Zapierでフィルタリング これは、Airtableのどの行を支払伝票にするかを決定するステップです。これを新規レコードのトリガーとPDF4meの間に配置すれば、準備完了とマークされた行のみにスイスのQRコード付き請求書が作成され、それがレコードに書き戻されて債務者にメールで送信されます。

テーブルを監視するZapは、行を追加するたびに実行されます。ほとんどの自動化では、これは単なる無駄です。しかし、顧客に支払い伝票をメールで送信する自動化の場合、これは正常に動作するプロセスと、トリガーがポーリングされたときに誰かがまだ入力中だったために同じ請求書を3回送信してしまうこととの違いになります。フィルター手順こそが解決策であり、単にコピーするのではなく、正しく理解する価値があります。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： 債権者、債務者、金額、QR-IBAN、および参照を含むAirtableの行で、ステータスが「新規」に設定されている。 出力： その記録にはスイスのQRコード付き請求書があり、リンク付きの「生成済み」とマークされた行と、債務者へのメールが添付されている。

右側の2つの列に注目してください。QRIBANCleanとAmountTextは数式フィールドであり、Zapが実際にマッピングする対象です。

領収書、ハサミ入れ、支払い部分。レイアウトは規格で固定されています。

金額は100.5ではなく100.50と表示されます。これは、本文が数式フィールドもマッピングしているためです。

必要なもの​

ザップの概要​

1. 新記録 （Airtable）は、新しい行ごとに発火します。 Swiss QR Requests。
2. フィルター条件 (Zapier によるフィルタリング) ステータスが正確に New。
3. SwissQR紙幣を作成する (PDF4me)は、その伝票をPNG形式でレンダリングします。
4. レコードの更新 （Airtableは）ファイル、ステータス、および行へのリンクを書き込みます。
5. メールを送信する （Gmail）が債務者に伝票を送付します。

Zapの概要​

1回の正常な実行。位置2にあるフィルターが、その後の3つのステップを安全にする役割を果たします。

ステップ1：Airtableの新しい行からZapをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

1. Zapを作成して選択する エアテーブル > 新記録。
2. アカウントを接続してから、 ベース PDF4me Live Automations そして テーブル Swiss QR Requests。
3. テスト。Zapierが報告します。 Airtableで新しいレコードが1件見つかりました そして、すべての列が後のステップで利用可能になります。

捕獲されたザップの投票バッジにはこう書かれている。 2分これは、ここで設定する内容ではなく、プランから取得されるものです。

ステップ2：準備が整っていない行で実行中のZapを停止するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Airtableのトリガー。

これは、Zapの残りの部分が依存するステップです。

1. 追加 Zapierでフィルタリング > 以下の条件を満たす場合のみ続行してください。。
2. ルールを一つ作る：
   • 分野： 1. ステータス
   • 状態： （テキスト）完全に一致する
   • 価値： New
3. 試してみてください。Zapierは、そのレコードが継続するかどうか、そしてどのフィールドが決定要因となったかを教えてくれます。

フィルタ条件の設定​

これはフィルターが正常に機能している証拠であり、失敗しているわけではありません。テストレコードは既に生成されているため、Zapはそれに対して2枚目の伝票を発行することを正しく拒否しています。

その黄色の枠は、画面上で最も役立つ情報なので、注意深く読む価値があります。 あなたの電気ショックは続かなかったでしょう エラーではありません。Zapier は最新のレコードに対してルールをテストしましたが、そのレコードのステータスは Generated 以前の実行結果から、フィルターは正常に機能した。 一致しなかったアイテム 停止の原因となった正確なフィールドと値を指定します。

ステップ3：この行をスイスのQRコード紙幣に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： トリガーとフィルター。

ここから先の処理は、合格した行に対してのみ実行されます。

1. 追加 PDF4me > SwissQR紙幣を作成する。
2. 出力形式を決定するフィールドを設定します。
   • フォーマットタイプ: PNG
   • 通貨: CHF
   • 参照タイプ: QRR
   • 言語タイプ: English
   • 分離ライン: Line with Scissor
   • 債権者住所の種類 そして 最終債務者住所の種類: S
3. トリガーからの支払いデータをマッピングします。
   • 額: その 金額テキスト 数式フィールド、生の金額ではない
   • IBAN: その QRIBAN クリーン 数式フィールド
   • 債権者名、 債権者通り、 債権者都市、 債権者の郵便番号 債権者欄から、 債権国 設定 CH-Switzerland
   • の 最終債務者 債務者列のフィールド、同じパターン
   • 参照 そして 非構造化メッセージ 列から

SwissQR Billの設定を作成する​

金額とIBANはどちらも数式フィールドから取得されます。その他の項目はすべて、それぞれの列から直接マッピングされます。

各設定が決定する内容​

ステップ4：伝票を記録にどのように書き戻しますか？​

これまでの流れ： PDF4meの手順を経たすべてのこと。

1. 追加 エアテーブル > レコードの更新。
2. 設定する:
   • ベース そして テーブルステップ1と同様
   • 記録: その ID トリガーから
   • 添付ファイルを追加する: False
   • 書類: その ファイルURL ステップ3から
   • 状態: Generated
   • 出力リンク: レコードのURL（保存している場合）
3. 他のすべての項目は空欄のままにしてください。

レコード構成の更新​

3つの項目に書き込みがあり、それ以外はすべて空欄になっています。このリストは、Zapの電源を入れる前に確認すべき安全チェック項目です。

ここで2つの点が、他の場所で構築する方法と異なります。添付ファイルは URLファイルではなく、Zapier が Airtable に PDF4me リンクを渡し、Airtable がそれを取得するため、別途アップロード手順は必要ありません。 添付ファイルを追加する 設定 False ドキュメントフィールドの内容が置き換えられるため、行を再実行すると、コピーを収集するのではなく、その行の伝票が上書きされます。

ステップ5：債務者に伝票を送付するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： 記録更新を通じてすべて。

1. 追加 Gmail > メールを送信する。
2. 設定する:
   • に: その メール トリガーからの列
   • 主題: Your Swiss QR bill プラス タイトル
   • 体型: Html
   • 体債務者、請求書、金額を記載した短い挨拶
   • 添付ファイル: その ファイルURL ステップ3から

メール送信設定​

受取人は列から順番に来るので、各債務者にはそれぞれ個別の伝票が渡され、誰も郵送リストを管理していない。

使用 金額テキスト 金額欄ではなく、メール本文に金額を記載してください。費用は一切かかりませんし、メール内の金額と伝票の金額が一致するため、顧客が気付くような金額の不一致を防ぐことができます。

Zapを実行して検証する​

1. 公開 ザップ。
2. 行を追加 Swiss QR Requests 債権者、債務者、金額、QR-IBAN、ステータス New。
3. 投票結果が出るまで待ってから、Zap Runを開いてください。5つのステップすべてが緑色になっているはずです。
4. 行を開く： Document 伝票を保持する必要があります。 Status 読むべき Generated。
5. 伝票を開いて、領収書と支払欄に記載されている口座番号、参照番号、金額が一致していることを確認してください。
6. 債務者の受信トレイを確認してください。
7. 次に、ステータスの行を追加します。 Generated そして、ステップ2でZapが停止することを確認してください。これは多くの人が省略するテストですが、フィルターが正しく機能していることを証明するのに重要なテストです。

キャプチャされた実行では、Zapのバージョン1が2026年10月23日午後11時31分53秒に正常に完了し、チューリッヒのMuster AG宛てのINV-2003の伝票（100.50スイスフラン）が生成されました。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これはMakeで同じフローを構築するのとどう違うのか​

私たちは公開しました Makeでも同様のシナリオが この前日も、同じベース、同じPDF4me操作、同じ出力。違いは、プラットフォームによって読み上げ方が変わる点だけだ。

よくある質問​

スイスのQRコード紙幣とは何ですか？​

スイスのQRコード付き請求書は、スイスで従来使われていたオレンジ色と赤色の請求書に代わる新しい支払い伝票です。債権者、債務者、金額、参照番号などの情報を含むQRコードが印刷されているため、支払者は銀行アプリでこのコードをスキャンするだけで済み、何も入力する必要がありません。

領収書と支払いの2つの部分があり、カットラインで区切られており、レイアウトは SIXが発行したスイスの実施ガイドライン生成することは仕様の問題であり、設計の問題ではない。

スイスにおけるQR-IBAN番号とは何ですか？​

QR-IBANは、通常のIBANとは別に銀行が発行する2つ目の口座番号で、その金融機関識別子が予約済みの範囲内にあるため識別できます。この番号によって、銀行は入金された支払いに構造化されたQRコードが紐づいていることを認識し、支払いと請求書を自動的に照合することができます。

このZapのルールは単純です。参照タイプが QRRIBAN欄にはQRコード付きIBANを必ず入力してください。これらを混在させると、スキャン時にエラーとなる伝票が生成されます。

Airtableで請求書を作成できますか？​

支払い可能なものではありません。Airtableはデータを保持し、インターフェースや印刷可能なビューにレイアウトすることはできますが、支払い仕様に対応したQRコードを生成することはできず、生成した内容を検証する方法もありません。

ここで優れている点は、データの記録場所としての役割と、数式フィールドを通じてデータをクリーンアップする役割を担っていることです。Zapは、データを標準規格に準拠した形式に変換し、結果を返します。

私のZapierフィルターが機能しないのはなぜですか？​

十中八九、その価値はあなたが考えているものとは一致しない。 完全に一致する 大文字小文字や末尾のスペースを含む文字列全体を比較するため、 new、 New そして NEW すべては New。

フィルターのテストパネルを開いて、 一致しなかったアイテム この行には、Zapierが実際に認識したフィールドと値が表示されるため、通常はすぐに違いがわかります。Airtableの列を単一選択に切り替えることで、この問題は完全に解消されます。

トラブルシューティング​

次のステップ​

ほとんどの自動化処理は、処理対象として意図していなかった行で失敗し、意図していた行では失敗しません。通常、1つのフィールドと1つのステップを修正するだけで問題は解決します。

PDF4meでZUGFeRD請求書を作成 これは、構造化された請求書データをハイブリッド形式のPDF/A3電子請求書に変換するZapierアクションです。Airtableの1行を読み込み、JSONオブジェクトを読み取り可能なPDFに埋め込まれたEN 16931 XMLに変換し、そのファイルをレコードに書き戻し、購入者にメールで送信します。

電子請求書の義務化は、ファイル形式の問題として現れ、調達の問題として解決されることが多い。つまり、プラットフォームを選び、文書ごとに料金を支払い、データを移行するというものだ。この解決策は大規模な運用には適しているが、既に運用しているデータベースから月に20件の請求書を発行するチームにとっては非現実的だ。代替案は、XMLを手作業で記述することではない。請求書をJSON形式で記述し、別のツールで準拠ファイルを生成するという方法だ。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： 請求書番号、日付、VAT ID を含む販売者ブロック、購入者ブロック、1 つの明細項目、および合計を含む Airtable の行で、ステータスは「新規」に設定されます。 出力： その記録と購入者の受信トレイに、ZUGFeRDのPDF/A-3ファイルが添付されています。

請求書1件につき1行。ここにある各列は、Zapが送信するJSONデータのキーになります。

購入者は請求書を見る。購入者の会計システムは、その請求書に含まれるXMLを認識する。

必要なもの​

ザップの概要​

1. 新記録 （Airtable）は、新しい行ごとに発火します。 ZUGFeRD Requests。
2. フィルター条件 (Zapier によるフィルタリング) ステータスが正確に New。
3. ZUGFeRD請求書を作成する (PDF4me)はJSONをハイブリッドPDFに変換します。
4. レコードの更新 （Airtableは）ファイル、ステータス、および行へのリンクを書き込みます。
5. メールを送信する （Gmail）は電子請求書を買い手に配信します。

Zapの概要​

Swiss QR Zapと同じ5段階の構成です。真ん中のPDF4meのステップだけが異なります。

ステップ1：Airtableの新しい行からZapをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

1. Zapを作成して選択する エアテーブル > 新記録。
2. 選択してください ベース PDF4me Live Automations そして テーブル ZUGFeRD Requests。
3. テスト。Zapierが報告します。 Airtableで新しいレコードが1件見つかりました そして、これらの列は下流工程で利用可能になる。

投票バッジにはこう書かれている 2分これは、この手順ではなく計画から来るものです。

ステップ2：Zapが未完了の行に対して請求書を発行しないようにするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Airtableのトリガー。

1. 追加 Zapierでフィルタリング > 以下の条件を満たす場合のみ続行してください。。
2. ルールを一つ作る： 1. ステータス / （テキスト）完全に一致する / New。
3. 試してみてください。

フィルタ条件の設定​

緑色の枠は、レコードを通過させたフィールドの名前を示しています。黄色の枠は、レコードを阻止したフィールドの名前を示しています。

ステップ3：行をZUGFeRD請求書に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： トリガーとフィルター。

1. 追加 PDF4me > ZUGFeRD請求書を作成する。
2. 出力オプションを設定します。
   • ファイル名: ZUGFeRD_ プラス 請求書番号 プラス .pdf
   • 入力形式: JSON
   • 出力モード: XmlWithPdf
   • ツークフェルト版: 2+
   • 適合レベル: EN16931
   • PDF形式で請求書を作成する: True
   • 離れる ファイル ご自身でレターヘッドページをご用意いただく場合を除き、空欄のままにしてください。
3. オブジェクトを貼り付ける 請求書のJSONデータ そして、各Airtableフィールドをそれにマッピングします。

{
  "InvoiceId": "{{Invoice Number}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{Seller Name}}",
    "VatId": "{{Seller VATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Seller Street}}",
      "PostalCode": "{{Seller Postal Code}}",
      "City": "{{Seller City}}",
      "Country": "{{Seller Country}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{Buyer Name}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Buyer Street}}",
      "PostalCode": "{{Buyer Postal Code}}",
      "City": "{{Buyer City}}",
      "Country": "{{Buyer Country}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{Item Description}}",
      "Quantity": {{Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{Unit Price}},
      "LineTotal": {{Net Total}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "LineTotal": {{Net Total}},
    "TaxBasisTotal": {{Net Total}},
    "TaxPercent": {{VAT Rate}},
    "TaxTotal": {{VAT Amount}},
    "GrandTotal": {{Gross Total}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "PaymentReference": "{{Invoice Number}}",
    "DueDate": "{{Due Date}}T00:00:00"
  }
}

注目すべき点が3つあります。 TypeCode 380 これは商業請求書のコードであり、固定されています。 UnitCode C62 は「何かの1つ」を表すUN/ECEコードで、時間やサービス単位などに必要なものです。 PaymentReference で Payment block とは、購入者が支払い時に引用するテキストのことで、ここでは請求書番号のみです。

ZUGFeRD請求書構成を作成する​

すべての値はAirtableトークンです。グリッド上では191と1196と表示されますが、VAT金額は190.95、総計は1195.95であることに注意してください。

各設定が決定する内容​

ステップ4：請求書を記録に書き戻すにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： PDF4meの手順を経たすべてのこと。

1. 追加 エアテーブル > レコードの更新。
2. 設定する:
   • ベース PDF4me Live Automations、 テーブル ZUGFeRD Requests
   • 記録: その ID トリガーから
   • 添付ファイルを追加する: False
   • 書類: その ファイルURL ステップ3から
   • 状態: Generated
3. 上書きされないように、他のフィールドはすべて空欄にしてください。

