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同一个文件夹里混杂着各种PDF文件？使用PDF4me Zap在Zapier中自动分类并按类型路由！

· 阅读需 14 分钟
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

你会收到各种各样的文件，包括PDF、发票、合同和收据，你需要按类型对它们进行分类，以便正确的流程能够处理每一份文件。手动操作无法扩展规模。

解决方法： 定义你的 dev.pdf4me.com 上的分类规则 （使用 正则表达式 或者 JavaScript 然后运行相同的分类 在 Zapier 内部当一个新的 PDF 文件进入文件夹时 → PDF4me 文档分类 → 使用返回值 类名 用于路由或组织。分类信息保存在您的 PDF4me 帐户中；Zapier 只需发送文件并接收分类信息即可。

第一的请在以下平台设置您的课程： dev.pdf4me.com （例如。 pdf4me_invoice 使用类似这样的正则表达式 invoice(.*)）。 然后构建 Zap Zapier在文件夹中新建文件 → 对文档进行分类。所有步骤和截图均已根据 PDF4me 和 Zapier 的用户界面进行核实。

你需要什么？​

  • A PDF4me 帐户： 登录 PDF4me分类模板创建后会存储在您的帐户中。 分类文件你定义 正则表达式或 JavaScript 中的表达式 （对于基于人工智能的分类，可以安排定制训练，如有需要请联系 PDF4me）。
  • Zapier： Zapier 帐户。创建一个包含一个触发器和一个操作的新 Zap。
  • A PDF4me API密钥： 获取您的 PDF4me API 密钥添加时连接它 分类文件 行动。第一次？见 将 PDF4me 连接到 Zapier。
  • 文件源我们使用 Dropbox，在文件夹中新建文件 所以这些步骤与我们的截图相符。你可以使用 Google 云端硬盘， SharePoint或者任何提供“在文件夹中新建文件”作为触发器的应用程序。流程保持不变：获取 PDF → 对文档进行分类 → 使用 类名 下一步。

你们在哪里开设课程？​

分类是 定义并存储在 dev.pdf4me.com 上你创建 文档类 并为每个班级分配一个 表达 （正则表达式或 JavaScript）。当您从 Zapier 调用“分类文档”时，PDF4me 使用这些模板返回一个文档。 类名 请先执行此步骤，以便您的 Zap 程序有内容可以运行。

PDF4me中的文档分类功能在哪里？​

  1. 登录 PDF4me （dev.pdf4me.com）。
  2. 在 侧边栏， 点击 分类文件页面标题是 分类文件 副标题是 根据表达式对文档进行分类。
PDF4me 侧边栏已选择“文档分类”选项

如何添加或编辑课程？​

  1. 在 分类文件 页面，点击蓝色 编辑 点击（铅笔图标）创建新的分类模板或修改现有模板。
  2. 您会看到类定义区域，您可以在其中添加 文档类 并定义如何进行匹配。
PDF4me 文档分类页面，带有编辑按钮

班级卡上应该写些什么？​

  1. 在下面 类名，点击 + （加号）按钮，用于根据需要添加新课程。
  2. 在班级卡片上：
  • 类名给类指定一个 API 将返回的名称（例如： pdf4me_invoice这就是您将看到的值， 类名 （或者 类名在 Zapier 中。
  • 选择表达式类型： 选择 正则表达式 或者 JavaScript 这取决于您希望如何匹配文档内容。
  • 正则表达式 （如果您选择正则表达式）：请输入一个用于识别此文档类型的模式。例如： invoice(.*) 匹配包含单词“invoice”后跟任意字符的文档。
  1. 使用 选择测试文件 选择文件，然后单击 测试分类 查看它属于哪个类别。
  2. 点击 保存更改 这些类会保存到您的 PDF4me 帐户中。这些是 Zapier 提供的模板。 分类文件 将采取该行动。
PDF4me 文档分类：class pdf4me_invoice, expression type Regular Expression, regex invoice(.*), Test Classify, Save Changes

重要的： PDF4me 上的分类用途 正则表达式或 JavaScript 中的表达式。 看 设置文档分类 如需查看完整指南，或使用用户界面，请访问： 在 PDF4me 上对文档进行分类对于需要定制训练的基于人工智能的分类，PDF4me 可以安排通话提供帮助。

电击效果是什么样的？（两步）​

一旦您的类存在于 dev.pdf4me.com 上，您就可以运行分类程序了。 Zapier当文件夹（例如 Dropbox）中出现新的 PDF 文件时，将其发送到 PDF4me，文档分类操作返回 类名 （例如。 pdf4me_invoice），您可以将其用于路由、重命名或后续步骤。

