Wie man eine ZUGFeRD-Rechnung in Zapier mit Dropbox und XML erstellt (Schritt für Schritt)

Wenn Sie nach Deutschland, Österreich oder an einen anderen EU-Käufer verkaufen, der eine strukturierte elektronische Rechnungsstellung verlangt, Im Jahr 16931Sie wurden wahrscheinlich gebeten, eine IN HANDSCHLÄGEN (oder Factur-X) Rechnung. Es handelt sich um eine einzelne PDF-Datei, die dank des in die PDF-Datei eingebetteten XML sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.

Diese Anleitung zeigt das vollständige Zapier Ein Workflow, der einen Dropbox-Ordner auf neue Uploads überwacht, eine Basis-PDF-Datei und eine Rechnungs-XML-Payload abruft und ausführt PDF4me erstellt ZUGFeRD-Rechnungund speichert die fertige Hybriddatei wieder in Dropbox. Fünf Zap-Schritte. Kein Code. Vollständig reproduzierbar.

Die Screenshots verwenden diese Beispielpfade:

• Auslöserordner: /Blog Data/Zugferd Invoice
• Basis-PDF: /pdf4metest/sample/10 page.pdf
• Rechnungs-XML: /pdf4metest/Zugfred Invoice/version2.xml
• Ausgabeverzeichnis: /pdf4meoutput

Was Sie aufbauen​

Sie produzieren ein ZUGFeRD-konforme HybridrechnungEin PDF/A3-Dokument mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Menschen können das PDF mit jedem beliebigen Reader öffnen. ERP-Systeme und Kreditorenbuchhaltungssysteme parsen das XML automatisch. Dieselbe Datei ist für beide Zielgruppen geeignet. Kein separater XML-Anhang, keine manuelle Dateneingabe, keine Compliance-Lücke.

Dieses Muster ist obligatorisch in Deutschland für B2B-Rechnungsstellung ab Januar 2025 gemäß dem Wachstumschancengesetz und ist in den EU-Märkten, die der Norm EN 16931 folgen, weithin anerkannt.

Auf einen Blick: die fünf Schritte​

Die vollständige fünfstufige Zap-Kette zur Generierung von ZUGFeRDs aus einem Dropbox-Trigger.

Warum dieses Workflow-Layout funktioniert​

Bevor Sie beginnen​

Schritt 1: Auslöser: Neue Datei in einem Dropbox-Ordner​

Bisheriger Ablauf: Auslösen.

Dadurch wird der Zap ausgelöst, sobald eine Datei im Überwachungsordner landet. Normalerweise handelt es sich dabei um Ihren Ordner „Rechnungsbereit“. Verwenden Sie ihn als Signal dafür, dass ein neuer Rechnungsauftrag in der Warteschlange steht.

1. Füge die Dropbox Auslöser und Auswahl Neue Datei im OrdnerDie
2. Satz Raum Zu StandardDie
3. Satz Ordner zu Ihrem Überwachungspfad. In diesem Beispiel verwenden wir /Blog Data/Zugferd InvoiceDie
4. Verlassen Sollen auch Dateien in Unterordnern enthalten sein? als FALSCH Es sei denn, Sie wünschen sich absichtlich verschachtelte Dateien.
5. Satz Dateiinhalte einbeziehen? Zu Ja Und Link zum Teilen hinzufügen? Zu Ja damit nachfolgende Schritte den Dateiinhalt fehlerfrei lesen können.

Schritt 1: Dropbox-Trigger, der alle zwei Minuten den Rechnungsordner überwacht.

Schritte 2 und 3: Suchen Sie die PDF-Datei und die XML-Rechnung.​

Bisheriger Ablauf: Auslöser, dann Basis-PDF suchen, dann XML suchen.

Das Hybridformat von ZUGFeRD benötigt zwei Zutaten. visuelles PDF dass Menschen lesen, und die strukturiertes XML Diese Maschinen analysieren sie. Beide werden an bekannten Dropbox-Speicherorten abgelegt und wir rufen sie mit zwei Methoden ab. Datei suchen Aktionen.

Schritt 2: Die Basis-PDF finden​

1. Füge ein Dropbox Aktion und Auswahl Datei suchenDie
2. Raum: Standard.
3. Ordner: /pdf4metest/sample (der Speicherort Ihrer visuellen Vorlage).
4. Dateiname: 10 page.pdf (oder wie auch immer Ihre Vorlage heißt).
5. Dateiinhalte einbeziehen? eingestellt auf JaDies ist die Binärdatei, die im nächsten Schritt benötigt wird.
6. Link zum Teilen hinzufügen? eingestellt auf JaDie

Schritt 2: Dateikonfiguration für die Basis-PDF-Vorlage suchen.

Schritt 3: Suchen Sie die XML-Datei der Rechnung​

Gleiche Aktion, unterschiedliche Eingaben:

1. Füge einen weiteren hinzu Dropbox Dann Datei suchen Schritt.
2. Ordner: /pdf4metest/Zugfred InvoiceDie
3. Dateiname: version2.xmlDie
4. Dateiinhalte einbeziehen? eingestellt auf JaDies ist von entscheidender Bedeutung, damit Schritt 4 die XML-Bytes lesen kann.
5. Halten Erfolgreich, wenn keine Suchergebnisse gefunden werden? als FALSCH Der Zap wird also sauber gestoppt, wenn die Datei fehlt, anstatt stillschweigend eine leere PDF-Datei zu erzeugen.

