Power Automate の要求書テンプレート: PDF4me を使用して SharePoint のすべての準備完了案件に対して PDF レターを生成します

PDF4me ドキュメント生成 シングル これは、JSONデータをWordテンプレートにマージして完成したドキュメントを返すPower Automateアクションです。SharePointの法律案件リストを対象とすることで、準備完了とマークされた案件ごとに1つの要求書テンプレートをPDFレターに変換し、各レターをそれぞれの案件フォルダーに保存し、案件のステータスを更新します。

催告状のテンプレートを検索すると、まず最初に出てくるのは裁判所のセルフヘルプセンター、法律扶助サイト、書式ライブラリです。カリフォルニア州裁判所、WashingtonLawHelp、LawDepotはいずれも手紙の書き方を丁寧に説明しています。しかし、週に30通も送る法律事務所のやり方については、どれも触れていません。手紙を書くのは簡単ですが、その周りの事務作業は大変です。依頼人、相手方、金額を訴訟記録からコピーし、PDFを適切な案件フォルダに保存し、案件を完了済みとしてマークすることを忘れないようにしなければなりません。このフローでは、そうした事務作業を自動化し、文面は弁護士が管理するWord文書に残します。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： SharePoint 上の案件リスト。各案件には、案件 ID、依頼者、発生日、相手方、損害賠償額、弁護士、およびステータスが含まれます。 出力： 案件ごとに準備完了とマークされたPDF要求書1通 /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>すると、案件のステータスが「催告状作成済み」に変更され、バッチ処理に関する要約メールが1通送信されました。

MAT-1001.pdfは、フローアカウントによって作成された専用のマターフォルダにあります。

1件の案件バッチの概要です。件数はDocIndex変数から取得されます。

必要なもの​

フローの概要​

1. フローを手動でトリガーする バッチ処理を開始します。
2. アイテムを入手 読む Matters フィルタクエリを使用したリスト Status eq 'Ready for Demand Letter'。
3. 選択 各案件を6つのテンプレートフィールドにマッピングします。
4. ファイルの内容を取得する 読む /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx。
5. 変数を初期化する 作成する DocIndex 整数として設定 0。
6. それぞれに適用する 問題からループする アイテムを入手。
7. PDF - ドキュメント生成（単一） (PDF4me PDF) は出力タイプでテンプレートを埋めます PDF。
8. ファイルを作成する (SharePoint) は手紙を /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>。
9. アイテムを更新 (SharePoint) ステータスを Demand Letter Generated。
10. 変数を増分する 追加 1 に DocIndex。
11. メール送信（V2） (Office 365 Outlook) はバッチサマリーを送信します。

フローの概要全体​

2つのデータ項目からなるバッチ処理。ループ処理は2回とも7秒かかり、その中でSharePointへの書き込みが最も時間がかかり、1文字あたり2秒かかる。

ステップ1：オンデマンドで催告状バッチを開始するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

手動トリガーは、実際に手紙が送られる方法に合致している。つまり、準備完了とマークされた案件を誰かが確認し、ボタンを押すという流れだ。

1. 作成する 瞬時のクラウドフロー そして選ぶ フローを手動でトリガーする。
2. 何も入力せずにそのままにしておいてください。リスト自体が、どの項目をバッチ処理に含めるかを決定します。

手動トリガー設定​

入力はありません。選択は次のステップの「ステータス」列で行われます。

ステップ2：要求書を送付する準備が整った案件だけを選別するにはどうすればよいでしょうか？​

これまでの流れ： フローを手動でトリガーします。

アイテムを入手 選択はフローが行うため、フロー自体がステータスを確認する必要はありません。

1. 追加 SharePoint > アイテムを入手。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • リスト名: Matters
3. 開ける 詳細パラメータ そして設定します：
   • フィルタークエリ: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • 並べ替え順: Title asc

アイテム構成を取得する​

フィルター値は、大文字・小文字を含めて完全に一致します。タイトル順で並べ替えると、案件ID順に文字が表示されます。

ステップ3：Selectアクションは何をマッピングしますか？​

これまでの流れ： フローを手動でトリガーし、アイテムを取得します。

選択 各案件の行を、テンプレートが認識している6つのフィールドに正確に変換することで、リストとテンプレート間の契約内容が読みやすくなります。

1. 追加 データ操作 > 選択。
2. から: その body/value トークンから アイテムを入手。
3. 地図テンプレートフィールドごとに1行ずつ、以下の表のように表示されます。

構成を選択​

5つのフィールドは列名をそのまま使用します。6つ目のMatterIDは、リストの「タイトル」列から取得します。

各プレースホルダーがどのようにして値を取得するのか​

ステップ4：フローはどこからWordテンプレートを読み込むのか？​

これまでの流れ： フローを手動でトリガーし、アイテムを取得して選択します。

テンプレートは、文書ライブラリにある通常のWordファイルです。ループ処理の前にここで読み込むことで、案件ごとではなく、バッチ処理ごとに一度だけ取得されます。

1. 追加 SharePoint > ファイルの内容を取得する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • ファイル識別子: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • コンテンツタイプを推測する （高度な）： Yes

