Power Automate 中的催款函模板：使用 PDF4me 为 SharePoint 中的每个就绪案件生成 PDF 信函

PDF4me Generate Document Single是一个 Power Automate 操作，它将 JSON 数据合并到Word模板中并返回最终文档。该操作指向 SharePoint 中的法律事务列表，它会将一个催款函模板转换为 PDF 格式，每个标记为已准备就绪的事务对应一封催款函，并将每封催款函归档到相应的事务文件夹中，同时更新事务状态。

搜索催款函模板，第一页的内容大多来自法院自助中心、法律援助网站和表格库。加州法院、WashingtonLawHelp 和 LawDepot 都提供了如何撰写催款函的详细指南。然而，这些指南都没有涵盖每周发送三十封催款函的律师事务所的情况。在这些事务所，撰写催款函本身并不难，难的是相关的行政工作：从案件记录中复制客户、对方当事人以及索赔金额，将 PDF 文件保存到正确的案件文件夹中，并记得将案件标记为已完成。本流程可以处理这些行政工作，并将正文内容保留在律师可控的Word文档中。

基于原因的问答​

您将获得​

输入：一个 SharePoint 事项列表，每个事项包含事项ID、客户、事件日期、对方当事人、损失金额、律师和状态。输出：每个事项生成一份 PDF 格式的催款函，标记为已准备就绪，位于/Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>下；事项状态更改为Demand Letter Generated；以及一封汇总邮件，用于汇总该批次事项。

MAT-1001.pdf位于其单独的文件夹中，由流程帐户编写。

这是来自单个案件批次的摘要。计数来自DocIndex变量。

你需要什么​

流程概览​

1. Manually trigger a flow即可启动批次处理。
2. Get items读取Matters列表，Filter Query Status eq 'Ready for Demand Letter'。
3. Select将每个事项映射到六个模板字段。
4. Get file content读取/Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx。
5. Initialize variable会创建DocIndex，其值为0的整数。
6. 对Get items中的Apply to each。
7. PDF - Generate Document (Single) （PDF4me PDF）将模板填充为Output Type PDF。
8. Create file （SharePoint）将信函保存到/Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>中。
9. Update item （SharePoint）将Status设置为Demand Letter Generated。
10. Increment variable将DocIndex加1。
11. Send an email (V2) （Office 365 Outlook）发送批次摘要。

完整流程概述​

一个包含两个事项的批次。循环两次运行共耗时七秒，其中 SharePoint 写入是整个循环中最慢的步骤，每个字母需要两秒。

第一步：如何按需批量发送催款函？​

目前流程：尚未启动，这是触发点。

手动触发方式符合信件实际寄出的方式：有人查看标记为已准备就绪的事项，然后按下按钮。

1. 创建Instant cloud flow并选择Manually trigger a flow。
2. 无需输入任何内容。列表本身会决定哪些事项包含在批次中。

手动触发配置​

无需输入任何内容。选择操作将在下一步的Status列中进行。

第二步：如何筛选出那些可以发出催款函的事项？​

目前流程： Manually trigger a flow。

Get items会进行选择，因此流程本身无需检查状态。

1. 添加SharePoint > Get items。
2. 配置：
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
3. 打开Advanced parameters并进行设置：
   • Filter Query: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • Order By: Title asc

Get items：配置​

筛选值将完全匹配，包括大小写。按Title排序将按案件 ID 顺序排列字母。

步骤 3：Select操作映射什么？​

目前流程： Manually trigger a flow + Get items。

Select将每个事项行转换为模板所知道的六个字段，这使得列表和模板之间的联系易于理解。

1. 添加Data Operation > Select。
2. 来自：Get items的body/value token。
3. 映射：每个模板字段一行，如下表所示。

Select：配置​

五个字段保留了原列名。第六个字段MatterID来自列表的Title列。

每个占位符如何获得其值​

步骤 4：流程从哪里读取Word模板？​

目前流程： Manually trigger a flow + Get items + Select。

模板是文档库中的一个普通Word文件。在循环之前读取它，意味着它是按批次读取一次，而不是按事项读取一次。

1. 添加SharePoint > Get file content。
2. 配置：
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Identifier: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • Infer content type （高级）：Yes

