Erstellen Sie einen benutzerdefinierten KI-Analysator für Ihr eigenes Rechnungsformat in Power Automate: Ein 3-stufiger Dropbox-Workflow

A Vorlage für einen benutzerdefinierten KI-Analysator Es handelt sich um ein benanntes JSON-Schema, das Sie im PDF4me-Entwicklerportal definieren und das der KI mitteilt, welche Felder aus einem bestimmten Dokumenttyp extrahiert werden sollen. Diese Anleitung erstellt einen Analysator für die SaaS-Abonnementrechnungen von PDF4me (33 Felder: Adressblock des Lieferanten, Schweizer Mehrwertsteuersatz, Abonnement-ID, Positionen, Rabattdetails) und ruft diesen anschließend in einem dreistufigen Power Automate-Flow auf, der eine PDF-Datei aus Dropbox liest und strukturiertes JSON zurückgibt.

Die eingebaute default_invoice_extraction Das Schema deckt zwar Standardrechnungen ab, doch die realen Kreditorenbuchhaltungsteams verwenden anbieterspezifische Layouts, benutzerdefinierte Spalten für Einzelposten, länderspezifische Steuerfelder und Abonnement-Metadaten, die im Standardschema nicht berücksichtigt werden. Mit einem einmalig erstellten benutzerdefinierten Analyzer erhalten Sie dauerhaft die exakte Datenextraktion – ohne Abfragen pro Feld und ohne Nachbearbeitung der Ergebnisse.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Eine PDF-Rechnung im Format, für das Ihr Analyzer entwickelt wurde, gespeichert in Dropbox. In dieser Anleitung wird eine PDF4me-SaaS-Abonnementrechnung verwendet (Ynoox GmbH / Schweiz, MwSt. 8,1 %, Abonnement-Metadaten, PDF4me Base 1000-Tarif). Ausgabe: Eine strukturierte JSON-Antwort mit allen 33 Feldern aus dem Schema, die als dynamischer Inhalt von Power Automate für die nächste Aktion verfügbar ist (in SharePoint-Liste schreiben, in Slack posten, an Excel Online anhängen, zur Genehmigung weiterleiten usw.).

Beispiel einer Eingangsrechnung​

Beispielausgabe im JSON-Format (Auszug aus dem realen Lauf)​

{
  "documentTitle": "INVOICE",
  "invoiceNumber": "Pdf4me-202601-32324",
  "invoiceDate": "Jan 26, 2026",
  "currency": "USD",
  "paymentStatus": "PAID",
  "vendorName": "Ynoox GmbH",
  "vendorAddress": "Riedstrasse 2B, Hedingen, Zürich 8908, Switzerland",
  "vendorTaxRegNumber": "CHE-360.751.198",
  "billTo": "Chandra Arora",
  "subscriptionId": "2e46662a-32e0-4e79-ba06-b13fe2c113ac",
  "billingPeriodString": "Jan 26 to Feb 26, 2026",
  "nextBillingDate": "Feb 26, 2026",
  "mwstRate": 8.1,
  "discountCode": "F_yn_100!",
  "discountAmount": 35,
  "lineItems": [
    { "description": "Pdf4me Base 1000", "price": 35, "discount": 35, "amount": 0 }
  ]
}

Die vollständige Antwort mit 33 Feldern kann im folgenden Abschnitt heruntergeladen werden.

Was Sie benötigen​

Das Schema: 33 Felder, die der Analysator extrahiert​

Das Analyzer-Schema ist das Herzstück der benutzerdefinierten Extraktion. Jedes Feld deklariert den Namen, den Power Automate sieht, den Typ, den Power Automate empfängt, und eine Beschreibung, die der KI zeigt, wo sie nach dem Wert suchen soll.

Das vollständige JSON-Schema (mit dem genauen fieldDescription Die Zeichenketten, die die KI verarbeitet, befinden sich in der oben zum Download verfügbaren Datei.

Einrichtung A: Wie meldet man sich im PDF4me-Entwicklerportal an?​

Wo Sie sich befinden: bevor überhaupt ein Fluss existiert.

1. Offen dev.pdf4me.com in jedem Browser.
2. Geben Sie entweder Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf LoginOder wählen Sie eine der SSO-Optionen auf der rechten Seite aus: Mit Microsoft fortfahren, Google, Facebook, Apfel, GitHubDie
3. Neu hier? Klicken Sie hier Noch kein Konto? Jetzt registrieren um einen zu erstellen.

