ZUGFeRD-Rechnung erstellen in Zapier

Was diese Aktion bewirkt

PDF4me ZUGFeRD-Rechnung erstellen erzeugt vollständig konforme ZUGFeRD hybride E-Rechnungen, A PDF/A-3 Dokument mit strukturierter XML Rechnungsdaten sind direkt in Ihrer Rechnung eingebettet. Zapier Workflow. Konvertieren XML, JSON, oder CSV Rechnungsdaten in eine einzige Hybriddatei, bereit für die Deutsche B2B-E-Rechnungspflicht (ab 2025)Unterstützt EU-weite EN 16931-Konformität oder das deutsche XRECHNUNG-Profil für den öffentlichen Sektor. Unterstützt ZUGFeRD Versionen 1.0 bis 2.x und alle Konformitätsstufen (BASIC, COMFORT, EXTENDED, EN16931, XRECHNUNG) in einer einzigen Zap-Aktion. Ersetzt manuelle Workflows mit Adobe Acrobat, JustOn oder ZUGFeRD Manager.

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Wie man eine ZUGFeRD-Rechnung in Zapier mit Dropbox und XML erstellt (Schritt für Schritt)

Automatisieren Sie die Erstellung von Hybridrechnungen mit ZUGFeRD und Factur-X in Zapier. Das Programm wird durch eine neue Dropbox-Datei ausgelöst, ruft eine PDF- und eine XML-Basisdatei ab, führt PDF4me zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung mit der Ausgabe „XmlWithPdf“ aus und speichert die Rechnung anschließend in Dropbox. Eine geprüfte Anleitung zur Einhaltung der Norm EN 16931 BASIC.

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Authentifizierung Ihres API Anfrage

Um auf die PDF4me Web API durch ZapierJede Aktion muss authentifiziert werden. Klicken Sie hier. Neues Konto verbinden beim ersten Mal und fügen Sie Ihre ein PDF4me API Schlüssel, nachfolgende Zaps verwenden die Verbindung automatisch wieder.

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Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten

ZUGFeRD 2.0+ ist für das deutsche B2B-Mandat 2025 erforderlich.

Das Wachstumschancengesetz hat den Empfang elektronischer Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend gemacht, die vollständige Versandpflicht besteht ab 2028. ZUGFeRD 2.0 oder höher mit EN16931- oder XRECHNUNG-Konformität erfüllt diese Vorgabe; ZUGFeRD 1.0 genügt nicht. In einigen Installationen ist standardmäßig Version 1.0 aktiv; für den Produktivbetrieb ist ein expliziter Wechsel auf Version 2.0+ erforderlich.

Pro Durchlauf ist nur ein Datenfeld auszufüllen, niemals zwei.

Karte nur das Rechnungsdatenfeld, das Ihrem Eingabeformat entspricht, Rechnungs-XML-Daten für XML, Rechnungs-JSON-Daten für JSONRechnungsdaten im CSV-Format für CSVDas Ausfüllen mehrerer Felder „nur für den Fall“, führt zu einem Validierungsfehler und lässt den Zap-Schritt zur Laufzeit fehlschlagen.

Konformitätsstufe EN16931 ist der sichere Standard für 2.x

Wählen EN16931 für die allgemeine EU-B2B-Rechnungsstellung (ZUGFeRD 2.x), XRECHNUNG für deutsche öffentliche Einrichtungen, ERWEITERT Für branchenspezifische Bereiche. In ZUGFeRD 1.0 ist BASIC die niedrigste rechtlich zulässige Rechnungsstufe. MINIMUM und BASICWL enthalten keine Einzelpositionen und sind allein keine rechtsgültigen Rechnungen.

