需要归档 Word 或 Excel 文档？Power Automate 可将其转换为合规性 PDF 文件。只需五步即可完成！
报告、合同和提案通常以 Word 文件的形式存储在 Dropbox、SharePoint 或 OneDrive 中。当您需要出于合规性、审计或长期保存的目的对其进行存档时，原始文件格式可能更合适。 .docx 这还不够。 PDF/A ISO 19005 是数字归档标准：嵌入字体，无外部链接，可保存数十年。Word 文档不能直接转换为 PDF/A，必须先转换为 PDF。在 Power Automate 中，您可以创建一个流程：从云存储获取 Word（或 Excel、PowerPoint）文件，将其转换为 PDF，压缩，再将其转换为 PDF/A，最后保存归档文件。五个步骤，一个流程，无需手动导出。
简而言之： 使用路径获取文件内容 （例如。 /blog data/pdfa/Word Sample.docx）→ PDF，转换为 PDF → PDF压缩 → PDF，创建PDF （例如 PdfA1b）→ 创建文件 到 /blog 数据/pdfa/输出输出：可长期保存的存档 PDF/A 文件。
为什么先转换、再压缩、再归档？
PDF/A 仅接受 PDF 文件。 如果您的源文件是 Word、Excel、PowerPoint 或图像，则必须先将其转换为 PDF 格式，然后才能应用 PDF/A。 转换为 PDF 该操作可处理 DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、TXT、EML 和常见图像格式。 压缩 PDF 在归档前缩小文件大小，较小的文件传输和存储速度更快。 创建 PDF/A 嵌入字体、移除外部依赖项并锁定文档以进行长期保存。一个流程即可完成所有三项操作：转换、压缩、归档。
完整流程概述
五个步骤依次进行：获取文件内容 → 转换为 PDF → 压缩 PDF → 创建 PDFA → 创建文件。配置完成后，每个操作都会显示绿色对勾。
您将获得
输入： Word 文档（例如： Word 示例.docx）或 Dropbox 或 SharePoint 路径下的其他受支持格式。 输出： 输出文件夹中将生成一个归档 PDF/A 文件，可用于合规性审查、审计或长期存档。
你需要什么
- 动力自动化， 打开 Power Automate创建新的云流（即时或自动）。
- PDF4me API密钥， 获取您的 API 密钥添加 PDF4me 操作时，请将其连接。首次使用？请参阅 将 PDF4me 连接到 Power Automate。
- Dropbox 或 SharePoint要获取文件内容并创建输出文件，请使用与您的存储相匹配的连接器。
流程：5 个步骤
- 使用路径获取文件内容 （Dropbox 或 SharePoint）：从指定路径获取源文档。
- PDF：转换为 PDF （PDF4me）：将 Word、Excel、PowerPoint 或图像转换为 PDF。
- PDF：压缩 （PDF4me）：在归档前缩小 PDF 文件。
- PDF：创建 PDF （PDF4me）：将 PDF 转换为符合存档要求的格式。
- 创建文件 （Dropbox 或 SharePoint）：将 PDF/A 文件保存到您的输出文件夹。
步骤 1：获取文件内容
目前为止的流程： 触发器 → 获取文件内容。
- 添加 手动触发流程 （或者 创建文件时 （在 Dropbox 或 SharePoint 中实现自动化）。
- 添加 Dropbox （或者 SharePoint）→ 使用路径获取文件内容。
- **文件路径**：输入文档的路径，例如：
/blog data/pdfa/Word Sample.docx。 - 推断内容类型： 是的 （高级）
- 请确保连接已建立。
使用路径获取文件内容：配置
获取文件内容：文件路径设置为 Word 文档路径。将此步骤中的文件内容（二进制文件）映射到后续操作，而不是路径。
映射文件内容，而非路径： 所有 PDF4me 操作都需要二进制文件 文件内容 从上一步的输出结果中获取实际的文件字节。
步骤 2：转换为 PDF
目前为止的流程： 获取文件内容 → 转换为 PDF。
- 添加 PDF4me → PDF：转换为 PDF。
- 文件内容：地图 文件内容 从获取文件内容。
- **文件名***：例如：
Word 示例.docx（必须包含文件扩展名，以便 PDF4me 能够识别文件格式）。 - 确保 已连接至 PDF4me PDF。
