewendet (Quell-PDF überspringen, Ausgabeformat auf PNG / JPEG / Tiff ändern) bei in E-Mails eingebetteten Zahlungserinnerungen.

Was Sie benötigen​

Kurzübersicht: Die 4 Felder, die das Ergebnis bestimmen​

Den Ablauf gestalten​

Aktion 1: Einen Ablauf manuell auslösen​

Manueller Auslöser für Testzwecke. Im Produktivbetrieb austauschen. Dropbox Wenn eine Datei erstellt, SharePoint Wenn eine Datei erstellt wird, OneDrive Wenn eine Datei erstellt, Outlook Wenn eine neue E-Mail eintrifft, Wiederauftreten, oder Webhooks abhängig von Ihrer AR-Pipeline.

Aktion 2: Dropbox – Dateiinhalte abrufen​

Ziehen Sie die Quellrechnung aus Ihrem Eingabeordner.

Aktion 3: PDF4me Barcode – SwissQR-Rechnung erstellen​

Die Aktion, die die Arbeit erledigt. Suche nach PDF4me im Aktionsauswahlfeld und Auswählen Barcode – SwissQR-Rechnung erstellenDie Aktion enthält die Zahlungsfelder im Hauptbereich und 4 Felder darunter. Erweiterte Parameter (Paging-Optionen, Seitenzahl, Dateiinhalt, Dateiname). Konfigurieren:

Aktion 4: Dropbox – Datei erstellen​

Speichern Sie die ausgefüllte Datei unter einem eindeutigen, mit einer GUID beginnenden Namen, damit es bei erneuten Ausführungen nicht zu Konflikten kommt.

Speichern und klicken PrüfenDie von Schweizer Banken scannbare Datei landet in /pdf4meoutputDie

Die 4 Ausgabeformat-Optionen, nebeneinander​

Fehlerbehebung​

Wann man dieses Muster verwendet​

Was Sie als Nächstes lesen sollten​

Häufig gestellte Fragen​

Los geht's!​

Jede Schweizer Rechnung muss einen Schweizer QR-Schein So können Banken und Buchhaltungssoftware die Zahlung automatisch scannen und verarbeiten. Bei Make und PDF4me ist diese Ergänzung ein Drei-Modul-SzenarioDropbox Datei herunterladenPDF4me Erstellen Sie einen Schweizer QR-RechnungsscheinDropbox Datei hochladenDie folgenden Screenshots veranschaulichen den genauen Ablauf, der im Canvas dargestellt ist: eine 10-seitige Rechnung bei /pdf4metest/Files/10 page.pdf wird zu einer schweizerkonformen Rechnung mit beigefügtem Zahlungsbeleg und wird gespeichert auf /pdf4meoutput/In weniger als 10 Minuten produktionsbereit.

Häufige Probleme aus dem Alltag, die damit gelöst werden​

Menschen suchen nach genau diesem Problem mit Formulierungen wie:

• Wie kann ich automatisch einen Schweizer QR-Code zu meiner PDF-Rechnung hinzufügen? Laden Sie die Rechnung in Dropbox hoch; dieses 3-Modul-Szenario erledigt den Rest, einschließlich IBAN, Betrag, Referenz und Gläubiger-/Schuldnerdaten.
• Kann Make aus einer bestehenden Rechnung eine Schweizer QR-Rechnung generieren? Ja. Über das PDF4me-Modul „Swiss QR-Rechnung erstellen“. Das Ergebnis ist dasselbe PDF, in dem der Zahlungsbeleg auf der von Ihnen gewählten Seite (erste/letzte/bestimmte Seite) eingefügt wird.
• "Benötige ich eine Excel-Vorlage oder eine QR-Code-Bibliothek?" Nein. Das Modul verbirgt die gesamte QR-Code-Generierung, die Modulo-10-Referenzrechnung und das Layout gemäß den Schweizer Zahlungsnormen hinter einem einzigen konfigurierbaren Schritt.
• „Was ist, wenn ich keine bestehende PDF-Rechnung habe? Kann ich trotzdem einen separaten QR-Code-Beleg generieren?“ Ja. Wenn Sie die Dateigruppe komplett überspringen, gibt das Modul eine eigenständige PDF-Datei mit einem Schweizer QR-Code zurück.
• Werden die Schweizer Banken diese Ergebnisse tatsächlich akzeptieren? Das Modul erstellt einen den Schweizer Zahlungsnormen ISO 20022 entsprechenden Beleg. Jeder Mobile-Banking-App einer Schweizer Bank kann diesen zur Zahlungsinitiierung scannen.

