Dropbox ve XML Kullanarak Zapier'da ZUGFeRD Faturası Nasıl Oluşturulur (Adım Adım)
Almanya, Avusturya veya yapılandırılmış elektronik faturalama gerektiren herhangi bir AB ülkesine satış yapıyorsanız, 16931'deMuhtemelen sizden bir şey göndermeniz istenmiştir. MANŞETLİ (veya Faktör-XFatura. Bu, PDF'nin içine yerleştirilmiş XML sayesinde hem insan tarafından okunabilir hem de makine tarafından okunabilir tek bir PDF dosyasıdır.
Bu kılavuz, tümünü göstermektedir. Zapier Dropbox klasöründeki yeni yüklemeleri izleyen, temel bir PDF dosyasını ve fatura XML içeriğini çeken ve çalıştıran bir iş akışı. PDF4me ZUGFeRD Faturası Oluşturve tamamlanmış hibrit dosyayı Dropbox'a geri yazıyor. Beş Zap adımı. Kod yok. Baştan sona tekrarlanabilir.
Ekran görüntülerinde şu örnek yollar kullanılmıştır:
- Tetikleyici klasörü:
/Blog Data/Zugferd Invoice - Temel PDF:
/pdf4metest/sample/10 page.pdf - Fatura XML'i:
/pdf4metest/Zugfred Invoice/version2.xml - Çıktı klasörü:
/pdf4meoutput
1. Dropbox yeni bir dosya geldiğinde tetikleniyor. /Blog Verileri/Zugferd Faturası. 2. Temel PDF dosyasını bulun. 3. Fatura XML dosyasını bulun. 4. PDF4me ZUGFeRD Fatura oluşturma işlemi, Giriş Formatı = ile çalışır. XMLÇıkış Modu = XmlWithPdf, ZUGFeRD 1.0, Uyumluluk = BASIC, Dil = Almanca. 5. Hibrit PDF dosyasını tekrar Dropbox'a yükleyin.
Ayarlamak Giriş Formatı = XMLo zaman sadece haritala Fatura XML Verileri. Kale Fatura JSON Verileri Ve Fatura CSV Verileri boş. İçin XmlWithPdf çıktı, temel PDF ( Dosya Bu alan gereklidir, çünkü XML'inizin içine yerleştirildiği görsel katman bu alan haline gelir.
Ne inşa ediyorsunuz?
Siz bir ürün üretiyorsunuz. ZUGFeRD uyumlu hibrit fatura: İçine yapılandırılmış XML fatura verileri yerleştirilmiş bir PDF/A-3 belgesi. İnsanlar PDF dosyasını herhangi bir okuyucuda görebilir. ERP sistemleri ve muhasebe platformları XML'i otomatik olarak ayrıştırır. Aynı dosya her iki hedef kitle için de geçerlidir. Ayrı bir XML eki yok, manuel yeniden veri girişi yok, uyumluluk açığı yok.
Bu kalıp zorunludur. Almanya'da B2B faturalama Ocak 2025'ten itibaren geçerli olacak. Büyüme Fırsatları Yasası (Wachstumschancengesetz) kapsamında olup, EN 16931 standardını izleyen AB pazarlarında yaygın olarak kabul görmektedir.
Özetle: beş adım
Dropbox tetikleyicisinden ZUGFeRD oluşturmak için eksiksiz beş adımlı Zap zinciri.
Bu iş akışı düzeninin işe yaramasının nedenleri
Görsel PDF şablonu ve XML veri paketi farklı Dropbox klasörlerinde bulunur. Birini diğerine dokunmadan güncelleyebilirsiniz. Tasarımcılar PDF üzerinde, muhasebe ise XML üzerinde yinelemeli işlemler yapar.
ZUGFeRD Faturası Oluştur PDF ve XML dosyalarını alır, birini diğerinin içine yerleştirir, uyumluluk profilini uygular ve tek bir hibrit dosya oluşturur. XML birleştirme koduna gerek yoktur.
Zapier, Dropbox'tan her 2 dakikada bir veri gönderir, böylece yeni faturalar geldikten birkaç dakika içinde işlenir. Cron işi yok, boşta kalan işlem gücü yok, dosya kaybı yok.
Başlamadan önce
- Zapier hesap. Ücretsiz katman bu iş akışını destekler çünkü beş Zap adımı, Zap başına ücretsiz katman limitine uyar.
- PDF4me API anahtarıİlk kurulum: PDF4me'yi Zapier'e bağlayın.
- Kaynak klasörlere okuma erişimi ve çıktı klasörüne yazma erişimi sağlayan Dropbox bağlantısı.
- Dropbox'ta saklanan temel bir PDF dosyası ve ZUGFeRD uyumlu bir XML fatura içeriği.