Der Anmeldebildschirm​

Setup B: OpenAI Document Parser im Dashboard​

Wo Sie sich befinden: angemeldet, am dev.pdf4me.com/dashboardDie

1. Die linke Seitenleiste des Dashboards zeigt Ihre Kontobereiche an: Startseite, Profil, Abonnement, Zahlungsinformationen, API-SchlüsselProtokolle, Rechnungen, KI-Dokumentenparser, Meine Dokumente, Dokument klassifizieren, Dokument analysieren, Berufsverlauf, Freigegebene Dokumente, Freunde werben, Prämien.
2. Klicken KI-DokumentenparserDie

Die Dashboard-Seitenleiste​

Setup C: Wie fügt man eine neue Analysevorlage hinzu?​

Wo Sie sich befinden: Seite des KI-Dokumentenparsers.

1. Auf dieser Seite werden alle von Ihnen bereits erstellten Analyzer-Vorlagen mit ihrer ID, ihrem Typ und den Bearbeitungs-/Löschaktionen aufgelistet.
2. Klicken + HinzufügenDie
3. Es erscheint eine leere Zeile mit zwei Feldern:
   • Analysator-ID: Geben Sie einen kurzen, einprägsamen Namen ein (z.B. Test InvoiceDies ist die exakte Zeichenfolge, die Sie in Power Automate als Anpassungshinweis übergeben müssen.
   • Analysatortyp: Dropdown-Menü mit Optionen Parse Und Classify. Wählen Parse für die strukturierte Feldextraktion. Auswählen Klassifizieren wenn Sie stattdessen eine Routing-Entscheidung wünschen.
4. Klicken SpeichernDie

Analysator hinzufügen​

Einrichtung D: Fügen Sie das JSON-Schema ein und speichern Sie es.​

Wo Sie sich befinden: Bearbeiten des neu erstellten Analyzers.

1. Klicken Sie auf das Stift-Bearbeitungssymbol neben Ihrem neuen Analysator (Test Invoice).
2. Der Parse Info-Editor öffnet sich mit der Analyzer-ID oben und der Dokumentenschema Feld unten.
3. Fügen Sie das 33-Felder-JSON-Schema ein von analyzer-schema.json in den Textbereich „Dokumentschema“ eintragen. Jeder Eintrag ist { "fieldName": "...", "fieldType": "...", "fieldDescription": "..." }. Der fieldDescription ist das wichtigste Feld, es sagt der KI, wo sie suchen und was sie erfassen soll.
4. Wähle ein Beispieldokumenttyp Voreinstellung (Invoice oder Purchase Order) wenn Sie eine Startvorlage wünschen; andernfalls fügen Sie Ihr Schema direkt ein.
5. Klicken Änderungen speichernDie

Parse Info-Schema-Editor​

Ablauf 1: Wie wird der Analyzer in Power Automate eingebunden?​

Bisheriger Ablauf: Nur Auslöser.

Die Power Automate-Seite ist kurz: 3 Aktionen. Beginnen Sie mit einem manuellen Auslöser, um iterativ vorgehen zu können; wechseln Sie zu einem HTTP-/SharePoint-/Outlook-Auslöser, sobald Sie bereit für den Produktiveinsatz sind.

1. In Power Automate Klicken Erstellen, wählen Sofortiger WolkenflussDie
2. Benennen Sie den Datenfluss (z.B. Custom Invoice Extraction), wählen Einen Ablauf manuell auslösen, klicken ErstellenDie

Der vollständige 3-Aktions-Ablauf​

Drei Aktionen. AI - Document Parser ist der einzige Schritt, der PDF4me aufruft, und er beansprucht den größten Teil der Laufzeit (etwa 21 Sekunden für eine einseitige Rechnung).

Ablauf 2: Die Quell-PDF-Datei aus Dropbox abrufen​

Bisheriger Ablauf: trigger plus Dateiinhalt abrufen.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen Dropbox, wählen Dateiinhalt über den Pfad abrufenDie
2. Verbinden Ihr Dropbox-Konto, falls Sie noch keins haben.
3. Konfigurieren:
   • Dateipfad: /pdf4me.pdf
   • Inhaltstyp ableiten: Yes (unter Erweiterte Parameter)

Dateiinhaltskonfiguration abrufen​

Ablauf 3: Warum enthält das Feld „Anpassungshinweis“ den Namen Ihres Analysators?​

Bisheriger Ablauf: trigger plus Get file content plus AI - Document Parser.

Dies ist die Aktion, die Ihren benutzerdefinierten Analysator aufruft. Der Trick besteht darin, dass Anpassungshinweis Feld: Fügen Sie den genauen Namen der Analysator-ID aus Setup C ein (Test Invoice (in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung). Ohne diese Einstellung wird auf die standardmäßige Rechnungsextraktion zurückgegriffen.

