KI - Dokumentenparser in Zapier

Q: Where do I build the Analyzer?

In the PDF4me developer dashboard at AI Document Parser. Two analyzer types: Parse (one schema, returns extracted fields) and Classify (many schemas, one per document variant, returns the matched Classification Name plus its fields). Once saved you pick the Analyzer from the AI Analyzer Id dropdown in this Zap action.

Was diese Aktion bewirkt

PDF4me KI - Dokumentenparser führt einen gespeicherten Befehl aus KI-Analysator von PDF4me Das Dashboard vergleicht jedes Dokument und gibt die extrahierten Daten dynamisch zurück. JSON Innerhalb eines Zaps. Eine Aktion umfasst Rechnungen, Bestellungen, Quittungen, Verträge, benutzerdefinierte Formulare, Laborberichte oder alles, was Sie in einem Schema beschreiben. Wählen Sie den Analysator aus der Liste aus. KI-Analysator-ID Dropdown-Menü (Analyse für ein einzelnes Schema, Klassifizierung für viele Dokumentvarianten). Felder erscheinen in jedem nachgelagerten Schritt als einzeln zuordenbare Token in über 6.000 Fällen. Zapier Apps.

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Musterrechnung für Testzwecke

Nutzen Sie diese Beispielrechnung, um die vollständige Funktionsfähigkeit der Aktion zu überprüfen, bevor Sie Ihren Zap auf Live-Daten verweisen. Laden Sie die Datei in Dropbox, Google Drive oder einen anderen Speicheranbieter hoch und ordnen Sie sie dem entsprechenden Verzeichnis zu. Datei, verketten Dateiname + Dateierweiterung (Zum Beispiel sample_invoice + .pdfund wählen default_invoice_extraction von KI-Analysator-ID Dropdown-Menü. Die Aktion gibt ein ausgefülltes Dropdown-Menü zurück. Dokumenttext JSON Sie können die Daten weiter unten analysieren.

Authentifizierung Ihres API Anfrage

Um auf die PDF4me Web API durch ZapierJede Zap-Aktion benötigt einen gültigen PDF4me API Schlüssel auf dem PDF4me Verbindung. Rufen Sie Ihren Schlüssel im Entwickler-Dashboard ab oder ändern Sie ihn.

Get your API Key Open AI Document Parser Dashboard

Richten Sie zuerst Ihren Analysator ein.

Dashboard-URLs, die Sie in dieser Anleitung verwenden werden:

Analysatorliste (Schritte 1–2): https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/
Analysator-Details (Schritte 3–5): https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>

Erstellen Sie zunächst Ihren Analyzer (erforderlich für jede Plattform)

AI – Document Parser führt einen gespeicherten Analyzer aus dem PDF4me-Entwickler-Dashboard aus. Wählen Sie „Parse“ für ein Dokumentschema oder „Classify“, um mehrere Varianten (Kunde ABC, Kunde XYZ, allgemeine Rechnung) in einem einzigen Aufruf weiterzuleiten. Dieselbe Analyzer-ID funktioniert in Make, Zapier, Power Automate, n8n und der REST-API.

Anleitung zur Einrichtung von Parse

Ein Schema, Felder mit den Attributen „fieldName“, „fieldType“ und „fieldDescription“ extrahieren.

Anleitung zur Einrichtung von „Classify“

Viele Schemata pro Analyzer. Klassifizierungsname + Eingabeaufforderung + Dokumentenschema pro Variante.

Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten

Der Analysator befindet sich im PDF4me Dashboard, der Zap verweist lediglich darauf.

Definieren Sie das Schema (Felder, Typen, Beschreibungen) einmalig im Analysatorliste Und Analysatordetails Seiten. Die Zapier Aktion liest KI-Analysator-ID Wählen Sie im Dropdown-Menü den auszuführenden Analyzer aus. Bearbeiten Sie das Schema später; alle Zaps, die auf dieselbe ID verweisen, übernehmen die Änderung automatisch – ein Neuerstellungs-Zap ist nicht erforderlich.

Datei ODER Datei-URL, nicht beides

Karte Datei aus einem vorherigen Schritt (Dropbox / Google Drive / Gmail-Anhang / Webhook), wenn sich das Dokument bereits in einer verbundenen App befindet. Datei URL wenn das Dokument auf einem öffentlichen Server gehostet wird HTTPS Es ist nicht notwendig, beide Einstellungen vorzunehmen; die Aktion bevorzugt die Datei, falls vorhanden.