Zapier Aktion Konfigurieren Registerkarte, Karte Datei / Dateiname, Satz Eingabeformat und dem entsprechenden Rechnungsdatenfeld, dann Ausgabemodus, Zugferd Version, Konformitätsgrad, Rechnung als PDF rendern, Und SpracheDie

Parameter

Erforderlich in der Zapier UI (mit Sternchen gekennzeichnet): Eingabeformat, Ausgabemodus, Zugferd-Version und Konformitätsstufe. Bedingt: das passende Rechnungsdatenfeld (Rechnungs-XML-Daten, Rechnungs-JSON-Daten oder Rechnungs-CSV-Daten) basierend auf dem Eingabeformat. Für die XmlWithPdf-Ausgabe: Datei und Dateiname (die PDF-Vorlage) werden vom Konnektor in der Regel benötigt, auch wenn sie nicht in jedem Layout mit einem Sternchen gekennzeichnet sind. Optional: Rechnung als PDF rendern, Sprache.

Parameter	Erforderlich	Was es tut	Beispiel
File	Conditional	Template/layout PDF that will hold the embedded XML in XmlWithPdf output. Map from a previous step (Dropbox, Google Drive, HTTP). Not required when Output Mode is XmlOnly.	3. File: (Exists but not shown)
File Name	Conditional	Filename of the template PDF (filename + extension). Required alongside File for XmlWithPdf output. Map both `File Name` and `File Ext` from the prior step.	3. File Name: 10 page + 3. File Ext: .pdf
Input Format	Yes	Format of the invoice payload: XML, JSON, or CSV. Determines which invoice data field below must be filled. Asterisked in the Zapier UI.	XML sampleXML 2.0 sampleJSON 2.0 EN16931 sampleJSON (basic)CSV sampleCSV 2.0 sample
Invoice Xml Data	Conditional	XML invoice payload. Required when Input Format is XML. Map from a previous file step that produced XML content. Leave empty for JSON/CSV inputs.	XML sampleXML 2.0 sample4. File: (Exists but not shown)
Invoice Json Data	Conditional	JSON invoice payload. Required when Input Format is JSON. Best for webhook-driven or API-driven invoice data.	JSON 2.0 EN16931 sampleJSON (basic)4. Body
Invoice Csv Data	Conditional	CSV invoice payload. Required when Input Format is CSV. Best for batch invoice exports from spreadsheets or legacy ERP exports.	CSV sampleCSV 2.0 sample4. File
Output Mode	Yes	XmlWithPdf produces the hybrid PDF/A-3 + embedded XML (canonical ZUGFeRD). XmlOnly produces pure XML with no PDF wrapper. Asterisked.	XmlOnly
Zugferd Version	Yes	ZUGFeRD specification version. 1.0 is legacy. 2.0+ aligns with EN 16931 and satisfies the German B2B mandate. Asterisked.	1.0
Conformance Level	Yes	Profile controlling required invoice fields. For 1.0: BASIC, COMFORT, EXTENDED. For 2.x: MINIMUM, BASICWL, BASIC, EN16931, EXTENDED, XRECHNUNG. Asterisked.	BASIC
Render Invoice On Pdf	No	Toggle (True / False). When True, PDF4me visually renders invoice content on the PDF. When False, only the XML is embedded: useful when the template PDF already shows the invoice layout.	True
Language	No	Two-letter locale code for printed invoice labels: de (German, default), en (English), fr (French), it (Italian), es (Spanish), nl (Dutch), pl (Polish), pt (Portuguese). The XML data itself remains language-neutral.	de

Optionen für das Eingabeformat

Steuert, welches Datenformat Ihre Rechnungsdaten verwenden und welches Rechnungsdatenfeld Sie unten ausfüllen müssen.

XMLVorgefertigt XML Rechnung

Am besten, wenn Ihr ERP produziert bereits ZUGFeRD-konform XML oder UBL XML Das muss nur noch in die Hybridverpackung eingewickelt werden. PDF. Ordnen Sie die Datei zu in Rechnungs-XML-DatenDie

JSONModern API-Quellendaten

Am besten geeignet für webhookgesteuerte Workflows oder SaaS Abrechnungssysteme, die ausgeben JSONDie PDF4me Karten JSON Felder zum ZUGFeRD XML Schema automatisch. Zuordnung in Rechnungs-JSON-DatenDie

CSVTabellen- oder Stapelexport

Ideal für den Stapelexport von Rechnungen aus Google Sheets, Excel, älteren Systemen oder für Abrechnungsszenarien pro Zeile. PDF4me Karten CSV Spalten dem Schema zuordnen. Rechnungs-CSV-DatenDie

Ausgabemodusoptionen

Steuert, ob die kanonische ZUGFeRD-Hybriddatei oder reines XML erzeugt wird.

