Personalisierte Einladungen erstellen und in Power Automate zu einer PDF-Datei zusammenführen: Ein 7-stufiger Dropbox-Workflow

Das Schmerzhafte an Massenmailings ist nicht das Schreiben des Briefes, sondern das die personalisierten Exemplare zusammennähen So erhalten die Abteilungen Finanzen, Personal oder Betrieb eine einzige übersichtliche PDF-Datei anstelle von fünfzig Anhängen. Diese Anleitung zeigt genau, wie das geht. Power Automate mit PDF4me Dokumente generieren (Mehrere), Mehrere PDF-Dateien zusammenführen, Dropboxund eine einzelne „Auf jedes Element anwenden“-Schleife. Sieben Flow-Aktionen. Eine DOCX-Vorlage. Ein JSON-Array mit Empfängern. Am Ende entsteht eine zusammengefasste PDF-Datei mit einer Seite pro Empfänger, die benannt und automatisch wieder in Dropbox hochgeladen wird.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Eine DOCX-Vorlage mit <<[merge_token]>> Platzhalter in /blog data/merge blog template/template.docxsowie ein JSON-Array von Empfängern, das in die Aktion "Dokumente generieren (Mehrere)" eingefügt wurde. Ausgabe: Eine einzelne PDF-Datei mit dem Namen Merged_files.pdf hochgeladen auf /blog data/merge blog template/outputDabei wird für jeden Empfänger eine personalisierte Seite in der gleichen Reihenfolge wie im JSON-Array erstellt. Die Vorlage bleibt im Quellordner unverändert, sodass Wiederholungen idempotent sind.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Einen Ablauf manuell auslösen (auslösen).
2. Dropbox: Dateiinhalte über den Pfad abrufen. Liest template.docx von Dropbox.
3. PDF4me: Dokumente generieren (Mehrere)Vorlage plus JSON-Array von Empfängern (Eingabe), Array von personalisierten PDFs (Ausgabe).
4. Variable initialisieren benannt mergefiles (Array).
5. Auf jedes Element anwenden An body/outputDocuments, mit An Array-Variable anhängen Verwendung base64ToBinary(...) innen.
6. PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenEingabe: Array von Binärdateien, Ausgabe: eine PDF-Datei.
7. Dropbox: Datei erstellenSchreibt Merged_files.pdf zurück zu Dropbox.

Vollständige Ablaufübersicht​

Sieben Aktionen. Jede Karte zeigt ein grünes Häkchen, sobald sie konfiguriert ist. PDF4me befindet sich zweimal in der Mitte: einmal zum Generieren, einmal zum Zusammenführen.

Schritt 0: Die DOCX-Vorlage​

Bevor ein Workflow ausgeführt werden kann, benötigt die Vorlage die richtigen Zusammenführungstoken. Jedes <<[FieldName]>> Der Platzhalter wird pro Empfänger einmal ersetzt. Rechtschreibung und Groß-/Kleinschreibung müssen exakt mit den JSON-Schlüsseln übereinstimmen.

Vorlagenvorschau​

Das DOCX-Format verwendet die Syntax mit doppelten spitzen Klammern. Keine Sonderzeichen, kein XML, nur Platzhalter, die die PDF4me-Engine direkt liest.

Schritt 1: Einen Flow manuell auslösen​

Bisheriger Ablauf: Nur Auslöser.

1. In Power Automate Klicken Erstellen, wählen Sofortiger WolkenflussDie
2. Wählen Einen Ablauf manuell auslösen als Auslöser.
3. Geben Sie dem Ablauf einen Namen (z.B. Bulk Invitation Mailout) und klicken ErstellenDie
4. Lassen Sie die Trigger-Eingaben vorerst leer. Die eigentlichen Produktions-Trigger (HTTP-Anfrage, SharePoint-Listenaktualisierung, Zeitplan) werden hier eingefügt, sobald der Rest des Ablaufs funktioniert.

Schritt 2: Dropbox: Dateiinhalte über den Pfad abrufen​

Bisheriger Ablauf: trigger plus Dateiinhalt abrufen.

