Word文書やExcel文書をアーカイブしたいですか？Power Automateを使えば、それらをコンプライアンス対応のPDFに変換できます。たった5つのステップで完了です！

レポート、契約書、提案書は、Dropbox、SharePoint、またはOneDriveにWordファイルとして保存されていることがよくあります。コンプライアンス、監査、または長期保存のためにアーカイブする必要がある場合は、生の .docx それだけでは不十分だ。 PDF/A (ISO 19005) はデジタルアーカイブの標準規格です。フォントが埋め込まれ、外部リンクがなく、何十年も読み取ることができます。Word から直接 PDF/A に変換することはできず、まず PDF に変換する必要があります。Power Automate では、クラウドストレージから Word (または Excel、PowerPoint) ファイルを取得し、PDF に変換し、圧縮し、PDF/A に変換して、アーカイブファイルを保存するフローを作成します。5 つのステップ。1 つのフロー。手動でエクスポートする必要はありません。

なぜ最初に変換し、次に圧縮し、最後にアーカイブするのか？​

PDF/AはPDFファイルのみを受け付けます。 ソースがWord、Excel、PowerPoint、または画像の場合は、PDF/Aを適用する前にPDFに変換する必要があります。 PDFに変換 このアクションは、DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、TXT、EML、および一般的な画像フォーマットに対応しています。 PDFを圧縮 アーカイブ前にファイルを縮小することで、ファイルサイズが小さくなり、転送や保存が速くなります。 PDF/A を作成する フォントを埋め込み、外部依存関係を削除し、長期保存のためにドキュメントをロックします。変換、圧縮、アーカイブの3つの処理を1つのフローで実行します。

フローの概要全体​

手順は以下の5ステップです：ファイルコンテンツの取得 → PDFへの変換 → PDFの圧縮 → PdfAファイルの作成 → ファイルの作成。各アクションは、設定が完了すると緑色のチェックマークが表示されます。

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得られるもの​

入力： Word文書（例： Word Sample.docxDropbox または SharePoint パスにあるその他のサポートされている形式。 出力： 出力フォルダにアーカイブ用のPDF/Aファイルが作成され、コンプライアンス、監査、または長期保存に利用できます。

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必要なもの​

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流れ：5つのステップ​

1. パスを使用してファイルコンテンツを取得します （DropboxまたはSharePoint）：パスからソースドキュメントを取得します。
2. PDF: PDFに変換 (PDF4me): Word、Excel、PowerPoint、または画像をPDFに変換します。
3. PDF:圧縮 (PDF4me): アーカイブする前にPDFを縮小します。
4. PDF: PDFAを作成する (PDF4me): PDFファイルをアーカイブに適した形式に変換します。
5. ファイルを作成する (DropboxまたはSharePoint): PDF/Aファイルを出力フォルダに保存します。

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ステップ1：ファイルコンテンツを取得する​

これまでの流れ： トリガー → ファイルの内容を取得します。

1. 追加 フローを手動でトリガーする （または ファイルが作成されると 自動化のためにDropboxまたはSharePointに保存します。
2. 追加 Dropbox （または SharePoint) → パスを使用してファイルコンテンツを取得します。
3. **ファイルパス***: ドキュメントへのパスを入力してください。例: /blog data/pdfa/Word Sample.docx。
4. コンテンツタイプを推測する: はい （上級編）
5. 接続が正しく設定されていることを確認してください。

パスを使用してファイルコンテンツを取得します: 設定​

ファイルコンテンツを取得します。ファイルパスはWord文書のパスに設定されています。このステップで取得したファイルコンテンツ（バイナリ）を次のアクションにマッピングします。パスはマッピングしません。

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ステップ2：PDFに変換する​

これまでの流れ： ファイルの内容を取得 → PDFに変換。

1. 追加 PDF4me → PDF: PDFに変換。
2. **ファイルの内容**: 地図 ファイルの内容 ファイルコンテンツを取得する。
3. **ファイル名***: 例: Word Sample.docx （PDF4meがフォーマットを認識するためには、拡張子を含める必要があります。）
4. 確保する PDF4me PDFに接続済み。

PDF: PDFに変換: ファイルマッピング​

PDFへの変換：ファイルコンテンツを取得、ファイル名に.docx拡張子を付けます。PDF4meは拡張子からフォーマットを自動検出します。

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ステップ3：PDFを圧縮する​

これまでの流れ： ファイルの内容を取得 → PDFに変換 → PDFを圧縮。

1. 追加 PDF4me → PDF:圧縮。
2. **ファイルの内容**: 地図 ファイルの内容 PDFへの変換から。
3. **ファイル名***: 例: 変換済み.pdf。
4. プロファイルの最適化: デフォルト、 最大圧縮、 ウェブ向け、 または 印刷用 必要に応じて。
5. 確保する PDF4me PDFに接続済み。

PDF: 圧縮: アーカイブ前にファイルサイズを縮小します​

PDFを圧縮：PDFへの変換、ファイル名、プロファイルの最適化からファイルの内容を選択します。ファイルサイズが小さくなるため、アーカイブと転送が高速化されます。

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ステップ4：PDF/Aファイルを作成する​

これまでの流れ： ファイルの内容を取得 → PDFに変換 → PDFを圧縮 → PdfAを作成。

1. 追加 PDF4me → PDF: PDFAを作成する。
2. **ファイルの内容**: 地図 ファイルの内容 「PDFを圧縮する」（または圧縮をスキップした場合は「PDFに変換」）から選択してください。
3. **ファイル名***: 例: 圧縮版.pdf。
4. **コンプライアンス***: レベルを選択します (例: PdfA1b （基本的なアーカイブ用）。
5. ダウングレードを許可する または アップグレードを許可するコンプライアンスポリシーに合わせて必要に応じて設定してください。
6. 確保する PDF4me PDFに接続済み。

PDF: PDFの作成 PdfA: アーカイブ設定​

PdfAの作成：圧縮PDFからのファイルコンテンツ、ファイル名、準拠規格（例：PdfA1b）、ダウングレードの許可、アップグレードの許可オプション。

PDF/A準拠オプション​

PdfA1b基本的な視覚的整合性。 PdfA1a文書構造でアクセス可能。 PDFA2圧縮性能が向上した新しい規格。 PDFA3他のファイル（XML、Excelなど）を埋め込むことができます。

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ステップ5：ファイルを作成する（PDF/A形式で保存）​

これまでの流れ： ファイルの内容を取得 → PDF に変換 → PDF を圧縮 → PdfA を作成 → ファイルを作成。

1. 追加 Dropbox （または SharePoint) → ファイルを作成する。
2. **フォルダパス***: 例: /blog data/pdfa/output。
3. **ファイル名***: 例: 出力.pdf。
4. **ファイルの内容**: 地図 ファイルの内容 PDFから：PdfAを作成する手順。
5. 接続が正しく設定されていることを確認してください。

ファイルの作成: アーカイブ用PDF/Aを出力フォルダに保存​

ファイルの作成：フォルダパス、ファイル名、ファイルコンテンツは「PDF/Aの作成」からマッピングされます。アーカイブ用のPDF/Aファイルは、選択したフォルダに保存されます。

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「変換してからアーカイブする」機能は誰が使っているのか？実際の事例​

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クイックリファレンス：キー設定​

パラメータの詳細については、以下を参照してください。 PDFに変換：Power Automate そして PDF/A の作成、Power Automate。

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トラブルシューティング​

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次は？​

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