Adım 1: Dropbox klasöründeki yeni bir dosyayı tetikleyin.
Şu ana kadarki akış: Tetiklemek.
Bu, izleme klasörüne bir dosya düştüğünde Zap'ı başlatır. Genellikle bu, "faturalamaya hazır" dosyaların gönderildiği klasördür. Bunu, yeni bir faturalama işinin sıraya alındığının sinyali olarak kullanın.
- Ekle Dropbox tetikle ve seç Klasörde Yeni Dosya.
- Ayarlamak Uzay ile Varsayılan.
- Ayarlamak Dosya izleme yolunuza. Bu örnekte şunu kullanıyoruz:
/Blog Data/Zugferd Invoice. - Ayrılmak Alt klasörlerdeki dosyaları da dahil edelim mi? gibi YANLIŞ Eğer bilerek iç içe dosyalar kullanmak istemiyorsanız.
- Ayarlamak Dosya içeriğini de dahil edeyim mi? ile Evet Ve Paylaşım bağlantısını ekleyelim mi? ile Evet Böylece sonraki adımlar dosya içeriğini sorunsuz bir şekilde okuyabilir.
Adım 1: Dropbox tetikleyicisi, faturalama klasörünü her iki dakikada bir kontrol edecek.
2. ve 3. Adımlar: Temel PDF dosyasını ve XML faturasını bulun.
Şu ana kadarki akış: Önce tetikle, sonra temel PDF dosyasını bul, sonra XML dosyasını bul.
ZUGFeRD'ün hibrit formatı iki bileşene ihtiyaç duyar. görsel PDF insanların okuduğu ve yapılandırılmış XML Makinelerin ayrıştırdığı dosyalar. Her ikisi de bilinen Dropbox konumlarında saklanıyor ve bunları iki yöntemle alıyoruz. Dosyayı Bul Eylemler.
Adım 2: Temel PDF dosyasını bulun
- Ekle Dropbox eylem ve seçim Dosyayı Bul.
- Uzay: Varsayılan.
- Dosya:
/pdf4metest/sample(Görsel şablonunuzun konumu). - Dosya adı:
10 page.pdf(veya şablonunuzun adı neyse). - Dosya içeriğini de dahil edeyim mi? ayarlandı EvetBu, bir sonraki adım için gereken ikili koddur.
- Paylaşım bağlantısını ekleyelim mi? ayarlandı Evet.
Adım 2: Temel PDF şablonu için dosya yapılandırmasını bulun.
3. Adım: Fatura XML dosyasını bulun
Aynı işlem, farklı girdiler:
- Başka bir tane ekle Dropbox Daha sonra Dosyayı Bul adım.
- Dosya:
/pdf4metest/Zugfred Invoice. - Dosya adı:
version2.xml. - Dosya içeriğini de dahil edeyim mi? ayarlandı EvetBu, 4. adımın XML baytlarını okuyabilmesi için çok önemlidir.
- Kale Arama sonucu bulunamazsa işlem başarılı sayılır mı? gibi YANLIŞ Bu sayede, dosya eksikse Zap işlemi sessizce boş bir PDF oluşturmak yerine düzgün bir şekilde durur.
3. Adım: XML fatura içeriğine işaret eden dosya yapılandırmasını bulun.
Neden tek bir Dosya Bul adımı yerine iki ayrı Dosya Bul adımı kullanılıyor? Çünkü PDF4me'nin ZUGFeRD Faturası Oluşturma eylemi, 4. adımda PDF ve XML'i iki ayrı girdi olarak alıyor. Bunları yukarı akışta ayrı tutmak, daha temiz bir eşleme ve bir sorun oluştuğunda daha kolay hata ayıklama anlamına gelir.
4. Adım: PDF4me kullanarak ZUGFeRD faturasını oluşturun
Şu ana kadarki akış: Önce tetikle, sonra PDF bul, sonra XML bul, sonra ZUGFeRD oluştur.
Hibrit dosya burada oluşturulur. PDF4me eylemi, temel PDF dosyasını alır, XML fatura içeriğinizi içine yerleştirir, seçilen uyumluluk profilini (burada BASIC) uygular ve tek bir ZUGFeRD uyumlu dosya döndürür.
Yapılandır PDF4me, ZUGFeRD Faturası Oluştur bunun gibi:
- Dosya 2. adımdaki haritalar Dosya çıktı (temel PDF).
- Dosya adı haritalar adım 2'nin Dosya adı artı Dosya Uzantısı Bu nedenle çıktı, mantıklı bir isim devralır.
- Giriş Formatı ayarlandı XMLBu, PDF4me'ye hangi veri türü beklemesi gerektiğini söyler.
- Fatura XML Verileri 3. adımdaki haritalar Dosya Çıktı (XML içeriği).
