Zapier Airtable ZUGFeRD E-Faturası: Satırları Filtrele, JSON Oluştur, Hibrit PDF'i E-posta ile Gönder

PDF4me Create ZUGFeRD Invoice, yapılandırılmış fatura verilerini hibrit PDF/A-3 e-faturaya dönüştüren bir Zapier eylemidir. Bir Airtable satırını okuyarak, bir JSON nesnesini okunabilir bir PDF'ye gömülü EN 16931 XML'e dönüştürür, dosyayı kayda geri yazar ve alıcıya e-posta ile gönderir.

E-fatura zorunlulukları bir dosya formatı sorunu olarak ortaya çıkıyor ve bir tedarik sorunu olarak yanıtlanıyor: bir platform seçin, belge başına ödeme yapın, verilerinizi ona taşıyın. Bu yanıt, büyük ölçekte mantıklı olsa da, halihazırda kullandıkları bir veritabanından ayda yirmi fatura düzenleyen bir ekip için absürt. Alternatif, XML'i elle yazmamaktır. Faturayı JSON olarak tanımlamak ve uyumlu dosyayı başka bir şeyin üretmesine izin vermektir.

Neden Odaklı Soru-Cevap​

Neler Alacaksınız?​

Girdi: Fatura numarası, tarihler, KDV kimlik numarası içeren satıcı bloğu, alıcı bloğu, tek bir kalem ve toplamları içeren ve Status " New olarak ayarlanmış bir Airtable satırı. Çıktı: Bu kayda ait ve alıcının gelen kutusunda bulunan bir ZUGFeRD PDF/A-3.

Fatura başına bir satır. Buradaki her sütun, Zap'in gönderdiği JSON'da bir anahtar haline gelir.

Alıcı bir fatura görür. Muhasebe sistemi ise faturanın içindeki XML dosyasını görür.

İhtiyacınız Olanlar​

Zap'e Genel Bakış​

1. ZUGFeRD Requests her yeni satır için New Record (Airtable) tetiklenir.
2. Filter conditions (Filter by Zapier) yalnızca Status tam olarak New olduğunda devam eder.
3. Create ZUGFeRD Invoice (PDF4me), JSON'u hibrit bir PDF'ye dönüştürür.
4. Update Record (Airtable) işlemi dosyayı, durumu ve ilgili satıra geri bağlantıyı yazar.
5. Send Email (Gmail), elektronik faturayı alıcıya iletir.

Zap'e genel bakış​

İsviçre QR Zap ile aynı beş adımlı şekle sahip. Sadece ortadaki PDF4me adımı farklı.

Adım 1: Yeni bir Airtable satırından Zap'ı nasıl tetiklersiniz?​

Şu ana kadar olan süreç: henüz hiçbir şey olmadı, bu tetikleyici.

1. Bir Zap oluşturun ve Airtable > New Record seçin.
2. PDF4me Live Automations Base ve ZUGFeRD Requests Table seçin.
3. Test. Zapier , Airtable 1 yeni kayıt bulunduğunu bildiriyor ve sütunlar aşağı akışta kullanılabilir hale geliyor.

Oy verme rozetinde 2 dakika yazıyor, bu da bu aşamadan değil, plandan geliyor.

Adım 2: Zap'in yarım kalmış bir satır için fatura kesmesini nasıl durdurursunuz?​

Şu ana kadarki akış: Airtable tetikleyicisi.

1. Filter by Zapier Ekle > Only continue if...
2. Tek bir kural oluşturun: 1. Status / (Metin) Exactly matches / New.
3. Deneyin.

Filter conditions yapılandırması​

Yeşil kutu, kaydın geçmesine izin veren alanı belirtir. Eşdeğer sarı kutu ise kaydın durdurulduğu alanı belirtir.

3. Adım: Bu satırı ZUGFeRD faturasına nasıl dönüştürürsünüz?​

Şu ana kadarki akış: tetikleyici ve filtre.