Was Sie aufbauen​

Ein wiederverwendbares Make-Szenario mit drei Modulen. Wird ein Trigger ausgelöst (manuell, geplant, Dateiüberwachung, beliebig), wird die Quellrechnung abgerufen, die Schweizer QR-Rechnung angehängt und die Ausgabe gespeichert. Dasselbe Verfahren eignet sich für einmalige Tests, geplante Stapelverarbeitungen oder die vollständig ereignisgesteuerte Rechnungsverarbeitung.

Was Sie benötigen​

Erstellen Sie das Szenario​

Modul 1: Dropbox – Eine Datei herunterladen​

Ziehen Sie die Quellrechnung aus Ihrem Eingabeordner.

Modul 2: PDF4me – Erstellung einer Schweizer QR-Rechnung​

Suchen nach PDF4me und wählen Erstellen Sie einen Schweizer QR-RechnungsscheinDas Modul stellt 26 Felder bereit. Die vollständige Referenz für jedes Feld (mit den 5 detaillierten UI-Screenshots und Beispielwerten wie Var Schneider AG, CH4431999123000889012, Pia-Maria Rutschmann-Schnyder) befindet sich auf der Erstellen Sie eine SwissQR-Rechnung in Make Aktionsseite. Mindesteinstellungen:

Füllen Sie die Felder für die Gläubiger- und Schuldneradresse entsprechend Ihrer Auswahl des Adresstyps aus, anschließend alle optionalen Referenz-/Unstrukturierte-Nachricht-/Rechnungsinformationen-/AV1-/AV2-Parameter.

Modul 3: Dropbox – Eine Datei hochladen​

Schreibe die ausgefüllte PDF-Datei in den Ausgabeordner.

Speichern und klicken Einmal ausführenDie ausgefüllte Rechnung wird angezeigt in /pdf4meoutput/ innerhalb weniger Sekunden.

Was landet im Ausgabeverzeichnis?​

Eine einzelne PDF-Datei, benannt nach der Quelle (z.B. 10 page.pdf) mit der an der gewählten Position eingefügten Schweizer QR-Rechnungsseite in Paging-Optionen (First setzt es als neue Seite 1; Last (wird am Ende angehängt). Öffnen Sie die Datei in einem beliebigen PDF-Viewer. Im Abschnitt „QR-Rechnung“ werden der Zahlungs-QR-Code, die lesbare Konto-/Zahlungsadresse, der Betrag, die Währung, der Verwendungszweck sowie die Adressen von Gläubiger und Schuldner angezeigt. Scannen Sie den QR-Code mit einer Schweizer Banking-App, und die Zahlung wird automatisch ausgefüllt.

Kurzübersicht: Wichtigste Parameter​

Fehlerbehebung​

Wann man dieses Muster verwendet​

Was Sie als Nächstes lesen sollten​

Häufig gestellte Fragen​

Los geht's!​

ZUGFeRD 2.0+ (auch bekannt als Factur-X in Frankreich und XRechnung im deutschen öffentlichen Sektor) ist ein Hybrid-Rechnung (PDF/A-3) mit maschinenlesbarem XML, eingebettet in die PDF-Datei. Eine Datei, die sowohl von Menschen als auch von ERP-Systemen verarbeitet werden kann. Diese Anleitung beschreibt den genauen Ablauf, der in den Screenshots dargestellt ist: Eine Basis-PDF-Rechnung und eine ZUGFeRD 2.0+ XML-Datei in Dropbox werden zu einer EN16931-konformen hybriden E-Rechnung. /pdf4meoutput/, In 4. Module erstellen, keine Programmierung erforderlichDie

Häufige Probleme aus dem Alltag, die damit gelöst werden​

Menschen suchen nach genau diesem Problem mit Formulierungen wie:

