Power Automate の Excel 請求書テンプレート: SharePoint リストから入力し、PDF4me を使用してすべての請求書を PDF/A としてアーカイブします

PDF4me Excel - 入力 これは、Excelの請求書テンプレートにJSONデータを入力するPower Automateアクションです。ここでは、新しいSharePointリストアイテムがデータを提供し、Populateアクションがそれをテンプレートのスマートマーカーに書き込み、さらに3つのPDF4meアクションがワークブックを圧縮されたPDF/A形式の請求書に変換し、SharePointが自動的に保存します。

Excelの請求書テンプレートを検索すると、最初のページにはたくさんのテンプレートが表示されます。Microsoft、Vertex42、QuickBooks、Squareなど、どれもデザイン性の高い空白のワークブックを提供していますが、ダウンロードするだけで終わってしまいます。テンプレートへの入力方法については何も説明されていません。実際には、顧客情報をセルにコピーし、PDFにエクスポートし、ファイル名を付けてフォルダに保存するという作業を、請求書1枚ずつ行う必要があるのです。この流れでは、Excelで誰でもデザインできるテンプレートという、これらのテンプレートが持つ利点はそのままに、ダウンロード後の手順をすべて省いてしまっています。

なぜ？という問いに対する質疑応答​

得られるもの​

入力： SharePointリストの行には、請求書のヘッダー、顧客の詳細、および2つの明細項目が含まれています。 出力： 圧縮されたPDF/A-2b請求書、 ExcelArchived.pdf、 /Shared Documents/ArchivedExcel 同じサイトのフォルダ。

データソース：請求書1件につき1行、22列のリスト。サンプル出力は、最後の行「Morris - INV」から生成されたものです。

行が追加されてから数秒後にフローアカウントによってアーカイブされたExcelフォルダ内のExcelArchived.pdfファイル。

必要なもの​

フローの概要​

1. アイテムが作成されると (SharePoint トリガー) は、指定されたリストを監視します。 Excel Template。
2. 作曲する 構築する RootData 新しい行からのJSON。
3. パスを使用してファイルコンテンツを取得します テンプレートを読み込む /Shared Documents/Excel Template。
4. Excel - 入力 (PDF4me Excel)はJSONをワークシートに結合します 1。
5. PDFに変換 (PDF4me Convert) はワークブックを次のようにレンダリングします Invoice.pdf。
6. PDF - 圧縮 (PDF4me PDF) プロファイル最適化機能付き Web。
7. PDF - PDFAを作成する (PDF4me PDF) コンプライアンス準拠 PdfA2b。
8. ファイルを作成する (SharePoint) へ /Shared Documents/ArchivedExcel。

フローの概要全体​

サンプル請求書を作成した処理です。変換、圧縮、PDFA作成にはそれぞれ10～11秒かかりますが、SharePointへの書き込み（2秒）を除けば、その他の処理はすべて1秒未満で完了します。請求書1件あたり約36秒を見込んでください。

ステップ1：SharePointリストアイテムが作成されたときにフローをトリガーするにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： まだ何も起きていない。これが引き金だ。

リストの新しい行はそれぞれ1つの請求書を表すため、トリガーはリスト自体です。

1. 作成する 自動化されたクラウドフロー そして選ぶ SharePoint > アイテムが作成されると。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • リスト名: Excel Template

SharePoint トリガー構成​

リストは1つ、トリガーも1つ。リストに組み込まれている「タイトル」列には請求書番号が含まれているため、次のステップでは「番号」を「タイトル」にマッピングします。

ステップ2：SharePointのフラットな行をExcelテンプレート用のJSONに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー。

テンプレートは、請求書ヘッダー、会社ブロック、顧客ブロック、および品目リストというネスト構造を想定しています。リスト行はフラットな構造です。Composeは、この2つのブロック間の変換レイヤーとして機能します。

1. 追加 データ操作 > 作曲する。
2. これを貼り付けて 入力すべての価値は triggerBody()?['<column>'] リストの1つの列を指す式。

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

コードビューを構成する​

Invoice、Company、Customerはそれぞれ1要素の配列です。Itemsは2つの要素を持ち、リスト内の各項目列のセットに対応しています。

各テンプレートセルがどのように値を取得するか​

Fromブロック（B3）はプレーンテキストです。 PDF4meそのため、すべての請求書で同じ内容になります。テンプレート内の該当箇所を、貴社名に置き換えてください。

ステップ3：フローはどこからExcelテンプレートを読み込むのか？​

これまでの流れ： SharePointトリガーとComposeの組み合わせ。

テンプレートは、ドキュメントライブラリ内の通常のファイルです。フローは実行のたびにこのファイルを読み込むため、その時点でSharePointに存在するレイアウトが使用されます。

