跳到主要内容

Dropbox 里全是瑞士付款单?让我按债权人或参考人命名它们。

· 阅读需 15 分钟
SEO and Content Writer

你会收到PDF文件、发票和付款单,每份文件都有一个瑞士二维码,其中包含付款人、金额和参考编号等信息。你需要根据这些数据重命名这些文件,以便快速查找和排序。手动操作效率低下。

解决方法: A 制作 包含五个模块的场景: 监视文件 (Dropbox)→ 下载文件 (Dropbox)→ 读取 SwissQR 码 使用 PDF4me 提取瑞士二维码账单数据 → 解析 JSON 因此,像债权人名称和 IBAN 这样的字段很容易使用 → 上传文件 (Dropbox)使用相同的 PDF 文件,并根据这些字段生成一个新文件名。文件相同,文件名更佳,无需手动重命名。

本指南将引导您完成每个步骤。以下所有参数均已根据屏幕截图中的 Make UI 进行核实,因此您可以放心跟随操作。

你需要什么

  • A 制作 帐户, 创建一个免费的Make帐户 如果您还没有安装,要在 Make 中使用 PDF4me,请从以下位置添加该应用: Make.com 上的 PDF4me 集成
  • A PDF4me API密钥获取您的 PDF4me API 密钥 (免费开始)。首次连接?请关注 连接 PDF4me 以创建 在您的场景中建立连接。
  • Dropbox我们使用 Dropbox 来管理视频文件、下载和上传,因此步骤与我们的屏幕截图一致。您可以使用 Google 云端硬盘OneDrive或者任何能够监视文件夹、下载文件并以动态名称上传文件的 Make 模块。替换成正确的模块后,流程(监视 → 下载 → 读取 Swiss QR 码 → 以新名称上传)保持不变。

流程概览

您的创建方案有 五个模块 连续:

  1. Dropbox:监视文件触发器:监视文件夹(例如 /Blog Data/)用于监视新增或已更改的文件。您可以设置文件夹路径、限制以及是否监视子文件夹。当文件出现时,该方案将运行。
  2. Dropbox:下载文件从您映射的路径(例如,“监视文件”输出中的路径)获取 PDF 文件。输出: 数据 (文件内容), 文件名文件大小你通过了 数据 读取 SwissQR 码,然后再次上传文件。
  3. PDF4me:读取 SwissQR 码将该 PDF 文件发送给 PDF4me,并返回瑞士二维码账单数据。 条形码文本 (JSON)。字段包括债权人名称(cr_Name)、IBAN、金额、参考号等。完整详情: 读取 SwissQR 码,制作
  4. JSON:解析 JSON解析 条形码文本 从上一个模块中,您可以单独使用各个字段(例如: cr_NameIBAN)在构建上传文件名时。 JSON 字符串 映射到 3. 条形码文本
  5. Dropbox:上传文件上传 同一个PDF (从下载)保存到文件夹。您 地图 文件内容来自 2. 数据 并设置 文件名 使用结合瑞士 QR 字段的表达式(例如 add(3.'Barcode Text'.cr_Name, 3.'Barcode Text'.IBAN, '.pdf')同一个文件,每次都用不同的文件名。
场景构建:Dropbox 监控文件 → 下载文件 → PDF4me 读取 SwissQR 码 → JSON 解析 → Dropbox 上传文件

步骤 1:查看文件(Dropbox)

