Arşivlemek istediğiniz Word veya Excel belgeleriniz mi var? Power Automate bunları uyumluluk PDF'lerine dönüştürür. Beş adımda işiniz tamam!

Raporlar, sözleşmeler ve teklifler genellikle Dropbox, SharePoint veya OneDrive'da Word dosyaları olarak saklanır. Uyumluluk, denetimler veya uzun vadeli saklama amacıyla arşivlenmeleri gerektiğinde, ham bir Word dosyasına ihtiyaç duyulur. .docx Yeterli değil. PDF/A (ISO 19005) dijital arşivleme standardıdır: yazı tipleri gömülüdür, harici bağlantı yoktur, on yıllarca okunabilir. Word'den doğrudan PDF/A'ya geçemezsiniz, önce PDF'ye dönüştürmeniz gerekir. Power Automate'te bir akış oluşturun: bulut depolamadan bir Word (veya Excel, PowerPoint) dosyası alın, PDF'ye dönüştürün, sıkıştırın, bunu PDF/A'ya çevirin ve arşiv dosyasını kaydedin. Beş adım. Tek akış. Manuel dışa aktarma yok.

Neden önce dönüştürme, sonra sıkıştırma, sonra arşivleme yapılıyor?​

PDF/A yalnızca PDF dosyalarını kabul eder. Kaynak dosyanız Word, Excel, PowerPoint veya bir resim ise, PDF/A uygulamadan önce PDF'ye dönüştürmeniz gerekir. PDF'ye dönüştür Bu işlem DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT, EML ve yaygın görüntü formatlarını destekler. PDF'yi sıkıştır Arşivlemeden önce dosyanın boyutunu küçültür; daha küçük dosyalar daha hızlı aktarılır ve depolanır. PDF/A oluştur Yazı tiplerini yerleştirir, harici bağımlılıkları kaldırır ve belgeyi uzun süreli saklama için kilitler. Tek bir akış, dönüştürme, sıkıştırma ve arşivleme olmak üzere üç işlemi de gerçekleştirir.

Akışın genel görünümü​

Sıralı beş adım: Dosya içeriğini al → PDF'ye dönüştür → PDF'yi sıkıştır → PdfA oluştur → Dosya oluştur. Her işlem yapılandırıldığında yeşil bir onay işareti gösterir.

---

Neler Alacaksınız?​

Giriş: Bir Word belgesi (örneğin, Word Örneği.docx) veya Dropbox veya SharePoint yolunda desteklenen diğer formatlarda. Çıktı: Çıktı klasörünüzde, uyumluluk, denetimler veya uzun vadeli arşivleme için hazır, arşivlenebilir bir PDF/A dosyası.

---

İhtiyacınız Olanlar​

---

Akış: 5 Adım​

1. Yol kullanarak dosya içeriğini al (Dropbox veya SharePoint): Kaynak belgeyi belirtilen yoldan getirir.
2. PDF: PDF'ye dönüştür (PDF4me): Word, Excel, PowerPoint veya resimleri PDF'ye dönüştürür.
3. PDF: Sıkıştır (PDF4me): Arşivlemeden önce PDF dosyasının boyutunu küçültür.
4. PDF: PdfA Oluştur (PDF4me): PDF dosyasını arşivleme standartlarına uygun bir formata dönüştürür.
5. Dosya oluştur (Dropbox veya SharePoint): PDF/A dosyasını çıktı klasörünüze kaydeder.

---

Adım 1: Dosya İçeriğini Alın​

Şu ana kadarki akış: Tetikleyici → Dosya içeriğini al.

1. Eklemek Akışı manuel olarak tetikle (veya Bir dosya oluşturulduğunda (otomasyon için Dropbox veya SharePoint'te).
2. Eklemek Dropbox (veya SharePoint) → Yol kullanarak dosya içeriğini al.
3. **Dosya Yolu**: Belgenizin yolunu girin, örneğin: /blog data/pdfa/Word Sample.docx.
4. İçerik Türünü Çıkar: Evet (Gelişmiş kategorisi altında).
5. Bağlantının kurulduğundan emin olun.

Dosya içeriğini şu yolu kullanarak alın: Yapılandırma​

Dosya içeriğini al: Dosya yolu, Word belgesinin yoluna ayarlandı. Bu adımdan alınan dosya içeriğini (ikili) sonraki işlemlere eşleyin, yolu değil.

---

Adım 2: PDF'ye dönüştürün​

Şu ana kadarki akış: Dosya içeriğini al → PDF'ye dönüştür.