Die Entscheidung zwischen Parsen und Klassifizieren wird vom Analysator getroffen, nicht von der Aktion.

Gleiche Funktion, zwei Analysemodi. A Parse Der Analyzer gibt die Felder aus seinem einzigen Schema zurück. Klassifizieren Der Analyzer leitet das Dokument an das am besten passende Schema weiter und gibt dessen Klassifizierungsnamen zurück. Plus Die extrahierten Felder des übereinstimmenden Schemas. Das Verhalten kann durch Ändern der ID angepasst werden.

Verwenden Sie die KI-Analyzer-ID, nicht den KI-Analyzer-Namen (veraltet).

Zapier Shows KI-Analysator-ID als Dropdown-Menü der Analysatoren aus Ihrem PDF4me Konto. Das ältere Name des KI-Analysators Das Textfeld ist markiert (Veraltet)Lassen Sie das Feld leer und wählen Sie den Analysator aus KI-Analysator-IDDie

Zapier PDF4me AI – Registerkarte „Dokumentenparser konfigurieren“: Datei aus Dropbox (Schritt 2) zugeordnet, Datei-URL leer, Dateiname „sample_invoice“ plus „.pdf“, Dropdown-Menü „AI Analyzer-ID“ auf „default_invoice_extraction“ gesetzt, Feld „Veralteter AI Analyzer-Name“ leer gelassen — Registerkarte „Konfigurieren“: Karte **Datei** aus einem vorherigen Schritt, verlassen **Datei-URL** leer, bauen **Dateiname** Aus den Tokens „Dateiname + Dateierweiterung“ auswählen **KI-Analysator-ID**und verlassen **Name des KI-Analysators (veraltet)** leer.

Parameter

Dashboard-URLs, die Sie in dieser Anleitung verwenden werden:

Analysatorliste (Schritte 1–2): https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/
Analysator-Details (Schritte 3–5): https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>

Für die Durchführung der Aktion erforderlich: Datei ODER Datei URL (eines der beiden), Dateiname (mit Erweiterung) und KI-Analysator-ID. Verlassen Name des KI-Analysators (veraltet) leer.

Feld	Erforderlich	Was es tut	Beispiel
File	Conditional	Binary file from a previous Zap step. Map a file token from Dropbox, Google Drive, OneDrive, Gmail attachment, Slack file, Webhooks by Zapier, or any connector that exposes a file output. Required when File URL is not provided. In the screenshot, step 2 File is mapped from Dropbox.	`2. File`
File URL	Conditional	Publicly reachable HTTPS URL to the document. Required when File is not provided. Use when the document lives on a public CDN, S3 bucket, or content host. Leave empty when File is mapped.	`https://example.com/document.pdf`
File Name	Yes	Source document filename with extension. Best practice is to concatenate the previous step File Name and File Ext tokens (for example sample_invoice + .pdf becomes sample_invoice.pdf).	`sample_invoice.pdf`
AI Analyzer Id	Yes	Dropdown of Analyzers saved in your PDF4me account. Create Analyzers at `https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/` (+ Add), then edit schemas on `https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>`. Sent to the API as `customisationNote`. Pick Parse for one schema or Classify for many variants.	`default_invoice_extraction`
AI Analyzer Name (Deprecated)	No	Legacy free-text field. Zapier marks this as deprecated. Leave empty and use AI Analyzer Id instead.	`-`

KI-Analysator-ID: Wie Analysator-IDs dem Verhalten zugeordnet werden

Parse Analyzer IdEin Schema extrahiert die von Ihnen definierten Felder.

Optimal ist es, wenn alle verarbeiteten Dokumente das gleiche Layout verwenden. Ausgabe JSON enthält genau die von Ihnen beschriebenen Eigenschaften in Felder auf dem Analysator, einschließlich Tisch Arrays für Positionen.

Klassifizierungs-Analysator-IDViele Schemas, Routen und Auszüge in einem Aufruf

Optimal, wenn ein Zap mehrere Varianten verarbeiten muss (Kunde ABC, Kunde XYZ, generische Rechnung). Die KI ordnet das eingehende Dokument anhand der Klassifizierungsabfrage dem passendsten Schema zu und gibt anschließend den entsprechenden Klassifizierungsnamen sowie die extrahierten Felder dieses Schemas zurück.

