KI - Dokumentenparser in Power Automate

Q: Where do I build the Analyzer?

In the PDF4me developer dashboard under AI Document Parser. Two analyzer types: Parse (one schema, returns extracted fields) and Classify (many schemas, one per document variant, returns the matched Classification Name plus its fields). Once saved you reference the Analyzer Id from the Customisation Note field in this action.

Q: What does Customisation Note actually do?

Customisation Note is how the action picks which saved Analyzer to apply to your document. Type the Analyzer Id you created in the dashboard (for example default_invoice_extraction, client_invoices, or purchase order parser). The Analyzer's schema controls every extracted field; changing this single value lets one Power Automate flow handle multiple document types.

Q: What format is the output and how do I map fields downstream?

The action returns Parsed Document Data as dynamic JSON with one property per field defined in your schema (for example customerName, invoiceNumber, totalAmount, lineItems). In SharePoint Create item, Excel Add a row, Dataverse Add a new row, or any downstream action, pick the matching property from the dynamic content panel and drop it into the target column.

Was diese Aktion bewirkt

PDF4me KI - Dokumentenparser führt einen gespeicherten Befehl aus Analysator von PDF4me Das Dashboard vergleicht es mit beliebigen Dokumenten und gibt die extrahierten Daten zurück. Geparste Dokumentdaten dynamisch JSON innerhalb eines Power Automate Ablauf. Eine Aktion umfasst Rechnungen, Bestellungen, Quittungen, Verträge, Laborberichte, Ausweise oder beliebige benutzerdefinierte Formulare – einfach anklicken. Anpassungshinweis bei der passenden Analysator-ID (Parsen für ein einzelnes Schema, Klassifizieren für viele Dokumentvarianten). Felder landen als einzeln zuordenbare Token, die Sie einfügen können in SharePoint, ExcelDataverse, Outlookoder jegliche nachgelagerte Microsoft 365 Schritt.

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Erstellen Sie einen benutzerdefinierten KI-Analysator für Ihr eigenes Rechnungsformat in Power Automate: Ein 3-stufiger Dropbox-Workflow

Dreistufiger Power Automate-Workflow, der eine benutzerdefinierte PDF4me AI Analyzer-Vorlage aus dem Entwicklerportal aufruft. Extrahieren Sie 33 strukturierte Felder (Lieferantenadresse, Abonnement-ID, MWST-Satz, Positionen, Rabattdetails) aus Ihrem Rechnungsformat. Inklusive Screenshots, Download des exakten 33-Felder-JSON-Schemas, reproduzierbarer JSON-Antwort und Beispielrechnung im PDF-Format.

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Musterrechnung für Testzwecke

Verwenden Sie diese Beispielrechnung eines Lieferanten, um die vollständige Funktionsfähigkeit der Aktion zu bestätigen, bevor Sie Ihren Datenfluss auf Live-Daten ausrichten. Laden Sie sie hoch auf SharePoint, OneDriveoder Dropbox, Karte Dateiinhalt aus Dateiinhalt abrufen, Satz Dateiname Zu Beispiel-Lieferantenrechnung.pdfund Typ Standard-Rechnungsextraktion In AnpassungshinweisDie Aktion kehrt zurück Geparste Dokumentdaten mit Feldern wie Rechnungsnummer, Anbietername, Und Gesetzesentwurf fürDie

Authentifizierung Ihres API Anfrage

Zum Anrufen PDF4me durch Power AutomateDer Ablauf benötigt einen gültigen PDF4me API Schlüssel auf dem PDF4me Connect Konnektor. Rufen Sie Ihren Schlüssel im Entwickler-Dashboard ab oder ändern Sie ihn.

Get your API Key Open AI Document Parser Dashboard

Richten Sie zuerst Ihren Analysator ein.

Dashboard-URLs, die Sie in dieser Anleitung verwenden werden:

Analysatorliste (Schritte 1–2): https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/
Analysator-Details (Schritte 3–5): https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>

Erstellen Sie zunächst Ihren Analyzer (erforderlich für jede Plattform)

AI – Document Parser führt einen gespeicherten Analyzer aus dem PDF4me-Entwickler-Dashboard aus. Wählen Sie „Parse“ für ein Dokumentschema oder „Classify“, um mehrere Varianten (Kunde ABC, Kunde XYZ, allgemeine Rechnung) in einem einzigen Aufruf weiterzuleiten. Dieselbe Analyzer-ID funktioniert in Make, Zapier, Power Automate, n8n und der REST-API.