ファイルコンテンツ構成を取得します​

SharePointでテンプレートを編集すると、次のバッチ処理では新しい文言が使用され、処理の流れに変更はありません。

このテンプレートには、PDF4meテンプレート構文で6つのプレースホルダーが含まれています。 <<[Attorney]>>、 <<[IncidentDate]>>、 <<[OpposingParty]>>、 <<[MatterID]>>、 <<[ClientName]>> そして <<[DamagesAmount]>>レターヘッド、参照行、およびそれらの周囲の本文は、通常のWordコンテンツです。 Wordテンプレートの構文概要 プレースホルダーができることすべてを網羅しています。

ステップ5：なぜフローにカウンタ変数が必要なのですか？​

これまでの流れ： ファイルコンテンツ取得を通じて全てを実行します。

要約メールには数値が必要であり、変数を使うのがループから数値を取り出す最も簡単な方法です。

1. 追加 変数 > 変数を初期化する。
2. 設定する:
   • 名前: DocIndex
   • タイプ: Integer
   • 価値: 0

変数設定を初期化する​

初期化変数はフローの最上位レベルに配置する必要があります。Power Automateではループ内での初期化は許可されていません。

ステップ6：案件ごとに1通の督促状を作成するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： 初期化変数を通してすべてを実行します。

これが実際の作業を行うループです。各処理で1通の手紙を作成し、ファイルに保存し、案件情報を更新し、件数をカウントします。

1. 追加 コントロール > それぞれに適用する。
2. 前の手順から出力を選択します: その body/value トークンから アイテムを入手。

各構成に適用する​

ループ内の4つのアクションは、1つの問題でも50の問題でも変わりません。

それでは、ループ内の最初のアクションです。

3. 追加 PDF - ドキュメント生成（単一） から PDF4me PDF 繋がり。
4. 設定する:
   • テンプレートファイルの種類: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • テンプレートファイル名: DemandLetterTemplate.docx
   • テンプレートファイルデータ: a base64() 表情 ファイルの内容を取得する 出力例 base64(body('Get_file_content'))
   • 文書データタイプ: Json
   • 文書データファイル空欄のままにしてください
   • 文書データテキスト: 現在のマターから構築された以下のJSON
   • 出力タイプ: PDF
   • PDFテンプレートを編集可能にする: No

トークン 文書データテキスト 以下の式に解決されます。

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

ドキュメント生成（単一）設定​

JSONキーはプレースホルダー名と完全に一致する必要があります。MatterIDのみ、値が異なる名前の列から取得されます。

日付については、Word テンプレートでプレースホルダーに書式文字列を指定します。 Wordテンプレートの書式設定:

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">> 2026年6月14日に印刷されます。

金額については、 文書データテキスト テンプレートに到達する前に。これは、DamagesAmountが数値または通貨型の列であることを前提としています。

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US') 18,500個生産する。

formatNumber また、この記事で使用されているその他の関数については、 ワークフロー式関数のリファレンス。

ステップ7：それぞれの手紙はどこに保管されますか？​

これまでの流れ： ループは、Generate Document (Single) を介して実行されます。

ここでは、案件IDがフォルダとファイルの両方に名前を付けるという二重の役割を果たしています。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する ループの内側。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • フォルダパス: /Shared Documents/DemandLetters/ 続いて タイトル トークン
   • ファイル名: その タイトル トークンに続いて .pdf
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDF - ドキュメント生成（単一）

ファイル構成を作成する​

MAT-1001 の件については、/Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf に書き込みます。

ステップ8：案件に2通目の手紙が届くのを防ぐにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： ファイルの作成を介したループ。

ステップ2のフィルターは、文字が存在する後にステータスが変更された場合にのみ機能します。それがこのアクションの目的です。

1. 追加 SharePoint > アイテムを更新 ループの内側。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • リスト名: Matters
   • ID: その ID 現在の問題からのトークン
   • ステータス値 （高度な）： Demand Letter Generated

アイテム設定を更新する​

更新項目はファイル作成が成功した後にのみ実行されるため、処理に失敗した案件は次のバッチ処理のために準備されたままになります。

ステップ9：チームはどのようにしてバッチ処理が完了したことを知るのか？​

これまでの流れ： ループは、更新アイテムを通して実行されます。

処理を完了させるには2つのアクションが必要です。1つはループ内でカウントを行い、もう1つはループ終了後に結果を報告するものです。

1. 追加 変数 > 変数を増分する ループ内の最後のアクションとして。
   • 名前: DocIndex
   • 価値: 1
2. 追加 Office 365 Outlook > メール送信（V2） ループの後。
   • に: チームの住所
   • 主題: Demand Letters Generated - 続いて ドキュメントインデックス トークンと in this batch
   • 体: Hi team, それから ドキュメントインデックス、 それから demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • 重要性 （高度な）： Normal

