Airtable Tabanından ZUGFeRD E-Faturası: PDF4me ile Make Kullanarak JSON'u Oluşturun ve Hibrit PDF'i E-posta ile Gönderin

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice yapılandırılmış fatura verilerini hibrit PDF/A-3 elektronik faturaya dönüştüren bir Make modülüdür. Airtable tabanına yönlendirilen bu modül, tek bir satırı okur, EN 16931 XML'e dönüştürür, hem okunabilir hem de makine tarafından ayrıştırılabilir bir dosya döndürür ve kayda geri ekler.

E-fatura yazılımı arattığınızda, satıcı karşılaştırması karşınıza çıkar: platformlar, paketler, belge başına fiyatlandırma. Airtable fatura oluşturup oluşturamayacağını arattığınızda ise, oluşturamayacağını açıklayan uzun bir yazı dizisiyle karşılaşırsınız. Bu iki sonuç arasında, zaten Airtable kullanan, faturalarının makine tarafından okunabilir olması gerektiği söylenen ve bir format gereksinimini karşılamak için işlemlerini bir faturalama platformuna taşımak istemeyen bir ekip yer alıyor. Bu senaryo tam da onlar için.

Neden Odaklı Soru-Cevap​

Neler Alacaksınız?​

Girdi: Fatura numarası, tarihler, satıcı bloğu, alıcı bloğu, bir kalem ve toplamları içeren ve Status "Yeni" olarak ayarlanmış bir Airtable satırı. Çıktı: Bu kayda eklenmiş bir ZUGFeRD PDF/A-3 dosyası ve aynı dosyayı içeren alıcıya gönderilmiş bir e-posta.

Fatura başına bir satır. Buradaki her sütun, senaryonun oluşturduğu JSON'da bir anahtar haline gelir.

Alıcı normal bir fatura görüyor. Yazılımı ise faturanın içindeki XML dosyasını görüyor.

İhtiyacınız Olanlar​

Senaryonun Genel Görünümü​

1. Airtable Watch records, ZUGFeRD Requests yeni satırları algılar.
2. Create a ZUGFeRD invoice (PDF4me), JSON'u hibrit bir PDF'ye dönüştürür.
3. Upload an attachment (Airtable), dosyayı aynı satırdaki Document alanına ekler.
4. Update a record (Airtable) sonucu geri yazar.
5. E-posta (Gmail) Send an email e-faturayı alıcıya iletir.

Senaryonun tam özeti​

İsviçre QR kodundakiyle aynı beş modüllü yapıya sahip. Sadece ortadaki PDF4me modülü farklı.

Adım 1: Airtable satırından bir senaryoyu nasıl tetiklersiniz?​

Şu ana kadar olan süreç: henüz hiçbir şey olmadı, bu tetikleyici.

"Hazır" olarak işaretlenmiş satır, fatura düzenleme talebini ifade eder.

1. Tetikleyici olarak Airtable > Watch records ekleyin.
2. Yapılandır:
   • Temel: PDF4me Live Automations
   • Masa: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • Sınır: 10
   • Formül: {Status}='New'

Watch records yapılandırması​

Status, anahtardır. Bir kişi bir satırı "Yeni" olarak ayarlayana kadar hiçbir şey yayınlanmaz.

Adım 2: Bir satırı ZUGFeRD faturasına nasıl dönüştürürsünüz?​

Şu ana kadarki akış: Airtable tetikleyicisi.

Bu, elektronik faturayı oluşturan modüldür. Ayarlar formatı belirler; JSON ise içeriği belirler.

1. PDF4me ekleyin > Create a ZUGFeRD invoice.
2. Çıkışı yapılandırın:
   • File Name: ZUGFeRD_ artı InvoiceNumber artı .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. Fatura nesnesini Invoice JSON Data alanına yapıştırın ve sütunları şu şekilde eşleştirin:

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

Bu nesnenin üç bölümüne dikkat etmekte fayda var. TypeCode 380, ticari fatura kodudur ve sabittir, temeldeki herhangi bir şeyden türetilmemiştir. UnitCode C62, "bir şeyin bir tanesi" anlamına gelen BM/ECE kodudur ve bu da saatler veya hizmet birimleri için istediğiniz şeydir. Ve sondaki Payment bloğu, alıcının ödeme yaparken belirttiği metin olan PaymentReference taşır; burada bu sadece fatura numarasıdır.

Create a ZUGFeRD invoice​

Editörde alan kaydırılabildiği için nesnenin yalnızca bir kısmı aynı anda görünür. Yukarıdaki blok ise nesnenin tamamını göstermektedir.

Her ayarın neye karar verdiği​

3. Adım: Elektronik faturayı kayıtlara nasıl geri eklersiniz?​

Şu ana kadarki süreç: tetikleyici ve PDF4me modülü.

1. Airtable ekle > Upload an attachment.
2. Yapılandır:
   • Base ve Table: 1. adımda olduğu gibi
   • Record ID: Tetikleyiciden gelen id
   • Attachment field: Document
   • File: PDF4me çıktısı - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ artı InvoiceNumber artı .pdf
   • Data: 2. modülün Document çıktısı
   • Content type: PDF file

Upload an attachment​

Burada Content type PDF file. İsviçre QR kodlu benzer senaryoda ise aynı alanda PNG görseli kullanılmaktadır.

Adım 4: Sonucu satıra nasıl kaydedersiniz?​

Şu ana kadarki süreç: her şey dosya yükleme aşamasından itibaren.