1. Klicken + Neuer Schritt, suchen PDF4me, wählen KI - DokumentenparserDie
2. Verbinden PDF4me AI mit Ihrem API-Schlüssel (nur beim ersten Mal).
3. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt: Wähle die File Content Token aus Schritt 2 (Dateiinhalt abrufen)
   • Dateiname: Test.pdf (Nur eine Bezeichnung, kein Pfad)
   • Anpassungshinweis (unter Erweiterte Parameter): Test Invoice (die genaue Analyzer-ID, die Sie in Setup C festgelegt haben)
4. Speichern und TestenDie

KI - Dokumentenparser-Aktion​

Führen Sie den Ablauf aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Speichern der Fluss oben rechts.
2. Klicken Prüfen, wählen Manuell, klicken Prüfen Dann Ablauf ausführenDie
3. Öffnen Sie die Ausführungsdetails. Alle drei Aktionen sollten grün sein. Der Schritt „KI – Dokumentenparser“ zeigt in seinen Ausgaben einen JSON-Body an.
4. Der Antworttext enthält alle in Ihrem Schema deklarierten Felder, die aus der PDF-Datei übernommen werden.

Beispielantwort aus einem realen Lauf​

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Benutzerdefinierter Analysator vs. default_invoice_extraction​

Häufig gestellte Fragen​

Wie lange dauert die Entwicklung des Schemas?​

Für ein bekanntes Rechnungsformat (z. B. Ihre eigene SaaS-Abrechnung, Ihre drei wichtigsten Lieferanten) benötigen Sie für den ersten Entwurf 15–30 Minuten. Lesen Sie eine Rechnung komplett durch, listen Sie alle Felder auf, die Ihre Buchhaltung manuell erfasst, und schreiben Sie einen kurzen Absatz. fieldDescription Für jede Angabe wird das gedruckte Etikett benannt und ein Beispiel genannt. Anschließend wird anhand von 3–5 Musterrechnungen geprüft und die fehlerhaften Beschreibungen werden überarbeitet.

Was passiert, wenn ein Feld im Dokument fehlt?​

Der Analysator gibt das Feld mit einem Nullwert oder einem leeren Wert zurück. Es wird kein Fehler ausgegeben. Ihre nachfolgende Power Automate-Logik sollte fehlende Werte wie folgt verarbeiten: coalesce() oder if(empty(...)) Ausdrücke, insbesondere für Pflichtfelder wie invoiceNumberDies ist dasselbe Verhalten wie default_invoice_extractionDie

Kann ich mein Analyzer-Schema versionieren?​

Noch nicht nativ im Entwicklerportal verfügbar. Es wird empfohlen, bei jeder grundlegenden Schemaänderung eine neue Analyzer-ID zu erstellen (Test Invoice v2Aktualisieren Sie die Anpassungsnotiz von Power Automate, sodass sie auf die neue Version verweist. Lassen Sie den alten Analyzer aktiv, bis alle Flows migriert wurden.

Woher weiß die KI, welche Felder sie extrahieren soll? fieldMethod: generate?​

Die KI liest die fieldDescription und die Namen der Geschwisterfelder auf derselben Ebene. Für vendorAddress definiert als "Complete vendor address (street, city, state, postal code, country). Use comma(,) to separate lines."Die KI setzt die Teile aus den bereits extrahierten Materialien zusammen. vendorStreet, vendorCity, vendorState, vendorPostalCode, vendorCountry Felder. Keine regulären Ausdrücke, keine Zeichenkettenvorlagen, keine Folgeaktionen erforderlich.

Funktioniert der Analyzer mit Power Automate, Make, Zapier und n8n?​

Ja. Sobald eine Analyzer-ID im Entwicklerportal veröffentlicht ist, kann jede PDF4me AI – Document Parser-Aktion auf jeder Plattform darauf per Namen verweisen. Das Schema muss nur einmal erstellt werden und kann von jedem Automatisierungstool verwendet werden; die zurückgegebene JSON-Antwortstruktur ist immer gleich.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche Einrichtungs- und Aufrufmuster (Analyzer definieren, Schema einfügen, ID als Anpassungshinweis übergeben) funktioniert für alle Dokumenttypen: Bestellungen, Verträge, Kontoauszüge, Arztrechnungen, Zollanmeldungen. Definieren Sie einen Analyzer pro Format und kombinieren Sie ihn anschließend mit beliebigen Power Automate-, Make-, Zapier- oder n8n-Flows.