你的 Zap 有 两步 （如下截图所示，配置完成后均会显示绿色对勾）：

  1. 1. 在文件夹中新建文件 （Dropbox）：触发条件：当文件夹中出现新文件时（例如，每 2 分钟一次）。提供 1. 文件， 1. 文件名， 和 1. 文件扩展名。
  2. 2. 对文件进行分类 （PDF4me）：需要 1. 文件 和 1. 文件名 + 1. 文件扩展名返回 类名 （例如。 pdf4me_invoice）， 追踪 ID以及元数据。完整详情： 文档分类：Zapier。
Zapier Zap：在文件夹中新建文件（Dropbox，2 分钟）→ 对文档进行分类（PDF4me）
Classify Document on PDF4meOpen Zapier

第一步：您的 PDF 文件在哪里？​

配置触发器，以便在文件夹中出现新文件时运行 Zap。触发器 必须 提供 文件内容 因此，步骤 2 可以将 PDF 发送到 PDF4me。

目前为止的流程： 1. 文件夹中的新文件（触发器）。

  1. 创建一个新的 Zap在 Zapier 中，点击 创建 Zap （或者 + 创建 Zap）。
  2. 添加触发器在触发步骤中，单击 选择应用 → 搜索 Dropbox → 选择 Dropbox → 选择 文件夹中的新文件。
  3. 连接 Dropbox如果系统提示，请连接您的 Dropbox 帐户。点击 继续。
  4. 配置触发器 （来自截图）：
  • 空间： 选择 默认 （或您的 Dropbox 空间）。
  • 文件夹 （必填）：输入要监视的文件夹路径，例如： /Blog Data/Classify Document如果可用，请使用文件夹选择器。
  • 是否包含子文件夹中的文件？： 选择 错误的 仅监视该文件夹； 真的 包含子文件夹。
  • 是否包含文件内容？： 选择 是的必需条件：必须有可用于文档分类的 PDF 字节。
  • 包含分享链接吗？： 选择 是的 或者 不 根据需要。
  1. 设置触发频率：如果显示，请设置 Zapier 检查的频率（例如，每 2 分钟一次）。
  2. 测试触发器： 点击 测试触发器 导入示例数据。请确保文件夹中至少有一个 PDF 文件（例如，PDF 文件）。 Pdf4me.pdf输出结果将显示 1. 文件， 1. 文件名， 1. 文件扩展名以及其他领域。
Zapier 在文件夹中新建文件：默认空间，文件夹 /Blog Data/Classify Document，包含子文件夹中的文件：否，包含文件内容：是，包含共享链接：是

步骤 2：如何对 PDF 进行分类？​

添加 分类文件 使用您在 dev.pdf4me.com 上设置的模板对 PDF 进行分类。

目前为止的流程： 1. 在文件夹中新建文件 → 2. 对文档进行分类。

  1. 添加操作点击 + 触发步骤下方的按钮。
  2. 选择应用： 搜索 PDF4me → 选择 PDF4me → 选择 分类文件。
  3. 连接 PDF4me如果提示，请使用您的 PDF4me 帐户登录或输入您的 API密钥。 点击 继续。
  4. 配置操作 （来自截图）：
  • 文件 （必填）：点击该字段，打开 插入数据 面板，选择 1. 在 Dropbox 文件夹中新建文件 → 选择 1. 文件 （Zapier 可能会显示“1. 文件：（存在但未显示）”）。
  • 文件名点击该字段，选择 1. 文件名 并附加 1. 文件扩展名 （例如。 Pdf4me + .pdf）。或者地图 1. 文件名 和 1. 文件扩展名 如果操作包含不同的字段，则分别进行处理。
  1. 测试该操作： 点击 测试步骤 （或者 继续 然后 测试输出结果将显示 类名 （例如。 pdf4me_invoice）， 追踪 ID以及其他元数据。每个分类都使用 1 学分。
Zapier 文档分类：步骤 1 中的文件，文件名 1. 文件名 + 1. 文件扩展名 (Pdf4me.pdf)