- Çıkış Modu ayarlandı XmlWithPdfBu işlem, içine XML yerleştirilmiş hibrit PDF/A-3 dosyasını üretir; bu dosya, ZUGFeRD'nin standart formatıdır.
- ZUGFeRD Versiyonu dır
1.0İş ortağınız 2.0 veya daha yüksek bir sürüm belirtiyorsa, bu sürümü kullanın. 2.0 ve üzeri sürümler, Almanya'nın 2025 hedefiyle uyumludur. - Uygunluk Seviyesi dır
BASICBu, kalem kalem detaylandırılmış asgari yasal faturadır. Şuna geçin: EN16931 AB'ye tam uyum için veya XRECHARGE Alman kamu sektörü kuruluşlarına fatura keserken. - Faturayı PDF Olarak Oluştur dır
TruePDF4me, fatura içeriğini insan tarafından okunabilirliği için PDF üzerine görsel olarak çizer. - Dil dır
deVarsayılan etiketler Almancadır. Almancaya geçin.en,fr,itve bu durum, alıcınızın bölgesine bağlı olarak böyle devam eder.
Adım 4: BASIC uyumluluğu ile XML tabanlı ZUGFeRD üretimi için tam parametre eşlemesi.
Adım 5: Hibrit PDF dosyasını tekrar Dropbox'a yükleyin.
Şu ana kadarki akış: Önce tetikle, sonra PDF ve XML dosyalarını oku, ardından ZUGFeRD dosyasını oluştur ve son olarak Dropbox'a kaydet.
Son adımda sonuç, finans ekibinin veya ödeme işlemleri portalı bağlantınızın alabileceği çıktı klasörüne yazılır.
- Eklemek Dropbox Daha sonra Dosya Yükle.
- Uzay: Varsayılan.
- Dosya:
/pdf4meoutput(veya arşiv konumunuz). - Dosya haritalar adım 4'ün Dosya URL'si (PDF4me, Dropbox'ın doğrudan alabileceği güvenli bir URL döndürür).
- Üzerine yaz dır
TrueBu, test sırasında önceki çalıştırmaların yerini temiz bir şekilde alır.FalseÜretime geçtikten sonra. - Dosya Adını Belirtin haritalar adım 4'ün Dosya adı Bu nedenle çıktı, fatura referansını korur.
- Dosya Uzantısını Belirtin haritalar adım 4'ün Dosya Uzantısı (
.pdf). - Paylaşım bağlantısını ekleyelim mi? dır Evet Sonraki adımın (bildirim, ERP push bildirimi, e-posta) paylaşılabilir bir Dropbox URL'si kullanmasını istiyorsanız.
Adım 5: Hibrit PDF dosyası, sonraki aşamalara gönderilmeye hazır olarak Dropbox çıktı klasörüne kaydedilir.
Hızlı referans
| # | Adım | Tuş eşleme |
|---|---|---|
| 1 | Dropbox New File in Folder | Folder /Blog Data/Zugferd Invoice, Include file contents Yes |
| 2 | Dropbox Find File (base PDF) | Folder /pdf4metest/sample, File 10 page.pdf |
| 3 | Dropbox Find File (XML) | Folder /pdf4metest/Zugfred Invoice, File version2.xml |
| 4 | PDF4me Create ZUGFeRD Invoice | Input Format XML, Output Mode XmlWithPdf, BASIC, 1.0, Render on PDF True |
| 5 | Dropbox Upload File | Folder /pdf4meoutput, File from step 4 File Url, Overwrite True |
Derin parametre referansları: ZUGFeRD Faturası Oluştur (Zapier belgeleri), Zapier'e başlama.
Sıkça sorulan sorular
Zapier'da ZUGFeRD faturası nasıl oluştururum?
Yukarıda gösterildiği gibi beş Zap adımını zincirliyorsunuz. Bir Dropbox tetikleyicisi yeni faturalama işlerini algılıyor. İki Dropbox Dosya Bul eylemi temel PDF ve XML yükünüzü getiriyor. PDF4me ZUGFeRD Faturası Oluştur Bu işlem, Giriş Formatı XML, Çıkış Modu XmlWithPdf, seçtiğiniz ZUGFeRD sürümü ve bir uyumluluk profili ile çalışır. Son bir Dropbox Dosya Yükleme adımı sonucu depolar. Kodlama yok, XML birleştirme yok. PDF4me, yerleştirme ve PDF/A-3 paketlemeyi halleder.
ZUGFeRD, 2025 ve 2026 yıllarında Almanya'da zorunlu mu olacak?