レコード構成の更新​

一番上の警告文こそ読むべきものです。それより下は意図的に空欄になっています。

ステップ5：電子請求書をバイヤーに送信するにはどうすればよいでしょうか？​

これまでの流れ： 記録更新を通じてすべて。

1. 追加 Gmail > メールを送信する。
2. 設定する:
   • に: その メール トリガーからの列
   • 主題: Your e-invoice プラス 請求書番号
   • 体型: Html
   • 体購入者名、請求書番号、合計金額を記載した短い挨拶
   • 添付ファイル: その ファイルURL ステップ3から

メール送信設定​

添付ファイルは、手順4でAirtableに書き込んだファイルURLと同じなので、レコードとメールには常に同じファイルが添付されます。

Zapを実行して検証する​

1. 公開 ザップ。
2. 行を追加 ZUGFeRD Requests 売り手、買い手、1行の商品、日付とステータスの両方を含む New。
3. 投票結果をお待ちください。5つのステップすべてが緑色になるはずです。
4. 行を開く： Document 請求書番号と同じ名前のPDFファイルが含まれている必要があり、 Status 読むべき Generated。
5. 添付ファイルを開いてください。読みやすい請求書ページが表示され、ZUGFeRDバリデーターが同じファイル内にEN 16931 XMLを検出するはずです。
6. ステータスの行を追加します Generated そして、ステップ2でZapが停止することを確認します。

キャプチャされた実行では、バージョン 1 は 2026 年 10 月 24 日午前 12 時 9 分 1 秒に正常に完了し、以下の結果を出力しました。 ZUGFeRD_RE-2026-0011.pdf ベルリンのMuster GmbHからミュンヘンのTest Kunde AGへの請求書には、コンサルティング10単位（100.50ユーロ）が含まれており、合計金額は1195.95ユーロです。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

他の電子請求書発行方法との比較​

各行は代替案を示しています。最後の行はこのZapです。

また、私たちは Makeにおける同一の流れ違いは小さいが、確かに存在する。Zapierが1ステップを費やすトリガー内でフィルターを無料で作成し、ニーズを満たす。 parseNumber Zapier が直接マッピングするすべての金額値の周りに、Make はファイルをバイトとしてアップロードし、Zapier はそれを Airtable に URL として渡します。

よくある質問​

電子請求書とは何ですか？​

電子請求書とは、請求書を紙の画像ではなく、機械が読み取れる構造化データとして発行することを意味します。購入者の会計システムがそれを解析し、誰も再入力することなく処理するため、コスト削減は購入者側で実現します。つまり、コスト削減のメリットは購入者側にあるのです。

現在、ビジネスや公共部門の取引において、ますます多くの管轄区域がこれを要求している。 欧州規格 EN 16931 これはコアとなるフィールドセットを定義し、ZUGFeRDのようなフォーマットはそれを実装する。

電子請求書とは何ですか？​

どちらも同じ意味です。「電子請求書」は法律用語として使われる傾向があり、「e-請求書」は製品マーケティング用語として使われる傾向がありますが、どちらも電子メールに添付されたPDFファイルではなく、構造化された機械可読な請求書データを意味します。

何が電子請求書に該当しないのかを明確にしておくことが重要です。スキャンした紙の請求書は電子請求書ではありませんし、通常のPDFファイルも同様です。構造化データが埋め込まれていない場合、受信者はそれを読み取らなければなりません。

Airtableで請求書を作成できますか？​

規格に準拠していません。Airtableはデータを保持し、インターフェースや印刷可能なビューにレイアウトできますが、規制で求められているEN 16931 XMLに準拠したPDF/A-3ファイルを作成することはできません。

このZapが使用する分割方法は実用的です。Airtableがレコードとなり、PDF4meが成果物を生成し、その成果物が添付ファイルとしてレコードに戻されます。

買掛金自動化はどのように機能するのですか？​

3つの段階、すなわち取り込み、抽出、そして転記が行われる。取り込みでは文書を1か所に集約し、抽出ではそれらをフィールドに変換し、転記では承認ゲートを介してそれらのフィールドを台帳に書き込む。

ハイブリッド電子請求書は中間部分を省略します。XMLが既にファイル内に含まれている場合、抽出は認識ではなく解析となるため、規制当局はハイブリッド方式への移行を強く求めています。このZapは、その仕組みにおける送信側の役割を担います。

トラブルシューティング​

次のステップ​

委任状はフォーマットの問題のように見えますが、実際はデータの問題です。請求書が既に行として存在する場合は、ほとんどの作業は完了しています。

PDF4meでスイスのQRコード付き紙幣を作成 これは、支払いの詳細をスイスのQRコード付き請求書画像に変換するMakeモジュールです。Airtableベースに接続され、行から債権者、債務者、QR-IBANを読み取り、完成した伝票を添付ファイルとして同じレコードに戻し、債務者にメールで送信します。

Airtableで請求書を作成できるかと尋ねると、正直なところ、支払可能な請求書は作成できない、というのが答えです。Airtableは債権者、債務者、金額、QR-IBANを完璧に保持しますが、スイスのQR請求書は仕様が定められています。つまり、定義されたレイアウト、切り取り線、正しい形式の参照、そして銀行アプリが実際に受け入れるQRコードが必要です。通常は、Airtableを閉じて銀行のポータルを開き、行を再入力するようにアドバイスされます。このシナリオではその逆を行い、データは既に保存されているデータベースから決して離れません。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： 債権者、債務者、金額、通貨、QR-IBANを含むAirtableの行で、ステータスが「新規」に設定されている。 出力： 同じ記録に添付されたスイスのQRコード付き紙幣のPNG画像と、その伝票を添付した債務者へのメール。

請求書1枚につき1行。ここにある各列は、スイスのQRコード仕様で要求されるフィールドに対応しています。

左側に領収書、右側に支払い欄、その間にハサミ線。

債務者が受け取るものは、すべてその行から構成される。

必要なもの​

シナリオの概要​

1. 記録を見る （Airtable）は新しい行を取得します Swiss QR Requests。
2. スイスのQRコード紙幣を作成する (PDF4me)は、その伝票をPNG形式でレンダリングします。
3. 添付ファイルをアップロードする （Airtable）はそれを Document 同じ行にあるフィールド。
4. 記録を更新する （Airtableは）結果を行に書き戻します。
5. メールを送信する （Gmail）が債務者に伝票を送付します。

シナリオの概要全体​

Airtableモジュールが3つ、PDF4meモジュールが1つ、Gmailモジュールが1つ。ベースは送信元と送信先の両方の役割を果たします。

ステップ1：Airtableの行からシナリオをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

「準備完了」とマークされた行がリクエストなので、Make はそれを監視します。

1. 追加 エアテーブル > 記録を見る 引き金として。
2. 設定する:
   • ベース: PDF4me Live Automations
   • テーブル: Swiss QR Requests
   • トリガーフィールド: Created
   • ラベルフィールド: Title
   • 制限: 10
   • 式: {Status}='New'

ウォッチレコードの設定​

この数式は、未完了の行でシナリオが実行されないようにするものです。

ステップ2：行をスイスのQRコード紙幣に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Airtableのトリガー。

これは伝票を作成するモジュールです。ほとんどのフィールドは行から直接マッピングされますが、2つのフィールドは式が必要です。

1. 追加 PDF4me > スイスのQRコード紙幣を作成する。
2. 設定する 出力を左右する設定：
   • フォーマットタイプ: PNG
   • 参照タイプ: QRR
   • 言語: English
   • 分離ライン: Line With Scissor
   • 債権者住所の種類: S
3. 支払いデータをマッピングする トリガーから:
   • 額: formatNumber(1.Amount; 2; "."; "")
   • IBAN: replace(1.QRIBAN; " "; "")
   • 債権者名債権者欄から、番地、郵便番号、都市、国を入力してください。
   • 債務者 債務者欄の氏名と住所、そして 参照 列から

スイスのQRコード請求書の設定を作成する​

パネルはここにスクロールされます。債権者名の下には、債権者の住所の残りの部分と債務者ブロック全体が表示されます。

各設定が決定する内容​

ステップ3：どのようにして伝票を記録に戻しますか？​

これまでの流れ： トリガーとPDF4meモジュール。

その列が請求書を要求したのだから、その列が請求書を運ぶべきだ。

1. 追加 エアテーブル > 添付ファイルをアップロードする。
2. 設定する:
   • ベース そして テーブルステップ1と同様
   • レコードID: その id トリガーから
   • 添付ファイル欄: Document
   • ファイル: 出力 PDF4me - スイスのQRコード付き紙幣を作成
   • ファイル名: QRBill_ プラス タイトル 行プラスから .png
   • データ: その 書類 モジュール2の出力
   • コンテンツタイプ: PNG image

添付ファイルの設定をアップロードします​

レコードIDはトリガーから取得されるため、伝票はそれを要求した行に配置されます。

ステップ4：行に結果をどのように記録しますか？​

これまでの流れ： すべて添付ファイルアップロードを通じて行います。

ファイルを添付したからといって、作業が完了したわけではありません。結果は別途更新して報告する必要があります。

1. 追加 エアテーブル > 記録を更新する。
2. 設定する:
   • ベース そして テーブルステップ1と同様
   • レコードID: その id トリガーから
   • 記録書き戻したいフィールドに入力してください。ステータスはトリガー式が読み取る重要な項目なので、特に重要です。また、OutputLink列は共有可能なURLを入力するのに便利な場所です。

レコード構成を更新する​

このパネルには、表のすべての列が表示されます。上書きしたくない項目は空白のままにしてください。

ステップ5：債務者に請求書を送付するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： 記録更新を通じてすべて。

最後のモジュールは、行に記載されている住所に伝票を配達します。

1. 追加 Gmail > メールを送信する。
2. 設定する:
   • に: その メール トリガーからの列
   • 主題: Your Swiss QR bill プラス タイトル
   • 体型: Raw HTML
   • コンテンツ債務者、請求書、金額を記載した短いHTML本文
3. 添付ファイルを追加してください：
   • ファイル: その PDF4me - スイスのQRコード付き紙幣を作成 出力
   • ファイル名: QRBill_ プラス タイトル プラス .png
   • データ: その 書類 モジュール2の出力

メール設定を送信​

添付ファイルはモジュール2からバイトデータを取得するため、Airtableのデータは読み戻されません。

シナリオを実行して検証する​

1. 保存 シナリオを作成して、一度実行してください。
2. 行を追加 Swiss QR Requests 債権者、債務者、金額、QR-IBAN、ステータス New。
3. 5つのモジュールが点灯するのを確認してください。それぞれが1つの動作を報告するはずです。
4. 行を開く: Document このフィールドには、タイトルと同じ名前のPNG画像が格納されている必要があります。
5. 添付ファイルを開いて、両方の部分を確認してください。領収書部分と支払部分には、同じ口座番号、参照番号、金額が記載され、両者の間に折り目線（ハサミ線）が入っている必要があります。
6. メール欄の受信トレイで、メッセージとその添付ファイルを確認してください。

キャプチャされた実行では、行 INV-1003 チューリッヒ市バーンホフ通り1番地、郵便番号8001にあるMuster AG宛ての、口座番号CH44 3199 9123 0008 8901 2、参照番号21 00000 00003 13947 14300 09017の伝票が発行され、チューリッヒ市ゼー通り10番地、郵便番号8002にあるTest Kunde AGが100.50スイスフランを支払うことになっています。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは、スイスのQRコード紙幣を作成する他の方法と比べてどうなのか​

各行はそれぞれ異なる選択肢を示しています。最後の行はこのシナリオを表しています。

よくある質問​

スイスのQRコード紙幣とは何ですか？​

スイスのQRコード付き請求書は、スイスで従来使われていたオレンジ色と赤色の支払用紙に代わる新しい支払い用紙です。債権者、債務者、金額、参照番号などの情報を含むQRコードが印刷されているため、支払者は銀行アプリでこのコードをスキャンするだけで済み、何も入力する必要がありません。

領収書と支払いの2つの部分に分かれており、カットラインで区切られ、レイアウトは SIXが発行したスイスの実施ガイドラインだからこそ、それを生成することは設計上の問題ではなく、仕様上の問題となるのです。

スイスにおけるQR-IBAN番号とは何ですか？​

QR-IBANは、通常のIBANとは別に銀行が発行する2つ目の口座番号で、その金融機関識別子が予約済みの範囲内にあるため識別できます。これは、銀行が入金された支払いに構造化されたQRコードが含まれていることを認識し、請求書と自動的に照合できるようにするために存在します。

このシナリオの実用ルール: 参照タイプを QRR 必ずQRコード付きIBANを使用してください。通常のIBANコードは使用できません。両方を混ぜると、見た目は正しくてもスキャンできない伝票が作成されます。

スイスのQRコードを使った請求書の支払い方法は？​

支払者は銀行アプリを開き、支払い画面のQRコードをスキャンし、画面上の金額を確認して確定する。何も入力する必要がないのが、このフォーマットの最大の利点だ。

郵便局の窓口で支払うことも、印刷された欄に手動で入力することもできます。そのため、支払い欄には口座番号、参照番号、金額がコードの横に読みやすいテキストとして繰り返し記載されています。

Airtableで請求書を作成できますか？​

Airtable単体ではできません。Airtableはデータを保存し、インターフェースや印刷可能なビューにレイアウトすることはできますが、支払い基準を満たすドキュメントを作成する方法も、その仕様に準拠したスキャン可能なQRコードを生成する方法もありません。

その強みは、信頼できる情報源となることです。このシナリオでは、その役割分担が維持されます。Airtableが行を保持し、PDF4meが準拠した成果物を生成し、その結果が添付ファイルとして行に返されます。

トラブルシューティング​

次のステップ​

既にお持ちのデータベースは、見た目以上に完成された支払い書類に近い状態になっていることが多いです。必要なのは、仕様に沿った記述を追加することだけです。

PDF4meでZUGFeRDの請求書を作成する これは、構造化された請求書データをPDF/A3サイズの電子請求書に変換するMakeモジュールです。Airtableベースをターゲットとして、1行を読み込み、EN 16931 XMLに変換し、読み取り可能かつ機械解析可能なファイルを返して、レコードに戻します。

電子請求書作成ソフトウェアを検索すると、ベンダー比較（プラットフォーム、スイート、ドキュメントごとの価格設定など）が表示されます。Airtableで請求書を作成できるかどうかを検索すると、できないことを説明する長いスレッドが表示されます。この2つの結果の間には、既にAirtableで業務を行っており、請求書を機械可読形式にする必要があると告げられたものの、フォーマット要件を満たすために業務を請求書作成プラットフォームに移行したくないチームがあります。このシナリオは、まさにそのようなチームのためのものです。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： 請求書番号、日付、販売者ブロック、購入者ブロック、1つの明細項目、合計金額を含むAirtableの行で、ステータスは「新規」に設定されている。 出力： その記録にZUGFeRDのPDF/A-3ファイルが添付され、購入者には同じファイルが添付されたメールが送信されます。

請求書1件につき1行。ここにある各列は、シナリオが構築するJSONのキーになります。

購入者は通常の請求書を見るが、購入者のソフトウェアは請求書内のXMLデータを読み取る。

必要なもの​

シナリオの概要​

1. 記録を見る （Airtable）は新しい行を取得します ZUGFeRD Requests。
2. ZUGFeRDの請求書を作成する (PDF4me)はJSONをハイブリッドPDFに変換します。
3. 添付ファイルをアップロードする （Airtable）はそれを Document 同じ行にあるフィールド。
4. 記録を更新する （Airtableは）結果を返信します。
5. メールを送信する （Gmail）は電子請求書を買い手に配信します。