概括： 地图 文件 从 1. 文件 （触发器）。地图 文件名 从 1. 文件名 + 1. 文件扩展名操作返回 2. 类名：在下一步中使用此信息进行路由或组织。

步骤 3：您可以对类名做什么？​

这 分类文件 输出包括 类名 （例如。 pdf4me_invoice在后续的 Zap 步骤中，您可以：

  • 添加筛选器仅当 2. 类名 等于一个特定值（例如， invoice）。
  • 使用路径分支你的 Zap：如果 2. 类名 = invoice运行一个路径（例如，上传文件到） /Accounting/Invoices/）; 如果 contract运行另一个命令（例如“上传文件”）。 /Legal/Contracts/）。
  • 映射到另一个应用： 使用 2. 类名 在 Google Sheets、Airtable 或任何接受文本的应用程序中。
Zapier 文档分类输出：类别名称 pdf4me_invoice，跟踪 ID

卡住了？地图在哪里？​

快速参考：田地地图

  • 文件夹中的新文件 补给品 1. 文件 （PDF 内容） 1. 文件名， 和 1. 文件扩展名。 放 包含文件内容吗？是。
  • 分类文件 需要 1. 文件 （必填） 1. 文件名 + 1. 文件扩展名返回 2. 类名 （例如。 pdf4me_invoice）， 2. 追踪 ID以及元数据。
  • 使用 2. 类名 在过滤器、路径或下一步操作中，按文档类型进行路由或组织。

要点总结！​

工作原理

  • 分类定义在 dev.pdf4me.com 上。 前往 分类文件 在 PDF4me 侧边栏中，使用 编辑并添加类 正则表达式 或者 JavaScript 表达式。保存更改，以便 Zapier 可以使用这些模板。
  • Zapier 只负责分类。 当新的 PDF 文件进入文件夹（例如 Dropbox）时，传递 1. 文件 和 1. 文件名 + 1. 文件扩展名 到 PDF4me：文档分类操作返回 类名 （例如。 pdf4me_invoice这样你就可以在后续步骤中进行路线规划或组织安排。
  • 每个类别一个学分。 每次“分类文档”操作消耗 1 个积分。使用 类名 在过滤器、路径或后续操作中输出。
  • 对于基于人工智能的分类和自定义训练，PDF4me 可以提供帮助，请联系我们安排通话。对于正则表达式/JavaScript 设置，请使用 分类文件 本页及本指南。

它可以在哪里使用？​

在分类模板中添加您的 PDF4me 帐户然后，在 Zapier 中使用它们来路由、重命名或触发特定类型的工作流程：

将发票和合同分别归档到不同的文件夹

问题： 混合的 PDF 文件都放在同一个 Dropbox 文件夹中；发票交给会计部门，合同交给法务部门。

解决方案： 在 PDF4me 上定义类（例如： invoice， contract在 Zapier 中，添加一个 筛选 或者 路径 文件分类后：如果 类名 = invoice上传文件到 /Accounting/Invoices/; 如果 contract上传文件到 /Legal/Contracts/。

按文档类型解析（每种类型使用不同的模板）

问题： 发票需要一种解析模板；收据需要另一种。只有知道发票类型，才能知道需要哪种模板。

解决方案： 先分类，再解析。在 PDF4me 上添加类（例如： invoice， receipt在 Zapier 中：在文件夹中新建文件、对文档进行分类， 路径 关于类名。 invoice， 添加 解析文档 使用发票模板； receipt添加带有收据模板的文档解析功能。

按类别重命名文件以便于搜索和归档

问题： 通用文件名 document.pdf你想给类添加前缀（例如： invoice_document.pdf， contract_document.pdf）。

解决方案： 在 PDF4me 上添加类别，然后在 Zapier 中：在文件夹中新建文件，对文档进行分类， 上传文件。 放 指定文件名 使用类名 + 下划线 + 原始文件名。 1. 文件 从文件内容的触发器开始。

接下来该怎么做​

  1. 在 PDF4me 上设置课程： 打开 分类文件， 点击 编辑添加一个类（例如 pdf4me_invoice）与一个 正则表达式 或者 JavaScript 然后表达， 保存更改。
  2. 获取 API 密钥： PDF4me API 密钥仪表板在 Zapier 中使用它来创建 PDF4me 连接。
  3. PDF4me + Zapier 新手？： 将 PDF4me 连接到 Zapier 展示了如何建立连接。
  4. 建造闪电：在文件夹（Dropbox）中新建文件 → 对文档进行分类（PDF4me）。地图 文件 从 1. 文件 和 文件名 从 1. 文件名 + 1. 文件扩展名; 使用 类名 下一步。
  5. 完整行动参考： 文档分类：Zapier 适用于所有参数和输出字段。
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