1. PDF4me ekleyin > Create ZUGFeRD Invoice.
2. Çıkış seçeneklerini ayarlayın:
   • File Name: ZUGFeRD_ artı Invoice Number artı .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XmlWithPdf
   • Zugferd Version: 2+
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice On Pdf: True
   • Kendi antetli kağıdınızı eklemediğiniz sürece File boş bırakın.
3. Nesneyi Invoice Json Data yapıştırın ve her bir Airtable alanını ona eşleştirin:

{
  "InvoiceId": "{{Invoice Number}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{Seller Name}}",
    "VatId": "{{Seller VATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Seller Street}}",
      "PostalCode": "{{Seller Postal Code}}",
      "City": "{{Seller City}}",
      "Country": "{{Seller Country}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{Buyer Name}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Buyer Street}}",
      "PostalCode": "{{Buyer Postal Code}}",
      "City": "{{Buyer City}}",
      "Country": "{{Buyer Country}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{Item Description}}",
      "Quantity": {{Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{Unit Price}},
      "LineTotal": {{Net Total}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "LineTotal": {{Net Total}},
    "TaxBasisTotal": {{Net Total}},
    "TaxPercent": {{VAT Rate}},
    "TaxTotal": {{VAT Amount}},
    "GrandTotal": {{Gross Total}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "PaymentReference": "{{Invoice Number}}",
    "DueDate": "{{Due Date}}T00:00:00"
  }
}

Üç noktaya değinmekte fayda var. TypeCode 380, ticari fatura kodudur ve sabittir. UnitCode C62, "bir şeyin bir örneği" anlamına gelen UN/ECE kodudur ve saat veya hizmet birimi için kullanmanız gereken koddur. Payment bloğundaki PaymentReference ise alıcının ödeme yaparken belirttiği metindir ve burada sadece fatura numarasıdır.

Create ZUGFeRD Invoice​

Her değer bir Airtable token'ıdır. Tabloda 191 ve 1196 olarak gösterilse de, VAT Amount 190,95 ve Gross Total 1195,95 olduğuna dikkat edin.

Her ayarın neye karar verdiği​

Adım 4: Faturayı kayda nasıl geri yazarsınız?​

Şu ana kadarki süreç: PDF4me adımından geçen her şey.

1. Airtable ekle > Update Record.
2. Yapılandır:
   • Temel PDF4me Live Automations, Masa ZUGFeRD Requests
   • Record: Tetikleyiciden gelen kimlik numarası
   • Append attachments: False
   • Document: 3. adımdaki File Url
   • Status: Generated
3. Hiçbir şeyin üzerine yazılmaması için diğer tüm alanları boş bırakın.

Update Record​

En üstteki uyarı okunmaya değer olanıdır. Ondan sonraki her şey bilerek boş bırakılmıştır.

Adım 5: Elektronik faturayı alıcıya nasıl gönderirsiniz?​

Şu ana kadarki süreç: kayıt güncellemesine kadar her şey.

1. Gmail ekle > Send Email.
2. Yapılandır:
   • To: Tetikleyiciden gelen Email sütunu
   • Subject: Your e-invoice ve Invoice Number
   • Body type: Html
   • Body: Alıcının adını, fatura numarasını ve toplam tutarı içeren kısa bir selamlama.
   • Attachments: 3. adımdaki File Url

Send Email yapılandırması​

Ekteki dosya, 4. adımda Airtable yazılan File Url aynıdır, bu nedenle kayıt ve e-posta her zaman aynı dosyayı içerir.

Zap'ı çalıştırın ve doğrulayın.​

1. Zap'ı Publish.
2. ZUGFeRD Requests satıcı, alıcı, tek kalem, her iki tarih ve New Status bir satır ekleyin.
3. Anketi bekleyin. Beş adımın da yeşil olması gerekiyor.
4. Satırı açın: Document, fatura numarasıyla adlandırılmış bir PDF dosyası içermeli ve Status Generated olarak görünmelidir.
5. Ekteki dosyayı açın. Okunabilir bir fatura sayfası görmelisiniz ve ZUGFeRD doğrulayıcısı aynı dosya içinde EN 16931 XML'i bulmalıdır.
6. Status Generated olan bir satır ekleyin ve Zap'ın 2. adımda durduğunu doğrulayın.

