Sözleşmeleriniz Word'de mi? PDF4me kullanarak Zapier'da PDF/A formatına dönüştürün, sıkıştırın ve arşivleyin.
Sözleşmeler, raporlar, teklifler; bunların çoğu Word dosyaları olarak başlar. Bunları uyumluluk veya uzun süreli saklama amacıyla arşivlemeniz gerektiğinde, sade bir Word dosyası işinize yarar. .docx Yeterli olmayacak. PDF/A (ISO 19005) standarttır: yazı tipleri gömülüdür, harici bağlantı yoktur, on yıllarca okunabilir. Word'den doğrudan PDF/A'ya geçemezsiniz, önce PDF'ye dönüştürmeniz gerekir. Zapier'da tüm süreci otomatikleştirin: bir klasörü izleyin, Word'ü (veya Excel, PowerPoint'i) PDF'ye dönüştürün, sıkıştırın, bunu PDF/A'ya çevirin ve arşiv dosyasını yükleyin. Beş adım. Manuel dışa aktarma yok.
Özetle: Klasörde Yeni Dosya saatler /Blog Tarihi/PDF → PDF'ye dönüştür → PDF'yi sıkıştır → PDF/A oluştur (ör. PDF/A-2b) → Dosya Yükle ile /Blog Verileri/PDF/ÇıktıGiriş: Word Örneği.docxÇıktı: PdfA_Zap_Output.pdf Arşiv formatında.
Neden önce dönüştürme, sonra sıkıştırma, sonra arşivleme yapılıyor?
PDF/A yalnızca PDF dosyalarını kabul eder. Kaynak dosyanız Word, Excel, PowerPoint veya bir resim ise, PDF/A uygulamadan önce PDF'ye dönüştürmeniz gerekir. PDF'ye dönüştür Bu işlem DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT, EML ve yaygın görüntü formatlarını destekler. PDF'yi sıkıştır Arşivlemeden önce dosyanın boyutunu küçültür; daha küçük dosyalar daha hızlı aktarılır ve depolanır. PDF/A oluştur Yazı tiplerini gömer, harici bağımlılıkları kaldırır ve belgeyi uzun süreli saklama için kilitler. Tek bir Zap işlemiyle üçünü de yapar: dönüştürme, sıkıştırma, arşivleme.
Zap'e genel bakış
Sıralı beş adım: Yeni dosya tetiklendiğinde → PDF'ye dönüştür → PDF'yi sıkıştır → PDF/A oluştur → Dosyayı yükle. Her adım yapılandırıldığında yeşil bir onay işareti gösterir.
Neler Alacaksınız?
Giriş: Bir Word belgesi (örneğin, Word Örneği.docx) veya desteklenen diğer formatta /Blog Tarihi/PDF. Çıktı: Arşivlik bir PDF/A dosyası (örneğin, PdfA_Zap_Output.pdf) içinde /Blog Verileri/PDF/ÇıktıUyumluluk, denetim veya uzun vadeli arşivleme için hazır.
İhtiyacınız Olanlar
- Zapier, Zapier hesabıYeni Zap, tek bir tetikleyici ve dört eylem içeriyor.
- PDF4me API anahtarı, API anahtarınızı alınPDF4me eylemleri eklerken bunu bağlayın. İlk defa mı kullanıyorsunuz? Bakın PDF4me'yi Zapier'e bağlayın.
- Dropboxİzlenen klasör ve çıktı için. Google Drive veya Yeni Dosya Oluştur ve Dosya Yükle özelliğine sahip diğer depolama hizmetleri de işe yarar.
Zap: 5 Adım
- Klasörde Yeni Dosya (Dropbox): Klasörde bir dosya göründüğünde tetiklenir. Her 2 dakikada bir kontrol eder.
- PDF'ye dönüştür (PDF4me): Word, Excel, PowerPoint veya resimleri PDF'ye dönüştürür.
- PDF'yi sıkıştır (PDF4me): Arşivlemeden önce PDF dosyasının boyutunu küçültür.
- PDF/A oluştur (PDF4me): PDF dosyasını arşivleme standartlarına uygun bir formata dönüştürür.
- Dosya Yükle (Dropbox): PDF/A dosyasını çıktı klasörünüze kaydeder.
Adım 1: Klasörü İzleyin (Tetikleyici)
Şimdiye kadarki Zap: Sadece tetikleyici.
- Eklemek Dropbox → Klasörde Yeni Dosya tetikleyici olarak.
- Uzay: Varsayılan (veya Dropbox alanınız).