変数のインクリメントとメール送信（V2）の設定​

ループの最後にあるため、提出され記録された手紙のみがカウントされます。

1通のメールにつき1通、手紙1通につき1通ではありません。

フローを実行して検証する​

1. 保存 フローと選択 テスト、 それから 手動で。
2. 実行する前に、少なくとも1つの案件を「督促状送付準備完了」としてマークしてください。
3. 実行履歴を開きます。 それぞれに適用する 準備完了とマークされた案件ごとに1回の反復処理が表示され、すべてのアクションが緑色で表示されるはずです。
4. 開ける /Shared Documents/DemandLetters 案件ごとに1つのフォルダがあり、それぞれのフォルダには案件IDと同じ名前のPDFファイルが格納されていることを確認してください。
5. 開く 問題 これらの事項を一覧表示して確認すると、催告書が生成されていることが表示されます。

ラン後のマターズリスト​

現在、3件の案件で督促状が作成されています。MAT-1003はまだ下書きの状態なので、フィルターによってスキップされ、督促状は作成されませんでした。

キャプチャされた実行では、約8秒で2件の処理が行われました。MAT-1001の書簡は、PDF4me Legal Associatesから発行され、Sarah Chenに代わってDavid Parkが署名し、Meridian Logistics Inc.宛ての1ページ21,121バイトの文書です。そのXMPメタデータには、 pdfaid:part として 1 そして pdfaid:conformance として BこれはPDF/A-1b形式です。先に示していた要約メールは、別の単一案件のバッチから送信されたものです。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

これは、他の催告状作成方法と比べてどうなのか​

各行は代替案を表しています。最後の行はこのフローを示しています。

重要な違いは、この行だけがテンプレートが通常のWordファイルのままであり、同じ実行の一部として案件レコードが変更される点です。

よくある質問​

要求書テンプレートの作成方法​

貴社が既に送付している書簡を基に、案件ごとに変更されるすべての項目をマークしてください。一般的な督促状には、レターヘッド、日付、宛先、案件IDを含む参照行、事実の簡単な説明、請求金額と期限、期限を過ぎた場合の対応、そして署名が含まれます。変更される項目以外はすべて定型文です。

自動化の場合、変化する値はそれぞれプレースホルダーになります。 サンプルテンプレート 使用する項目は、依頼者、事件発生日、相手方、金額、弁護士、事件IDの6つです。この文言はあくまで例示であり、実際に送信するテンプレートの文言は弁護士の承認を得る必要があります。

Power Automateを使用してWordテンプレートにデータを入力する方法は？​

一般的なルートは2つあります。マイクロソフトのルートです。 Microsoft Wordテンプレートにデータを入力する アクションはドキュメント内のコンテンツ コントロールを使用し、プレミアムに配置されます Word Online (ビジネス) コネクタ.docx ファイルが返されるため、PDF に変換するには 2 回目の変換手順が必要です。

このフローでは PDF4me ドキュメント生成（単一） 代わりに。テンプレートは、プレースホルダーを含む通常の .docx ファイルです。 <<[ClientName]>>データはJSON形式で入力され、アクションは標準コネクタ上で直接PDFを返します。テンプレートを読み込むには、 ファイルの内容を取得するそれを通過させる base64()、そして構築する 文書データテキスト リスト項目から。

Wordで手紙の作成を自動化する方法は？​

Word自体の中では、古典的な解決策は差し込み印刷です。差し込みフィールドとExcelシートなどのデータソースを含む文書を作成します。これは機能しますが、バッチ処理ごとに誰かがデスクトップで実行し、後で結果をファイルに保管する必要があります。

適切に自動化するには、Word文書をテンプレートとして保持し、フローによってレコードから自動的に入力されるようにする必要があります。ここでは、レコードはSharePointリストであり、トリガーによってバッチ処理の実行タイミングが決定され、ファイルへの入力とステータスの更新が同じ実行で行われるため、マージの手順は不要になります。

法律文書の自動化とは何ですか？​

法律文書の自動化とは、請求書、委任契約書、通知書などの法律文書を、承認済みのテンプレートと事件データに基づいて作成する技術であり、従来のように一つ一つ手作業で作成するものではありません。テンプレートには法律事務所が承認した文言が記述されており、データは事件記録から取得され、ソフトウェアがそれらを統合します。

このフローは、その具体的な小さな例です。1つのWordテンプレート、1つの案件リスト、そしてマージを実行する1つのPDF4meアクションで構成され、案件ステータスには手紙が存在することが記録されます。

トラブルシューティング​

次のステップ​

同じ11ステップの手順（ステータスでリストをフィルタリングし、行ごとにWordテンプレートに入力し、PDFをファイルに保存し、ステータスを変更し、件数を報告する）で、リストの行から生成されるあらゆる文書（契約書、通知、更新リマインダー、和解案など）を処理できます。