シナリオの概要全体​

スイスのQRコードシナリオと同じ5つのモジュール構成。中央のPDF4meモジュールのみが異なっている。

ステップ1：Airtableの行からシナリオをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

「準備完了」とマークされた行は、請求書発行の依頼を表します。

1. 追加 エアテーブル > 記録を見る 引き金として。
2. 設定する:
   • ベース: PDF4me Live Automations
   • テーブル: ZUGFeRD Requests
   • トリガーフィールド: Created
   • ラベルフィールド: Title
   • 制限: 10
   • 式: {Status}='New'

ウォッチレコードの設定​

ステータスは切り替えスイッチです。誰かが行を「新規」に設定するまで、何も発行されません。

ステップ2：行をZUGFeRD請求書に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Airtableのトリガー。

これは電子請求書を作成するモジュールです。設定によってフォーマットが決定され、JSONデータによって内容が決定されます。

1. 追加 PDF4me > ZUGFeRDの請求書を作成する。
2. 出力の設定:
   • ファイル名: ZUGFeRD_ プラス 請求書番号 プラス .pdf
   • 入力形式: JSON
   • 出力モード: XML With PDF
   • ZUGFeRD バージョン: 2*
   • 適合レベル: EN16931
   • 請求書をPDF形式でレンダリングする: Yes
3. 請求書オブジェクトを貼り付けます の中へ 請求書JSONデータ そして、以下の列をマッピングします。

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

その物体の3つの部分に注目する価値がある。 TypeCode 380 これは商業請求書のコードであり、基本となるコードから派生したものではなく、固定されています。 UnitCode C62 は「何かの1つ」を表すUN/ECEコードで、時間やサービス単位に使うものです。 Payment 最後のブロックは PaymentReference購入者が支払い時に引用するテキストで、ここでは単に請求書番号です。

ZUGFeRD請求書構成を作成する​

エディタ上ではフィールドがスクロールするため、オブジェクトの一部しか一度に表示されます。上のブロックはオブジェクト全体を表しています。

各設定が決定する内容​

ステップ3：電子請求書を記録に戻すにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： トリガーとPDF4meモジュール。

1. 追加 エアテーブル > 添付ファイルをアップロードする。
2. 設定する:
   • ベース そして テーブルステップ1と同様
   • レコードID: その id トリガーから
   • 添付ファイル欄: Document
   • ファイル: 出力 PDF4me - ZUGFeRDの請求書を作成する
   • ファイル名: ZUGFeRD_ プラス 請求書番号 プラス .pdf
   • データ: その 書類 モジュール2の出力
   • コンテンツタイプ: PDF file

添付ファイルの設定をアップロードします​

コンテンツの種類はPDFファイルです。スイスのQRコード関連シナリオでは、同じスロットにPNG画像を使用しています。

ステップ4：行に結果をどのように記録しますか？​

これまでの流れ： すべて添付ファイルアップロードを通じて行います。

1. 追加 エアテーブル > 記録を更新する。
2. 設定する:
   • ベース そして テーブルステップ1と同様
   • レコードID: その id トリガーから
   • 記録: 書き戻したい内容のみを入力してください。通常はステータスと出力リンクです。

レコード構成を更新する​

テーブルのすべての列がここに表示されます。キャプチャ画像では列が空でパネルがスクロールされているため、ステータスを意図的に設定してください。

ステップ5：電子請求書をバイヤーに送信するにはどうすればよいでしょうか？​

これまでの流れ： 記録更新を通じてすべて。

ベースに保存されている電子請求書は発行されていません。

1. 追加 Gmail > メールを送信する。
2. 設定する:
   • に: その メール トリガーからの列
   • 主題: Your e-invoice プラス 請求書番号
   • 体型: Raw HTML
   • コンテンツ購入者名、請求書番号、合計金額を記載した短いHTML本文
3. 添付ファイルを追加してください：
   • ファイル: その PDF4me - ZUGFeRDの請求書を作成する 出力
   • ファイル名: ZUGFeRD_ プラス 請求書番号 プラス .pdf
   • データ: その 書類 モジュール2の出力

メール設定を送信​

添付ファイルはモジュール2から取得されるため、Airtableはファイルの読み込みを行いません。

シナリオを実行して検証する​

1. 保存 シナリオを作成して、一度実行してください。
2. 行を追加 ZUGFeRD Requests 売り手、買い手、1行の商品、日付とステータスの両方を含む New。
3. 5つのモジュールすべてが、それぞれ1つの操作を報告する必要があります。
4. 行を開く: Document このフィールドには、請求書番号と同じ名前のPDFファイルが格納されている必要があります。
5. 添付ファイルを開いてください。読みやすい請求書ページが表示され、ZUGFeRDバリデーターが同じファイル内にEN 16931 XMLを検出するはずです。
6. 購入者の受信トレイにメッセージとその添付ファイルが届いているか確認してください。

キャプチャされた実行では、行 RE-2026-0009 ベルリンの Muster GmbH (VAT ID DE123456789) からミュンヘンの Test Kunde AG 宛ての請求書が作成され、コンサルティング 10 ユニットが 100.50 で、メールには合計 1195.95 ユーロと記載されていました。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは、他の電子請求書作成方法と比べてどうなのか​

各行はそれぞれ異なる選択肢を示しています。最後の行はこのシナリオを表しています。

よくある質問​

買掛金自動化とは何ですか？​

受信側では、請求書が届き、入力なしでその項目が読み取られ、数値が確認され、結果が計上されるか承認のために送付されます。ハイブリッド電子請求書は、データがページの画像から復元されるのではなく埋め込まれているため、読み取りステップの信頼性を高めます。

このシナリオは、その取り決めにおける送信側の役割を担っています。購入者のシステムが解析できるファイルを作成することで、購入者の買掛金処理を自動化することが可能になります。

Airtableで請求書を作成できますか？​

規格に準拠していません。Airtableは請求書データを保存し、インターフェースや印刷可能なビューにレイアウトすることはできますが、EN 16931 XMLに準拠したPDF/A-3形式の請求書を作成することはできません。そして、電子請求書の義務化では、まさにそのような形式の請求書の作成が求められているのです。

このシナリオで使用されている分割方法は、実用的なものです。Airtableがレコードとなり、PDF4meが成果物を生成し、その成果物が添付ファイルとしてレコードに戻ってきます。

買掛金自動化はどのように機能するのですか？​

これは、取り込み、抽出、転記の3つの部分から構成されます。取り込みとは、文書を1か所に集めることです。抽出とは、文書をフィールドに変換することです。転記とは、それらのフィールドを台帳に書き込むことです。通常、転記の前には信頼度または承認ゲートが設けられています。

ハイブリッド型電子請求書は、中間部分を省略します。XMLが既にファイル内に含まれている場合、抽出は認識ではなく解析となるため、規制当局は引き続きこの方向へと推進しています。

Airtableの自動化とは何ですか？​

Airtableには、ベース内でトリガーやアクションを実行するための独自の自動化ビルダーが搭載されており、内部処理の大部分はこれでカバーされます。しかし、ドキュメントAPIを呼び出して添付ファイルフィールド用のファイルを返すことはできません。このシナリオでは、まさにその処理が必要なのです。

Makeがその隣に配置されているのはまさにそのためです。トリガーは引き続きAirtableテーブルを監視しますが、シナリオの中間部分では、Airtable独自の自動化機能ではアクセスできないサービスにアクセスできます。

トラブルシューティング​

次のステップ​

委任状は通常、ファイル形式の問題として現れます。つまり、請求書データが既にどこに保存されているのか、そしてそれを読み取れるシステムが存在するのか、という問題なのです。

PDF4me AIドキュメントパーサー これは、AIを使ってドキュメントを読み込み、そのフィールドをJSON形式で返すZapierアクションです。ZapierのLooping機能と組み合わせることで、買掛金処理における一般的なケース、つまり複数の請求書が添付されたメールを、それぞれ個別に解析するといった処理に対応できます。

どの請求書OCRツールも同じことを示しています。1つのドキュメントを入力すると、きれいなフィールドが出力されます。請求書はそうやって届きません。共有受信トレイに、サプライヤーから3つのPDFが添付され、本文に「PFA」と書かれたメールとして届きます。興味深い問題は、1つの請求書を読み取ることではなく、1つのトリガーが複数の解析に変換される必要があることです。ほとんどのチュートリアルでは、誰かがすでにファイルを分割したフォルダを監視することで、この部分を静かにスキップしています。このZapはこれをスキップしません。3つのステップがあり、真ん中のステップがループです。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： 共有メールボックス内の1つのメールに、任意の数のPDF請求書を添付する。 出力： 添付ファイルごとに1回のZap実行が行われ、それぞれがフィールドごとの信頼度スコアを含む構造化されたJSON形式で請求書を返し、下流のあらゆるアプリにマッピングできる状態になります。

添付ファイル2つ、メッセージ1つ、本文は2語。これがZapが処理しなければならない入力データです。

メールを1通入力すると、2回の実行結果が出力されます。ループの各反復処理は、履歴上ではそれぞれ独立したZap実行として記録されます。

必要なもの​

ザップの概要​

1. 共有メールボックスに新しいメールが届きました （Microsoft Outlookは）2分ごとにメールボックスをポーリングします。
2. 明細項目からループを作成する （Zapierによるループ処理）は、添付ファイルリストをファイルごとに1回の反復処理に変換します。
3. AI - ドキュメントパーサー (PDF4me) は、現在のイテレーションの添付ファイルに対してアナライザーを実行します。

Zapの概要​

3つのステップがあります。中央のループによって、3番目のステップがアタッチメントごとに1回実行されるようになっています。

ステップ1：共有メールボックスからZapをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

請求書が届くことがイベントであり、メールボックスがトリガーとなる。

1. Zapを作成して選択する Microsoft Outlook > 共有メールボックスに新しいメールが届きました。
2. メールボックスを読み取る権限を持つアカウントを接続し、次に 共有メールボックスアドレス そして フォルダ 視聴するなら、まずは「Inbox」を視聴するのが良いでしょう。
3. 準備したメールでトリガーをテストします。Zapierがレポートします。 Microsoft Outlookで新しいメールが1件見つかりましたそして、添付ファイルリストは後続の手順で明細項目として利用できるようになります。

キャプチャされたZapのポーリング間隔は次のように表示されます。 2分これは、ステップで設定した内容ではなく、Zapierプランのスケジュールです。

ステップ2：1つのメールに含まれるすべての添付ファイルをループ処理するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Outlookのトリガー。

これは、1通のメールを請求書1件につき1回の処理に変換する手順です。

1. 追加 Zapierによるループ機能 > 明細項目からループを作成する。
2. で ループする値トリガーから添付ファイルの明細項目をマッピングします。キャプチャされた実行では、2つの値がループして連結されます。これがコピーするパターンです。
   • 添付ファイル名ファイル名
   • 添付ファイルファイル自体
3. ステップをテストします。Zapier が報告します。 ZapierのLoopingに新しいループを1件送信しました 「データ出力」タブには、最初のイテレーションと、すべてのイテレーションのプレビューが表示されます。

ラインアイテムの出力からループを作成する​

Loop Total Iterations は添付ファイルごとに 2 を読み取り、preview_loop_values はどちらのファイルも解析される前に両方のファイル名を指定します。

ループがあなたに渡すもの​

先に進む前に、2つの点に注意しておく必要があります。ループはOutlookで添付ファイルが表示される順序で実行されるわけではありません。メールには「Samples 2」が最初に表示され、ループもそれに従いましたが、それに依存すべきではありません。 Loop Id 結果として得られる行を、それらが送信されたメールに結びつける唯一のものはこれなので、後で後悔するよりも、今すぐ下流にマッピングしておきましょう。

ステップ3：各添付ファイルを構造化されたJSONに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： トリガーとループ。

ここから先の処理は、ループ内に位置するため、添付ファイルごとに一度だけ実行されます。

1. 追加 PDF4me > AI - ドキュメントパーサー そしてAPIキーを接続してください。
2. 設定する:
   • ファイル: その 添付ファイル トークンはトリガーからではなく、ループから取得する。これが多くの人が間違える点だ。
   • ファイル名 そして ファイル拡張子: ループから名前を構築します 添付ファイル名。
   • AIアナライザーIDドロップダウンメニューからアナライザーを選択してください。 default_invoice_extraction 以下のような出力が得られます。
   • AIアナライザー名（非推奨）空欄のままにしてください。
3. テスト。Zapierが報告します。 Pdf4meに新しいプロセス文書を1件送信しました、そしてデータ出力は解析されたフィールドを運びます。

AI - ドキュメントパーサーの出力、最初の添付ファイル​

ドキュメント本文には請求書が記載されています。また、すべての項目はスコア付きでdocConfidenceLevelにも表示されます。

AI - ドキュメントパーサーの出力、2番目の添付ファイル​

ログ上で2つの解析結果を区別するには、異なるトレースIDと異なるドキュメントIDを使用します。

このキャプチャに含まれる2つの添付ファイルには同じサンプル請求書が含まれているため、抽出された数値は一致します。2回目の実行で証明されるのは、パーサーが2つの異なるレイアウトを処理できるということではなく、1つのメールから3番目のステップが2回実行されたということです。

何が戻ってくるのか​

内部 Doc Text の default_invoice_extraction アナライザーはヘッダーフィールドを返します（invoiceNumber、 invoiceDate、 invoiceDateString、 orderId、 customerPO、 paymentDeadline）、ベンダーブロック（vendorName、 vendorAddress、 vendorPhone、 vendorEmail、および税務識別子を含む vendorGSTIN、 vendorPAN、 vendorCIN、 vendorVatUidNr、 iban)、顧客ブロック (billTo、 billToAddress、 billToPhone、 billToEmail、 billToState、 billToPincode）、合計（subTotal、 cgst、 sgst、 cgstRate、 sgstRate、 totalTaxAmount、 total）そして lineItems 配列。解決されるサンプル請求書の場合 invoiceNumber 13594027、 billTo John Smith、 total 37.5、そして2つの項目があり、そのうちの2番目は -12.5 割引ライン。

信頼度スコアの読み方​

docConfidenceLevel 同じ形状を鏡像のように反転させ、各値の代わりに数値を記入します。これらは、記録された2回のランのスコアであり、その差がポイントです。

同じ文書でも2回の通過でわずかに異なるスコアが出ましたが、これはモデルとしては正常なことであり、まさにそのため単一の数値に頼るのではなく、しきい値を設定する必要があるのです。フロアを選択し、それ以下のものはすべて担当者に振り分け、残りは通過させます。

Zapを実行して検証する​

1. 公開 ザップ。
2. 共有メールボックスに、2つのPDFファイルを添付したテストメールを送信してください。
3. 投票結果を待ってから、開く ザップ履歴。
4. 見てください 二 Zap の実行は 1 回ではなく、それぞれが成功とマークされ、それぞれが 1 つのタスクを消費します。
5. 各実行を開いて、ステップ 3 のデータを確認します。 Trace Id そして Document Document Id 両者は異なるべきであり、 Doc Text その添付ファイルの請求書を保持しておくべきです。
6. チェック Loop Total Iterations ステップ2で。2つのファイルを添付したときに1と表示される場合は、問題はマッピングにあります。 ループする値パーサーではない。