- Dosya (gerekli):
/Blog Tarihi/PDF. - Alt klasörlerdeki dosyaları da dahil edelim mi?: YANLIŞ (veya iç içe klasörleri dahil etmek için True).
- Dosya içeriğini de dahil edeyim mi?: EvetZap'ın dosyayı Dönüştürme, Sıkıştırma ve PDF/A Oluşturma işlemlerine iletebilmesi için gereklidir.
- Paylaşım bağlantısını ekleyelim mi?: Evet (isteğe bağlı).
Klasörde Yeni Dosya: Tetikleyici yapılandırması
Tetikleyici ayarları: Boşluk (Varsayılan), Klasör yolu (/Blog Verileri/PDFA), Dosya içeriğini dahil et seçeneği Evet olarak ayarlanmıştır. Sonraki adımların gerçek dosya baytlarını alabilmesi için dosya içeriği mutlaka dahil edilmelidir.
Dosya içeriğini de dahil edeyim mi? Olmalıdır EvetEğer yanıt "Hayır" ise, Zapier dosya yerine bir referans gönderir ve Dönüştürme/Sıkıştırma/Oluşturma adımları başarısız olur.
Adım 2: PDF'ye dönüştürün
Şimdiye kadarki Zap: Tetikleyici → PDF'ye Dönüştür.
- Eklemek PDF4me → PDF'ye dönüştür.
- Dosya (Gerekli): Harita 1. Dosya Klasöre Yeni Dosya Oluşturma adımından (Zapier "1. Dosya: (Mevcut ancak gösterilmiyor)" şeklinde gösterebilir).
- Dosya adı: Harita 1. Dosya Adı Ve 1. Dosya Uzantısı 1. adımdan itibaren. Bir Word belgesi için bu şöyle olabilir:
Kelime Örneği+.docxBu uzantı, PDF4me'ye hangi formattan dönüştürme yapacağını söyler. - Çıkış Boyutu: İsteğe bağlı. Gerekirse boş bırakın veya belirtin.
PDF'ye dönüştür: Dosya eşleme
PDF'ye dönüştürme işlemi: 1. adımda eşleştirilen dosya, tetikleyiciden alınan dosya adı (örneğin Word Sample.docx). PDF4me, uzantıdan formatı otomatik olarak algılar.
Desteklenen formatlar: DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT, EML, BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF. PDF'ye dönüştür Bu işlem, dosya uzantısından biçimi otomatik olarak algılar.
3. Adım: PDF'yi Sıkıştırın
Şimdiye kadarki Zap: Tetikle → PDF'ye Dönüştür → PDF'yi Sıkıştır.
- Eklemek PDF4me → PDF'yi sıkıştır.
- Dosya (Gerekli): Harita 2. Dosya URL'si PDF'ye dönüştürme adımından.
- Dosya adı: Harita 2. Dosya Adı Ve 2. Dosya Uzantısı 2. adımdan itibaren (örneğin
Kelime Örneği+.pdf). - Profil: Maksimum (veya tercih ederseniz daha hafif bir profil).
PDF'yi sıkıştırın: Arşivlemeden önce dosya boyutunu küçültün.
PDF sıkıştırma işlemi: 2. adımdaki dosya (PDF çıktısına dönüştür), Profil maksimum olarak ayarlandı. Daha küçük dosyalar arşivlenir ve daha hızlı aktarılır.
Adım 4: PDF/A'ya dönüştürün
Şimdiye kadarki Zap: Tetikle → PDF'ye Dönüştür → PDF'yi Sıkıştır → PDF/A Oluştur.
- Eklemek PDF4me → PDF/A oluştur.
- Dosya (Gerekli): Harita 3. Dosya URL'si PDF'i sıkıştır adımından.
- Dosya Adını Belirtin: Harita 3. Dosya Adı Ve 3. Dosya Uzantısı 3. adımdan itibaren (örneğin
Kelime Örneği+.pdf). - PDF/A Uyumluluğu (Zorunlu): Bir seviye seçin. PDF/A-2b Temel Uyumluluk Arşivleme için yaygın bir tercihtir.
PDF/A Oluştur: Arşivleme yapılandırması
PDF/A oluşturma işlemi: Sıkıştırılmış PDF çıktısından dosya seçin, 3. adımdaki dosya adını belirtin, PDF/A uyumluluğunu (örneğin PDF/A-2b Temel Uyumluluk) seçin.
PDF/A uyumluluk seçenekleri
PDF/A-1bTemel görsel bütünlük. PDF/A-1aBelge yapısıyla erişilebilir. PDF/A-2Daha gelişmiş sıkıştırma özelliğine sahip yeni standart. PDF/A-3Diğer dosyaların (örneğin XML, Excel) gömülmesine olanak tanır.
