Power Automate 中的 Excel 发票模板：从 SharePoint 列表填充发票，并使用 PDF4me 将每张发票存档为 PDF/A 文件

PDF4me Excel - Populate是一个 Power Automate 操作，用于将 JSON 数据填充到 Excel 发票模板中。首先，通过新建一个 SharePoint 列表项提供数据；然后，Populate 操作将数据写入模板的智能标记；最后，三个 PDF4me 操作会将工作簿转换为压缩的 PDF/A 发票，供 SharePoint 自动存储。

搜索Excel发票模板，第一页就是一个图库。微软、Vertex42、QuickBooks和Square都提供了一个设计精美的空白工作簿，但下载之后就结束了。它们都没有说明如何填写模板，实际上就是有人把客户信息复制到单元格里，导出为PDF，命名文件，然后把它放到文件夹里，一张一张地填写发票。这种流程保留了这些页面做得好的地方，任何人都能在Excel里设计模板，但却省略了下载之后的所有步骤。

基于原因的问答​

您将获得​

输入：包含发票抬头、客户详细信息和两个明细项目的 SharePoint 列表行。输出：压缩后的 PDF/A-2b 发票文件ExcelArchived.pdf，位于同一站点的/Shared Documents/ArchivedExcel文件夹中。

数据源：每张发票对应一行，共二十二列。最后一行Morris - INV 生成了示例输出。

ArchivedExcel文件夹中的ExcelArchived.pdf，是由流程帐户在添加行后几秒钟内写入的。

你需要什么​

流程概览​

1. When an item is created （SharePoint 触发器）监视名为Excel Template列表。
2. Compose根据新行构建RootData JSON。
3. Get file content using path从/Shared Documents/Excel Template读取模板。
4. Excel - Populate （PDF4me Excel）将 JSON 合并到工作表1中。
5. Convert to PDF （PDF4me Convert）会将工作簿渲染为Invoice.pdf。
6. PDF - Compress使用Optimize Profile Web压缩 ( PDF4me PDF )。
7. PDF - Create PdfA使用Compliance PdfA2b创建 PdfA（PDF4me PDF）。
8. 在/Shared Documents/ArchivedExcel中Create file (SharePoint)。

完整流程概述​

生成示例发票的运行过程。Convert、Compress和Create PdfA分别耗时 10 到 11 秒，除 SharePoint 写入需要 2 秒外，其他所有操作均在 1 秒内完成。预计每张发票耗时约 36 秒。

步骤 1：当 SharePoint 列表项创建时，如何触发流程？​

目前流程：尚未启动，这是触发点。

列表中的每一行都是一张发票，因此触发器就是列表本身。

1. 创建Automated cloud flow并选择SharePoint > When an item is created。
2. 配置：
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

SharePoint 触发器配置​

一个列表，一个触发器。列表内置的Title列包含发票编号，因此下一步会将编号映射到Title。

步骤 2：如何将 SharePoint 中的扁平行转换为 JSON 格式以用于 Excel 模板？​

目前流程： SharePoint 触发器。

该模板需要一个嵌套结构：发票抬头、公司信息块、客户信息块和商品列表。商品列表行是扁平的。Compose 是Compose这两者之间的转换层。

1. 添加Data Operation > Compose。
2. 将此内容粘贴到Inputs中。每个值都是一个triggerBody()?['<column>']表达式，指向列表中的一列。

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose：代码视图​

Invoice、Company和Customer都是包含一个元素的数组。Items 包含两个Items，分别对应列表中的每组项目列。

每个模板单元格如何获得其值​

From 栏（B3）为纯文本格式，PDF4me生成，因此每张发票上的内容都相同。请将其替换为模板中的公司名称。

步骤 3：流程从哪里读取 Excel 模板？​

目前流程： SharePoint 触发器 + Compose。

模板是文档库中的一个普通文件。流程每次运行时都会读取它，因此，流程运行时 SharePoint 中当前的布局就是最终使用的布局。

1. 添加SharePoint > Get file content using path。
2. 配置：
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type （高级）：Yes