キャプチャされた実行では、2026年10月15日の午後7時2分53秒と午後7時3分37秒に2回のZap実行が完了し、どちらも成功しました。それぞれ1つのタスクが実行され、添付ファイルが395KBの単一のメールから実行されました。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは、他の請求書OCRの方法と比べてどうなのか​

各行は代替案を示しています。最後の行はこのZapです。

よくある質問​

請求書OCRとは何ですか？​

請求書OCRは、人間ではなくソフトウェアを使って請求書を読み取り、仕入先、日付、明細項目、合計金額をシステムで使用できるデータとして出力します。従来のOCRではページ上の文字しか読み取れず、どの数字が合計金額なのかは自分で判断する必要がありましたが、それに取って代わったAIパーサーは、名前付きフィールドを直接出力します。

ツールを選ぶ際には、その違いが重要になります。 光学文字認識 テキストが返されます。ドキュメントパーサーはテキストを返してくれます。 total、 invoiceNumber そして billToこれは、Zapが実際にスプレッドシートにマッピングできるものです。

Zapierのループ機能はどのように動作するのですか？​

Zapierのループ機能は、アイテムごとに以下の手順を1回ずつ再実行する組み込みアプリです。 明細項目からループを作成する 前のステップから取得した一連の項目（例えば、メールの添付ファイル一覧など）を受け取り、項目ごとに1回の反復処理を開始します。

各イテレーションは、Zap 履歴に独自のエントリがあり、独自のタスク消費がある個別の Zap 実行です。イテレーション内では、 Loop Iteration、 Loop Total Iterations、 Loop Iteration Is Last そして Loop Id 同じソースレコードのすべての反復処理で共有されます。

OCRによる請求書処理とは何ですか？​

OCRによる請求書処理は、読み取りステップだけでなく、処理パイプライン全体を指します。請求書が届き、そのフィールドが抽出され、値がチェックされ、結果が元帳またはレビューキューに記録されます。抽出は通常、簡単な部分です。

実際に機能するかどうかを決めるのは、取り込みと例外処理の部分です。この Zap は共有メールボックスとループによる取り込みをカバーし、例外処理の生の素材を提供します。 docConfidenceLevel。

買掛金処理を自動化するにはどうすればよいですか？​

まずは受付から始めましょう。受付での手動処理は、その後の処理をすべて台無しにしてしまいます。仕入先には1つの住所を指定し、その住所をトリガーとして、複数の請求書が添付された1通のメールが、1件ではなく複数のレコードを生成するようにしてください。

次に、自動的に投稿する内容を決定します。抽出されたフィールドに対する信頼度しきい値によって、請求書は自動処理できるものと、担当者が確認すべきものに分けられます。この分類によって、自動化処理を安全に継続実行できるのです。

トラブルシューティング​

次のステップ​

請求書自動化で一番難しいのは、請求書そのものを読むことではなく、届いた封筒を開けることだった。そして、その封筒を開けるのがループ処理なのだ。

PDF4meでZUGFeRD請求書を作成 これは、請求書データをPDFとA3サイズの電子請求書のハイブリッド形式に変換するPower Automateアクションです。SharePointリストを対象とすると、Composeアクションが各行から構築したJSONを取得し、EN 16931 XMLを書き込み、読みやすい請求書をベースとなるPDFに描画し、結果をファイルに保存して購入者にメールで送信します。

ZUGFeRDを検索すると、次の3つのいずれかにたどり着きます。フォーマットの説明、既にあるファイルが正しいかどうかを判定するバリデーター、または請求書作成ソフトウェアを開発する開発者向けのPHP、Java、C#ライブラリです。これら3つはすべて、請求書が既にどこかに存在することを前提としています。しかし、これらのどれもが答えていないのは、財務チームが実際に抱えている疑問です。請求書データはリスト、スプレッドシート、あるいは販売内容を記録するシステムなど、どこかに保存されていますが、それを準拠した電子請求書として出力する必要があるのです。このフローは、7つのステップで構成され、コードを使わずに、その欠けていた中間部分を実現します。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： 請求書番号、日付、通貨、販売者ブロック、購入者ブロック、および1つの明細項目を含む行。 出力： ZUGFeRD PDF/A-3 請求書 ZUGFeRD Invoices ライブラリでは、行がステータスとリンクとともに更新され、購入者には請求書が添付されたメールが送信されます。

請求書ごとに1行が表示されます。このペインの各列は、フローが構築するJSONのキーになります。

請求書番号ごとに1つのファイルが作成され、フローアカウントによって書き込まれます。

購入者から見た、同じファイルの読み取り可能な半分。

必要なもの​

フローの概要​

1. アイテムが作成されると (SharePoint) は、次のリストを監視します。 ZUGFeRD Requests。
2. 作曲する 行から請求書のJSONを構築します。
3. パスを使用してファイルコンテンツを取得します 読む /ZUGFeRD Templates/BaseInvoice.pdf。
4. ZUGFeRD請求書を作成する (PDF4me PDF) は JSON を EN 16931 XML に変換し、ハイブリッド PDF を返します。
5. ファイルを作成する (SharePoint) はそれを次のように保存します ZUGFeRD_<invoice number>.pdf。
6. アイテムを更新 (SharePoint) ステータスを Generated そしてOutputLinkを埋めます。
7. メール送信（V2） (Office 365 Outlook) は、購入者に請求書を送信します。

フローの概要全体​

処理全体は4秒強で、電子請求書自体の生成には約1秒かかります。最も時間がかかるのは、SharePointがファイルを書き込む工程です。

ステップ1：リクエストが届いたときに、電子請求書をどのように発行しますか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

行を追加すると請求書が発行されるので、それがシグナルになります。

1. 作成する 自動化されたクラウドフロー そして選ぶ SharePoint > アイテムが作成されると。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • リスト名: ZUGFeRD Requests

アイテムが作成されたときの構成​

新しい行の各列は、次の6つのアクションで使用できるトークンになります。

ステップ2：リスト列から請求書のJSONをどのように構築しますか？​

これまでの流れ： SharePointのトリガー。

1つの「作成」アクションで請求書全体を記述できます。ここでは、列名が標準規格で想定されている名前と一致し、1つの画面で読みやすい長さになっています。

1. 追加 データ操作 > 作曲する。
2. 以下のオブジェクトを貼り付けてください 入力 そして、それぞれの値を対応するトークンに置き換えます。

{
  "InvoiceId": "@{triggerBody()?['InvoiceNumber']}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "@{triggerBody()?['InvoiceDate']}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "@{triggerBody()?['InvoiceDate']}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "@{triggerBody()?['SellerName']}",
    "VatId": "@{triggerBody()?['SellerVATID']}",
    "Address": {
      "Street": "@{triggerBody()?['SellerStreet']}",
      "PostalCode": "@{triggerBody()?['SellerPostalCode']}",
      "City": "@{triggerBody()?['SellerCity']}",
      "Country": "@{triggerBody()?['SellerCountry']}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "@{triggerBody()?['BuyerName']}",
    "Address": {
      "Street": "@{triggerBody()?['BuyerStreet']}",
      "PostalCode": "@{triggerBody()?['BuyerPostalCode']}",
      "City": "@{triggerBody()?['BuyerCity']}",
      "Country": "@{triggerBody()?['BuyerCountry']}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "@{triggerBody()?['ItemDescription']}",
      "Quantity": @{triggerBody()?['Quantity']},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": @{triggerBody()?['UnitPrice']},
      "LineTotal": @{float(...)}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "@{triggerBody()?['Currency']?['Value']}",
    "LineTotal": @{float(...)},
    "TaxBasisTotal": @{float(...)},
    "TaxPercent": @{triggerBody()?['VATRate']},
    "TaxTotal": @{float(...)},
    "GrandTotal": @{float(...)},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "@{triggerBody()?['Currency']?['Value']}",
    "PaymentReference": "@{triggerBody()?['InvoiceNumber']}",
    "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}T00:00:00"
  }
}

構成設定​

テキスト値は引用符で囲まれたトークンです。金額と数量は数値そのものなので、浮動小数点演算を経由します。

請求書の各部分がどこから来たのか​

ステップ3：元のPDFはどこから入手したのか？​

これまでの流れ： トリガーとComposeを組み合わせる。

ZUGFeRDファイルには読み取り可能なページがあり、ここから始まります。

1. 追加 SharePoint > パスを使用してファイルコンテンツを取得します。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • ファイルパス: /ZUGFeRD Templates/BaseInvoice.pdf
   • コンテンツタイプを推測する （高度な）： Yes

パス構成を使用してファイルコンテンツを取得する​

レターヘッドはこのファイルに保管してください。印刷のたびに新しいレターヘッドが読み込まれるため、変更すると次回の請求書の内容も変わります。

ステップ4：JSONをZUGFeRD PDF/A-3に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： トリガー、パスを使用したファイルコンテンツの作成と取得。

これは電子請求書を作成する処理です。JSONを読み込み、EN 16931 XMLを書き込み、両方のデータを含む1つのファイルを返します。

1. 追加 ZUGFeRD請求書を作成する から PDF4me PDF 繋がり。
2. 設定する:
   • ZUGFeRDのバージョンと入力フォーマット: 2.0-JSON
   • 出力モード: XmlWithPdf
   • 請求書JSONデータ:表現 base64(outputs('Compose'))
   • 適合レベル: EN16931
   • 請求書をPDF形式でレンダリングする: Yes
   • ファイルの内容: a base64() 内容に対する表現 パスを使用してファイルコンテンツを取得します
   • ファイル名: BaseInvoice.pdf

ZUGFeRD請求書構成を作成する​

入力形式によって、表示されるデータフィールドが決まります。2.0-JSONを選択すると、請求書XMLデータではなく、請求書JSONデータが要求されます。

各設定が決定する内容​

ステップ5：請求書はどこに保管されますか？​

これまでの流れ： Create ZUGFeRD Invoice を通じてすべてを実行します。

請求書番号がファイル名の由来となり、ライブラリの検索性を維持する。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • フォルダパス: /ZUGFeRD Invoices
   • ファイル名: ZUGFeRD_ 続いて 請求書番号 トークンと .pdf
   • ファイルの内容: その 体 トークンから ZUGFeRD請求書を作成する

ファイル構成を作成する​

RE-2026-0007の場合、ZUGFeRD_RE-2026-0007.pdfというファイルが作成されます。

ステップ6：リクエストに結果をどのように記録しますか？​

これまでの流れ： ファイル作成を通してすべてを行います。

請求書を要求した行には、請求書がどうなったかも記載すべきです。

1. 追加 SharePoint > アイテムを更新。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • リスト名: ZUGFeRD Requests
   • ID: その ID トリガーからのトークン
   • タイトル: その タイトル トリガーからのトークン
   • ステータス値 （高度な）： Generated
   • 出力リンク （上級者向け）：ライブラリのURLに続いて ZUGFeRD_、 請求書番号 トークンと .pdf

アイテム設定を更新する​

リンクはライブラリの URL と、使用されているファイル名と同じ名前パターンから組み立てられ、ライブラリ名内のスペースはすでに %20 としてエンコードされています。

ステップ7：購入者に請求書を送るにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： すべてはアイテムの更新を通じて行われます。

図書館に保管されている電子請求書は発行されていないため、最後のアクションでそれを配信します。

1. 追加 Office 365 Outlook > メール送信（V2）。
2. 設定する:
   • に: その メール トリガーからのトークン
   • 主題: Your ZUGFeRD e-invoice 続いて 請求書番号 トークン
   • 体購入者と請求書の名前を記載し、ファイルがEN 16931 XMLが埋め込まれたPDF/A-3であることを示す行
3. 開ける 詳細パラメータ そして添付ファイルを追加します。
   • 添付ファイル名 - 1: ZUGFeRD_ プラス 請求書番号 トークンプラス .pdf
   • 添付ファイルの内容 - 1: その ファイルの内容 トークンから ZUGFeRD請求書を作成する
   • 重要性: Normal

メール送信（V2）設定​

添付ファイルは、それを生成したアクションからバイトデータを取得するため、SharePointから読み戻されることはありません。

フローを実行して検証する​

1. 保存 流れ。
2. 行を追加 ZUGFeRDからのリクエスト 購入者、1つの明細項目、日付、そして確認可能な住所が記載されています。
3. 実行履歴を開いてください。7つのアクションすべてが緑色で表示され、実行全体は数秒で完了するはずです。
4. 開く ツークフェルト請求書 ライブラリを開いて、請求書番号の下にファイルが存在するか確認してください。
5. 該当の行に戻ってください。ステータスは「生成済み」と表示され、出力リンクをクリックすると請求書が開くようになっているはずです。
6. メールに添付されているファイルを開き、両方の部分を確認してください。ページには正しい金額が表示され、ファイルにはXMLデータが含まれているはずです。

キャプチャされた処理は合計で約4秒かかり、そのうちの1秒で電子請求書自体が生成されました。結果として、 ZUGFeRD_RE-2026-0007.pdf、約 331 KB で、ドイツの請求書として表示されます。販売者はベルリンの Muster GmbH (VAT ID DE123456789)、顧客はミュンヘンの Test Kunde AG、文書タイプ 380、コンサルティング 1 行 (VAT 19%)、正味 1,005.00 EUR、VAT 190.95 EUR、合計 1,195.95 EUR。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは、ZUGFeRDの請求書を作成する他の方法と比べてどうなのか​

各行は代替案を表しています。最後の行はこのフローを示しています。

よくある質問​

ZUGFeRDの請求書とは何ですか？​

ZUGFeRDの請求書は、2つの機能を持つ1つのファイルです。これは、人が開いて読むことができる通常のPDFファイルであり、その中に構造化データとして同じ請求書情報を含むXML添付ファイルが含まれています。購入者の会計システムはXMLを読み取り、誰も入力することなく請求書を登録しますが、買掛金担当者は引き続きページを確認できます。

フォーマットは フェルドドイツの電子請求書フォーラムであるFactur-Xは、同じコンセプトを別の名前で提供しているフランス版である。

ZUGFeRDフォーマットとは何ですか？​

技術的には、これはクロスインダストリーインボイス構文の埋め込みXMLファイルと、データの完全性を示すプロファイルを含むPDF/A-3コンテナです。ここで使用されているプロファイルはEN16931で、これは電子請求書の欧州セマンティック標準にマッピングされます。 16931年 請求書の核心として定義される。

自動化における実際的な結果として、出力はページではなくXMLに基づいて評価されることになる。プロファイルが要求するデータを提供すればファイルは合格となり、ページをより見栄え良くしても何も変わらない。

ZUGFeRDの請求書を作成する方法は？​

必要なものは3つです。構造化された請求書データ、人間が入力するページ、そしてXMLをPDF/A-3サイズの添付ファイルとしてPDFに書き込むツールです。

このフローでは、データはJSONに変換されたSharePoint行であり、ページは BaseInvoice.pdf、 そして ZUGFeRD請求書を作成する 出力モードで3番目の部分を実行します XmlWithPdfデータが既にクロスインダストリー請求書XMLまたはCSV行として存在する場合は、入力形式を切り替えて、そのデータを入力してください。それ以外の処理フローは変更されません。