Adım 5: Arşiv PDF dosyasını yükleyin
Şimdiye kadarki Zap: Tetikle → PDF'ye Dönüştür → PDF'yi Sıkıştır → PDF/A Oluştur → Dosyayı Yükle.
- Eklemek Dropbox → Dosya Yükle.
- Uzay: Varsayılan.
- Dosya (gerekli):
/Blog Verileri/PDF/Çıktı. - Dosya (Gerekli): Harita 4. Dosya URL'si PDF/A Oluşturma adımından.
- Üzerine yaz: YANLIŞ (varsa yeniden adlandır) veya Doğru (yer değiştirmek).
- Dosya Adını Belirtin: örneğin
PdfA_Zap_Çıktısı(veya dinamik adlandırma için 1. adımdaki haritayı kullanın). - Dosya Uzantısını Belirtin:
.pdf. - Paylaşım bağlantısını ekleyelim mi?: Evet (isteğe bağlı).
Dosya Yükle: PDF/A dosyasını çıktı klasörüne kaydet
Dosya Yükleme işlemi: Klasör (/Blog Verileri/PDFA/Çıktı), PDF/A Oluştur'dan Dosya, Dosya Adı Belirtin (ör. PdfA_Zap_Output), Dosya Uzantısı Belirtin (.pdf).
Zap döngülerinden kaçının: Yükle farklı klasör tetikleyiciden daha fazla. Kullanın /Blog Verileri/PDF/Çıktı Böylece yeni dosya Zap'ı yeniden tetiklemez.
"Dönüştür Sonra Arşivle" Özelliğini Kimler Kullanıyor? Gerçek Dünya Örnekleri
Sözleşme yönetimi: İmzalanmış sözleşmeler genellikle Word veya PDF formatında gelir. Word dosyasını PDF'ye dönüştürün, sıkıştırın, ardından PDF/A'ya çevirin ve denetimlere ve yasal saklamaya hazır, uyumlu bir arşivde saklayın.
Yönetim kurulu raporları ve tutanakları: Toplantı sunumları ve Word belgelerinin uzun süre saklanması gerekir. Bunları dönüştürün, sıkıştırın, arşivleyin ve yıllarca okunabilir halde tutun.
İnsan kaynakları ve uyumluluk: Word veya Excel formatındaki politikalar, el kitapları ve eğitim materyalleri genellikle arşivlenmeyi gerektirir. Saklama ve erişilebilirlik gereksinimlerini karşılamak için bunları PDF/A formatına dönüştürün.
Hızlı Referans: Temel Ayarlar
| Adım | Ayar | Örnek |
|---|---|---|
| 1. Klasörde Yeni Dosya | Dosya içeriğini de dahil edeyim mi? | Evet |
| 2. PDF'ye dönüştürün | Dosya adı | 1. Dosya Adı + 1. Dosya Uzantısı |
| 3. PDF'yi sıkıştırın | Dosya | 2. Dosya URL'si |
| 4. PDF/A oluşturun | PDF/A Uyumluluğu | PDF/A-2b Temel Uyumluluk |
| 5. Dosya Yükle | Dosya Adını Belirtin | PdfA_Zap_Çıktısı |
Parametrelerin tüm ayrıntıları için bakınız. PDF'ye dönüştür: Zapier Ve PDF/A oluştur, Zapier.
Sorun giderme
Ayarlamak Dosya içeriğini dahil et? Evet Tetikleyici içinde. Dönüştürme, Sıkıştırma ve PDF/A Oluşturma adımları, referans değil, dosyanın gerçek baytlarına ihtiyaç duyar.
Emin olmak Dosya adı PDF'ye Dönüştür seçeneği, doğru uzantıyı (örneğin, ...) içerir. .docxPDF4me, giriş formatını algılamak için bunu kullanır.
PDF4me Sorun Giderme 401 (API anahtarı), 402 (krediler) ve daha fazlasını kapsar.
Sırada Ne Var?
- Ekle Filtrele Yalnızca belirli formatları (örneğin .docx, .pptx) işlemek ve PDF veya resim dosyalarını atlamak.
- Harita 1. Dosya Adı Çıktı dosya adına, her dosyanın temel adını koruması için değişiklik yapılır (örneğin,
Sözleşme_2024.docx→Sözleşme_2024.pdfPDF/A formatında). - PDF dosyalarınız zaten var mı? Şunu kullanın: PDF'yi sıkıştırın ve ardından PDF/Zap oluşturun. Bunun yerine, herhangi bir dönüştürme adımına gerek yoktur.