基于Airtable数据库的ZUGFeRD电子发票：使用PDF4me在Make中构建 JSON 并通过电子邮件发送混合 PDF

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice是一个Make模块，它将结构化发票数据转换为混合PDF/A-3电子发票。该模块指向一个Airtable数据库，读取一行数据，将其转换为EN 16931 XML，返回一个既可读又可机器解析的文件，并将其放回记录中。

搜索电子发票软件，你会看到供应商对比：平台、套件、单页定价。搜索Airtable是否可以生成发票，你会看到一大堆帖子解释说它不能。介于这两种结果之间的是这样一个团队：他们已经在使用Airtable，却被告知发票必须机器可读，并且他们不想为了满足格式要求而将业务迁移到其他发票平台。本文正是为他们量身打造的。

基于原因的问答​

您将获得​

输入：一条Airtable记录，包含发票编号、日期、卖家信息栏、买家信息栏、一个项目明细和总计， Status设置为“新建”。输出：一个ZUGFeRD PDF/A-3附件，并同时向买家发送一封包含该文件的电子邮件。

每张发票对应一行。这里的每一列都会成为场景构建的 JSON 中的一个键。

买家看到的是一张普通的发票。他们的软件看到的是发票中的 XML 数据。

你需要什么​

概览​

1. Watch records (Airtable) 从ZUGFeRD Requests中获取新行。
2. Create a ZUGFeRD invoice （ PDF4me）将 JSON 转换为混合 PDF。
3. Upload an attachment （ Airtable）会将其附加到同一行的Document字段中。
4. Update a record （ Airtable）会将结果写回。
5. Send an email （ Gmail）将电子发票发送给买方。

完整场景概述​

与瑞士QR方案相同的五模块结构，仅中间的PDF4me模块有所不同。

步骤 1：如何从Airtable行触发场景？​

目前流程：尚未启动，这是触发点。

标记为“就绪”的行表示请求开具发票。

1. 添加Airtable > Watch records作为触发器。
2. 配置:
   • 根据: PDF4me Live Automations
   • 桌子: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • 限制: 10
   • 公式: {Status}='New'

Watch records配置​

Status是关键所在。只有当有人将行设置为“新建”时，才会发布任何内容。

步骤 2：如何将一行转换为ZUGFeRD发票？​

目前为止的流程： Airtable触发器。

这是生成电子发票的模块。设置项决定发票格式；JSON 数据决定发票内容。

1. 添加PDF4me > Create a ZUGFeRD invoice。
2. 配置输出:
   • File Name： ZUGFeRD_ + InvoiceNumber + .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. 将发票对象粘贴到Invoice JSON Data中，并映射其中的列：

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

该TypeCode有三个部分值得注意。TypeCode 380是商业发票的代码，它是固定的，并非源自任何基础UnitCode。UnitCode C62是联合国/欧洲经济委员会 (UN/ECE) 编码，表示“某物的一个”，也就是您用来表示服务时长或单位的代码。末尾的Payment块包含PaymentReference，这是买方付款时提供的文本，在这里就是发票号码。

Create a ZUGFeRD invoice配置​

该字段在编辑器中可以滚动，因此一次只能看到对象的一部分。上面的代码块就是它的全部内容。

每个设置决定什么​

步骤 3：如何将电子发票重新添加到记录中？​

目前流程：触发器加上PDF4me模块。

1. 添加Airtable > Upload an attachment。
2. 配置:
   • Base和Table：同步骤 1
   • Record ID：触发器中的id
   • Attachment field: Document
   • File： PDF4me的输出 - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name： ZUGFeRD_ + InvoiceNumber + .pdf
   • Data：模块 2 的Document输出。
   • Content type: PDF file

Upload an attachment配置​

此处的Content type为PDF file。瑞士 QR 码的对应版本则在同一位置使用 PNG 图片。

步骤 4：如何将结果记录在行中？​

目前流程：所有操作均通过附件上传完成。

1. 添加Airtable > Update a record。
2. 配置:
   • Base和Table：同步骤 1
   • Record ID：触发器中的id
   • Record：仅填写您希望写入的内容，通常为Status和OutputLink

Update a record配置​

表格中的每一列都会显示在这里。截图显示这些列为空，面板也处于滚动状态，所以请特意设置Status。

第五步：如何向买家发送电子发票？​

目前流程：所有操作均已完成记录更新。

数据库中尚未开具电子发票。

1. 添加Gmail > Send an email。
2. 配置:
   • To：触发器中的Email列
   • Subject： Your e-invoice 及InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content：一段简短的HTML正文，包含买家姓名、发票号码和总金额。
3. 添加附件：
   • File： PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice输出
   • File name： ZUGFeRD_ + InvoiceNumber + .pdf
   • Data：模块 2 的Document输出。

Send an email配置​

附件来自模块 2，因此Airtable永远不会读取该文件。

运行场景并验证​

1. Save方案并运行一次。
2. 向ZUGFeRD Requests中添加一行，其中包含卖家、买家、一个项目、两个日期和Status New。
3. 五个模块都应该各自报告一项操作。
4. 打开该行： Document字段应包含一个以发票编号命名的 PDF 文件。
5. 打开附件。您应该可以看到一个可读的发票页面，并且ZUGFeRD验证器应该在同一个文件中找到EN 16931 XML 代码。
6. 查看买家收件箱，找到邮件及其附件。

在捕获的运行中， RE-2026-0009行生成了一张来自Berlin Muster GmbH （增值税号DE123456789的发票，开给Muenchen Test Kunde AG，内容为 10 个单位的Consulting，每个单位 100.50，电子邮件报告的总金额为 1195.95 欧元。

无需重建即可添加的常见变体​

与其他电子发票生成方式相比，这种方式有何优势？​

每一行描述了一种替代方案。最后一行就是当前的情况。

常见问题​

什么是应付账款自动化？​

在接收端，这意味着发票到达后，无需人工输入即可读取其字段，核对数字，然后将结果发布或提交审批。混合型电子发票确保了读取步骤的可靠性，因为数据是嵌入在发票中的，而不是从页面图片中提取的。

这种情况属于该安排的发送环节。生成买方系统可以解析的文件，才能让他们的应付账款自动运行。

Airtable可以创建发票吗？​

不符合规范的。Airtable 可以存储Airtable数据，并将其布局在界面或可打印视图中，但它无法生成符合EN 16931 XML 标准的PDF/A-3文件，而这正是电子发票法规的要求。

此场景采用的拆分方式是实际可行的： Airtable是记录， PDF4me生成工件，工件作为附件返回到记录中。

应付账款自动化是如何运作的？​

它分三个部分运行：接收、提取和过账。接收是将文档集中到一个地方；提取是将文档转换为字段；过账是将这些字段写入账本，通常前面会设置一个置信度或审批机制。

混合式电子发票简化了中间环节。当 XML 数据已存在于文件中时，提取过程就变成了解析而非识别，这也是为什么相关法规不断推动这一方向发展的原因。

什么是Airtable自动化？​

Airtable自带自动化构建器，用于在数据库内部创建触发器和操作，这足以完成大部分内部工作。但它无法调用文档 API 并返回附件字段所需的文件，而这正是本场景所需要的步骤。

正是出于这个原因， Make才放在旁边。触发器仍然监视着一个Airtable表格，但场景中间部分可以访问Airtable自身自动化功能无法访问的服务。

故障排除​

后续步骤​

授权请求通常以文件格式问题的形式出现。这实际上取决于您的发票数据存储在哪里，以及是否有任何程序可以读取这些数据。