XmlWithPdfStandardmäßige, vollständige ZUGFeRD-Hybriddatei

Produziert den Standard-ZUGFeRD-Hybrid: PDF/A-3 Archiv PDF mit der strukturierten XML Die Rechnung ist als Anhang eingebettet. Menschen lesen sie. PDFMaschinen analysieren die XMLDie Standardausgabe für B2B-E-Rechnungen. Datei und Dateiname müssen zugeordnet werden.

Nur XMLRein XML, NEIN PDF Verpackung

Produziert ausschließlich das strukturierte Produkt XML Rechnung. Verwendung für XRechnung rein-XML Einreichungen des öffentlichen Sektors, EDI-Pipelines, Tests der Datenschicht oder Systeme, die nur XML ohne visuelle Darstellung.

Zugferd Versionsoptionen

Die in der generierten Rechnung eingebettete ZUGFeRD-Spezifikationsversion bestimmt, welche Konformitätsstufen im Dropdown-Menü angezeigt werden.

1.0Legacy, vor EN 16931

Ursprüngliche Spezifikation von 2014. Konformitätsoptionen: BASIS, KOMFORT, ERWEITERTErfüllt NICHT die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025. Nur für ältere Empfänger verwenden, die explizit Version 1.0 erfordern.

2.0+Empfohlen, entspricht EN 16931

Entspricht der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt die deutschen B2B-Vorgaben. Konformitätsoptionen umfassen: MINIMUM, BASICWL, BASIC, EN16931, EXTENDED, XRECHNUNGDie richtige Wahl für die Produktionsfakturierung ab 2025 und die Interoperabilität mit Factur-X.

Optionen für Konformitätsstufen

Das Konformitätsprofil steuert, welche Rechnungsfelder erforderlich sind und validiert werden. Die verfügbaren Optionen hängen von der gewählten Zugferd-Version ab.

MINIMUMNur Version 2.x, nur Header

Nur Kopfdaten, keine Einzelposten. Keine rechtsgültige Rechnung. Nur für die interne Buchhaltung.

BASICWLNur 2.x, nur MwSt.

Fügt Mehrwertsteueraufschlüsselungen hinzu, jedoch keine Einzelposten. Für reine Buchungsszenarien, die mit Bestellungen abgeglichen werden.

BASICBeide Versionen, Mindestpreis gemäß Rechtsvorschriften

Fügt Einzelposten hinzu. Erfüllt die Mindestanforderungen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung. Verfügbar in Version 1.0 und 2.x.

KOMFORTNur Version 1.0, erweiterte Referenzen

Fügt Referenzdaten und zusätzliche Felder über BASIC hinaus hinzu. Nur ZUGFeRD 1.0, entspricht EN16931 in modernen Versionen 2.x.

EN169312.x, Empfohlene B2B-Standardeinstellung

Vollständiges Profil gemäß europäischer Norm EN 16931. Empfohlene Standardeinstellung für die EU-B2B-Rechnungsstellung und die im deutschen Mandat referenzierte Stufe. Nur für ZUGFeRD 2.x.

ERWEITERTBeide Versionen, Branchenextras

Fügt branchenspezifische Felder über die Basisfelder hinaus hinzu (Logistik, Fracht, branchenspezifische Referenzen). Verfügbar in Version 1.0 und 2.x.

XRECHNUNG2.x, verpflichtend im deutschen öffentlichen Sektor

Das deutsche XRechnung CIUS-Profil ist für Rechnungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden obligatorisch. Strengere Validierung als EN16931. Nur mit ZUGFeRD 2.x kompatibel.