Liest die DOCX-Vorlage als Rohbytes in den Workflow ein, damit Generate Documents sie direkt verarbeiten kann.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen Dropbox, wählen Dateiinhalt über den Pfad abrufenDie
2. Verbinden Dropbox, falls Sie dies noch nicht getan haben.
3. Konfigurieren:
   • Dateipfad: /blog data/merge blog template/template.docx
   • Inhaltstyp ableiten: Yes
4. Speichern Der Ablauf wird ausgeführt und ein Schnelltest durchgeführt. Die Aktion gibt ein Ergebnis zurück. File Content Token, der die Vorlagenbinärdatei enthält.

Dateiinhaltskonfiguration abrufen​

Die Einstellung „Infer Content Type Yes“ bewirkt, dass nachfolgende PDF4me-Aktionen die Datei als echtes DOCX-Dokument und nicht als generischen Datenstrom erkennen.

Schritt 3: PDF4me: Dokumente generieren (Mehrere)​

Bisheriger Ablauf: Trigger plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere).

Hier werden aus einer DOCX-Datei und einem JSON-Array in einem einzigen Aktionsaufruf N personalisierte PDFs erstellt.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen Dokumente generieren (mehrere)Die
2. Verbinden PDF4me – Melden Sie sich mit Ihrem API-Schlüssel an (nur beim ersten Mal).
3. Konfigurieren die obere Hälfte des Geschehens:
   • Vorlagendateityp: Docx
   • Vorlagendateiname: Test.docx (Nur eine Bezeichnung, kein Pfad)
   • Vorlagendateidaten: Wähle die Dateiinhalt Token aus Schritt 2
   • Dokumentdatentyp: Json

Schritt 3a: Der Höhepunkt des Geschehens​

4. Fügen Sie das JSON-Array ein. hinein Dokumentdaten TextDie Komplettlösung verwendet zwei Empfänger (John Doe, X AB). Jedes Objekt hat dieselben 19 Schlüssel, jeder Schlüssel entspricht einem <<[Token]>> in der DOCX-Vorlage.

Schritt 3b: Die JSON-Nutzlast​

[
  {
    "DebtorNumber": "100001",
    "Salutation": "Mr",
    "Title": "Dr.",
    "FirstName": "John",
    "LastName": "Doe",
    "CareOfAddress": "c/o Accounting Department",
    "Address": "123 Main Street",
    "POBox": "PO Box 123",
    "PostalCode": "10001",
    "City": "New York",
    "Country": "United States",
    "HC_Name": "ABC Business Association",
    "SalutationText": "Dear Dr. Doe",
    "HC_Email": "[email protected]",
    "HC_Phone": "+1-212-555-0100",
    "HC_WoM_RegistrationDeadline": "2026-05-22",
    "HC_Street": "500 Park Avenue",
    "HC_PostalCodeCity": "10022 New York",
    "HC_WoM_Date": "2026-05-29",
    "HC_WoM_Time": "10:00"
  },
  {
    "DebtorNumber": "100001",
    "Salutation": "Mr",
    "Title": "Dr.",
    "FirstName": "X",
    "LastName": "AB",
    "CareOfAddress": "c/o Accounting Department",
    "Address": "123 Main Street",
    "POBox": "PO Box 123",
    "PostalCode": "10001",
    "City": "New York",
    "Country": "United States",
    "HC_Name": "ABC Business Association",
    "SalutationText": "Dear Dr. Doe",
    "HC_Email": "[email protected]",
    "HC_Phone": "+1-212-555-0100",
    "HC_WoM_RegistrationDeadline": "2026-05-22",
    "HC_Street": "500 Park Avenue",
    "HC_PostalCodeCity": "10022 New York",
    "HC_WoM_Date": "2026-05-29",
    "HC_WoM_Time": "10:00"
  }
]

5. Konfigurieren die untere Hälfte:
   • Feldmetadaten: Feld leer lassen (optional, für Währungs-, Datums- oder Zahlenformatierung)
   • Ausgabetyp: PDF
   • PDF-Vorlage bearbeitbar halten: No

Schritt 3c: Ausgabetyp​

6. Speichern und TestenDie Aktion kehrt zurück body/outputDocuments, ein Array von Objekten, eines pro Empfänger. Jedes Objekt enthält ein streamFile Eigenschaft, die das personalisierte PDF als Base64-Zeichenkette enthält.