Schritt 3: Dateikonfiguration finden, die auf die XML-Rechnungsnutzlast verweist.

Warum zwei separate Schritte zum Suchen von Dateien anstatt einem? Da die Aktion „ZUGFeRD-Rechnung erstellen“ von PDF4me in Schritt 4 die PDF- und die XML-Datei als zwei separate Eingaben verwendet, sorgt die Trennung dieser Daten im vorgelagerten Prozess für eine übersichtlichere Zuordnung und einfacheres Debuggen, falls ein Fehler auftritt.

Schritt 4: Erstellen Sie die ZUGFeRD-Rechnung mit PDF4me​

Bisheriger Ablauf: Trigger auslösen, dann PDF suchen, dann XML suchen, dann ZUGFeRD erstellen.

Hier wird die Hybriddatei erstellt. Die PDF4me-Aktion nimmt das Basis-PDF, bettet Ihre XML-Rechnungsnutzlast darin ein, wendet das gewählte Konformitätsprofil (hier BASIC) an und gibt eine einzelne ZUGFeRD-konforme Datei zurück.

Konfigurieren PDF4me, ZugFeRD-Rechnung erstellen so was:

1. Datei Karten aus Schritt 2 Datei Ausgabe (die Basis-PDF).
2. Dateiname Karten Schritt 2 Dateiname plus Dateierweiterung Die Ausgabe erhält somit einen aussagekräftigen Namen.
3. Eingabeformat ist eingestellt auf XMLDies teilt PDF4me mit, welchen Payload-Typ es erwarten kann.
4. Rechnungs-XML-Daten Karten aus Schritt 3 Datei Ausgabe (der XML-Inhalt).
5. Ausgabemodus ist eingestellt auf XmlWithPdfDadurch entsteht das hybride PDF/A-3-Format mit eingebettetem XML, das dem kanonischen ZUGFeRD-Format entspricht.
6. ZUGFeRD Version Ist 1.0Verwenden Sie Version 2.0 oder höher, falls Ihr Handelspartner dies vorschreibt. Versionen 2.0 und höher entsprechen der deutschen EU-2025-Vorgabe.
7. Konformitätsgrad Ist BASICDies ist die gesetzlich vorgeschriebene Mindestrechnung mit Einzelposten. Wechseln zu EN16931 für die vollständige EU-Konformität oder XRECHNUNG bei der Rechnungsstellung an deutsche öffentliche Einrichtungen.
8. Rechnung als PDF rendern Ist TruePDF4me visualisiert den Rechnungsinhalt im PDF-Dokument, um die Lesbarkeit für Menschen zu verbessern.
9. Sprache Ist deDeutsche Bezeichnungen sind standardmäßig eingestellt. Wechseln zu en, fr, itund so weiter, je nach Region Ihres Käufers.

Schritt 4: Vollständige Parameterzuordnung für die XML-basierte ZUGFeRD-Generierung mit BASIC-Konformität.

Schritt 5: Laden Sie die hybride PDF-Datei wieder in Dropbox hoch.​

Bisheriger Ablauf: Trigger auslösen, dann PDF und XML lesen, dann ZUGFeRD generieren und anschließend wieder in Dropbox speichern.

Im letzten Schritt wird das Ergebnis in Ihren Ausgabeordner geschrieben, wo es vom Finanzteam oder Ihrem Portal-Connector für die Kreditorenbuchhaltung abgerufen werden kann.

1. Hinzufügen Dropbox Dann Datei hochladenDie
2. Raum: Standard.
3. Ordner: /pdf4meoutput (oder Ihrem Archivspeicherort).
4. Datei Karten Schritt 4 Datei-URL (PDF4me liefert eine sichere URL, die Dropbox direkt importieren kann).
5. Überschreiben Ist TrueDies ersetzt vorherige Testläufe problemlos. Umschalten zu False sobald die Produktion aufgenommen wurde.
6. Dateinamen angeben Karten Schritt 4 Dateiname Die Ausgabe behält also die Rechnungsreferenz bei.
7. Dateierweiterung angeben Karten Schritt 4 Dateierweiterung (.pdf).
8. Link zum Teilen hinzufügen? Ist Ja Wenn Sie für den nächsten Schritt (Benachrichtigung, ERP-Push, E-Mail) eine teilbare Dropbox-URL verwenden möchten.

Schritt 5: Die hybride PDF-Datei landet im Dropbox-Ausgabeordner und ist bereit für die Weiterverteilung.

Kurzübersicht​

Detaillierte Parameterreferenzen: ZUGFeRD-Rechnung erstellen (Zapier-Dokumente), Zapier – Erste SchritteDie

Häufig gestellte Fragen​

Fehlerbehebung​

Was Sie als Nächstes versuchen sollten​

Optionale Härtung: Zapier hinzufügen Filter Schritt für Schritt 1, um Dateien zu überspringen, die nicht einer Namenskonvention entsprechen, oder ein Weg Schritt nach Schritt 4, um vor dem Dropbox-Upload je nach Erfolg oder Misserfolg der Ausgabe zu verzweigen.