配置 Dropbox、Watch Files 该模块会在文件夹中出现新文件时运行此场景。这就是 扳机下一步将下载检测到的文件。

目前为止的流程: Dropbox 监控文件。

  1. 添加 Dropbox监视文件
  2. 联系 *选择您的 Dropbox 连接(例如,通过以下方式创建一个连接): 添加 (如有需要)。如需帮助,请参阅 在线帮助 对话框中的链接。
  3. 文件夹搜索方法设置为 从列表中选择 (或者可以选择文件夹的选项)。
  4. 文件夹路径 *输入要观看的文件夹,例如: /Blog Data/如果可用,请使用文件夹选择器(加号图标)。该模块最多可以处理…… 4000件商品 每个执行周期。
  5. 另请查看子文件夹 仅监视选定的文件夹;设置 是的 包含子文件夹。
  6. 限制 *:一次运行中得到的最大结果数(例如: 2 (如截图所示)。用户界面将其描述为在一次执行周期内要处理的最大结果数。
  7. 节省当该文件夹中添加或更新文件时,该场景将运行并将文件信息传递给下一个模块。
设置 Dropbox 监控文件:连接方式、文件夹搜索方法(从列表中选择)、文件夹路径 /BlogData/、是否监控子文件夹(否)、最多监控 2 个文件夹

步骤二:下载文件(Dropbox)

此步骤会获取 PDF 文件,以便您可以将其发送到 PDF4me,稍后再以新名称上传。映射文件路径 监视文件 输出(例如,触发运行的文件路径)。

目前为止的流程: Dropbox 监视文件 → Dropbox 下载文件。

  1. 添加 Dropbox下载文件
  2. 联系 *:与步骤 1 中相同的 Dropbox 连接。
  3. 文件选择方式*: 选择 映射文件路径 这样你就可以映射上一个模块的路径(例如,被监视文件的路径)。
  4. 文件路径 *: 点击 地图 并从中选择路径 Dropbox:监视文件 (例如,路径显示或文件路径字段)。示例格式: /abc/xyz/file.pdf
  5. 节省该模块输出 数据 (PDF 内容) 文件名, 和 文件大小你会通过的 数据读取 SwissQR 码 并且,在步骤 5 中, 数据 再次 上传文件 作为 2. 数据
使用 Dropbox 下载文件:连接、选择文件的方式、映射文件路径、文件路径

步骤 3:读取 SwissQR 码(PDF4me)

PDF4me,读取 SwissQR 码 该模块读取 PDF 文件并返回结构化的瑞士二维码账单数据(包括债权人名称和城市、金额、参考编号、IBAN 等)。您将在步骤 4 中使用其中一个或多个字段作为新的文件名。

目前为止的流程: Dropbox 监视文件 → Dropbox 下载文件 → PDF4me 读取 SwissQR 码。

  1. 添加 PDF4me读取 SwissQR 码 (条形码下方)。
  2. 联系 *选择您的 PDF4me 连接(使用您的设备创建一个连接) API密钥 (如有需要)。更多信息,请参阅 在线帮助 对话框中的链接。
  3. 文件: 选择 Dropbox - 下载文件 因此,PDF 内容来自您在步骤 2 中添加的下载模块。(或者使用 地图 并绘制地图 数据文件名 从 Dropbox 下载文件。)
  4. 节省 并运行该模块。输出结果包括 swissQrData (或类似)包含诸如债权人名称、城市、国家/地区、金额、货币、参考编号等字段。映射时请使用这些字段。 文件名 在上传步骤中。
PDF4me 读取 SwissQR 码:连接,从 Dropbox 下载文件

有关所有参数和输出字段,请参阅 阅读 SwissQR 代码模块参考 在我们的 Make 文档中。

步骤 4:解析 JSON

读取 SwissQR 码 返回瑞士二维码钞票数据 条形码文本 (一个JSON字符串)。 JSON,解析 JSON 该模块将该字符串转换为结构化字段,您可以在下一步中选择这些字段(例如: cr_NameIBAN(参考)。这样,您就可以根据特定字段构建上传文件名,而无需猜测其结构。