PDF：转换为 PDF：文件映射
转换为 PDF：从获取文件内容、文件名（扩展名为 .docx）中选择文件内容。PDF4me 会自动根据扩展名检测文件格式。
步骤 3：压缩 PDF
目前为止的流程： 获取文件内容 → 转换为 PDF → 压缩 PDF。
- 添加 PDF4me → PDF：压缩。
- 文件内容：地图 文件内容 从转换为 PDF。
- **文件名***：例如：
已转换.pdf。 - 优化配置文件： 默认， 最大压缩， 适用于网络， 或者 印刷版 根据需要。
- 确保 已连接至 PDF4me PDF。
PDF：压缩：在归档前减小文件大小
压缩 PDF：文件内容（从转换为 PDF）、文件名、优化配置文件。更小的文件可以更快地归档和传输。
步骤 4：创建 PDF/A
目前为止的流程： 获取文件内容 → 转换为 PDF → 压缩 PDF → 创建 PDFA。
- 添加 PDF4me → PDF：创建 PDF。
- 文件内容：地图 文件内容 从“压缩 PDF”（或者如果您跳过了压缩，则从“转换为 PDF”）中。
- **文件名***：例如：
压缩文件.pdf。 - 合规性：选择一个级别（例如， PdfA1b 用于基本存档）。
- 允许降级 或者 允许升级根据您的合规政策需要进行设置。
- 确保 已连接至 PDF4me PDF。
PDF：创建 PDFA：归档配置
创建 PdfA：从压缩 PDF 生成文件内容、文件名、合规性（例如 PdfA1b）、允许降级和允许升级选项。
PDF/A 合规选项
PdfA1b基本视觉完整性。 PdfA1a可通过文档结构访问。 PdfA2具有更高压缩性能的新标准。 PDFA3允许嵌入其他文件（例如 XML、Excel）。
步骤 5：创建文件（保存为 PDF/A）
目前为止的流程： 获取文件内容 → 转换为 PDF → 压缩 PDF → 创建 PDFA → 创建文件。
- 添加 Dropbox （或者 SharePoint）→ 创建文件。
- 文件夹路径：例如：
/blog 数据/pdfa/输出。 - **文件名***：例如：
输出.pdf。 - 文件内容：地图 文件内容 从 PDF 中创建 PdfA 步骤。
- 请确保连接已建立。
创建文件：将归档 PDF/A 文件保存到输出文件夹
创建文件：文件夹路径、文件名、文件内容均已映射到“创建 PDF/A”模板。归档 PDF/A 文件将保存到您选择的文件夹。
谁在使用“转换后归档”？真实案例
政府和公共记录： Word格式的表格、许可证和文件需要长期保存。请使用Power Automate将其转换为PDF/A格式，并存储在SharePoint或Dropbox中，以符合相关规定。
医疗保健和制药： 政策文件、知情同意书和试验文档的 Word 版本需要存档以备监管审计。PDF/A 格式则可确保其在数十年内保持可读性。
法律和合同： 协议和修订案通常以 Word 文档形式创建。转换、压缩后归档为 PDF/A 格式，以便进行法律保留和电子取证。
快速参考：关键设置
| 步 | 环境 | 例子 |
|---|---|---|
| 1. 获取文件内容 | 文件路径 | /blog data/pdfa/Word Sample.docx |
| 2. 转换为 PDF | 文件名 | Word 示例.docx（带扩展名） |
| 3. 压缩PDF | 文件内容 | 从转换为 PDF |
| 4. 创建 PDF | 遵守 | PdfA1b（或根据需要使用 2b、3b） |
| 5. 创建文件 | 文件内容 | 从创建 PDF |
有关完整的参数详细信息，请参阅 转换为 PDF：Power Automate 和 创建 PDF/A，Power Automate。
故障排除
确保 文件名 在“转换为 PDF”中，包含正确的扩展名（例如 . .docxPDF4me 利用它来检测输入格式。
在创建文件中，映射 文件内容 从 PDF 中，通过创建 PDFA 操作，即可得到实际的 PDF/A 二进制文件。
PDF4me故障排除 涵盖 401（API 密钥）、402（积分）等。
接下来是什么？
- 将手动扳机替换为 创建文件时 在 Dropbox 或 SharePoint 中自动处理每个新的 Word 文件。
- 使用触发器中的动态文件路径和名称，以便每个文档都能保持清晰的输出名称。
- 已经有PDF文件了？使用 压缩后创建 PDF/A 流程无需转换步骤。