Schritt 4: Variable mergefiles initialisieren​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren.

Die Merge-Aktion benötigt eine Sammlung von Binärdateien. Erstellen Sie ein leeres Array, um diese zu speichern.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Variable initialisierenDie
2. Konfigurieren:
   • Name: mergefiles
   • Typ: Array
   • Wert: leer lassen

Variablenkonfiguration initialisieren​

Die Variable wird immer vor dem ersten Aufruf von „Apply“ initialisiert, sofern sie benötigt wird. Power Automate erzwingt dies zur Entwurfszeit.

Schritt 5: Auf jedes Element anwenden und an die Array-Variable anhängen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren plus Auf jedes anwenden.

Durchlaufe die PDFs und wandle jedes einzelne in einen Binärpuffer um.

Schritt 5a: Auf jedes Element anwenden (Quelle auswählen)​

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Auf jedes Element anwendenDie
2. Konfigurieren:
   • Wählen Sie eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten aus.: wählen body/outputDocuments aus der Aktion „Dokumente generieren (Mehrere)“

Schritt 5b: An die Array-Variable anhängen (innerhalb der Schleife)​

3. Klicken Sie innerhalb des Menüs „Auf jeden Container anwenden“ Füge eine Aktion hinzu, wählen An Array-Variable anhängenDie
4. Konfigurieren:
   • Name: mergefiles
   • Wert (Ausdruck, Klick) fx): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['streamFile'])

Schritt 6: PDF4me: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen​

Bisheriger Ablauf: Auslöser plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren plus Auf jedes anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen.

Nun wird das gesamte Array eingegeben und es kommt eine PDF-Datei heraus.

1. Klicken Sie unterhalb von „Auf jede Schleife anwenden“. + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführenDie
2. Konfigurieren:
   • Body/docContent: Wähle die mergefiles Variable Token
   • Name der Ausgabedatei: Test.pdf

Zusammenführungsaktionskonfiguration​

3. Die Aktion verknüpft die PDFs in Array-ReihenfolgeDies entspricht der JSON-Reihenfolge. Falls Ihr nachgelagerter Kunde eine bestimmte Sortierung erwartet (alphabetisch, nach Schuldnernummer, nach Region), sortieren Sie das JSON vor Schritt 3; der restliche Ablauf behält diese Reihenfolge bei.

Schritt 7: Dropbox: Datei erstellen​

Bisheriger Ablauf: Trigger plus Dateiinhalt abrufen plus Dokumente generieren (Mehrere) plus Variable initialisieren plus Auf jedes anwenden plus Mehrere PDFs zusammenführen plus Datei erstellen.

Schreibe die zusammengeführte PDF-Datei zurück in Dropbox.

1. Klicken + Neuer Schritt, wählen Dropbox, Datei erstellenDie
2. Konfigurieren:
   • Ordnerpfad: /blog data/merge blog template/output
   • Dateiname: Merged_files.pdf
   • Dateiinhalt: Wähle die Dateiinhalt Token aus Schritt 6 (Mehrere PDFs zusammenführen)
3. Speichern der Fluss.

Dateikonfiguration erstellen​

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Klicken Prüfen Wählen Sie oben rechts aus Manuell, klicken Prüfen, Dann Ablauf ausführenDie
2. Das Ablauf-Ausführungsfeld färbt sich mit jedem Schritt grün. Das Generieren mehrerer Dokumente dauert in der Regel eine Sekunde pro Datensatz auf einer einseitigen Vorlage. Das Zusammenführen mehrerer PDFs dauert bei zwei Empfängern ein bis zwei weitere Sekunden.
3. Dropbox öffnen unter /blog data/merge blog template/output/Die Datei Merged_files.pdf ist da.

Die Ausgabe, Seite an Seite​

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche siebenstufige Muster (Auslösen, Vorlage abrufen, Stapel generieren, Schleife zur Array-Erstellung, Zusammenführen, Speichern) funktioniert für jeden personalisierten Massenmailing-Versand in Power Automate. Der Versand des ersten Mailings verursacht nahezu keine weiteren Kosten.