Power Automate 中的电子邮件归档：使用 PDF4me 将一封 Outlook 邮件转换为 SharePoint 中的一个压缩 PDF/A 文件
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PDF4me 创建 PDF 这是一个 Power Automate 操作，可将 PDF 文件重写为 ISO 19005 归档标准。它位于 Outlook 流程的末尾，该流程会转换邮件正文、转换所有附件并合并它们，从而将电子邮件归档转换为 SharePoint 永久存储的单个压缩 PDF/A 文件。
搜索邮件归档服务，第一页都是卖存储服务的产品。Proofpoint、Mimecast、Barracuda、GoDaddy，它们都回答了“邮件会保存在哪里，保存多久”这个问题。但没有一家公司回答真正决定邮件归档是否值得保留的问题： 它是什么格式的？ 邮箱导出文件只有在仍然可以打开的情况下才能读取。这种流程首先将归档视为格式问题，其次才是存储问题，这与结果页面上的所有其他流程的顺序正好相反。
流程概览
1. When a new email arrives (V3)
Outlook trigger. Include Attachments Yes, Only with Attachments Yes, Folder Inbox.
2. Initialize variable
Name email, Type Array. The buffer every PDF gets appended to, in order.
3. Convert to PDF
PDF4me Connect. Turns the HTML message body into page 1 of the archive.
4. Append to array variable
Pushes the converted body onto the email array before the loop starts.
5. Apply to each
Loops the trigger Attachments collection. Two actions inside.
6. Convert to PDF 2
Converts each attachment using base64ToBinary on contentBytes.
7. Append to array variable 2
Pushes each converted attachment onto the same email array.
8. Merge multiple PDF files
PDF4me Connect. docContent is the whole email array. One PDF out.
9. PDF - Compress
Optimize Profile Web. Runs before the standard is applied, never after.
10. PDF - Create PdfA
Compliance PdfA2b. This is the action that makes it an archive.
11. Create file
SharePoint writes EmailArchive.pdf into /Shared Documents/EmailArchive.