• „Wie erstelle ich in Make eine ZUGFeRD-Rechnung mit eingebettetem XML?“ Dieses Szenario mit 4 Modulen deckt den gesamten Prozess ab: Eingabe einer PDF-Vorlage und einer XML-Rechnung, Ausgabe eines hybriden PDF/A-3-Dokuments.
• "Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?" Ja. Es handelt sich um dasselbe technische Format unter verschiedenen Bezeichnungen. Eine ZUGFeRD 2.x-Datei wird von Systemen akzeptiert, die Factur-X erwarten, und umgekehrt.
• „Welche Konformitätsstufe soll ich wählen?“ EN16931 für B2B (entspricht dem deutschen Rechtsstandard und der EU EN 16931), XRECHNUNG für den deutschen öffentlichen Sektor (B2G), BASIC für größtmögliche Legacy-Kompatibilität.
• „Muss ich das XML selbst schreiben?“ Nein, aber für dieses Szenario verwenden die Screenshots eine bestehende XML-Rechnung. Das Modul akzeptiert auch JSON- oder CSV-Eingaben und erstellt das XML-Dokument automatisch.
• "Was ist, wenn mein Käufer nur die XML-Datei benötigt, kein PDF?" Stellen Sie den Ausgabemodus auf XML Only und das Modul gibt nur die XML-Rechnungsdatei anstelle der Hybriddatei zurück.

Was Sie bauen​

Ein wiederverwendbares Make-Szenario, das aus einer PDF- und einer XML-Rechnungsdatei eine vollständig ZUGFeRD 2.0+-konforme hybride E-Rechnung erstellt. Die Auslösung kann manuell, zeitgesteuert (wie dargestellt), per Dropbox-Dateiüberwachung oder über einen HTTP-Webhook erfolgen. Das Ergebnis ist eine einzelne Datei, die sowohl die Anforderungen an lesbares PDF als auch an maschinenlesbares XML gemäß den EU-Vorgaben für elektronische Rechnungsstellung erfüllt.

Was Sie benötigen​

Kurzübersicht: Was die einzelnen Parameter bewirken​

Erstellen Sie das Szenario​

Modul 1: Dropbox-Datei herunterladen (Basis-PDF)​

Ziehen Sie die Quell-PDF-Datei, in die das ZUGFeRD-XML als PDF/A-3-Anhang eingebettet wird.

Modul 2: Dropbox-Datei herunterladen (ZUGFeRD 2.0+ XML)​

Laden Sie die ZUGFeRD-XML-Rechnungsdatei herunter. Die XML-Datei enthält alle Rechnungsdetails; die PDF-Datei ist lediglich die visuelle Darstellung.

Modul 3: PDF4me Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung​

Die Aktion, die das eigentliche Einbetten durchführt. Ordnen Sie beide heruntergeladenen Dateien als Eingaben zu, wählen Sie Ihre Konformitätseinstellungen und führen Sie die Aktion aus.

Modul 4: Dropbox-Datei hochladen​

Speichern Sie die hybride PDF/A-3-E-Rechnung wieder im Ausgabeverzeichnis.

Speichern und klicken Einmal ausführenDas Hybridmodell PDF/A-3 landet in /pdf4meoutput/ innerhalb weniger Sekunden.

Beispieldateien (XML, JSON, CSV)​

Sie können Modul 2 (XML) anstelle jeder dieser Eingaben verwenden und ändern. Eingabeformat entsprechend.

Fehlerbehebung​

Wann man dieses Muster verwendet​

Was Sie als Nächstes lesen sollten​

Häufig gestellte Fragen​

Los geht's!​

Fügen Sie eine Excel-Vorlage hinzu, die Folgendes verwendet Aspose Smart Markers (Zellen geschrieben wie &=RootData.Items.ItemNameWenn Sie eine Datei in Dropbox hochladen, fügen Sie eine passende JSON-Nutzlast in einen Power Automate-Flow ein, und die ausgefüllte Arbeitsmappe landet mit bereits berechneten Summen wieder in Dropbox. Diese Anleitung führt Sie durch die einzelnen Schritte. exakter Vier-Aktionen-Ablauf In den Screenshots dargestellt: Manuelle Auslösung, Dropbox Dateiinhalt über den Pfad abrufen, PDF4me Excel - Ausfüllenund Dropbox Datei erstellenJeder Feldwert stammt aus einem realen Durchlauf; die Eingabevorlage, die JSON-Nutzlast und die Ausgabearbeitsmappe sind am Ende alle miteinander verknüpft.