Get file content：配置​

在 SharePoint 中编辑模板，下一批邮件将使用新的措辞，流程保持不变。

该模板包含六个 PDF4me 模板语法占位符：<<[Attorney]>>、<<[IncidentDate]>>、<<[OpposingParty]>>、<<[MatterID]>>、<<[ClientName]>>和<<[DamagesAmount]>>。信头、参考行及其周围的正文均为纯Word内容。Word Word语法概述涵盖了占位符的所有其他功能。

步骤 5：为什么流程需要一个计数器变量？​

目前为止的流程：所有操作都通过Get file content。

摘要邮件需要一个数字，而使用变量是将其从循环中取出的最简单方法。

1. 添加Variables > Initialize variable。
2. 配置：
   • 名称：DocIndex
   • 类型：Integer
   • 值：0

Initialize variable：配置​

Initialize variable必须位于流程的顶层。Power Automate 不允许将其放在循环内部。

步骤 6：如何为每个案件生成一封催款函？​

目前为止的流程：所有操作都通过Initialize variable完成。

这是真正执行工作的循环。每次循环都会生成一封信函，将其归档，更新案件信息并进行计数。

1. 添加Control > Apply to each。
2. Select an output from previous steps：从Get items中body/value标记。

Apply to each：配置​

循环内有四个动作，无论处理一个问题还是五十个问题，这个结论都成立。

现在是循环中的第一个操作。

3. 添加 PDF - 从PDF4me PDF连接PDF - Generate Document (Single)。
4. 配置：
   • Template File Type: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • Template File Name: DemandLetterTemplate.docx
   • Template File Data：对Get file content输出进行base64()编码的表达式，例如base64(body('Get_file_content'))
   • Document Data Type: Json
   • Document Data File：留空
   • Document Data Text：以下 JSON 数据由当前事项构建而成
   • Output Type: PDF
   • Keep Pdf template Editable: No

Document Data Text中的标记解析为以下表达式：

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

Generate Document (Single)：配置​

JSON 键必须与占位符名称完全匹配。只有MatterID的值来自一个名称不同的列。

对于日期，请在Word模板中为占位符提供格式字符串，具体操作请参见Word模板中的格式设置：

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">>输出 2026 年 6 月 14 日。

对于金额，请在将其应用到模板之前，在Document Data Text中对其进行格式化。这里假设DamagesAmount是数字或货币类型：

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US')生成 18,500。

formatNumber和本文中使用的其他函数在工作流表达式函数参考中有详细说明。

步骤 7：每封信件归档到哪里？​

目前流程：循环，通过Generate Document (Single)。

这里的事项ID起到了双重作用，既是文件夹的名称，也是文件的名称。

1. 添加SharePoint > 在循环内Create file。
2. 配置：
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path：/Shared Documents/DemandLetters/，后跟Title标记
   • File Name：Title标记后跟.pdf
   • File Content：PDF Body标记PDF - Generate Document (Single)

Create file：配置​

对于MAT-1001事项，请写入/Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf.

第 8 步：如何阻止某个事项收到第二封信函？​

目前为止的流程：循环，通过Create file。

步骤 2 中的筛选器仅在信件存在后状态发生变化时才有效。这就是此操作的全部作用。

1. 在循环内添加SharePoint > Update item。
2. 配置：
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
   • ID：当前事项的ID令牌
   • Status Value （高级）：Demand Letter Generated

Update item：配置​

Update item仅在Create file成功后运行，因此信函失败的事项仍可等待下一批处理。

步骤 9：团队如何知道批次已完成？​

目前为止的流程：循环，通过Update item。

完成这项工作需要两个操作：一个在循环内进行计数，另一个在循环结束后进行报告。

1. 添加Variables > Increment variable作为循环内的最后一个操作。
   • 名称：DocIndex
   • 数值：1
2. 在循环之后添加Office 365 Outlook > Send an email (V2)。
   • 收件人：您的团队地址
   • 主题：Demand Letters Generated - 后跟DocIndex标记，并 in this batch
   • Body：Hi team,本批次已生成文档索引DocIndex和demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • Importance （高级）：Normal