Standard-RechnungsextraktionIntegrierte Rechnungsvorlage

Ein sofort einsatzbereiter Analysator für typische Lieferantenrechnungen. Wählen Sie diesen, wenn Sie Rechnungen umgehend extrahieren müssen, ohne ein benutzerdefiniertes Schema erstellen zu müssen. Wechseln Sie zu einem benutzerdefinierten Parse-Analysator, wenn Sie spezifische Felder, Lieferantenlogik oder Tabellenspalten benötigen, die der Standard nicht abdeckt.

Ausgabe

Die Aktion gibt dynamische Ergebnisse zurück JSONJede im Analyzer-Schema definierte Eigenschaft erscheint in ZapierDas Testergebnis wird als einzeln zuordenbares Token in jedem nachfolgenden Schritt verwendet. Die genaue Form hängt von Ihrem Analyzer ab:

Schlüssel der obersten Ebene passen fieldName Werte in Ihrem Schema (Zeichenkette, Zahl, Datum oder table Arrays für Positionen).
Analysatoren klassifizieren Geben Sie außerdem den übereinstimmenden Klassifizierungsnamen zurück, damit Sie im weiteren Verlauf anhand des übereinstimmenden Schemas weiter verzweigen können.
Keine Binärdatei wird zurückgegeben, der KI-Parser ist ein JSON-nur Aktion.

Einige gängige Token-Namen, die Ihnen je nach Schema wahrscheinlich begegnen werden:

Token	Typ	Typischer Inhalt
`invoiceNumber`	Zeichenkette	Rechnungs-/Belegnummer
`invoiceDate`	Datum	Normalisiertes Datum (wann `fieldMethod: "generate"` ist festgelegt)
`vendorName`	Zeichenkette	Name des Lieferanten oder Händlers aus der Kopfzeile
`totalAmount`	Nummer	Gesamtsumme in der Dokumentenwährung
`lineItems`	Array	Wiederholte Zeilendaten (ein Objekt pro Zeile, Felder, die Sie in der verschachtelten Tabelle beschrieben haben) `fields` Array)

Schnellkonfiguration

Erstellen Sie zuerst Ihren Analysator. Öffnen Sie die Analysatorliste, klicken + HinzufügenGeben Sie eine eindeutige Analyzer-ID ein, wählen Sie Parse oder KlassifizierenSpeichern Sie die Zeile und fügen Sie dann ein Dokumentschema hinzu. Analysatordetails Seite. Siehe die Parse-Einrichtungsanleitung oder Einrichtungsleitfaden für die Klassifizierung für vollständige Schemaregeln (einschließlich fieldType: "table" für verschachtelte Zeilen und fieldMethod: "generate" (für abgeleitete Werte).
Klicken Sie in Ihrem Zap +, suchen PDF4me, wählen KI - DokumentenparserDie
Verbinden oder wiederverwenden Sie Ihr PDF4me Konto.
Karte Datei aus einem vorherigen Schritt (Dropbox / Google Drive / Gmail-Anhang / Webhook), oder einen öffentlichen HTTPS Link zu Datei URLDie
Karte Dateiname zu den Dateinamen-Tokens des vorherigen Schritts (verketten) Dateiname + Dateierweiterung um den ursprünglichen Namen mit der richtigen Dateiendung beizubehalten).
Aus KI-Analysator-ID Wählen Sie Ihren Analysator (zum Beispiel default_invoice_extraction, client_invoices(oder ein benutzerdefinierter Parse- oder Klassifizierungsanalysator). Name des KI-Analysators (veraltet) leer.
Klicken TestaktionÜberprüfen Sie die Rücksendung JSON im Zapier Testpanel.
Ordnen Sie die zurückgegebenen Felder der nächsten Aktion zu (Google Sheets: Zeile erstellen, Airtable: Datensatz erstellen, Gmail: E-Mail senden, Slack: Kanalnachricht senden oder eine von über 6.000 weiteren Aktionen). Zapier Apps).

Workflow-Beispiele

Workflow-BeispieleOpen by default. Four common AI - Document Parser patterns inside Zaps.

Lieferantenrechnungen in Google Sheets übertragen

Auslöser: Gmail Neuer Anhang im AP-Posteingang.
KI – Dokumentenparser mit Dateizuordnung aus dem Anhang, Dateiname aus Gmail-Tokens, KI-Analysator-ID Standard-Rechnungsextraktion (oder Ihr benutzerdefinierter Parse Analyzer).
Google Tabellen Zeile erstellen: Zuordnung von Rechnungsnummer, Lieferantenname, Gesamtbetrag und Rechnungsdatum zum Kreditoren-Tracker.
Optional: Slack Kanalnachricht senden #Finanzen mit den Werten für Transparenz.