Anleitung zur Einrichtung von Parse

Ein Schema, Felder mit den Attributen „fieldName“, „fieldType“ und „fieldDescription“ extrahieren.

Anleitung zur Einrichtung von „Classify“

Viele Schemata pro Analyzer. Klassifizierungsname + Eingabeaufforderung + Dokumentenschema pro Variante.

Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten

Der Analyzer ist im Dashboard integriert, der Workflow verweist lediglich darauf.

Das Schema (Felder, Typen, Beschreibungen) wird einmalig auf der Analysatorliste Und Analysatordetails Seiten. Die Power Automate Aktion liest Anpassungshinweis Sie können auswählen, welcher Analyzer ausgeführt werden soll. Ändern Sie das Analyzer-Schema später, und jeder Flow, der auf dieselbe ID verweist, übernimmt die Änderung sofort – ein erneuter Flow-Aufbau ist nicht erforderlich.

Die analysierten Dokumentdaten sind vollständig dynamisch. JSON

Das Ausgabeobjekt besitzt für jedes Feld, das in Ihrem Analyzer-Schema definiert ist, eine Eigenschaft. Power Automate Diese Eigenschaften werden direkt im dynamischen Inhaltsbereich jeder nachfolgenden Aktion angezeigt. Nein Parse JSON Erforderlicher Schritt.

Die Entscheidung zwischen Parsen und Klassifizieren wird vom Analysator getroffen, nicht von der Aktion.

Gleiche Funktion, zwei Analysemodi. A Parse Der Analyzer gibt die Felder aus seinem einzigen Schema zurück. Klassifizieren Der Analyzer leitet das Dokument an das am besten passende Schema weiter und gibt dessen Klassifizierungsnamen zurück. Plus Die extrahierten Felder des übereinstimmenden Schemas. Das Verhalten kann durch Ändern der Analyzer-ID in der Anpassungsnotiz angepasst werden.

Parameter

Dashboard-URLs, die Sie in dieser Anleitung verwenden werden:

Analysatorliste (Schritte 1–2): https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/
Analysator-Details (Schritte 3–5): https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>

Für die Durchführung der Aktion erforderlich: Dateiinhalt (binär), Dateiname (Zeichenkette mit Erweiterung) und Anpassungshinweis (die Analysator-ID aus dem PDF4me Das Dashboard befindet sich unter den erweiterten Parametern, ist aber zwingend erforderlich (ohne es kann die Aktion keine Daten extrahieren).

Parameter	Erforderlich	Was es tut	Beispiel
File Content	Yes	Binary content of the source document. Map from a previous Get file content step (SharePoint, OneDrive, Outlook attachment, Dropbox, or any cloud-storage connector that exposes raw bytes). Try the sample-vendor-invoice.pdf above for your first run.	`File Content`
File Name	Yes	Source document filename with extension. Used for format detection and for tracking the call in logs. Accepts .pdf, .png, .jpg, .jpeg. Match the name of the file you uploaded (for example sample-vendor-invoice.pdf).	`sample-vendor-invoice.pdf`
Customisation Note	Yes (Advanced)	The Analyzer Id from the PDF4me dashboard. Create Analyzers at `https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/` (+ Add), then edit schemas on `https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>`. Use `default_invoice_extraction` for invoices, a Parse Analyzer Id for one schema, or a Classify Analyzer Id for several variants.	`default_invoice_extraction`

Hinweis zur Anpassung: Zuordnung von Analyzer-IDs zum Verhalten

Parse Analyzer IdEin Schema extrahiert die von Ihnen definierten Felder.

Optimal ist es, wenn alle verarbeiteten Dokumente das gleiche Layout verwenden (z. B. nur Ihre eigenen Rechnungen). Ausgabe JSON enthält genau die von Ihnen beschriebenen Eigenschaften in Felder auf dem Analysator.

Klassifizierungs-Analysator-IDViele Schemas, Routen und Auszüge in einem Aufruf

Optimal geeignet, wenn ein Workflow mehrere Varianten verarbeiten muss (Kunde ABC, Kunde XYZ, Standardrechnung). Die KI gleicht die eingehenden Daten ab. PDF Das am besten passende Schema wird anhand der Klassifizierungsaufforderung ausgewählt und anschließend der entsprechende Klassifizierungsname sowie die extrahierten Felder dieses Schemas zurückgegeben.