Increment variable 和 Send an email (V2)：配置​

最后放在循环内部，所以它只统计已归档和记录的信件。

每批邮件一封，而不是每封信件一封。

运行流程并验证​

1. Save流程并选择Test，然后Manually。
2. 在运行之前，至少将一个事项标记为Ready for Demand Letter。
3. 打开运行历史记录。Apply to each，应显示每个事项的一次迭代，并标记为就绪，且每个操作都应显示为绿色。
4. 打开/Shared Documents/DemandLetters，检查每个案件是否对应一个文件夹，每个文件夹内都有一个以案件ID命名的 PDF 文件。
5. 打开Matters列表，确认这些事项现在显示Demand Letter Generated。

跑步结束后，Matters清单如下​

目前有三项事项显示Demand Letter Generated。MAT-1003 仍为草稿，因此筛选器跳过了该事项，未生成催款函。

捕获的运行过程在大约八秒内处理了两个事项。MAT MAT-1001的信函为单页，大小为 21,121 字节，由PDF4me Legal Associates发出，David Park代表Sarah Chen签名，收件人为Meridian Logistics Inc.其 XMP 元数据声明pdfaid:part为1，pdfaid:conformance为B，即 PDF/A-1b。前面显示的摘要电子邮件来自另一个单独的单事项批次。

无需重建即可添加的常见变体​

与其他催款函制作方式相比，这种方法有何异同？​

每一行描述了一种替代方案。最后一行就是这个流程。

关键区别在于：这是唯一一行模板保持为普通Word文件，而事项记录在同一次运行中发生变化的情况。

常见问题​

如何撰写催款函模板？​

首先，以贵公司已发出的信函为基础，标记出不同案件中所有发生变化的数值。一封典型的催款函包含信头、日期、收件人、案件编号（包含案件ID、简要事实陈述、索赔金额及截止日期、逾期处理措施以及签名。除数值变化外，其余内容均为固定措辞。

为了实现自动化，每个更改的值都会变成一个占位符。示例模板使用了六个值：客户、事件日期、对方当事人、金额、律师和案件ID。其措辞仅供参考，因此请务必让律师审核您实际发送的任何模板的措辞。

如何使用 Power Automate 填充Word模板？​

有两种常见方法。微软的Populate a Microsoft Word template操作使用文档中的内容控件，并且位于高级版Word Online (Business)连接器中。它返回 .docx 文件，因此需要进行二次转换才能生成 PDF 文件。

此流程使用PDF4me 的Generate Document (Single)功能。模板是一个普通的 .docx 文件，包含诸如<<[ClientName]>>之类的占位符，数据以 JSON 格式输入，操作直接通过标准连接器返回 PDF 文件。使用Get file content功能读取模板，通过base64()进行编码，并从列表项构建Document Data Text。

如何在Word中自动撰写信函？​

在Word内部，传统的解决方法是邮件合并：创建一个带有合并域的文档，并导入 Excel 表格等数据源。这种方法虽然可行，但需要有人在电脑上运行邮件合并，并将结果归档。

要真正实现自动化，就需要将Word文档作为模板，并让流程根据记录自动填充。这里，记录指的是 SharePoint 列表，触发器决定何时运行批处理，文件归档和状态更新在同一次运行中完成，因此无需任何合并步骤。

什么是法律文件自动化？​

法律文件自动化是指利用已批准的模板和案件数据生成法律文件，例如催款函、委托书和通知书，而不是逐一手工起草。模板包含律所已批准的文本，数据来自案件记录，软件负责合并这些数据。

这个流程是一个很小的具体例子：一个Word模板，一个事项列表，以及一个 PDF4me 操作执行合并，事项状态记录信件已存在。

故障排除​

后续步骤​

同样的 11 步模式（按状态筛选列表、每行填写Word模板、归档 PDF、更改状态、报告计数）可以处理列表行可以驱动的任何文档：委托书、通知、续约提醒和和解提议。