目前为止的流程: Dropbox 监视文件 → Dropbox 下载文件 → PDF4me 读取 SwissQR 码 → JSON 解析 JSON。

  1. 添加 JSON解析 JSON
  2. JSON 字符串 *: 点击 地图 并选择 3. 条形码文本PDF4me:读取 SwissQR 码这是上一个模块的原始 JSON 输出。make 会解析它,以便处理诸如以下字段: cr_NameIBAN还有其他选项可用于上传步骤。
  3. 数据结构:可选。您可以点击 创建数据结构 定义输出形状,或者留空;Make 还可以在运行场景时推断结构。
  4. 节省. 解析后的字段将显示在此模块下,并在下一步进行映射时显示在“读取 SwissQR 代码”输出下。
生成 JSON 解析 JSON:将 JSON 字符串映射到 3. 从 PDF4me 读取条形码文本 读取 SwissQR 码

第五步:上传文件(Dropbox)

Dropbox,上传文件 模块保存 同一个PDF 将您在步骤 2 中下载的文件保存到一个文件夹中,并使用 Swiss QR 字段命名。文件内容始终来自 下载文件名称来源于 读取 SwissQR 码 (条形码文本)。

目前为止的流程: Dropbox 监视文件 → Dropbox 下载文件 → PDF4me 读取 SwissQR 码 → JSON 解析 JSON → Dropbox 上传文件。

  1. 添加 Dropbox上传文件
  2. 联系 *使用与步骤 1 和 2 中相同的 Dropbox 连接(例如,通过以下方式创建一个连接): 添加 (如果需要的话)。
  3. 文件夹 *请输入目标文件夹路径,例如: /Blog Data/重命名后的PDF文件将保存在这里。
  4. 文件: 选择 地图您映射的是来自先前模块的文件内容,而不是选择“下载文件”或“读取 SwissQR 码”作为源。实际的字节必须来自下载的 PDF 文件。
  5. 文件名 *根据瑞士二维码字段构建文件名。点击映射面板并使用 添加() 用于连接字段的函数 .pdf 扩展程序。屏幕截图示例: add(3.'Barcode Text'.cr_Name, 3.'Barcode Text'.IBAN, '.pdf'):这使用了模块 3(读取 SwissQR 码)中的债权人名称和 IBAN。您可以使用其他字段(例如参考信息、金额)或添加分隔符,例如 '_' 里面 添加()工具提示会提醒您:“文件名,包括扩展名,例如 invoice.xml”。
  6. 数据 *:地图到 2. 数据Dropbox:下载文件这是您要上传的PDF内容。 不是 这里使用“读取 SwissQR 代码”或“解析 JSON”的输出,这些模块返回的是数据,而不是文件。
  7. 覆盖现有文件设置为 如果您希望 Make 在文件夹中已存在同名文件时重命名新文件,请进行如下设置: 是的 替换现有文件。
  8. 高级设置:可选;如果需要更多选项,请展开。
  9. 节省 并运行该场景。PDF 文件将以新名称(例如,)出现在文件夹中。 CompanyName_CH93....pdf)。

概括: 数据 = 2. 数据 (下载文件) 文件名 = 使用表达式 3. 条形码文本 字段(例如 cr_NameIBAN.pdf连接上的扳手图标是可选的筛选器;对于此流程,您可以保留它们不变。

让 Dropbox 上传文件:文件夹 /Blog Data/,文件名 add(3.Barcode Text.cr_Name, 3.Barcode Text.IBAN, .pdf),数据 2. 数据,覆盖否

为什么这种方法有效

要点总结

  • 监视文件 当文件夹中出现新文件时触发此场景。您可以设置文件夹路径和限制,以便每次运行只处理您想要的文件。
  • 下载文件 它会生成 PDF 文件。 数据你通过了 数据 读取 SwissQR 码,然后再次上传文件(如 2. 数据)。
  • 读取 SwissQR 码 返回瑞士二维码钞票数据 条形码文本 (JSON):债权人名称(cr_Name)、IBAN、金额、参考号等。
  • 解析 JSON 解析 3. 条形码文本 这样,在构建上传文件时,您就可以使用各个字段。 文件名 (例如,在 添加() 表达)。
  • 上传文件 地图 数据2. 数据 (PDF文件) 文件名 表达方式 add(3.'条形码文本'.cr_Name, 3.'条形码文本'.IBAN, '.pdf')同一个文件,新名称。需要帮助将 PDF4me 连接到 Make 吗?请参阅 连接 PDF4me 以创建