Ausgabefelder

Feld	Typ	Was es enthält
File Content	Binary	Generated ZUGFeRD invoice file: hybrid PDF/A-3 for XmlWithPdf output or pure XML for XmlOnly output. Map into the next Zap step (upload, email, ERP POST).
File Url	String	Direct URL to access the generated file: useful for sharing or downstream HTTP processing.
File Name	String	Output filename without extension.
Full File Name	String	Complete output filename with extension (.pdf for hybrid, .xml for XmlOnly).

Beispielrechnungsdateien

Verwenden Sie diese Beispieldateien, um die Aktion mit jedem Eingabeformat zu testen, bevor Sie Ihre Live-Datenquelle anschließen. Für deutsche B2B-Produktionsworkflows beginnen Sie mit sample-invoice-zugferd-2.0-en16931.json (ZUGFeRD 2.0, EN16931 Konformität).

ZUGFeRD XML-Beispiel

ZUGFeRD 1.0 BASIC XML. Verwendung mit Eingabeformat: XMLKarte in Rechnungs-XML-DatenDie

ZUGFeRD-invoice-sample.xml

ZUGFeRD 2.0

ZUGFeRD 2.0 XML-Beispiel (EN16931)

ZUGFeRD 2.0 EN16931 XML mit Verkäufer-/Käuferangaben, Positionen, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme im CrossIndustryInvoice-Format. Verwendung mit Eingabeformat: XML, ZUGFeRD Version: 2.0, Konformität: EN16931Die

ZUGFeRD-invoice-sample-2.0.xml

Empfohlen

JSON 2.0 EN16931 Beispiel

Vollständige, strukturierte Rechnung für ZUGFeRD 2.0 mit EN16931 Konformität. Verwendung mit Eingabeformat: JSON, Zugferd Version: 2.0, Konformitätsstufe: EN16931Karte in Rechnungs-JSON-DatenDie

sample-invoice-zugferd-2.0-en16931.json

JSON-Rechnungsbeispiel (einfach)

Einfacher JSON für Rauchtests mit ZUGFeRD 1.0 Und BASIC Konformität.

sample-invoice.json

CSV-Rechnungsbeispiel

Wohnung CSV Zeile für Eingabeformat: CSVKarte in Rechnungs-CSV-DatenDie

test-invoice.csv

ZUGFeRD 2.0

CSV 2.0 Rechnungsbeispiel

Erweiterte 22-Spalten-Version CSV: Rechnungs-ID, Ausstellungsdatum, Adressfelder für Verkäufer/Käufer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, Produkt-ID, Währung, Zahlungsreferenz, IBANBIC. Verwendung mit Eingabeformat: CSV, ZUGFeRD 2.0Die

zugferd-invoice-2.0.csv

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Schnellkonfiguration

1. In Zapier, klicken + eine neue Aktion hinzufügen und auswählen PDF4meDie
2. Wählen ZUGFeRD-Rechnung erstellen als das Handlungsereignis.
3. Verbinden Sie Ihr PDF4me Konto oder fügen Sie Ihren ein API Drücken Sie die Taste, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. Für XmlWithPdf Ausgabe, Karte Datei Und Dateiname zu Ihrem Layout PDF (oft ein vorheriger Download-Schritt bei Dropbox oder Google Drive). Für Nur XMLDiese Felder können leer gelassen werden.
5. Satz Eingabeformat Zu XML, JSON, oder CSV abhängig von Ihrer Datenquelle.
6. Füllen nur Das entsprechende Feld für Rechnungsdaten: Rechnungs-XML-Daten, Rechnungs-JSON-Daten oder Rechnungs-CSV-Daten. Die anderen beiden Felder lassen Sie leer.
7. Satz Ausgabemodus Zu XmlWithPdf (Hybriddatei, kanonische ZUGFeRD) oder Nur XML (rein XML).
8. Wählen Zugferd Version: 2.0+ für die Einhaltung der deutschen B2B-Vorgaben ab 2025, 1.0 nur für ältere Receiver.
9. Wählen Konformitätsgrad: EN16931 für allgemeines B2B (2.x), XRECHNUNG für den deutschen öffentlichen Sektor BASIC für ZUGFeRD 1.0 Legacy.
10. Umschalten Rechnung als PDF rendern Zu WAHR falls Sie es wollen PDF4me um den Rechnungsinhalt visuell darzustellen PDF; FALSCH wenn Ihre Vorlage PDF Das Layout wird bereits angezeigt.
11. Satz Sprache zum Gebietscode, der der Region Ihres Käufers entspricht (de, en, fr, it, es, nl, pl, pt).
12. Klicken TestaktionÜberprüfen Sie die Ausgabe und schalten Sie den Zap ein.