1. 追加 SharePoint > パスを使用してファイルコンテンツを取得します。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • ファイルパス: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • コンテンツタイプを推測する （高度な）： Yes

パス構成を使用してファイルコンテンツを取得する​

リストとテンプレートフォルダはどちらも「Excelテンプレート」という名前ですが、これらは異なるものです。一方はリストであり、もう一方は共有ドキュメント内のフォルダです。

ステップ4：Excel - 入力機能は、Excel請求書テンプレートにどのようにデータを入力しますか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー、Compose、およびパスを使用したファイルコンテンツの取得機能。

これは、テンプレートギャラリーがユーザーに任せている作業を実行するステップです。Excel - PopulateはワークブックとJSONデータを受け取り、すべてのスマートマーカーを検索し、一致する値をそのセルに書き込みます。

1. 追加 Excel - 入力 から PDF4me Excel 繋がり。
2. 設定する:
   • ファイルの内容: その 体 トークンから パスを使用してファイルコンテンツを取得します
   • JSONデータ: 出力 作曲する （トークンは次のように表示されます） 体）
   • ファイル名: Populate.xlsx
   • ワークシート索引: 1
3. 開ける 詳細パラメータ そして4つのうち3つを設定しました。
   • 厳密なJSON文字列: Yes
   • 文化と言語環境: en-US
   • 計算式: Yes

Excel - 設定の入力​

処理を担う入力データは2つです。SharePointからのテンプレートバイトとComposeからのJSONデータです。その他はすべてフォーマットとスコープに関するものです。

このテンプレートは2種類のマーカーを使用しており、その違いこそがトリックの全てです。

• ヘッダーセル 請求書番号など &=RootData.Invoice.Number(noadd). (noadd) 修飾子は値をその場に書き込み、行を挿入することはありません。
• アイテム行 保持する &=RootData.Items.Description、 &=RootData.Items.Qty など、修飾子なしで続きます。その行は、要素ごとに一度書き込まれます。 Items 配列なので、2つの項目は2つの行を生成し、3つ目の項目は3つ目の行を生成します。

修飾子、ネストされたパス、数式処理を含む完全な文法は、 Excel Populate構文の概要Populateアクション単体でDropboxテンプレートとインラインJSONペイロードを使用する場合は、以下を参照してください。 Power AutomateでJSONからExcelテンプレートにデータを入力する。

ステップ5：入力済みのワークブックをPDFに変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： SharePointトリガー、Compose、パスを使用したファイルコンテンツの取得、Excel - 入力。

入力済みのワークブックは実行環境内でのみ存在し、.xlsxファイルとして保存されることはなく、直接コンバーターに渡されます。

1. 追加 PDFに変換 から PDF4me Convert 繋がり。
2. 設定する:
   • ファイルの内容: その 出力ファイルの内容 トークンから Excel - 入力
   • ファイル名: Invoice.pdf

PDFへの変換設定​

出力ファイルの内容は、データが入力されたワークブックです。SharePointに.xlsxファイルとして保存されることはありません。

ステップ6：請求書を圧縮してPDF/A形式に変換するにはどうすればよいですか？​

これまでの流れ： すべて「PDFに変換」で処理します。

2つのアクション PDF4me PDF 接続後、まず圧縮を行い、次に認証を行う。この順序を逆にすると、既に認証済みのファイルが圧縮によって書き換えられてしまう可能性がある。

1. 追加 PDF - 圧縮。
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDFに変換
   • ファイル名: その headers/FileName 前のアクションから引き継がれたトークン
   • プロファイルの最適化: Web
2. 追加 PDF - PDFAを作成する。
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDF - 圧縮
   • ファイル名: その headers/FileName トークン
   • コンプライアンス: PdfA2b
   • アップグレードを許可する: Yes
   • ダウングレードを許可する: Yes

PdfAパラメータの圧縮と作成​

Compressは、認証が行われる前に、変換された請求書に対して処理を行います。

PdfAの作成は、ドキュメントに対して行われる最後の操作であり、まさにその位置づけにふさわしいものです。

同じペアが、SharePoint に既に存在するファイルに対して同じ作業を実行します。 Power Automate で無人 SharePoint フォルダーを使用して PDF をアーカイブする。

ステップ7：完成した請求書はどこに保存されますか？​

これまでの流れ： Create PdfA を通じてすべてを行います。

最後の処理では、認証済みの請求書を同じSharePointサイトに書き戻します。

1. 追加 SharePoint > ファイルを作成する。
2. 設定する:
   • サイトアドレス: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • フォルダパス: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • ファイル名: ExcelArchived.pdf
   • ファイルの内容: その 体 トークンから PDF - PDFAを作成する