1. Airtable ekle > Update a record.
2. Yapılandır:
   • Base ve Table: 1. adımda olduğu gibi
   • Record ID: Tetikleyiciden gelen id
   • Record: Yalnızca geri yazılmasını istediğiniz bilgileri doldurun; bu genellikle Status ve OutputLink

Update a record​

Tablodaki her sütun burada görünür. Ekran görüntüsünde sütunlar boş ve panel kaydırılmış halde gösteriliyor, bu nedenle Status bilerek ayarlayın.

Adım 5: Elektronik faturayı alıcıya nasıl gönderirsiniz?​

Şu ana kadarki süreç: kayıt güncellemesine kadar her şey.

Veritabanında bulunan bir elektronik fatura henüz düzenlenmemiştir.

1. Gmail ekle > Send an email.
2. Yapılandır:
   • To: Tetikleyiciden gelen Email sütunu
   • Subject: Your e-invoice ve InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content: Alıcının adını, faturayı ve toplam tutarı belirten kısa bir HTML metni.
3. Ekteki dosyayı ekleyin:
   • File: PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ artı InvoiceNumber artı .pdf
   • Data: 2. modülün Document çıktısı

Send an email​

Ek dosya 2. modülden geliyor, bu nedenle Airtable dosyayı hiçbir zaman tekrar okumuyor.

Senaryoyu Çalıştırın ve Doğrulayın​

1. Senaryoyu Save ve bir kez çalıştırın.
2. ZUGFeRD Requests satıcı, alıcı, tek kalem, her iki tarih ve New Status bir satır ekleyin.
3. Beş modülün her biri birer işlem bildirmelidir.
4. Satırı açın: Document alanında fatura numarasıyla adlandırılmış bir PDF dosyası bulunmalıdır.
5. Ekteki dosyayı açın. Okunabilir bir fatura sayfası görmelisiniz ve ZUGFeRD doğrulayıcısı aynı dosya içinde EN 16931 XML'i bulmalıdır.
6. Alıcının gelen kutusunu kontrol ederek mesajı ve ekini inceleyin.

Yakalanan kayıtta, RE-2026-0009 numaralı satırda, Berlin Muster GmbH (KDV numarası DE123456789 Muenchen Test Kunde AG 10 adet 100,50 birimlik Consulting için bir fatura düzenlenmiş ve e-postada toplam 1195,95 EUR tutarında bir ödeme raporlanmıştır.

Yeniden derlemeye gerek kalmadan ekleyebileceğiniz yaygın varyasyonlar​

Bu, e-fatura oluşturmanın diğer yöntemleriyle nasıl karşılaştırılır?​

Her satır alternatifi açıklıyor. Son satır ise bu senaryoyu gösteriyor.

Sıkça sorulan sorular​

Borçlar muhasebesi otomasyonu nedir?​

Alıcı tarafında bu, bir faturanın gelmesi, alanlarının kimse tarafından girilmeden okunması, rakamların kontrol edilmesi ve sonucun onay için kaydedilmesi veya yönlendirilmesi anlamına gelir. Hibrit e-fatura, okuma adımını güvenilir kılan şeydir, çünkü veriler bir sayfanın resminden alınmak yerine içine yerleştirilir.

Bu senaryo, söz konusu düzenlemenin gönderme tarafını oluşturuyor. Alıcının sisteminin ayrıştırabileceği bir dosya üretmek, onların ödeme işlemlerinin otomatik olarak yürütülmesini sağlıyor.

Airtable fatura oluşturabilir mi?​

Uyumlu olmayanlar. Airtable fatura verilerini tutabilir ve bir arayüzde veya yazdırılabilir bir görünümde düzenleyebilir, ancak EN 16931 standardına uygun XML içeren bir PDF/A-3 üretemez ve e-fatura zorunluluğu da bunu gerektirir.

Bu senaryoda kullanılan ayrım pratik bir yaklaşımdır: Airtable kayıttır, PDF4me çıktıyı üretir ve çıktı dosya ek olarak kayda geri döner.

Borçlar muhasebesi otomasyonu nasıl çalışır?​

Bu işlem üç aşamadan oluşur: alım, çıkarma ve kayıt. Alım, belgelerin bir araya getirilmesidir; çıkarma, bu belgelerin alanlara dönüştürülmesidir; kayıt ise bu alanların genellikle bir güven veya onay eşiğiyle birlikte deftere yazılmasıdır.

Hibrit e-faturalar, orta aşamayı atlıyor. XML zaten dosyanın içinde olduğunda, çıkarma işlemi tanıma değil, ayrıştırma oluyor; bu nedenle düzenlemeler sürekli olarak bu yönde baskı yapıyor.

Airtable otomasyonu nedir?​

Airtable bir temel içinde tetikleyiciler ve eylemler için kendi otomasyon oluşturucusunu sunar ve bu, birçok dahili işlemi kapsar. Ancak, bu senaryonun gerektirdiği adım olan, bir belge API'sini çağırıp ek alanı için bir dosya döndüremez.

Make tam da bu nedenle onun yanında yer alıyor. Tetikleyici hala bir Airtable tablosunu izliyor, ancak senaryonun ortası Airtable kendi otomasyonlarının erişemediği hizmetlere ulaşabiliyor.

Sorun giderme​

Sonraki Adımlar​

Genellikle bir dosya formatı sorunu olarak ortaya çıkar. Aslında mesele, fatura verilerinizin nerede saklandığı ve herhangi bir şeyin bu verileri okuyup okuyamayacağıyla ilgilidir.