Evet. Almanya'nın Wachstumschancengesetz (Büyüme Fırsatları Yasası), tüm B2B fatura alıcılarının yapılandırılmış elektronik faturaları kabul etmesini zorunlu kılıyor. 1 Ocak 2025Tam gönderim yükümlülüklerinin aşamalı olarak yürürlüğe girmesiyle birlikte 20282027'den itibaren yıllık geliri 800.000 €'nun üzerinde olan işletmeler ve 2028'den itibaren herkes için zorunludur. EN16931 veya XRECHNUNG uyumluluğuna sahip ZUGFeRD 2.0 veya üzeri sürümler bu zorunluluğu karşılar. ZUGFeRD 1.0 eski bir sürümdür ve Olumsuz uymak.
ZUGFeRD fatura oluşturma işlemi için XML, JSON ve CSV giriş formatları arasındaki fark nedir?
Eylemin Giriş Formatı Bu parametre üç farklı veri türü kabul eder. XML Bu kılavuzda XML kullanılmıştır ve ERP sisteminiz zaten ZUGFeRD uyumlu bir XML dosyası üretiyorsa ve sadece onu gömmeniz gerekiyorsa en iyisidir. JSON Fatura verileri bir webhook veya modern muhasebe platformundan geldiğinde, PDF4me modern ve API dostu bir seçenektir. PDF4me, JSON alanlarını otomatik olarak ZUGFeRD XML şemasına eşler. CSV Elektronik tablolardan veya eski sistemlerden toplu faturalama dışa aktarımları için uygundur. Yukarı akış veri kaynağınıza uygun formatı seçin ve doldurun. sadece 4. adımda eşleşen Fatura Verileri alanı.
XmlWithPdf ve XmlOnly arasındaki fark nedir?
XmlWithPdf ZUGFeRD hibritinin standart örneğini üretir: XML'in ek olarak içine yerleştirildiği bir PDF/A-3 arşiv PDF'si. İnsanlar görsel PDF'yi okur. Makineler XML'i ayrıştırır. Tek bir dosya her iki kitleye de hizmet eder. Yalnızca XML PDF sarmalayıcı içermeyen, saf XML dosyası üretir. XRechnung saf XML kamu sektörü gönderimleri, EDI işlem hatları veya veri katmanı entegrasyon testleri için kullanışlıdır. Standart B2B faturalama için şunu seçin: XmlWithPdf.
Alman B2B faturaları için hangi uygunluk seviyesini kullanmalıyım?
ZUGFeRD 1.0 için (bu kılavuz), TEMEL Bu, kalem kalem detaylandırılmış asgari yasal fatura profilidir. Çoğu B2B senaryosu için uygundur. ZUGFeRD 2.x için, EN16931 AB B2B için önerilen varsayılan ayardır (ve Alman yönetmeliğinin referans aldığı ayardır). XRECHARGE Alman federal, eyalet veya belediye yetkililerine fatura keserken zorunludur. UZATILMIŞ Sektöre özgü alanlar ekler. BASIC (1.0) veya EN16931 (2.0+) ile başlayın ve alıcınız kamu sektörü kuruluşu olduğunda XRECHNUNG'a yükseltin.
Sorun giderme
Senin Giriş Formatı Eşleştirdiğiniz veri alanları eşleşmiyor. Giriş Formatı = XML, doldurmak Fatura XML Verileri sadece. Ayrılın Fatura JSON Verileri Ve Fatura CSV Verileri boş. 3. adımı onaylayın. Dosya içeriğini dahil et = Evet Yani XML baytları aslında PDF4me'ye ulaşıyor.
Ya temel PDF dosyası 4. adıma dahil edilmedi Dosya alan veya Faturayı PDF Olarak Oluştur Yanlış. 2. adımın Dosya çıktısını 4. adımın Dosya alanına eşleştirin ve Faturayı PDF Olarak Oluştur seçeneğinin doğru olduğunu onaylayın. Doğru PDF4me bu nedenle fatura içeriğini görsel katmana çiziyor.
Kontrol edin PDF4me API anahtarı Hesabınızda bakiye mevcut ve güncel. Bakınız. PDF4me Sorun Giderme Zapier bağlantıyı kesik olarak gösteriyorsa, bağlantı yeniden yetkilendirme adımları için.
Dropbox'un ücretsiz sürümünde her 2 dakikada bir veri sorgulaması yapılır. Bekleyin veya tıklayın. Test tetikleyicisi Manuel olarak. Tekrar kontrol edin. Alt klasörlerdeki dosyaları da dahil edelim mi? Dosyayı bıraktığınız yere uyar. Varsayılan değer. YANLIŞ Yalnızca belirtilen klasörü izler, alt klasörleri izlemez.
Sırada ne denenecek?
İsteğe bağlı sertleştirme: Zapier ekleyin. Filtrele Adlandırma kuralına uymayan dosyaları atlamak için 1. adımdan sonraki adım Yol Dropbox yüklemesinden önce çıktı başarısı veya başarısızlığına göre dallanmak için 4. adımdan sonraki adım.