Auswirkungen: Freie AP-Annahme von jedem Anbieter.

Multi-Vendor-Posteingang mit Klassifizierung

Auslöser: Dropbox Neue Datei im Ordner auf einem Ordner mit gemischten Anbietern.
KI - Dokumentenparser mit KI-Analysator-ID, die auf einen Klassifizierungsanalysator verweist (Kundenrechnungen) das ein Schema pro Anbieter enthält.
Zapier Wege Verzweigt sich anhand des zurückgegebenen Klassifizierungsnamens und sendet jedes Ergebnis an die entsprechende Airtable-Datenbank.

Auswirkungen: Ein einziger Zap verarbeitet alle Clients ohne separate Abläufe.

Gehostetes Dokument per URL

Auslöser: Webhooks von Zapier Fanghaken erhält einen Dokumentenlink von Ihrem Portal.
KI - Dokumentenparser mit Datei URL Setzen Sie den Link auf die entsprechende Stelle. Die AI Analyzer-ID ist auf Ihren benutzerdefinierten Formularanalysator eingestellt.
Airtable Datensatz erstellen Mit zugeordneten Feldern wird ein CRM-Kontakt erstellt.

Auswirkungen: Über das Portal hochgeladene Formulare werden ohne manuelle Eingabe zu CRM-Daten.

Intelligente Dateiumbenennung + Archivierung

Auslöser: Dropbox Neue Datei in PosteingangDie
AI - Document Parser gibt vendorName und invoiceNumber aus dem Schema zurück.
Dropbox Datei verschieben Zu Archiv/{{vendorName}} und umbenennen in {{vendorName}}_{{invoiceNumber}}.pdfDie

Auswirkungen: Sauberes, durchsuchbares Archiv, das keinerlei manuelle Dateibearbeitung erfordert.

Häufig gestellte Fragen

What is the difference between AI - Document Parser and AI-Invoice Parser?+

AI-Invoice Parser uses a fixed schema tuned for invoices (vendor, line items, totals, dates). AI - Document Parser is schema-driven: it runs whatever Analyzer you pick from AI Analyzer Id, built once in the PDF4me dashboard. The same action handles purchase orders, receipts, contracts, custom forms, lab reports, ID cards, or anything else you describe in a schema. Pick AI - Document Parser whenever you need flexibility or a non-invoice document type.

Where do I build the Analyzer?+

At https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/ (Analyzer list, + Add) and https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid> (Analyzer detail for schemas). Two analyzer types: Parse (one schema) and Classify (many variants). Pick the Analyzer from the AI Analyzer Id dropdown in Zapier.

What happened to AI Analyzer Name?+

AI Analyzer Name is deprecated in Zapier. Use the AI Analyzer Id dropdown instead. Leave the deprecated text field empty.

Should I provide File or File URL?+

Provide one or the other. Map File from a previous Dropbox / Google Drive / Gmail / Webhook step when the document lives inside another connected app. Use File URL when the document is hosted at a public HTTPS link. Setting both is unnecessary; the action prefers File when present.

What format is the output and how do I map fields downstream?+

The response is dynamic JSON with one property per field defined in your Analyzer schema (for example customerName, invoiceNumber, totalAmount, lineItems). Zapier exposes those properties in the Test result of this step. Pick the matching property from the dynamic dropdown in any downstream action.

Which file types does the action accept?+

PDF, PNG, JPG, and JPEG. The AI engine handles OCR internally, so scanned PDFs and image formats work the same as native PDFs.

What does default_invoice_extraction give me?+

A built-in Analyzer for typical vendor invoices. Pick it when you need invoice extraction immediately without building a custom schema. Move to your own Parse Analyzer when you need specific fields, vendor logic, or table columns the default does not cover.

Can one Zap process several document variants in one run?+

Yes, with a Classify Analyzer. Build one Classify Analyzer in the dashboard with one Schema per variant (Client ABC, Client XYZ, generic invoice). The AI picks the best-matching Schema at runtime and the action returns its fields plus the Classification Name. Use a Zapier Paths step to branch on the Classification Name and send each variant to the right downstream app.

Will the same Analyzer work from Make, Power Automate, n8n, or the REST API?+

Yes. The Analyzer Id is shared across every platform. Save it once in the dashboard and call it from Zapier, Make, Power Automate, n8n, or the REST API by passing the same Id. Schema changes propagate to every platform without rewiring.