ZUGFeRDとXRechnungの違いは何ですか？​

どちらも同じ欧州規格を満たしており、違いはパッケージング方法にあります。ZUGFeRDはハイブリッド形式で、XMLが内部に含まれた読みやすいPDFファイルであり、顧客が手作業で開封する可能性のある請求書に適しています。一方、XRechnungはXMLのみで構成されており、ドイツの公共部門の購買担当者が求める形式です。

企業宛てに送付する場合は、ハイブリッドファイルの方が通常は安全です。なぜなら、ファイルを開く人が誰でも読み取れるからです。公的機関に請求書を送付する場合は、送付前にその機関がどのファイル形式を要求しているかを確認してください。

トラブルシューティング​

次のステップ​

最終的に顧客が必要とするフォーマットが何であれ、すべての電子請求書義務化が本当に求めているのは、同じ7つのステップ（行が到着し、請求書がデータとして記述され、ファイルが作成、ファイリング、記録され、送信される）です。

PDF4meでスイスQR請求書を作成する これは、スイスの決済基準に準拠したQRコード伝票に支払い詳細を変換するPower Automateアクションです。SharePointリストを指定すると、受信したリクエストごとにQRコード伝票を作成し、その画像をドキュメントライブラリに保存し、該当する行にリンクを貼り、債務者にメールで送信します。

スイスのQR請求書を検索すると、2種類の回答が得られます。1つは規格の説明で、領収書と支払い部分に何を含めるべきか、どのような参照形式が存在するか、なぜ2022年にQR請求書が従来の支払い伝票に取って代わったのかなどが説明されています。もう1つは、請求書作成ソフトウェアを開発する開発者向けのPHP、JavaScript、またはPythonのコードライブラリです。この2つの間には、単にQR請求書を送付する必要がある企業があります。支払い詳細は既に誰かが最新の状態に保っているリストに保存されており、不足しているのは、QR請求書を作成、保存、送信する部分です。これが、コードを使わずに5つのステップで実行されるフローです。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： SharePointリスト内の、請求書番号、債務者の氏名と住所、金額、通貨、メッセージ、言語、およびメールアドレスを含む行。 出力： スイスのQRコード紙幣PNG QR Bills ライブラリでは、同じ行がステータスとリンクで更新され、債務者には伝票が添付されたメールが送信されます。

1行は1枚のQRコード付き請求書に対応します。ステータスと出力リンクは、リクエストを入力する人ではなく、フローによって書き込まれます。

図書館にある伝票は、請求書番号にちなんで名付けられている。

債務者の受信箱には、スキャン準備が整った同じ伝票が届いている。

必要なもの​

フローの概要​

1. アイテムが作成されると (SharePoint) は Swiss QR Requests リスト。
2. バーコード - SwissQRコード付き紙幣を作成 (PDF4me Barcode) は伝票を次のようにレンダリングします PNG。
3. ファイルを作成する (SharePoint) はそれを保存します /QR Bills として SwissQR_<invoice number>.png。
4. アイテムを更新 (SharePoint) ステータスを Generated そしてOutputLinkを埋めます。
5. メール送信（V2） (Office 365 Outlook) は、債務者に伝票を送信します。

フローの概要全体​

この処理フロー全体のコストは、スリップのレンダリングに費やされており、35秒のうち31秒がそれです。それ以降の処理は、SharePointとOutlookが小さなPNG画像を移動させるだけです。

ステップ1：リクエストが届いたときに、QRコードによる請求書をどのように生成しますか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

リストはリクエストキューなので、行を作成することがシグナルになります。

1. 作成する 自動化されたクラウドフロー そして選ぶ SharePoint > アイテムが作成されると。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • リスト名: Swiss QR Requests

アイテムが作成されたときの構成​

新しい行の各列は、後続の4つのアクションにおいてトークンとして利用できます。

ステップ2：SwissQR請求書の作成アクションには何が必要ですか？​

これまでの流れ： SharePointのトリガー。

これは実際に作業を行うアクションであり、フローの他の部分を合わせたよりも多くのフィールドを持っています。それらは2つのグループに分かれます。1つは債権者側で、これはあなた自身のアカウントと住所であり、決して変更されません。もう1つは債務者側で、これは行から取得されます。

1. 追加 バーコード - SwissQRコード付き紙幣を作成 から PDF4me バーコード 繋がり。
2. 出力と債権者を設定する （静的値）：
   • 出力フォーマットタイプ: PNG
   • IBAN: CH4431999123000889012
   • 債権者名: Var Schneider AG
   • 債権者住所の種類: S
   • 債権者住所、建物名、郵便番号、都市: Bahnhofstrasse、 23、 2501、 Biel
   • 参照タイプ: QRR
   • 分離ライン: LineWithScissor
3. 債務者と支払いをマッピングする トリガーから:
   • 額、 通貨、 最終債務者名、 通り、 建物番号、 郵便番号、 市、 非構造化メッセージ そして 言語タイプ すべて一致リスト列から値を取得します。
   • 最終債務者住所タイプ: S
   • 請求情報、 AV1パラメータ そして Av2パラメータ: 空欄のまま

バーコード - SwissQR請求書の設定を作成する​

住所タイプSは構造化されており、番地、建物番号、郵便番号、都市名がそれぞれ別の欄に記入されます。Kは代わりに2行の自由記述欄となります。

各フィールドの由来​

ステップ3：QRコード付きの紙幣画像はどこに保存されますか？​

これまでの流れ： トリガーに加えて、SwissQR請求書を作成します。

この処理によって画像が返され、SharePointにその画像が格納されます。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • フォルダパス: /QR Bills
   • ファイル名: SwissQR_ 続いて 請求書番号 トークンと .png
   • ファイルの内容: その 体 トークンから バーコード - SwissQRコード付き紙幣を作成

ファイル構成を作成する​

請求書番号をファイル名にすることで、後でライブラリを検索できるようになります。INV-1001 の場合は、SwissQR_INV-1001.png というファイル名になります。

ステップ4：リクエストに結果をどのように記録しますか？​

これまでの流れ： トリガーは、SwissQR請求書の作成とファイルの作成です。

法案を要求した行は、その法案が存在することを記録するのに適切な場所でもある。

1. 追加 SharePoint > アイテムを更新。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • リスト名: Swiss QR Requests
   • ID: その ID トリガーからのトークン
   • タイトル: その タイトル トリガーからのトークン
   • ステータス値 （高度な）： Generated
   • 出力リンク （上級者向け）：サイトのURLに続いて パス トークンから ファイルを作成する

アイテム設定を更新する​

タイトルはトリガーからそのまま返されます。コネクタはそれを必須項目として扱い、現在の値を渡すことでタイトルが変更されないようにしています。

ステップ5：QRコード付き請求書を債務者にメールで送信するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： すべてはアイテムの更新を通じて行われます。

最後のステップは、その伝票を債務者が対応できるものに変えることであり、それこそがQRコード付き請求書の本来の目的である。

1. 追加 Office 365 Outlook > メール送信（V2）。
2. 設定する:
   • に: その メール トリガーからのトークン
   • 主題: Your Swiss QR bill
   • 体: Hello, please find your Swiss QR bill attached. Scan the QR code with your banking app to pay.
3. 開ける 詳細パラメータ 添付ファイルを追加する：
   • 添付ファイル名 - 1: その 名前 トークンから ファイルを作成する
   • 添付ファイルの内容 - 1: その ファイルの内容 トークンから バーコード - SwissQRコード付き紙幣を作成
   • 重要性: Normal

メール送信（V2）設定​

添付ファイルは、作成されたばかりのファイルから名前を取得し、そのバイト列は生成元の操作から取得するため、SharePointからデータを読み出す必要はありません。

フローを実行して検証する​

1. 保存 流れ。
2. 行を追加 スイスQRリクエスト 債務者、金額、通貨、言語、メールアドレスを確認できる。
3. 実行履歴を開いてください。5つのアクションすべてが緑色になっているはずです。中でも「SwissQR請求書の作成」が最も時間がかかっています。
4. 開く QRコード紙幣 ライブラリを確認し、PNGファイルが存在するか、支払い伝票としてプレビューできるかを確認します。
5. 該当の行に戻ってください。ステータスは「生成済み」と表示され、出力リンクをクリックすると画像が開くはずです。
6. メールを開き、銀行アプリでQRコードをスキャンして、金額、口座番号、参照番号が入力したとおりに返ってくることを確認してください。

キャプチャされた実行では、全体で約35秒かかり、そのうち31秒はスリップ自体でした。出力は、 SwissQR_INV-1001.png左側に領収書、右側に支払い部分が記載されています。 CH44 3199 9123 0008 8901 2 ビールの Var Schneider AG、参照 21 00000 00003 13947 14300 09017マックス・ムスター（チューリッヒ）が支払う、CHF 1,005.00、 Test invoice INV-1001 追加情報欄に記載されています。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは、通常のQRコード紙幣の作成方法と比べてどうでしょうか？​

各行は代替案を表しています。最後の行はこのフローを示しています。

よくある質問​

スイスのQRコード紙幣とは何ですか？​

スイスのQRコード付き紙幣は、スイスで従来使われていたオレンジ色と赤色の紙幣に代わる新しい支払い伝票です。左側に領収書、右側に支払い欄があり、スイス十字のQRコードには銀行が必要とするすべての情報（債権者の口座番号と住所、債務者、金額、通貨、参照番号）が記録されています。このQRコードをスキャンすることで、口座番号を入力する代わりに数回タップするだけで支払いが完了します。

フォーマットは、スイス決済基準によって定義され、発行されています。 六公式 QRコード付きチラシ ページのレイアウトについて説明します。自動化における実用的な点は、コンテンツが固定されていることです。フィールドを正しく入力すれば、スイスのどの銀行アプリでも結果を読み取ることができます。

スイスのQRコードを使った請求書の支払い方法は？​

銀行アプリを開き、スキャンオプションを選択して、カメラをスイス十字のQRコードに向けます。アプリが口座番号、金額、通貨、参照番号を自動的に入力するので、確認するだけで済みます。何も入力する必要がないため、この規格が存在するのです。

紙の書類も昔と変わらず機能します。領収書部分はあなたのもので、支払い部分は銀行または郵便局に送られ、印刷された数字はコードの内容を反映しています。

スイスでQRコード付きの領収書を発行するにはどうすればよいですか？​

一般的な方法は3つあります。銀行はeバンキング内に請求書作成機能を提供しており、これは月に数件の請求書を送付する企業に適しています。請求書発行ソフトやERP製品は、請求書の一部として請求書を作成します。開発者はライブラリを利用して、それを自社ソフトウェアに組み込みます。

この流れは4番目です。支払い詳細をチームが既に管理しているリストに保存し、 SwissQR紙幣を作成する 行が表示されるたびに伝票をレンダリングします。ポータルもコードも不要で、結果として得られるのは標準規格に準拠した画像なので、ファイルに保存したり、添付したり、印刷したりできます。

Power Automateで添付ファイル付きのメールを送信するにはどうすればよいですか？​

使用 メール送信（V2） Office 365 Outlookコネクタから、 詳細パラメータそして、名前と内容の2つのフィールドを持つ添付ファイルを追加します。名前は単なるテキストなので、以前のアクションで取得したトークンでも構いません。内容はファイルバイトである必要があり、通常はファイルを生成または取得したアクションの出力を意味します。

この流れでは名前は ファイルを作成するつまり、メールの内容は SharePoint の内容と一致し、コンテンツは PDF4me アクションから直接取得されます。添付ファイルが空の場合、またはメールの送信が失敗した場合、Content フィールドはほぼ常にファイル バイト以外の何かを指しています。

トラブルシューティング​

次のステップ​

同じ5段階のパターン（書類が届き、文書が作成され、ファイリングされ、書類にスタンプが押され、顧客に通知される）は、リストで説明できるあらゆる小さな文書、例えば、リマインダー、納品書、会員カード、チケットなどにも当てはまります。

PDF4me ドキュメント生成 シングル これは、JSONデータをWordテンプレートにマージして完成したドキュメントを返すPower Automateアクションです。SharePointの法律案件リストを対象とすることで、準備完了とマークされた案件ごとに1つの要求書テンプレートをPDFレターに変換し、各レターをそれぞれの案件フォルダーに保存し、案件のステータスを更新します。

催告状のテンプレートを検索すると、まず最初に出てくるのは裁判所のセルフヘルプセンター、法律扶助サイト、書式ライブラリです。カリフォルニア州裁判所、WashingtonLawHelp、LawDepotはいずれも手紙の書き方を丁寧に説明しています。しかし、週に30通も送る法律事務所のやり方については、どれも触れていません。手紙を書くのは簡単ですが、その周りの事務作業は大変です。依頼人、相手方、金額を訴訟記録からコピーし、PDFを適切な案件フォルダに保存し、案件を完了済みとしてマークすることを忘れないようにしなければなりません。このフローでは、そうした事務作業を自動化し、文面は弁護士が管理するWord文書に残します。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： SharePoint 上の案件リスト。各案件には、案件 ID、依頼者、発生日、相手方、損害賠償額、弁護士、およびステータスが含まれます。 出力： 案件ごとに準備完了とマークされたPDF要求書1通 /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>すると、案件のステータスが「催告状作成済み」に変更され、バッチ処理に関する要約メールが1通送信されました。

MAT-1001.pdfは、フローアカウントによって作成された専用のマターフォルダにあります。

1件の案件バッチの概要です。件数はDocIndex変数から取得されます。

必要なもの​

フローの概要​

1. フローを手動でトリガーする バッチ処理を開始します。
2. アイテムを入手 読む Matters フィルタクエリを使用したリスト Status eq 'Ready for Demand Letter'。
3. 選択 各案件を6つのテンプレートフィールドにマッピングします。
4. ファイルの内容を取得する 読む /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx。
5. 変数を初期化する 作成する DocIndex 整数として設定 0。
6. それぞれに適用する 問題からループする アイテムを入手。
7. PDF - ドキュメント生成（単一） (PDF4me PDF) は出力タイプでテンプレートを埋めます PDF。
8. ファイルを作成する (SharePoint) は手紙を /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>。
9. アイテムを更新 (SharePoint) ステータスを Demand Letter Generated。
10. 変数を増分する 追加 1 に DocIndex。
11. メール送信（V2） (Office 365 Outlook) はバッチサマリーを送信します。

フローの概要全体​

2つのデータ項目からなるバッチ処理。ループ処理は2回とも7秒かかり、その中でSharePointへの書き込みが最も時間がかかり、1文字あたり2秒かかる。

ステップ1：オンデマンドで催告状バッチを開始するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

手動トリガーは、実際に手紙が送られる方法に合致している。つまり、準備完了とマークされた案件を誰かが確認し、ボタンを押すという流れだ。

1. 作成する 瞬時のクラウドフロー そして選ぶ フローを手動でトリガーする。
2. 何も入力せずにそのままにしておいてください。リスト自体が、どの項目をバッチ処理に含めるかを決定します。

手動トリガー設定​

入力はありません。選択は次のステップの「ステータス」列で行われます。

ステップ2：要求書を送付する準備が整った案件だけを選別するにはどうすればよいでしょうか？​

これまでの流れ： フローを手動でトリガーします。

アイテムを入手 選択はフローが行うため、フロー自体がステータスを確認する必要はありません。

1. 追加 SharePoint > アイテムを入手。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • リスト名: Matters
3. 開ける 詳細パラメータ そして設定します：
   • フィルタークエリ: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • 並べ替え順: Title asc