Get file content using path：配置​

列表和模板文件夹都叫做Excel Template。它们是不同的：一个是列表，另一个是Shared Documents中的一个文件夹。

步骤 4：Excel - Populate如何填充 Excel 发票模板？​

目前流程： SharePoint 触发器 + Compose + Get file content using path。

这一步骤完成了模板库留给您的工作。Excel Excel - Populate会读取工作簿和 JSON 文件，查找每个智能标记，并将匹配的值写入相应的单元格。

1. 添加Excel - Populate从PDF4me Excel连接填充。
2. 配置：
   • File Content：Get file content using path时返回的Body令牌
   • JSON Data：Compose的输出（令牌显示为Body）
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. 打开Advanced parameters，并设置以下四个参数中的三个：
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate：配置​

这项工作主要由两个输入完成：来自 SharePoint 的模板字节和来自Compose JSON。其他一切都只是格式和范围设置。

该模板使用了两种标记笔，而它们之间的区别正是整个诀窍所在：

• 标题单元格（例如Invoice No.保留&=RootData.Invoice.Number(noadd)。(noadd)修饰符会将值写入原地，而不会插入新行。
• 条目行包含&=RootData.Items.Description、&=RootData.Items.Qty等，没有修饰符。该行会为Items数组中的每个元素写入一次，因此两个条目会生成两行，第三个条目会生成第三行。

完整的语法说明，包括修饰符、嵌套路径和公式处理，请参阅Excel Populate语法概述。要单独使用填充操作，并使用 Dropbox 模板和内联 JSON 有效负载，请参阅在 Power Automate 中从 JSON 填充 Excel 模板。

步骤 5：如何将填充好的工作簿转换为 PDF？​

目前的流程： SharePoint 触发器 + Compose + Get file content using path + Excel - Populate。

填充后的工作簿仅存在于本次运行中。它永远不会保存为 .xlsx 文件；它会直接进入转换器。

1. 通过PDF4me Convert连接添加Convert to PDF。
2. 配置：
   • File Content：来自 Excel 的Output File Content标记Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF：配置​

Output File Content是已填充数据的工作簿。它不会以 .xlsx 文件的形式上传到 SharePoint。

步骤 6：如何压缩发票并将其转换为 PDF/A 格式？​

目前流程：所有操作均通过Convert to PDF。

PDF4me PDF连接会执行两个操作：先压缩，后认证。如果顺序颠倒，压缩操作就会覆盖已经符合规范的文件。

1. 添加PDF - Compress。
   • File Content：来自Convert to PDF Body标记
   • File Name：从上一个操作传递过来的headers/FileName标记
   • Optimize Profile: Web
2. 添加PDF - Create PdfA。
   • File Content：PDF 中的Body标记PDF - Compress
   • File Name：headers/FileName标记
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress 和 Create PdfA：参数​

Compress操作在转换后的发票上进行，在进行任何认证之前完成。

Create PdfA是处理文档的最后一个操作，这才是它应该在的位置。

对于 SharePoint 中已有的文件，同一对工具在 Power Automate 中使用无人值守 SharePoint 文件夹进行 PDF 归档时，也能执行相同的操作。

步骤 7：完成的发票保存在哪里？​

目前流程：所有操作均通过Create PdfA。

最后一步操作是将已认证的发票写回同一个 SharePoint 站点。

1. 添加SharePoint > Create file。
2. 配置：
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content：PDF 的Body标记PDF - Create PdfA

SharePoint Create file：配置​

PDF4me 的每个操作都会输出一个名为Body标记，因此仅凭标签无法告诉您选择了哪个操作。将鼠标悬停在其上，或查看代码视图中的 body('PDF_-_Create_PdfA')。