1. Eklemek PDF4me → PDF: PDF'ye dönüştür.
2. **Dosya İçeriği**: Harita Dosya İçeriği Dosya içeriğini al.
3. **Dosya Adı***: örneğin Word Örneği.docx (PDF4me'nin formatı algılayabilmesi için uzantıyı mutlaka eklemelisiniz).
4. Emin olmak PDF4me PDF'ye bağlı.

PDF: PDF'ye dönüştür: Dosya eşleme​

PDF'ye Dönüştür: Dosya İçeriğini Al, Dosya Adı (.docx uzantılı). PDF4me, uzantıdan formatı otomatik olarak algılar.

---

3. Adım: PDF'yi Sıkıştırın​

Şu ana kadarki akış: Dosya içeriğini al → PDF'ye dönüştür → PDF'yi sıkıştır.

1. Eklemek PDF4me → PDF: Sıkıştır.
2. **Dosya İçeriği**: Harita Dosya İçeriği PDF'ye dönüştür.
3. **Dosya Adı***: örneğin Dönüştürüldü.pdf.
4. Profil Optimizasyonu: Varsayılan, Maksimum Sıkıştırma, Web için, veya Yazdırılabilir Gerektiği gibi.
5. Emin olmak PDF4me PDF'ye bağlı.

PDF: Sıkıştır: Arşivlemeden önce dosya boyutunu küçültün​

PDF Sıkıştırma: PDF'ye Dönüştürme, Dosya Adı, Optimize Profili gibi dosya içeriklerini seçin. Daha küçük dosyalar arşivlenir ve daha hızlı aktarılır.

---

Adım 4: PDF/A Oluşturun​

Şu ana kadarki akış: Dosya içeriğini al → PDF'ye dönüştür → PDF'yi sıkıştır → PdfA oluştur.

1. Eklemek PDF4me → PDF: PdfA Oluştur.
2. **Dosya İçeriği**: Harita Dosya İçeriği PDF'yi Sıkıştır seçeneğinden (veya sıkıştırmayı atladıysanız PDF'ye Dönüştür seçeneğinden).
3. **Dosya Adı***: örneğin Sıkıştırılmış.pdf.
4. **Uyumluluk**: Bir seviye seçin (örneğin, PdfA1b (temel arşivleme için).
5. Sürüm düşürmeye izin ver veya Yükseltmeye İzin VerUyumluluk politikanıza uygun şekilde ayarlayın.
6. Emin olmak PDF4me PDF'ye bağlı.

PDF: PdfA Oluştur: Arşivleme yapılandırması​

PdfA dosyası oluşturun: Sıkıştırılmış PDF'den dosya içeriği, dosya adı, uyumluluk (ör. PdfA1b), sürüm düşürmeye izin ver ve sürüm yükseltmeye izin ver seçeneklerini belirleyin.

PDF/A uyumluluk seçenekleri​

PdfA1bTemel görsel bütünlük. PdfA1aBelge yapısıyla erişilebilir. PdfA2Daha gelişmiş sıkıştırma özelliğine sahip yeni standart. PdfA3Diğer dosyaların (örneğin XML, Excel) gömülmesine olanak tanır.

---

Adım 5: Dosya Oluştur (PDF/A olarak kaydet)​

Şu ana kadarki akış: Dosya içeriğini al → PDF'ye dönüştür → PDF'yi sıkıştır → PdfA oluştur → Dosyayı oluştur.

1. Eklemek Dropbox (veya SharePoint) → Dosya oluştur.
2. **Klasör Yolu**: örneğin /blog data/pdfa/output.
3. **Dosya Adı***: örneğin Çıktı.pdf.
4. **Dosya İçeriği**: Harita Dosya İçeriği PDF dosyasından: PdfA oluşturma adımı.
5. Bağlantının kurulduğundan emin olun.

Dosya oluştur: Arşiv PDF/A dosyasını çıktı klasörüne kaydet​

Dosya oluşturma: Klasör yolu, dosya adı ve dosya içeriği, PdfA oluşturma işleminden eşleştirilir. Arşivlenmiş PDF/A dosyası seçtiğiniz klasöre kaydedilir.

---

"Dönüştür Sonra Arşivle" Özelliğini Kimler Kullanıyor? Gerçek Dünya Örnekleri​

---

Hızlı Referans: Temel Ayarlar​

Parametrelerin tüm ayrıntıları için bakınız. PDF'ye Dönüştür: Power Automate Ve PDF/A Oluştur, Power Automate.

---

Sorun giderme​

---

Sırada Ne Var?​

---