アイテム構成を取得する​

フィルター値は、大文字・小文字を含めて完全に一致します。タイトル順で並べ替えると、案件ID順に文字が表示されます。

ステップ3：Selectアクションは何をマッピングしますか？​

これまでの流れ： フローを手動でトリガーし、アイテムを取得します。

選択 各案件の行を、テンプレートが認識している6つのフィールドに正確に変換することで、リストとテンプレート間の契約内容が読みやすくなります。

1. 追加 データ操作 > 選択。
2. から: その body/value トークンから アイテムを入手。
3. 地図テンプレートフィールドごとに1行ずつ、以下の表のように表示されます。

構成を選択​

5つのフィールドは列名をそのまま使用します。6つ目のMatterIDは、リストの「タイトル」列から取得します。

各プレースホルダーがどのようにして値を取得するのか​

ステップ4：フローはどこからWordテンプレートを読み込むのか？​

これまでの流れ： フローを手動でトリガーし、アイテムを取得して選択します。

テンプレートは、文書ライブラリにある通常のWordファイルです。ループ処理の前にここで読み込むことで、案件ごとではなく、バッチ処理ごとに一度だけ取得されます。

1. 追加 SharePoint > ファイルの内容を取得する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • ファイル識別子: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • コンテンツタイプを推測する （高度な）： Yes

ファイルコンテンツ構成を取得します​

SharePointでテンプレートを編集すると、次のバッチ処理では新しい文言が使用され、処理の流れに変更はありません。

このテンプレートには、PDF4meテンプレート構文で6つのプレースホルダーが含まれています。 <<[Attorney]>>、 <<[IncidentDate]>>、 <<[OpposingParty]>>、 <<[MatterID]>>、 <<[ClientName]>> そして <<[DamagesAmount]>>レターヘッド、参照行、およびそれらの周囲の本文は、通常のWordコンテンツです。 Wordテンプレートの構文概要 プレースホルダーができることすべてを網羅しています。

ステップ5：なぜフローにカウンタ変数が必要なのですか？​

これまでの流れ： ファイルコンテンツ取得を通じて全てを実行します。

要約メールには数値が必要であり、変数を使うのがループから数値を取り出す最も簡単な方法です。

1. 追加 変数 > 変数を初期化する。
2. 設定する:
   • 名前: DocIndex
   • タイプ: Integer
   • 価値: 0

変数設定を初期化する​

初期化変数はフローの最上位レベルに配置する必要があります。Power Automateではループ内での初期化は許可されていません。

ステップ6：案件ごとに1通の督促状を作成するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： 初期化変数を通してすべてを実行します。

これが実際の作業を行うループです。各処理で1通の手紙を作成し、ファイルに保存し、案件情報を更新し、件数をカウントします。

1. 追加 コントロール > それぞれに適用する。
2. 前の手順から出力を選択します: その body/value トークンから アイテムを入手。

各構成に適用する​

ループ内の4つのアクションは、1つの問題でも50の問題でも変わりません。

それでは、ループ内の最初のアクションです。

3. 追加 PDF - ドキュメント生成（単一） から PDF4me PDF 繋がり。
4. 設定する:
   • テンプレートファイルの種類: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • テンプレートファイル名: DemandLetterTemplate.docx
   • テンプレートファイルデータ: a base64() 表情 ファイルの内容を取得する 出力例 base64(body('Get_file_content'))
   • 文書データタイプ: Json
   • 文書データファイル空欄のままにしてください
   • 文書データテキスト: 現在のマターから構築された以下のJSON
   • 出力タイプ: PDF
   • PDFテンプレートを編集可能にする: No

トークン 文書データテキスト 以下の式に解決されます。

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

ドキュメント生成（単一）設定​

JSONキーはプレースホルダー名と完全に一致する必要があります。MatterIDのみ、値が異なる名前の列から取得されます。

日付については、Word テンプレートでプレースホルダーに書式文字列を指定します。 Wordテンプレートの書式設定:

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">> 2026年6月14日に印刷されます。

金額については、 文書データテキスト テンプレートに到達する前に。これは、DamagesAmountが数値または通貨型の列であることを前提としています。

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US') 18,500個生産する。

formatNumber また、この記事で使用されているその他の関数については、 ワークフロー式関数のリファレンス。

ステップ7：それぞれの手紙はどこに保管されますか？​

これまでの流れ： ループは、Generate Document (Single) を介して実行されます。

ここでは、案件IDがフォルダとファイルの両方に名前を付けるという二重の役割を果たしています。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する ループの内側。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • フォルダパス: /Shared Documents/DemandLetters/ 続いて タイトル トークン
   • ファイル名: その タイトル トークンに続いて .pdf
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDF - ドキュメント生成（単一）

ファイル構成を作成する​

MAT-1001 の件については、/Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf に書き込みます。

ステップ8：案件に2通目の手紙が届くのを防ぐにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： ファイルの作成を介したループ。

ステップ2のフィルターは、文字が存在する後にステータスが変更された場合にのみ機能します。それがこのアクションの目的です。

1. 追加 SharePoint > アイテムを更新 ループの内側。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • リスト名: Matters
   • ID: その ID 現在の問題からのトークン
   • ステータス値 （高度な）： Demand Letter Generated

アイテム設定を更新する​

更新項目はファイル作成が成功した後にのみ実行されるため、処理に失敗した案件は次のバッチ処理のために準備されたままになります。

ステップ9：チームはどのようにしてバッチ処理が完了したことを知るのか？​

これまでの流れ： ループは、更新アイテムを通して実行されます。

処理を完了させるには2つのアクションが必要です。1つはループ内でカウントを行い、もう1つはループ終了後に結果を報告するものです。

1. 追加 変数 > 変数を増分する ループ内の最後のアクションとして。
   • 名前: DocIndex
   • 価値: 1
2. 追加 Office 365 Outlook > メール送信（V2） ループの後。
   • に: チームの住所
   • 主題: Demand Letters Generated - 続いて ドキュメントインデックス トークンと in this batch
   • 体: Hi team, それから ドキュメントインデックス、 それから demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • 重要性 （高度な）： Normal

変数のインクリメントとメール送信（V2）の設定​

ループの最後にあるため、提出され記録された手紙のみがカウントされます。

1通のメールにつき1通、手紙1通につき1通ではありません。

フローを実行して検証する​

1. 保存 フローと選択 テスト、 それから 手動で。
2. 実行する前に、少なくとも1つの案件を「督促状送付準備完了」としてマークしてください。
3. 実行履歴を開きます。 それぞれに適用する 準備完了とマークされた案件ごとに1回の反復処理が表示され、すべてのアクションが緑色で表示されるはずです。
4. 開ける /Shared Documents/DemandLetters 案件ごとに1つのフォルダがあり、それぞれのフォルダには案件IDと同じ名前のPDFファイルが格納されていることを確認してください。
5. 開く 問題 これらの事項を一覧表示して確認すると、催告書が生成されていることが表示されます。

ラン後のマターズリスト​

現在、3件の案件で督促状が作成されています。MAT-1003はまだ下書きの状態なので、フィルターによってスキップされ、督促状は作成されませんでした。

キャプチャされた実行では、約8秒で2件の処理が行われました。MAT-1001の書簡は、PDF4me Legal Associatesから発行され、Sarah Chenに代わってDavid Parkが署名し、Meridian Logistics Inc.宛ての1ページ21,121バイトの文書です。そのXMPメタデータには、 pdfaid:part として 1 そして pdfaid:conformance として BこれはPDF/A-1b形式です。先に示していた要約メールは、別の単一案件のバッチから送信されたものです。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは、他の催告状作成方法と比べてどうなのか​

各行は代替案を表しています。最後の行はこのフローを示しています。

重要な違いは、この行だけがテンプレートが通常のWordファイルのままであり、同じ実行の一部として案件レコードが変更される点です。

よくある質問​

要求書テンプレートの作成方法​

貴社が既に送付している書簡を基に、案件ごとに変更されるすべての項目をマークしてください。一般的な督促状には、レターヘッド、日付、宛先、案件IDを含む参照行、事実の簡単な説明、請求金額と期限、期限を過ぎた場合の対応、そして署名が含まれます。変更される項目以外はすべて定型文です。

自動化の場合、変化する値はそれぞれプレースホルダーになります。 サンプルテンプレート 使用する項目は、依頼者、事件発生日、相手方、金額、弁護士、事件IDの6つです。この文言はあくまで例示であり、実際に送信するテンプレートの文言は弁護士の承認を得る必要があります。

Power Automateを使用してWordテンプレートにデータを入力する方法は？​

一般的なルートは2つあります。マイクロソフトのルートです。 Microsoft Wordテンプレートにデータを入力する アクションはドキュメント内のコンテンツ コントロールを使用し、プレミアムに配置されます Word Online (ビジネス) コネクタ.docx ファイルが返されるため、PDF に変換するには 2 回目の変換手順が必要です。

このフローでは PDF4me ドキュメント生成（単一） 代わりに。テンプレートは、プレースホルダーを含む通常の .docx ファイルです。 <<[ClientName]>>データはJSON形式で入力され、アクションは標準コネクタ上で直接PDFを返します。テンプレートを読み込むには、 ファイルの内容を取得するそれを通過させる base64()、そして構築する 文書データテキスト リスト項目から。

Wordで手紙の作成を自動化する方法は？​

Word自体の中では、古典的な解決策は差し込み印刷です。差し込みフィールドとExcelシートなどのデータソースを含む文書を作成します。これは機能しますが、バッチ処理ごとに誰かがデスクトップで実行し、後で結果をファイルに保管する必要があります。

適切に自動化するには、Word文書をテンプレートとして保持し、フローによってレコードから自動的に入力されるようにする必要があります。ここでは、レコードはSharePointリストであり、トリガーによってバッチ処理の実行タイミングが決定され、ファイルへの入力とステータスの更新が同じ実行で行われるため、マージの手順は不要になります。

法律文書の自動化とは何ですか？​

法律文書の自動化とは、請求書、委任契約書、通知書などの法律文書を、承認済みのテンプレートと事件データに基づいて作成する技術であり、従来のように一つ一つ手作業で作成するものではありません。テンプレートには法律事務所が承認した文言が記述されており、データは事件記録から取得され、ソフトウェアがそれらを統合します。

このフローは、その具体的な小さな例です。1つのWordテンプレート、1つの案件リスト、そしてマージを実行する1つのPDF4meアクションで構成され、案件ステータスには手紙が存在することが記録されます。

トラブルシューティング​

次のステップ​

同じ11ステップの手順（ステータスでリストをフィルタリングし、行ごとにWordテンプレートに入力し、PDFをファイルに保存し、ステータスを変更し、件数を報告する）で、リストの行から生成されるあらゆる文書（契約書、通知、更新リマインダー、和解案など）を処理できます。

PDF4me Excel - 入力 これは、Excelの請求書テンプレートにJSONデータを入力するPower Automateアクションです。ここでは、新しいSharePointリストアイテムがデータを提供し、Populateアクションがそれをテンプレートのスマートマーカーに書き込み、さらに3つのPDF4meアクションがワークブックを圧縮されたPDF/A形式の請求書に変換し、SharePointが自動的に保存します。

Excelの請求書テンプレートを検索すると、最初のページにはたくさんのテンプレートが表示されます。Microsoft、Vertex42、QuickBooks、Squareなど、どれもデザイン性の高い空白のワークブックを提供していますが、ダウンロードするだけで終わってしまいます。テンプレートへの入力方法については何も説明されていません。実際には、顧客情報をセルにコピーし、PDFにエクスポートし、ファイル名を付けてフォルダに保存するという作業を、請求書1枚ずつ行う必要があるのです。この流れでは、Excelで誰でもデザインできるテンプレートという、これらのテンプレートが持つ利点はそのままに、ダウンロード後の手順をすべて省いてしまっています。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： SharePointリストの行には、請求書のヘッダー、顧客の詳細、および2つの明細項目が含まれています。 出力： 圧縮されたPDF/A-2b請求書、 ExcelArchived.pdf、 /Shared Documents/ArchivedExcel 同じサイトのフォルダ。

データソース：請求書1件につき1行、22列のリスト。サンプル出力は、最後の行「Morris - INV」から生成されたものです。

行が追加されてから数秒後にフローアカウントによってアーカイブされたExcelフォルダ内のExcelArchived.pdfファイル。

必要なもの​

フローの概要​

1. アイテムが作成されると (SharePoint トリガー) は、指定されたリストを監視します。 Excel Template。
2. 作曲する 構築する RootData 新しい行からのJSON。
3. パスを使用してファイルコンテンツを取得します テンプレートを読み込む /Shared Documents/Excel Template。
4. Excel - 入力 (PDF4me Excel)はJSONをワークシートに結合します 1。
5. PDFに変換 (PDF4me Convert) はワークブックを次のようにレンダリングします Invoice.pdf。
6. PDF - 圧縮 (PDF4me PDF) プロファイル最適化機能付き Web。
7. PDF - PDFAを作成する (PDF4me PDF) コンプライアンス準拠 PdfA2b。
8. ファイルを作成する (SharePoint) へ /Shared Documents/ArchivedExcel。

フローの概要全体​

サンプル請求書を作成した処理です。変換、圧縮、PDFA作成にはそれぞれ10～11秒かかりますが、SharePointへの書き込み（2秒）を除けば、その他の処理はすべて1秒未満で完了します。請求書1件あたり約36秒を見込んでください。

ステップ1：SharePointリストアイテムが作成されたときにフローをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

リストの新しい行はそれぞれ1つの請求書を表すため、トリガーはリスト自体です。

1. 作成する 自動化されたクラウドフロー そして選ぶ SharePoint > アイテムが作成されると。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • リスト名: Excel Template

SharePoint トリガー構成​

リストは1つ、トリガーも1つ。リストに組み込まれている「タイトル」列には請求書番号が含まれているため、次のステップでは「番号」を「タイトル」にマッピングします。

ステップ2：SharePointのフラットな行をExcelテンプレート用のJSONに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー。

テンプレートは、請求書ヘッダー、会社ブロック、顧客ブロック、および品目リストというネスト構造を想定しています。リスト行はフラットな構造です。Composeは、この2つのブロック間の変換レイヤーとして機能します。

1. 追加 データ操作 > 作曲する。
2. これを貼り付けて 入力すべての価値は triggerBody()?['<column>'] リストの1つの列を指す式。

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

コードビューを構成する​

Invoice、Company、Customerはそれぞれ1要素の配列です。Itemsは2つの要素を持ち、リスト内の各項目列のセットに対応しています。

各テンプレートセルがどのように値を取得するか​

Fromブロック（B3）はプレーンテキストです。 PDF4meそのため、すべての請求書で同じ内容になります。テンプレート内の該当箇所を、貴社名に置き換えてください。

ステップ3：フローはどこからExcelテンプレートを読み込むのか？​

これまでの流れ： SharePointトリガーとComposeの組み合わせ。

テンプレートは、ドキュメントライブラリ内の通常のファイルです。フローは実行のたびにこのファイルを読み込むため、その時点でSharePointに存在するレイアウトが使用されます。

1. 追加 SharePoint > パスを使用してファイルコンテンツを取得します。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • ファイルパス: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • コンテンツタイプを推測する （高度な）： Yes

パス構成を使用してファイルコンテンツを取得する​

リストとテンプレートフォルダはどちらも「Excelテンプレート」という名前ですが、これらは異なるものです。一方はリストであり、もう一方は共有ドキュメント内のフォルダです。