Standard-RechnungsextraktionIntegrierter Rechnungsanalysator

Sofort einsatzbereit für typische Lieferantenrechnungen. Rücksendungen Rechnungsnummer, Anbietername, Gesetzesentwurf für, Datumsangaben und zugehörige Header-Felder, ohne vorher ein benutzerdefiniertes Schema erstellen zu müssen.

Ausgabe

Die Handlung kehrt zurück Geparste Dokumentdaten als dynamisch JSONJede in Ihrem Analyzer-Schema definierte Eigenschaft wird als einzeln zuordenbares Token im dynamischen Inhaltsbereich jeder nachgelagerten Aktion angezeigt. Antwortheader enthalten außerdem Standardinformationen. Power Automate Routing-Metadaten.

Feld (Beispiellauf)	Beispielwert
`invoiceNumber`	INV-3337
`invoiceDate`	January 25, 2016
`vendorName`	DEMO - Sliced Invoices
`vendorEmail`	[email protected]
`billTo`	Test Business
`billToEmail`	[email protected]
`paymentDeadline`	January 31, 2016

Ausgabe	Typ	Was es enthält
`statusCode`	Integer	200 on success, 400 for a malformed request body, 500 on a server-side error.
`headers`	Object	Standard Power Automate / Microsoft routing headers, including Content-Type application/json.
`Parsed Document Data`	Dynamic JSON	The body object. One property per field defined in your Analyzer schema (string, number, date, or nested table). For Classify Analyzers, the Classification Name of the matched Schema is also present.

Schnellkonfiguration

Erstellen Sie zuerst Ihren Analysator. Öffnen Sie die Analysatorliste, klicken + HinzufügenGeben Sie eine eindeutige Analyzer-ID ein, wählen Sie Parse oder KlassifizierenSpeichern Sie die Zeile und fügen Sie dann ein Dokumentschema hinzu. Analysatordetails Seite. Siehe die Parse-Einrichtungsanleitung oder Einrichtungsleitfaden für die Klassifizierung Für die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung.
In Ihrem Power Automate Flow-Klick + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen KI - DokumentenparserDie
Anmelden PDF4me Verbinden Sie sich mit Ihrem API Schlüssel.
DateiinhaltKarte aus einem früheren Dateiinhalt abrufen Schritt (SharePoint, OneDrive, Outlook Anhang, Dropbox oder ein beliebiger Cloud-Speicher-Connector).
DateinameOrdnen Sie den Quelldateinamen der Erweiterung zu (sample-vendor-invoice.pdf, invoice.png, usw).
Erweiterte Parameter → AnpassungshinweisGeben Sie die Analyzer-ID aus Schritt 1 ein (zum Beispiel default_invoice_extraction, client_invoices, oder purchase order parser).
Den Ablauf speichern und testen. Die Aktion wird zurückgegeben. Geparste Dokumentdaten mit einer Eigenschaft pro Feld in Ihrem Schema. Ordnen Sie die Felder im nächsten Schritt mithilfe des dynamischen Inhaltsbereichs zu.

Workflow-Beispiele

Workflow-BeispieleOpen by default. Four common AI - Document Parser patterns in a 2x2 grid.

Lieferantenrechnungen an SharePoint Liste

Auslöser bei neuer Datei in einem SharePoint Eingehende Rechnungen Bibliothek.
Dateiinhalte für das neue PDFDie
Laufen KI - Dokumentenparser mit der Anpassungsnotiz, die auf Ihre Parse Analyzer-ID eingestellt ist RechnungsparserDie
SharePoint Element erstellen in der Kreditorenliste mit Rechnungsnummer, Lieferantenname, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum, die aus der dynamischen Tabelle zugeordnet sind JSONDie

Auswirkungen: Die manuelle Dateneingabe wurde durch die berührungslose AP-Datenerfassung ersetzt.

