在 Power Automate 中将每封收到的电子邮件转换为可用于审计的 PDF 存档:7 个步骤的 Outlook 工作流程
电子邮件转PDF存档 这是一个 Power Automate 流,它会在收到每封新的 Outlook 邮件时触发,将邮件正文和所有附件转换为 PDF 格式,合并成一个带有时间戳的 PDF 文件,并将结果写入 Dropbox 以进行长期合规性保存。共七个操作。无需编写代码。每封邮件生成一个文件,先生成邮件正文,然后按顺序生成附件。输出文件名为 merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf 因此,每个存档条目都可以唯一排序。
审计团队、档案管理负责人和合规官需要以防篡改、可搜索的格式保存电子邮件证据,并确保其符合 Exchange 的数据保留策略。Outlook 原生导出功能需要手动逐个文件导出,并且会丢失附件。本教程将介绍一种无需编写代码的替代方案:所有收到的电子邮件都会自动合并成一个 PDF 文件,并保留原始文件。 .eml 附件仍保留在 Outlook 中以作法律保留,但存档 PDF 才是权威记录副本。