SharePoint ファイル構成の作成​

PDF4me のすべてのアクションは Body というトークンを出力するため、ラベルだけではどのアクションを選択したかはわかりません。カーソルを合わせるか、コード ビューで body('PDF_-_Create_PdfA') を確認してください。

フローを実行して検証する​

1. 保存 右上の流れ。
2. リストに新しい項目を追加します。 Excelテンプレート テンプレートで使用されているすべての列に記入してください。
3. 実行履歴を開いてください。8つのアクションすべてが緑色になっているはずです。変換、圧縮、PDF作成の処理に最も時間がかかっているはずです。
4. 開ける /Shared Documents/ArchivedExcel そして、PDFファイルが存在し、「変更者」欄にフローのアカウントが表示されていることを確認します。
5. ファイル自体を開いてリストの行と比較し、そのドキュメントのプロパティでPDF/A宣言を確認します。

キャプチャされた実行からの請求書は37,876バイトです。行をレンダリングします モリス - INV: Invoicing.co の顧客 Morris Luma、日付 2026-09-01、支払期限 2026-09-20、2 つの明細項目、PDF から Excel (数量 60) と PDFA (数量 45)。その XMP メタデータは宣言しています。 pdfaid:part として 2 そして pdfaid:conformance として Bこれは、内側から見たPDF/A-2bです。手順5で説明したページ設定上の理由により、1ページではなく2ページになっています。

再構築せずに追加できる一般的なバリエーション​

他の請求書作成方法との比較​

各行は代替案を表しています。最後の行はこのフローを示しています。

重要な違いは、最初の2つはレイアウトをExcelに残しつつ、人間が関与する点と、3つ目は人間を排除しつつレイアウトをコードに移行する点です。このフローだけが、その両方を実現しています。

よくある質問​

Excel形式の請求書テンプレートはありますか？​

はい。Excelには請求書テンプレートが付属しています。デスクトップアプリでは、 ファイル > 新しい そして検索する 請求書また、マイクロソフトはオンラインのテンプレートギャラリーでさらに多くのテンプレートを公開しています。これらは手書きで記入することを前提として設計されています。

の この投稿で使用されているテンプレート これは別の用途向けに作られています。値セルにはサンプルテキストの代わりにスマートマーカーが格納されるため、フローで入力できます。既に気に入っている請求書テンプレートを同じ方法で変換できます。デザインはそのままにして、各値をマーカーに置き換えます。 &=RootData.Invoice.Number(noadd)。

Excelデータから請求書を作成する方法は？​

データを行形式で保持し、レイアウトをテンプレートで管理し、それらを組み合わせる処理を実行します。Excel の場合、その処理は Word の差し込み印刷や VBA マクロで行われ、どちらもユーザーのデスクトップ上で実行されます。

このフローでは、行は SharePoint リストに存在し、Compose は 1 つの行を JSON に変換し、 Excel - 入力 テンプレートにマージします。データが既に OneDrive または SharePoint の Excel テーブルである場合、Excel Online (Business) コネクタの テーブルに存在する行を一覧表示します。 アクションは、同じ Compose を内部に供給できます それぞれに適用する ループ、 items('Apply_to_each') の代わりに triggerBody()ステップ3以降はすべてそのままです。

Excelで請求書作成を自動化する方法は？​

請求書作成を自動化するということは、請求書作成時に人が行うすべての手順（金額の入力、PDFへのエクスポート、ファイル名の指定、ファイリングなど）を省くことを意味します。テンプレート自体は通常のExcelファイルのままです。

このフローでは4つすべてを削除します。リスト行が唯一の入力です。テンプレートは以下によって入力されます。 Excel - 入力輸出者 PDFに変換によってアーカイブ化されました PDF - PDFAを作成する提出者： ファイルを作成するステップ7で説明したように、行からファイル名が作成されたら、手作業で行うことは何もありません。

Power AutomateはExcelファイルをPDFに変換できますか？​

はい。クラウドフローでは、OneDrive for Businessコネクタの ファイルを変換する このアクションは.xlsxファイルをPDFに変換しますが、OneDriveに保存されているファイルのみに適用されます。そのため、SharePointフローでは、まずワークブックをOneDriveにコピーしてから、後で削除することがよくあります。

PDF4meでPDFに変換 このフローでは、ファイルの内容は前の操作から直接取得されます。そのため、このフローで入力されたワークブックはどこにも保存されません。Excel - 入力から直接コンバーターに渡され、SharePointに保存されるファイルは完成したPDF/A形式の請求書のみです。

トラブルシューティング​

次のステップ​

同じ8つのステップ（行のリスト、JSONへの変換、テンプレートの取得、データ入力、変換、圧縮、認証、保存）のパターンで、見積書、納品書、明細書、証明書など、スプレッドシートとして作成されるあらゆる文書を処理できます。