Gemischter Posteingang für verschiedene Anbieter mit Klassifizierung

Outlook Wenn eine neue E-Mail eintrifft mit Aufsatzauslöser.
Anhangsinhalt als Binärdaten abrufen.
Run AI - Document Parser mit Anpassungshinweis, der auf eine Classify Analyzer Id eingestellt ist (Kundenrechnungen) jeweils ein Schema pro Anbieter.
Aktivieren Sie den zurückgegebenen Klassifizierungsnamen und leiten Sie die Felder des Kunden ABC an eine Dataverse-Tabelle und die Felder des Kunden XYZ an eine andere weiter.

Auswirkungen: Eins Power Automate Der Workflow verarbeitet alle Lieferanten ohne manuelle Sortierung.

Bestellungen an Excel zur Überprüfung

Auslöser bei neuem PDF in einer Dropbox PosteingangDie
Dateiinhalt abrufen.
KI ausführen – Dokumentenparser mit der Einstellung „Anpassungshinweis“ BestellparserDie
Excel Füge einer Tabelle eine Zeile hinzu. mit SalesOrderNumber, AgentName, OrderDate, TotalAmount, die aus der Antwort zugeordnet werden.

Auswirkungen: Das Operations-Team sieht jede Bestellung, ohne auch nur eine einzige zu öffnen. PDFDie

Kunden-Onboarding-Formular an Dynamics 365

Power Automate Wenn eine HTTP-Anfrage empfangen wird Auslösen über Ihr Portal.
Entschlüsseln Sie die hochgeladene Datei PDFDie
Run AI - Document Parser mit Anpassungshinweis, der auf eine Parse Analyzer Id eingestellt ist, die Sie für Ihr benutzerdefiniertes Onboarding-Formular erstellt haben.
Dataverse Füge eine neue Zeile hinzu für einen Kontakt, wobei Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Steuer-ID und Rechnungsadresse direkt zugeordnet werden.

Auswirkungen: Kunden-Self-Service-Onboarding ohne manuelle CRM-Eingabe.

Häufig gestellte Fragen

What is the difference between AI - Document Parser and AI-Invoice Parser?+

AI-Invoice Parser uses a fixed schema tuned for invoices (vendor, line items, totals, dates). AI - Document Parser is schema-driven: it runs whatever Analyzer you reference by Customisation Note, built once in the PDF4me dashboard. The same action handles purchase orders, receipts, contracts, custom forms, lab results, ID cards, or anything else you describe in a schema. Pick AI - Document Parser whenever you need flexibility or a non-invoice document type.

Where do I build the Analyzer?+

At https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/ (Analyzer list, + Add) and https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid> (Analyzer detail for schemas). Two analyzer types: Parse (one schema) and Classify (many variants). Reference the Analyzer Id in the Customisation Note field.

What does Customisation Note actually do?+

Customisation Note tells the action which saved Analyzer to apply to your document. Type the Analyzer Id you created in the dashboard (for example default_invoice_extraction, client_invoices, or purchase order parser). The Analyzer schema controls every extracted field; changing this single value lets one Power Automate flow handle multiple document types.

What format is the output and how do I map fields downstream?+

Parsed Document Data is dynamic JSON with one property per field defined in your schema. In SharePoint Create item, Excel Add a row, Dataverse Add a new row, or any downstream action, pick the matching property from the dynamic content panel and drop it into the target column. No Parse JSON step needed.

Which file types does the action accept?+

PDF, PNG, JPG, and JPEG. The Get file content action of any cloud-storage connector that exposes binary file bytes can feed AI - Document Parser. Scanned PDFs work because the AI engine handles OCR internally.

Can one flow process several document variants in one run?+

Yes, with a Classify Analyzer. Build one Classify Analyzer with one Schema per variant (Client ABC, Client XYZ, generic invoice). The AI picks the best-matching Schema at runtime and the action returns its fields plus the Classification Name. Switch on the Classification Name in a Power Automate switch step to route each result to the right downstream destination.

What happens on failure?+

Status code 400 means the request body was malformed (missing File Content, invalid filename, or an Analyzer Id that does not exist in your account). Status code 500 means a transient server-side error, your flow should retry. Use a Try / Catch / Finally scope around the action for production-grade error handling.

Will the same Analyzer work from Make, Zapier, n8n, or the REST API?+

Yes. The Analyzer Id is shared across every platform. Once you save an Analyzer in the dashboard you can call it from Power Automate, Make, Zapier, n8n, or the REST API by passing the same Id. Schema changes propagate to every platform without rewiring.