Kaydedilen çalıştırmada, 1. sürüm 24 Ekim 2026 tarihinde saat 00:09:01'de başarıyla tamamlanmış ve Berlin Muster GmbH Muenchen Test Kunde AG, her biri 100,50 birim değerinde on adet Consulting için toplam 1195,95 EUR tutarında ZUGFeRD_RE-2026-0011.pdf faturası oluşturulmuştur.

Yeniden derlemeye gerek kalmadan ekleyebileceğiniz yaygın varyasyonlar​

Bu, e-fatura düzenlemenin diğer yöntemleriyle nasıl karşılaştırılır?​

Her satır alternatifi açıklıyor. Son satır ise bu Zap'ı temsil ediyor.

Biz de inşa ettik.the identical flow in Make Farklar küçük ama gerçek: Make tetikleyici içindeki filtreleri ücretsiz olarak oluştururken Zapier bir adım harcıyor; Make, her para değerinin etrafında parseNumber ihtiyaç duyarken Zapier bunları doğrudan eşleştiriyor; ve Make dosyayı bayt olarak yüklerken Zapier Airtable bir URL veriyor.

Sıkça sorulan sorular​

Elektronik faturalama nedir?​

E-fatura, bir sayfanın resmi yerine, bir makinenin okuyabileceği yapılandırılmış veri olarak fatura düzenlemek anlamına gelir. Alıcının muhasebe sistemi bunu ayrıştırır ve kimsenin yeniden yazmasına gerek kalmadan kaydeder; asıl nokta da budur: tasarruf sizin değil, alıcının tarafındadır.

Günümüzde giderek artan sayıda yargı bölgesi, ticari ve kamu sektörü işlemleri için bunu zorunlu hale getiriyor.European standard EN 16931 Temel alan kümesini tanımlar ve ZUGFeRD gibi formatlar bunu uygular.

Elektronik faturalama nedir?​

Aynı şey. Mevzuatta genellikle "elektronik faturalama" terimi, ürün pazarlamasında ise "e-faturalama" terimi kullanılır ve her ikisi de e-postaya eklenmiş bir PDF dosyası yerine yapılandırılmış, makine tarafından okunabilir fatura verilerini ifade eder.

Nelerin elektronik fatura olarak sayılmadığını açıkça belirtmekte fayda var: Taranmış bir kağıt fatura elektronik faturalama sayılmaz, sıradan bir PDF dosyası da öyle. Gömülü yapılandırılmış veri içermediği için alıcının yine de onu okuması gerekir.

Airtable fatura oluşturabilir mi?​

Uyumlu olmayanlar. Airtable verileri tutar ve bir arayüzde veya yazdırılabilir bir görünümde düzenleyebilir, ancak bir zorunluluk gereği istenen EN 16931 standardına uygun XML içeren bir PDF/A-3 dosyası üretemez.

Bu Zap'in kullandığı bölme işlemi pratik bir yöntemdir: Airtable kayıttır, PDF4me çıktıyı üretir ve çıktı dosya ek olarak kayda geri döner.

Borçlar muhasebesi otomasyonu nasıl çalışır?​

Üç bölümden oluşur: alım, çıkarma ve kayıt. Alım, belgeleri bir araya getirir; çıkarma, bunları alanlara dönüştürür; kayıt ise bu alanları, önünde bir onay kapısı bulunan deftere yazar.

Hibrit e-faturalar orta kısmı ortadan kaldırır. XML zaten dosyanın içinde olduğunda, çıkarma işlemi tanıma değil, ayrıştırma işlemidir ve bu nedenle düzenlemeler sürekli olarak bu yöne doğru ilerlemektedir. Bu Zap, bu düzenlemenin gönderen tarafıdır.

Sorun giderme​

Sonraki Adımlar​

Bir talimat, biçim sorunu gibi görünse de aslında bir veri sorunudur. Fatura zaten satırlar halinde mevcutsa, işin büyük kısmı tamamlanmıştır.