ステップ4：Excel - 入力機能は、Excel請求書テンプレートにどのようにデータを入力しますか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー、Compose、およびパスを使用したファイルコンテンツの取得機能。

これは、テンプレートギャラリーがユーザーに任せている作業を実行するステップです。Excel - PopulateはワークブックとJSONデータを受け取り、すべてのスマートマーカーを検索し、一致する値をそのセルに書き込みます。

1. 追加 Excel - 入力 から PDF4me Excel 繋がり。
2. 設定する:
   • ファイルの内容: その 体 トークンから パスを使用してファイルコンテンツを取得します
   • JSONデータ: 出力 作曲する （トークンは次のように表示されます） 体）
   • ファイル名: Populate.xlsx
   • ワークシート索引: 1
3. 開ける 詳細パラメータ そして4つのうち3つを設定しました。
   • 厳密なJSON文字列: Yes
   • 文化と言語環境: en-US
   • 計算式: Yes

Excel - 設定の入力​

処理を担う入力データは2つです。SharePointからのテンプレートバイトとComposeからのJSONデータです。その他はすべてフォーマットとスコープに関するものです。

このテンプレートは2種類のマーカーを使用しており、その違いこそがトリックの全てです。

• ヘッダーセル 請求書番号など &=RootData.Invoice.Number(noadd). (noadd) 修飾子は値をその場に書き込み、行を挿入することはありません。
• アイテム行 保持する &=RootData.Items.Description、 &=RootData.Items.Qty など、修飾子なしで続きます。その行は、要素ごとに一度書き込まれます。 Items 配列なので、2つの項目は2つの行を生成し、3つ目の項目は3つ目の行を生成します。

修飾子、ネストされたパス、数式処理を含む完全な文法は、 Excel Populate構文の概要Populateアクション単体でDropboxテンプレートとインラインJSONペイロードを使用する場合は、以下を参照してください。 Power AutomateでJSONからExcelテンプレートにデータを入力する。

ステップ5：入力済みのワークブックをPDFに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー、Compose、パスを使用したファイルコンテンツの取得、Excel - 入力。

入力済みのワークブックは実行環境内でのみ存在し、.xlsxファイルとして保存されることはなく、直接コンバーターに渡されます。

1. 追加 PDFに変換 から PDF4me Convert 繋がり。
2. 設定する:
   • ファイルの内容: その 出力ファイルの内容 トークンから Excel - 入力
   • ファイル名: Invoice.pdf

PDFへの変換設定​

出力ファイルの内容は、データが入力されたワークブックです。SharePointに.xlsxファイルとして保存されることはありません。

ステップ6：請求書を圧縮してPDF/A形式に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： すべて「PDFに変換」で処理します。

2つのアクション PDF4me PDF 接続後、まず圧縮を行い、次に認証を行う。この順序を逆にすると、既に認証済みのファイルが圧縮によって書き換えられてしまう可能性がある。

1. 追加 PDF - 圧縮。
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDFに変換
   • ファイル名: その headers/FileName 前のアクションから引き継がれたトークン
   • プロファイルの最適化: Web
2. 追加 PDF - PDFAを作成する。
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDF - 圧縮
   • ファイル名: その headers/FileName トークン
   • コンプライアンス: PdfA2b
   • アップグレードを許可する: Yes
   • ダウングレードを許可する: Yes

PdfAパラメータの圧縮と作成​

Compressは、認証が行われる前に、変換された請求書に対して処理を行います。

PdfAの作成は、ドキュメントに対して行われる最後の操作であり、まさにその位置づけにふさわしいものです。

同じペアが、SharePoint に既に存在するファイルに対して同じ作業を実行します。 Power Automate で無人 SharePoint フォルダーを使用して PDF をアーカイブする。

ステップ7：完成した請求書はどこに保存されますか？​

これまでの流れ： Create PdfA を通じてすべてを行います。

最後の処理では、認証済みの請求書を同じSharePointサイトに書き戻します。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • フォルダパス: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • ファイル名: ExcelArchived.pdf
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDF - PDFAを作成する

SharePoint ファイル構成の作成​

PDF4me のすべてのアクションは Body というトークンを出力するため、ラベルだけではどのアクションを選択したかはわかりません。カーソルを合わせるか、コード ビューで body('PDF_-_Create_PdfA') を確認してください。

フローを実行して検証する​

1. 保存 右上の流れ。
2. リストに新しい項目を追加します。 Excelテンプレート テンプレートで使用されているすべての列に記入してください。
3. 実行履歴を開いてください。8つのアクションすべてが緑色になっているはずです。変換、圧縮、PDF作成の処理に最も時間がかかっているはずです。
4. 開ける /Shared Documents/ArchivedExcel そして、PDFファイルが存在し、「変更者」欄にフローのアカウントが表示されていることを確認します。
5. ファイル自体を開いてリストの行と比較し、そのドキュメントのプロパティでPDF/A宣言を確認します。

キャプチャされた実行からの請求書は37,876バイトです。行をレンダリングします モリス - INV: Invoicing.co の顧客 Morris Luma、日付 2026-09-01、支払期限 2026-09-20、2 つの明細項目、PDF から Excel (数量 60) と PDFA (数量 45)。その XMP メタデータは宣言しています。 pdfaid:part として 2 そして pdfaid:conformance として Bこれは、内側から見たPDF/A-2bです。手順5で説明したページ設定上の理由により、1ページではなく2ページになっています。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

他の請求書作成方法との比較​

各行は代替案を表しています。最後の行はこのフローを示しています。

重要な違いは、最初の2つはレイアウトをExcelに残しつつ、人間が関与する点と、3つ目は人間を排除しつつレイアウトをコードに移行する点です。このフローだけが、その両方を実現しています。

よくある質問​

Excel形式の請求書テンプレートはありますか？​

はい。Excelには請求書テンプレートが付属しています。デスクトップアプリでは、 ファイル > 新しい そして検索する 請求書また、マイクロソフトはオンラインのテンプレートギャラリーでさらに多くのテンプレートを公開しています。これらは手書きで記入することを前提として設計されています。

の この投稿で使用されているテンプレート これは別の用途向けに作られています。値セルにはサンプルテキストの代わりにスマートマーカーが格納されるため、フローで入力できます。既に気に入っている請求書テンプレートを同じ方法で変換できます。デザインはそのままにして、各値をマーカーに置き換えます。 &=RootData.Invoice.Number(noadd)。

Excelデータから請求書を作成する方法は？​

データを行形式で保持し、レイアウトをテンプレートで管理し、それらを組み合わせる処理を実行します。Excel の場合、その処理は Word の差し込み印刷や VBA マクロで行われ、どちらもユーザーのデスクトップ上で実行されます。

このフローでは、行は SharePoint リストに存在し、Compose は 1 つの行を JSON に変換し、 Excel - 入力 テンプレートにマージします。データが既に OneDrive または SharePoint の Excel テーブルである場合、Excel Online (Business) コネクタの テーブルに存在する行を一覧表示します。 アクションは、同じ Compose を内部に供給できます それぞれに適用する ループ、 items('Apply_to_each') の代わりに triggerBody()ステップ3以降はすべてそのままです。

Excelで請求書作成を自動化する方法は？​

請求書作成を自動化するということは、請求書作成時に人が行うすべての手順（金額の入力、PDFへのエクスポート、ファイル名の指定、ファイリングなど）を省くことを意味します。テンプレート自体は通常のExcelファイルのままです。

このフローでは4つすべてを削除します。リスト行が唯一の入力です。テンプレートは以下によって入力されます。 Excel - 入力輸出者 PDFに変換によってアーカイブ化されました PDF - PDFAを作成する提出者： ファイルを作成するステップ7で説明したように、行からファイル名が作成されたら、手作業で行うことは何もありません。

Power AutomateはExcelファイルをPDFに変換できますか？​

はい。クラウドフローでは、OneDrive for Businessコネクタの ファイルを変換する このアクションは.xlsxファイルをPDFに変換しますが、OneDriveに保存されているファイルのみに適用されます。そのため、SharePointフローでは、まずワークブックをOneDriveにコピーしてから、後で削除することがよくあります。

PDF4meでPDFに変換 このフローでは、ファイルの内容は前の操作から直接取得されます。そのため、このフローで入力されたワークブックはどこにも保存されません。Excel - 入力から直接コンバーターに渡され、SharePointに保存されるファイルは完成したPDF/A形式の請求書のみです。

トラブルシューティング​

次のステップ​

同じ8つのステップ（行のリスト、JSONへの変換、テンプレートの取得、データ入力、変換、圧縮、認証、保存）のパターンで、見積書、納品書、明細書、証明書など、スプレッドシートとして作成されるあらゆる文書を処理できます。

PDF4me Create PdfA これは、PDFをISO 19005アーカイブ規格に書き換えるPower Automateアクションです。メッセージ本文の変換、すべての添付ファイルの変換、およびそれらの結合を行うOutlookフローの最後に配置することで、メールのアーカイブを単一の圧縮PDF/Aファイルに変換し、SharePointに永続的に保存します。

メールアーカイブを検索すると、最初のページにはストレージの販売が表示されます。Proofpoint、Mimecast、Barracuda、GoDaddyなど、どの企業も「メールはどこに、どれくらいの期間保存されるのか」という質問には答えています。しかし、アーカイブを保存する価値があるかどうかを実際に決定づける質問には、どの企業も答えていません。 どのような形式ですか？ メールボックスのエクスポートファイルは、何らかの処理で開ける場合のみ読み取り可能です。この処理フローでは、アーカイブ処理をまずフォーマットの問題として扱い、次にストレージの問題として扱います。これは、結果ページに表示される他のユーザーとは逆の順序です。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： 添付ファイルが1つ以上含まれたOutlookメール。 出力： SharePointに保存された、メッセージ本文を1ページ目に、その後にすべての添付ファイルを順番に含む、単一の圧縮PDF/A-2bファイル。

フローをトリガーするメッセージ：短い本文と1つのPDF添付ファイル。

EmailArchive.pdf は、メールが届いてから約 1 分後に、フロー アカウントによって書き込まれます。

必要なもの​

フローの概要​

1. 新しいメールが届いたとき（V3） （Outlookトリガー）添付ファイル付き。
2. 変数を初期化する email型は配列です。
3. PDFに変換 HTMLメッセージ本文に（PDF4me Connect）を追加します。
4. 配列変数に追加 改造された体を押している。
5. それぞれに適用する トリガーの上で Attachments。
6. PDFに変換 2 各添付ファイルについて contentBytes。
7. 配列変数2に追加 変換された添付ファイルをそれぞれプッシュします。
8. 複数のPDFファイルを1つのPDFファイルに結合する (PDF4me Connect)
9. PDF - 圧縮 プロファイルの最適化 Web。
10. PDF - PDFAを作成する コンプライアンスに準拠 PdfA2b。
11. ファイルを作成する (SharePoint) へ /Shared Documents/EmailArchive。

フローの概要全体​

処理時間の大部分は、それぞれ10～11秒かかる4つの文書処理に費やされます。添付ファイルが1つ付いたメッセージの場合、約56秒を見込んでください。添付ファイルが1つ増えるごとに、さらに約10秒追加されると考えてください。

ステップ1：受信したOutlookメールに基づいてフローをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

トリガーによってアーカイブ対象が決まるため、ここは慎重に設定する必要があります。その高度な設定項目のうち2つが、実際の処理を担います。

1. 作成する 自動化されたクラウドフロー そして選ぶ Office 365 Outlook > 新しいメールが届いたとき（V3）。
2. 開ける 詳細パラメータ そして設定します：
   • に: test@ynoox.ch
   • 添付ファイルを含める: Yes
   • 重要性: Any
   • 添付ファイルのみ: Yes
   • フォルダ: Inbox

Outlookトリガーの設定​

「添付ファイルを含める」は、見落としがちな設定です。これをオフにしてもループは実行されますが、添付ファイルの内容はすべて空になります。

ステップ2：フローに配列変数が必要な理由は何ですか？​

これまでの流れ： Outlook トリガー。

添付ファイルの数はメッセージが届くまでわからないため、フローでは、未知の数のPDFファイルを順序を維持したまま蓄積する場所が必要になります。

1. 追加 変数 > 変数を初期化する。
2. 設定する:
   • 名前: email
   • タイプ: Array
   • 価値空欄のままにしてください

変数設定を初期化する​

値は空のままです。次に、ループの前に本文が追加されるため、1ページ目に表示されます。

ステップ3：メール本文をPDFに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Outlookトリガーと変数の初期化。

Outlook トリガーはメッセージ本文を HTML として渡します。PDF4me Convert to PDF はそれをレンダリングするため、ファイル名には .html PDFファイルが返ってくる場合でも、拡張子はそのままです。

1. 追加 PDFに変換 から PDF4me Connect 繋がり。
2. 設定する:
   • コンテンツ: その Body トークン、解決すると triggerOutputs()?['body/body']
   • ファイル名: email-body.html

PDFへの変換設定​

ファイル名の拡張子は、コンバーターに渡されるファイルの種類を示します。入力はHTMLなので、出力がPDFであっても、email-body.htmlは正しいです。

ステップ4：メッセージ本文を1ページ目に表示するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Outlookトリガー、変数の初期化、PDFへの変換。

結合された文書における順序とは、単に配列に要素が挿入される順序のことです。ループの前に本文を追加することで、本文を常に先頭に保つ仕組みが実現されます。

1. 追加 変数 > 配列変数に追加。
2. 設定する:
   • 名前: email
   • 価値: その ファイルの内容 トークンから PDFに変換解決すると body('Convert_to_PDF')

配列変数構成への追加​

値はファイルコンテンツトークン、つまり body('Convert_to_PDF') である必要があります。ここにそれ以外の値を指定すると、後でマージ処理が失敗する最も一般的な原因となります。

ステップ5：すべてのメール添付ファイルをPDFに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： Outlookトリガー、変数の初期化、PDFへの変換、配列変数への追加。

添付ファイルコレクションを1回ループ処理し、その中で2つのアクションを実行する。これが全体のパターンであり、添付ファイルの数が増えても変わりません。

1. 追加 コントロール > それぞれに適用する。
2. 前の手順から出力を選択します: その Attachments トークン、解決すると triggerBody()?['Attachments']。

各構成に適用する​

ループ内のアクションは2つで、これは添付ファイルが1つでも20個でも同じです。

次に、ループの中に最初のアクションを追加します。

3. 追加 PDFに変換 （PDF4me Connect）ループ内。Power Automate はそれを次のように命名します。 PDFに変換 2。
4. 設定する:
   • ファイルの内容:表現 base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • ファイル名: その name 添付ファイルからのトークン

Outlookは添付ファイルをbase64エンコードして渡します。base64ToBinaryは、contentBytesをコンバーターが読み取れるファイル形式に変換する関数です。

次に、ループ内の2番目のアクションを実行します。

5. 追加 配列変数に追加 ループの内側には、 配列変数2に追加。
6. 設定する:
   • 名前: email
   • 価値: その ファイルの内容 トークンから PDFに変換 2解決すると body('Convert_to_PDF_2')

ステップ4と同じ配列、同じパターンです。ループを繰り返すたびに、最終的なアーカイブにページ範囲が1つずつ追加されます。

2つのループ式​

base64ToBinary そして items() 両方とも ワークフロー定義言語関数リファレンスこれは、式フィールドが受け入れる内容の公式リストです。

ステップ6：不明な数のPDFファイルを1つに結合するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： 「各項目に適用」ループを通してすべてを実行します。