真实世界场景

情景一:债权人重命名发票

问题: 收到的发票 PDF 文件名称通用;您需要按供应商(债权人)和地点查找它们。

解决方案: 按债权人名称、城市和国家/地区重命名(例如: Test AG_Zurich_Switzerland.pdf每个文件都可以按账单发送者进行搜索。

提取字段: 从瑞士二维码读取债权人姓名、城市、国家/地区 扳机: Dropbox Watch Files 文件夹下存放发票的文件

场景 2:按金额和参考号分类的付款单

问题: 付款单PDF文件需要按金额和付款参考号归档,以便进行对账。

解决方案: 按金额、货币和参考编号重命名(例如: 1000_CHF_REF123.pdf将文件与银行交易进行比对。

提取字段: 金额、币种、参考信息(来自瑞士二维码读取) 扳机: Dropbox 监视文件

情景三:债务人主动申请破产

问题: 为了会计核算,您需要按客户(最终债务人)对 PDF 文件进行分组。

解决方案: 按债务人姓名重命名(例如: Test Debt AG.pdf或债务人姓名+城市。直接映射到客户记录。

提取字段: 债务人姓名、城市(来自瑞士二维码读取) 扳机: Dropbox 监视文件

快速常见问题解答

  • 我应该使用瑞士二维码的哪个字段作为文件名? 使用任何适合您流程的信息:参考信息、债权人名称(cr_Name)、IBAN、金额+货币或它们的组合。在上传模块中 文件名使用 添加() 函数和映射字段 3. 条形码文本 (例如。 add(3.'条形码文本'.cr_Name, 3.'条形码文本'.IBAN, '.pdf'))。
  • 如果找不到瑞士二维码怎么办? “读取 SwissQR 码”模块可能会返回错误或空数据。您可以在后续步骤中添加备用名称,或者使用路由机制,确保只有包含有效 SwissQR 码数据的文件才能发送到“上传”模块。
  • 我可以用 Google Drive 或 OneDrive 代替 Dropbox 吗? 是的。可以使用任何能够监视文件夹、下载 PDF 文件并上传自定义名称文件的 Make 模块。流程相同:监视 → 下载 → 读取 SwissQR 码 → 解析 JSON → 上传,其中 SwissQR 码字段位于…… 添加() 文件名表达式。

后续步骤

概要: 查看文件 → 下载文件 → 读取 SwissQR 码 → 解析 JSON → 上传文件。文件名由 Swiss QR 码的字段构成(例如, cr_NameIBAN使用一个 添加() 表达式;文件内容始终为 2. 数据 从下载文件夹打开。每个 PDF 文件都会以新名称保存到您选择的文件夹中。

  1. 获取 API 密钥打开 PDF4me API 密钥控制面板 (免费试用)。在添加 PDF4me 模块后,即可在 Make 中使用它。
  2. 刚开始使用 Make + PDF4me?连接 PDF4me 以创建 演示如何创建连接并添加您的第一个 PDF4me 模块。要在 Make 中添加该应用,请打开 Make.com 上的 PDF4me 集成
  3. 构建场景添加五个模块(Dropbox 监控文件 → Dropbox 下载文件 → PDF4me 读取 SwissQR 码 → JSON 解析 JSON → Dropbox 上传文件),并按照步骤 1 中的说明映射字段:5. 在“上传”中,设置 数据2. 数据文件名 致你 添加() 表达 3. 条形码文本 领域。
  4. 完整模块参考读取 SwissQR 码:制作 所有参数和选项。