运行流程并验证​

1. Save右上角的流程。
2. 在列表中添加一个名为Excel Template的新项目，并填写模板使用的每一列。
3. 打开运行历史记录。所有八项操作都应显示为绿色，其中Convert、Compress和Create PdfA操作耗时最长。
4. 打开/Shared Documents/ArchivedExcel，检查 PDF 文件是否存在，并且Modified By显示该流程的帐户。
5. 打开文件本身，将其与列表行进行比较，然后检查其文档属性中的 PDF/A 声明。

从捕获的运行结果中生成的发票大小为 37,876 字节。它呈现了一行Morris - INV：客户Morris Luma来自Invoicing.co，日期为 2026 年 9 月 1 日，到期日为 2026 年 9 月 20 日，包含两个行项目：PDF to Excel （数量 60）和 PDFA（数量 45）。其 XMP 元数据声明pdfaid:part为2，pdfaid:conformance为B，从内部看，这是 PDF/A-2b 格式。由于步骤 5 中所述的页面设置原因，它实际上是两页而不是一页。

无需重建即可添加的常见变体​

与其他开票方式相比，这种方式有何不同？​

每一行描述了一种替代方案。最后一行就是这个流程。

关键区别在于：前两种方案保留了 Excel 中的布局，但需要人工参与；第三种方案则取消了人工参与，将布局操作移至代码中。只有这种流程能够同时实现这两种目标。

常见问题​

是否有Excel格式的发票模板？​

是的。Excel 自带发票模板：在桌面应用程序中，选择File > New，然后搜索发票；微软还在其在线模板库中发布了更多模板。这些模板是设计成需要手动填写的。

本文中使用的模板是为其他用途而构建的。它的值单元格包含智能标记而不是示例文本，因此流程可以填充它。您可以用同样的方法转换任何您喜欢的发票模板：保留设计，并将每个值替换为类似&=RootData.Invoice.Number(noadd)标记。

如何根据Excel数据生成发票？​

将数据按行保存，将布局放在模板中，然后让某个工具将两者合并。在 Excel 中，这个工具可以是 Word 邮件合并或 VBA 宏，两者都运行在用户的桌面上。

在此流程中，数据行位于 SharePoint 列表中，Compose会将其中一行转换为 JSON 格式，Excel - Populate操作会将其合并到模板中。如果您的数据已经是 OneDrive 或 SharePoint 中的 Excel 表格，则可以使用Excel Online (Business)连接器的List rows present in a table 操作，在 Apply to each循环中调用相同的Compose 操作，并将 triggerBody() 替换为items('Apply_to_each')。从步骤 3 开始的所有操作保持不变。

如何在Excel中自动生成发票？​

发票自动化意味着省去人工处理发票的每一个步骤：输入数值、导出为PDF、命名文件和归档。模板本身仍然是一个普通的Excel文件。

此流程移除了所有四个步骤。列表行是唯一的输入。模板由Excel - Populate填充，由Convert to PDF导出，由PDF - Create PdfA功能归档，并由Create file功能归档。一旦文件名按照步骤 7 所述从该行生成，就无需再进行任何手动操作。

Power Automate 能否将 Excel 文件转换为 PDF 文件？​

是的。在云端流程中，OneDrive for Business连接器的Convert file操作会将 .xlsx 文件转换为 PDF 文件，但仅适用于存储在 OneDrive 中的文件，因此 SharePoint 流程通常会先将工作簿复制到 OneDrive，然后再将其删除。

PDF4me Convert to PDF直接从之前的操作中获取文件内容。因此，此流程中填充的工作簿不会保存到任何地方：它直接从Excel - Populate导入转换器，最终只会生成最终的 PDF/A 发票文件并上传到 SharePoint。

故障排除​

后续步骤​

同样的八步模式（列出行、重塑为 JSON、获取模板、填充、转换、压缩、认证、保存）可以处理任何以电子表格形式开始的文档：报价单、送货单、声明和证书。