ループが終了するまでに、 email 配列には、本文PDFとそれに続くすべての添付ファイルPDFが格納されます。マージ処理では、配列全体を一度の呼び出しで処理します。

1. 追加 複数のPDFファイルを1つのPDFファイルに結合する から PDF4me Connectループの後。
2. 設定する:
   • ドキュメントコンテンツ: @variables('email')
   • 出力ファイル名: EmailArchive.pdf

コードビューでは形状が明確に表示されます。

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

マージアクションコードビュー​

runAfter Apply_to_each Succeeded は、マージがすべての添付ファイルの変換が完了するまで待機することを保証します。

ステップ7：メールアーカイブをPDF/Aに準拠させるにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： すべてはMergeを通して行われます。

この順序で、2 つのアクション PDF4me PDF 接続。この順序は見た目の問題ではありません。

1. 追加 PDF - 圧縮。
   • ファイルの内容: 結合されたファイルの内容
   • ファイル名: その headers/FileName 前のアクションから引き継がれたトークン
   • プロファイルの最適化: Web
2. 追加 PDF - PDFAを作成する。
   • ファイルの内容: 圧縮ファイルの内容
   • ファイル名: その headers/FileName トークン
   • コンプライアンス: PdfA2b
   • アップグレードを許可する: Yes
   • ダウングレードを許可する: Yes

PdfAパラメータの圧縮と作成​

Compressは、認証が行われる前に、結合された文書に対して実行されます。

PdfAの作成は、ドキュメントに対して行われる最後の操作であり、まさにその位置づけにふさわしいものです。

ステップ8：完成したアーカイブはどこに保存されますか？​

これまでの流れ： Create PdfA を通じてすべてを行います。

最後の処理では、認証済みファイルをSharePointに書き込みます。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • フォルダパス: /Shared Documents/EmailArchive
   • ファイル名: EmailArchive.pdf
   • ファイルの内容: その ファイルの内容 トークンから PDF - PDFAを作成する解決すると body('PDF_-_Create_PdfA')

SharePoint ファイル構成の作成​

ファイルコンテンツは body('PDF_-_Create_PdfA') に解決されます。代わりに Compress から取得すれば、アーカイブではない有効な PDF が得られます。

フローを実行して検証する​

監視対象のアドレスに、少なくとも1つの添付ファイルを含むテストメッセージを送信し、1つではなく3つの項目を確認してください。

1. 実行履歴。 11個のアクションすべてが緑色で、「各項目に適用」には正しい反復回数が表示されています。キャプチャされた実行結果は次のとおりです。 1 of 1 添付ファイルが1つだけのメールの場合。
2. SharePointフォルダ。 EmailArchive.pdf 存在する /Shared Documents/EmailArchive変更者には、フローのアカウントが表示されます。
3. ファイルそのもの。 これは多くの人が見落としがちな手順です。文書のプロパティを開き、PDF/A宣言が実際に存在することを確認してください。

キャプチャされた実行によって生成されたアーカイブは、32,088バイトです。 2ページ: 1 ページ目にメッセージ本文、2 ページ目に添付ファイル。埋め込まれた XMP メタデータは、 pdfaid:part として 2 そして pdfaid:conformance として Bこれは、PDF/A-2b の内部構造です。ご自身の出力ファイルが正常に開くにもかかわらず、このような宣言が含まれていない場合は、ファイル作成アクションがほぼ間違いなく間違った上流アクションから読み込んでいます。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは従来のアプローチとどう違うのか​

重要な違いは、最初の3つはメールの保存場所を示しているのに対し、最後の1つだけが、メールを作成したソフトウェアがなくなった後もメールが正しく表示されるかどうかを示している点です。

よくある質問​

メールアーカイブとは何ですか？​

メールアーカイブとは、メールボックスの整理、従業員の退職、保存期限などによってメールが失われることのないよう、メッセージを別の耐久性のある場所に保存する作業のことです。ほとんどの製品では、これをストレージの問題として捉えています。つまり、メールを安全な場所にコピーし、検索できるようにインデックスを作成するということです。

その定義は不完全です。アーカイブは、開くことができる場合にのみ有用であり、メールアイテムはそれを保存しているシステムに紐づいています。メッセージとその添付ファイルを固定の文書形式に変換することによって、コピーが記録となるのです。

メールのアーカイブはどのように機能するのですか？​

従来、ジャーナリング機器はメールサーバーの横に設置され、すべてのメールのコピーを受信し、独自の検索インターフェースを備えた専用リポジトリに保存する。

このフローは従来とは異なる仕組みで動作します。到着時にトリガーが作動し、本文と添付ファイルがPDFに変換され、順番に1つのドキュメントに統合され、圧縮された後、PDF/A-2b形式に変換されてSharePointに書き込まれます。アプライアンスも独自のストアも不要で、出力ファイルは貴社ソフトウェアがなくても誰でも開くことができます。

メールをSharePointにアーカイブするにはどうすればよいですか？​

ポイント Office 365 Outlook メールボックスでトリガーし、フローでドキュメント作業を行い、最後に SharePoint ファイルの作成 宛先フォルダを指し示しています。それがその形状です。

正しく書くべきことは、あなたが何を書くかです。 .msg または .eml ドキュメントライブラリへの保存は、技術的にはSharePointへのアーカイブですが、結果としてメールクライアントを必要とするメールアイテムが生成されます。PDF/Aファイルは、SharePointが他のドキュメントと同様にインデックス作成、プレビュー、保持ラベルの適用を行うことができるドキュメントです。

SharePointにメールを保存できますか？​

はい、いくつかの方法があり、それぞれ同じではありません。Outlookから同期ライブラリにメッセージをドラッグしたり、個々のメールに対して「OneDriveに保存」を使用したり、このフローのようにPower Automateで自動化したりできます。

手動ルートではメッセージが元の形式で保存されるため、添付ファイルはメールクライアントでしか開けないファイル内に埋め込まれたままになります。自動ルートでは出力形式を選択できるため、利便性よりも保存性を重視する場合は自動ルートが推奨されます。

メールのアーカイブに関するベストプラクティスは何ですか？​

4つの原則は、使用するツールに関係なく有効です。スケジュールではなく到着時にアーカイブすることで、誰かの記憶に頼る必要がなくなります。本文と添付ファイルは一緒に保管してください。これらを分離すると、メッセージの証拠となる文脈が失われてしまうからです。仕様が定められたフォーマットを使用してください。実際には、PDF/Aがそれに該当します。また、アーカイブするすべてのアイテムに固有の名前を付けてください。昨日のファイルを上書きするアーカイブは、余分な手順を踏んだ単一のドキュメントに過ぎないからです。

ここでの流れは、構造上、最初の3つの手順に従います。4つ目は、本番稼働前にキャプチャした構成から変更する必要がある唯一の項目です。

トラブルシューティング​

関連文献​

この記事では、メール自動化におけるアーカイブ形式に関する部分を解説します。関連する3つのチュートリアルでは、それぞれの部分について解説しています。

• メール本文とすべての添付ファイルを1つの統合PDFに変換する Dropboxへの保存を含むマージパターン自体について、より詳細に解説します。
• 受信メールすべてを監査対応のPDFアーカイブに変換する 記録管理の観点から、同じ7つの手順を実行します。
• Power Automate で無人 SharePoint フォルダーを使用して PDF をアーカイブする SharePointに既に存在するドキュメントに対して、圧縮とPDF/Aの組み合わせを適用します。メールは使用しません。

次のステップ​

ストレージはメールの保存場所を決定します。フォーマットは、メールが読めるかどうかを決定します。この流れによって、検索結果の最初のページでは誰も尋ねていない2つ目の疑問が解決されます。

PDF4me Create PdfA これは、PDFをISO 19005アーカイブ規格に書き換えるPower Automateアクションです。「PDFに変換」と「圧縮」の後に連携させることで、通常のSharePointフォルダをアーカイブ用ドロップボックスに変えます。そこに保存されたファイルはすべてサイズが小さくなり、規格に準拠した状態で、何十年も安全に保管できます。

SharePointでドキュメントをアーカイブする方法を検索すると、1ページ目に表示される結果はすべて同じことを意味します。 Microsoft 365 アーカイブコールドストレージ層。これはバイトがどこにあるかを説明するものであり、20年後にファイルがまだ開けるかどうかについては何も説明していません。アーカイブとは、 フォーマット 根本的な問題はストレージの問題であり、埋め込みフォント参照や外部カラープロファイルが満載されたPDFファイルは、10年後には正しく表示されない可能性が高い。この処理フローでは、まずフォーマットを修正し、次にサイズを縮小する。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： アーカイブキューとして使用されるSharePointフォルダーにドロップされたすべてのドキュメント。 出力： 圧縮されたPDF/A-2b規格準拠のコピーが、元のファイルと同じ名前の別のアーカイブフォルダに保存されます。

ToArchiveはキューです。ここにドロップされたものはすべて処理されます。

アーカイブには、保存準備が整った完成したPDF/Aファイルが保管されています。

必要なもの​

フローの概要​

1. ファイルが作成されたとき（プロパティのみ） (SharePoint トリガー) スコープは /ToArchive。
2. ファイルの内容を取得する トリガーを使用する Identifier。
3. PDFに変換 (PDF4me Convert)を使用して入力を正規化します。
4. PDF - 圧縮 プロファイルの最適化 Web。
5. PDF - PDFAを作成する コンプライアンスに準拠 PdfA2b。
6. ファイルを作成する (SharePoint) に書き込む /Shared Documents/Archived。

フローの概要全体​

10～11秒かかる3つの文書処理で、処理時間のほぼ全体を占めます。1ファイルあたり約35秒を見込んでください。

ステップ1：SharePointフォルダーをアーカイブキューに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

このトリガーは、ライブラリに新しいアイテムが追加された際に作動します。キューフォルダに範囲を指定することで、ライブラリ内の他の場所で行われた通常のアップロードがアーカイブ処理を開始しないようにできます。

1. 作成する 自動化されたクラウドフロー そして選ぶ ファイルが作成されたとき（プロパティのみ）。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • 図書館名: Documents
3. 開ける 詳細パラメータ、 追加 フォルダ、そしてそれを /ToArchive。

SharePoint トリガー構成​

Folder パラメータは、トリガーの適用範囲を指定するものです。このパラメータがない場合、ドキュメントライブラリ全体がアーカイブキューになります。

ステップ2：トリガー後にファイルコンテンツを取得する必要があるのはなぜですか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー。

プロパティのみのトリガーは、ドキュメントではなくメタデータを報告します。ファイルコンテンツの取得は、トリガーの Identifier PDF4meのアクションに必要なバイト数。

1. 追加 SharePoint > ファイルの内容を取得する。
2. 設定する:
   • サイトアドレストリガーと同じサイト
   • ファイル識別子: Identifier トリガーから
3. 開ける 詳細パラメータ そして設定する コンテンツタイプを推測する に Yes。

ファイルコンテンツ構成を取得します​

ファイル名やパスではなく、トリガーの識別子を使用してください。ファイル名はフォルダ間で重複したり、ドキュメントの名前が変更されると変わってしまうためです。

ステップ3：なぜ最初に「PDFに変換」で正規化する必要があるのか？​

これまでの流れ： SharePointトリガーとファイルコンテンツの取得機能。

PDFに変換すると、チェーンの残りの部分はドロップされた内容に左右されなくなります。 PDF4me Convert これは、次の 2 つのアクションで使用される PDF4me PDF 接続とは別の接続です。

1. 追加 PDFに変換。
2. 設定する:
   • ファイルの内容: Body から ファイルの内容を取得する
   • ファイル名: test.pdf

PDFへの変換設定​

接続線に注目してください。このアクションはPDF4me Convertを使用しますが、CompressとCreate PdfAはPDF4me PDFを使用します。接続は2つですが、APIキーは1つです。

ステップ4：Compressを使うとアーカイブのサイズはどれくらい小さくなりますか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー、ファイルコンテンツの取得、PDFへの変換。

アーカイブにおいては、圧縮は他のどの場所よりも重要となる。なぜなら、アーカイブは一度のアップロードではなく、何年にもわたる蓄積によって評価されるからだ。

1. 追加 PDF - 圧縮。
2. 設定する:
   • ファイルの内容: Body から PDFに変換
   • ファイル名トリガーのファイル名トークン
   • プロファイルの最適化: Web

圧縮パラメータ​

Webは最も積極的なプロファイルです。テキスト量の多い契約書では、ほぼロスレスです。写真スキャンの場合は、10年分の文書をそのプロファイルに保存する前に、必ずサンプルを確認してください。

ステップ 5: Power Automate で PDF を PDF/A に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー、ファイルコンテンツの取得、PDFへの変換、圧縮。

これがファイルをアーカイブ化する処理です。それまでの処理はすべて準備段階です。

1. 追加 PDF - PDFAを作成する。
2. 設定する:
   • ファイルの内容: Body から PDF - 圧縮
   • ファイル名トリガーのファイル名トークン
   • コンプライアンス: PdfA2b
   • アップグレードを許可する: Yes
   • ダウングレードを許可する: Yes

PdfAパラメータを作成する​

アップグレードとダウングレードの両方を「はい」に設定するのが、寛容な構成です。これは、誰でもアクセスできるフォルダにとって適切なデフォルト設定です。

ステップ6：アーカイブコピーをSharePointに再度保存するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： SharePoint トリガー、ファイル コンテンツの取得、PDF への変換、圧縮、PDFA の作成。

最後の処理では、完成したファイルをアーカイブフォルダに書き込みます。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: トリガーと同じサイト
   • フォルダパス: /Shared Documents/Archived
   • ファイル名トリガーのファイル名トークン
   • ファイルの内容: Body から PDF - PDFAを作成する

SharePoint ファイル構成の作成​

ファイルコンテンツには、Create PdfA から生成されたものであるため、PDF4me のアイコンが付いています。誤って Compress から取得すると、PDF/A とは全く異なる小さな PDF ファイルがアーカイブされてしまいます。

フローを実行して検証する​

1. 保存 右上の流れ。
2. ドキュメントをドロップして /ToArchiveトリガーがポーリングを行うため、1分ほどお待ちください。
3. 流れを開く 実行履歴 6つの操作すべてに緑色のチェックマークが付いていることを確認してください。3つの文書操作はそれぞれ約10秒かかります。
4. 開ける /Shared Documents/Archived結果をダウンロードし、そのプロパティを確認してください。規格に準拠したファイルは、規格に対応したリーダーのドキュメントプロパティに「PDF/A」と表示されます。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

よくある質問​

PDFファイルをアーカイブする方法は？​

PDFを適切にアーカイブするには、2つのことが必要です。1つは、レンダリングに必要なすべての情報が埋め込まれるようにPDF/A形式に変換すること、もう1つは、保存期間ポリシーが設定された場所に保存することです。ほとんどの人はこの変換作業を省略しがちです。なぜなら、「アーカイブ」という名前のフォルダにファイルを移動するだけでアーカイブしたような感覚になるからです。

このフローでは変換は1回だけ行われます PdfAを作成する アクション設定 PdfA2bストレージはSharePointフォルダです。その前の圧縮ステップはオプションですが、10年以上の蓄積期間で元が取れます。

SharePointでドキュメントを自動的にアーカイブするにはどうすればよいですか？​