Workflow-Beispiele

Workflow-BeispieleCommon Zapier workflow patterns using Create ZUGFeRD Invoice.

SaaS-Webhook-JSON → ZUGFeRD 2.x EN16931 → E-Mail an den Kunden

1. Dein SaaS Das Abrechnungssystem sendet einen Webhook an Zapier wenn einem deutschen B2B-Kunden eine Rechnung gestellt wird.
2. PDF4me ZUGFeRD-Rechnungsläufe erstellen: Eingabeformat = JSON, Rechnungs-JSON-Daten aus der Webhook-Nutzlast zugeordnet, Ausgabemodus = XmlWithPdf, Zugferd-Version = 2.0, Konformität = EN16931, Sprache = de.
3. Der Hybrid PDF (Mensch-lesbar + maschinenlesbar) wird an einen Gmail-Schritt angehängt und an die Kreditorenbuchhaltungsadresse des Kunden gesendet, wodurch die B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 erfüllt wird.
4. In einer Google Sheets-Zeile werden Rechnungs-ID, Kunde, Betrag und Zeitstempel für die Erstellung von Prüfberichten protokolliert.
5. A SharePoint Upload-Archive eine Kopie des ZUGFeRD PDF zur Einhaltung der Vorschriften.

ERP-CSV-Export → XRECHNUNG → Deutsches Portal für den öffentlichen Sektor

1. Ein planmäßiger Zap wird jeden Werktag um 16:00 Uhr ausgeführt, um ausstehende Rechnungen des öffentlichen Sektors zu bearbeiten.
2. Ein Dropbox-Trigger erfasst die neuesten ERP CSV Export und Layout PDFDie
3. PDF4me ZUGFeRD-Rechnungsläufe erstellen: Eingabeformat = CSVRechnungsdaten im CSV-Format = die CSV Datei, Ausgabemodus = XmlWithPdf, Zugferd-Version = 2.0, Konformität = XRECHNUNG, Sprache = de.
4. Der konforme XRECHNUNG-Hybrid PDF wird über einen Webhook-Schritt an das Bundesportal für elektronische Rechnungsstellung (ZRE) oder den entsprechenden Endpunkt für die elektronische Rechnungsstellung des jeweiligen Bundesstaates gesendet.
5. An das AR-Team geht eine Bestätigungs-E-Mail mit der Einreichungsreferenz; ein PostgreSQL-Protokoll erfasst den Prüfverlauf.

Vorkonfiguriertes XML → Nur-Xml-Format → EDI-Partnerintegration

1. Dein ERP generiert bereits ZUGFeRD-konform XML Rechnungen werden über das Exportmodul abgerufen und in einem Google Drive-Ordner abgelegt.
2. Zapier löst bei jedem neuen XML Datei. PDF4me ZUGFeRD-Rechnungsläufe erstellen: Eingabeformat = XML, Rechnungs-XML-Daten = die XML Datei, Ausgabemodus = XmlOnly, Zugferd-Version = 2.0, Konformität = EN16931.
3. Die validierte reineXML Die Rechnung wird per SFTP an den EDI-Endpunkt des Handelspartners gesendet, nein PDF Für die Systemübergabe wird ein Wrapper benötigt.
4. Eine Slack-Benachrichtigung bestätigt die EDI-Übermittlung; ein Airtable-Datensatz wird mit dem Partner und dem Übermittlungszeitstempel aktualisiert.

Häufig gestellte Fragen

What is ZUGFeRD and how does it differ from XRechnung and Factur-X?+

ZUGFeRD is the German hybrid e-invoicing standard: a PDF/A-3 archival-grade PDF with structured XML invoice data embedded inside as an attachment. Humans can read the PDF in any viewer; ERP systems and accounting software extract and process the XML automatically without manual data entry. XRechnung is the German public-sector profile, mandatory when invoicing federal, state, or municipal authorities, it can be issued as pure XML or as a ZUGFeRD conformance level. Factur-X is the French sister format that uses the identical hybrid PDF/A-3 + XML structure as ZUGFeRD 2.x and is fully interoperable for cross-border French-German invoicing. Use ZUGFeRD 2.x with EN16931 for general EU B2B, XRECHNUNG conformance for German public sector, and ZUGFeRD/Factur-X for international DACH-FR workflows.

Which ZUGFeRD Version should I choose in Zapier for the 2025 German B2B e-invoicing mandate?+

The German Wachstumschancengesetz (Growth Opportunities Act) made e-invoice receipt mandatory for all B2B transactions from 1 January 2025, with full sending obligations phasing in through 2028. ZUGFeRD 2.0 or higher with EN16931 or XRECHNUNG conformance is required to satisfy the mandate. ZUGFeRD 1.0 is legacy and does not comply. The Zapier action exposes 1.0 as a default in some installations: explicitly switch to 2.0+ for compliant production workflows. Confirm the exact version your trading partner or invoicing portal accepts; some larger enterprises and government portals may require version 2.2 or 2.4 specifically.

What is the difference between XmlWithPdf and XmlOnly output modes?+

XmlWithPdf generates the standard ZUGFeRD hybrid invoice: a PDF/A-3 archival document with the structured XML invoice data embedded as an attachment inside the PDF. Humans read the PDF, machines parse the XML: one file serves both audiences and is the canonical ZUGFeRD format for B2B. XmlOnly generates a pure XML file with no PDF wrapper, used when the receiving system only ingests XML, typical for XRechnung pure-XML public-sector portals, EDI pipelines, or data-layer integration testing. Choose XmlWithPdf for production B2B invoicing; XmlOnly for pure-XML system integration or compliance submissions that explicitly require XML-only delivery.

Which Conformance Level should I pick: BASIC, COMFORT, EXTENDED, EN16931, or XRECHNUNG?+

Conformance levels differ by ZUGFeRD version. For ZUGFeRD 1.0: BASIC (minimum legal invoice with line items), COMFORT (additional reference data on top of BASIC), and EXTENDED (industry-specific fields beyond the baseline) are available. For ZUGFeRD 2.x: MINIMUM (header only, not a legal invoice: for internal use only), BASICWL (Basic Without Lines, adds VAT but no line items, for booking-only), BASIC (line items, minimum EU directive), EN16931 (European Standard full profile, recommended default for EU B2B), EXTENDED (industry-specific fields), and XRECHNUNG (German public-sector mandatory profile with stricter validation). Start with BASIC for ZUGFeRD 1.0 workflows and EN16931 for ZUGFeRD 2.x B2B. Switch to XRECHNUNG when invoicing German federal, state, or municipal authorities.

Can I generate ZUGFeRD invoices from CSV data, and how do CSV, JSON, and XML inputs compare?+

Yes. The Input Format parameter supports XML, JSON, and CSV: pick the format matching your data source. CSV is ideal for batch invoice exports from spreadsheets (Google Sheets, Excel), legacy ERP exports, or per-row billing workflows where each row represents one invoice. JSON is the modern choice when invoice data arrives from a webhook, REST API, or SaaS billing system that emits structured JSON payloads. XML is best when your ERP already produces ZUGFeRD or UBL XML that just needs wrapping in the hybrid PDF. The action automatically maps CSV columns or JSON fields to the ZUGFeRD XML schema before embedding in the output PDF, no manual XML construction is required for CSV or JSON paths. Critical: fill ONLY the data field matching your chosen Input Format. Mapping both Invoice Xml Data and Invoice Csv Data in the same run will fail the validation step.

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