Power Automate'te Excel Fatura Şablonu: SharePoint Listesinden Doldurun ve PDF4me ile Her Faturayı PDF/A Olarak Arşivleyin

PDF4me Excel - Populate bir Excel fatura şablonunu JSON verileriyle dolduran bir Power Automate eylemidir. Burada yeni bir SharePoint liste öğesi verileri sağlar, Populate bunları şablonun akıllı işaretleyicilerine yazar ve üç PDF4me eylemi daha çalışma kitabını SharePoint'in otomatik olarak depoladığı sıkıştırılmış bir PDF/A faturasına dönüştürür.

Excel fatura şablonu aradığınızda ilk sayfa bir galeriyle karşılaşıyorsunuz. Microsoft, Vertex42, QuickBooks ve Square hepsi size iyi tasarlanmış boş bir çalışma kitabı sunuyor ve her biri indirme aşamasında duruyor. Hiçbiri şablonun nasıl doldurulacağını söylemiyor; bu da pratikte birinin müşteri bilgilerini hücrelere kopyalaması, PDF'ye dışa aktarması, dosyayı adlandırması ve bir klasöre bırakması anlamına geliyor, her seferinde bir fatura. Bu akış, bu sayfaların doğru yaptığı kısmı, yani herkesin Excel'de tasarlayabileceği bir şablonu koruyor ve indirmeden sonra gelen her adımı ortadan kaldırıyor.

Neden Odaklı Soru-Cevap​

Neler Alacaksınız?​

Girdi: Fatura başlığını, müşteri bilgilerini ve iki satır öğesini içeren bir SharePoint liste satırı. Çıktı: Aynı sitenin /Shared Documents/ArchivedExcel klasöründe sıkıştırılmış bir PDF/A-2b faturası, ExcelArchived.pdf.

Veri kaynağı: fatura başına bir liste satırı, yirmi iki sütun genişliğinde. Son satır olan Morris - INV, örnek çıktıyı üreten satırdır.

ArchivedExcel klasöründeki ExcelArchived.pdf, satır eklendikten birkaç saniye sonra akış hesabı tarafından yazılmıştır.

İhtiyacınız Olanlar​

Akışa Genel Bakış​

1. When an item is created (SharePoint tetikleyicisi), Excel Template adlı listeyi izler.
2. Compose yeni satırdan RootData JSON'unu oluşturur.
3. Get file content using path şablonu /Shared Documents/Excel Template konumundan okur.
4. Excel - Populate (PDF4me Excel), JSON verilerini 1 çalışma sayfasına birleştirir.
5. Convert to PDF (PDF4me Convert), çalışma kitabını Invoice.pdf olarak oluşturur.
6. PDF - Compress (PDF4me PDF) ve Web için Optimize Profile.
7. PDF - Create PdfA Compliance PdfA2b ile PdfA (PDF4me PDF) Oluşturun.
8. /Shared Documents/ArchivedExcel klasörüne (SharePoint) Create file.

Akışın genel görünümü​

Örnek faturayı oluşturan çalıştırma. Convert, Compress ve Create PdfA her biri on ila on bir saniye sürer ve SharePoint yazma işlemi hariç her şey bir saniyeden kısa sürede tamamlanır (iki saniye). Fatura başına yaklaşık otuz altı saniye ayırın.

Adım 1: SharePoint liste öğesi oluşturulduğunda bir akışı nasıl tetiklersiniz?​

Şu ana kadar olan süreç: henüz hiçbir şey olmadı, bu tetikleyici.

Listedeki her yeni satır bir faturayı temsil eder, dolayısıyla tetikleyici listenin kendisidir.

1. Automated cloud flow oluşturun ve SharePoint > When an item is created seçeneğini belirleyin.
2. Yapılandır:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

SharePoint tetikleyici yapılandırması​

Tek liste, tek tetikleyici. Listenin yerleşik Title sütunu fatura numarasını içerir; bu nedenle bir sonraki adımda Numara, Title ile eşleştirilir.

Adım 2: SharePoint'teki düz bir satırı Excel şablonu için JSON'a nasıl dönüştürürsünüz?​

Şu ana kadarki süreç: SharePoint tetikleyicisi.

Şablon, iç içe geçmiş bir yapı bekler: bir fatura başlığı, bir şirket bloğu, bir müşteri bloğu ve bir ürün listesi. Liste satırı düzdür. Compose ikisi arasındaki çeviri katmanıdır.

1. Data Operation > Compose.
2. Bunu Inputs alanına yapıştırın. Her değer, listedeki bir sütuna işaret eden bir triggerBody()?['<column>'] ifadesidir.

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose: kod görünümü​

Invoice, Company ve Customer tek elemanlı dizilerdir. Items listedeki her bir öğe sütunu kümesi için birer tane olmak üzere iki elemana sahiptir.

Her şablon hücresi değerini nasıl elde eder?​

From bloğu (B3) düz metindir, PDF4me formatındadır, bu nedenle her faturada aynıdır. Şablonda bunu kendi şirket adınızla değiştirin.

3. Adım: Akış, Excel şablonunu nereden okuyor?​

Şu ana kadarki akış: SharePoint tetikleyicisi artı Compose.

Şablon, belge kitaplığında bulunan sıradan bir dosyadır. İşlem akışı her çalıştırmada bu dosyayı okur, bu nedenle o anda SharePoint'te ne varsa o şablon kullanılır.

1. SharePoint > Get file content using path ekleyin.
2. Yapılandır:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type (gelişmiş): Yes

Get file content using path: yapılandırma​

Liste ve şablon klasörünün her ikisi de Excel Template olarak adlandırılıyor. Bunlar farklı şeyler: biri liste, diğeri ise Shared Documents bir klasör.

Adım 4: Excel - Populate bir Excel fatura şablonunu nasıl doldurur?​

Şu ana kadarki süreç: SharePoint tetikleyicisi artı Compose artı Get file content using path.

Bu adım, şablon galerilerinin size bıraktığı işi yapar. Excel - Populate çalışma kitabını ve JSON'u alır, her akıllı işaretçiyi bulur ve eşleşen değeri hücresine yazar.

1. Excel - Populate PDF4me Excel bağlantısından verileri doldur.
2. Yapılandır:
   • File Content: Get file content using path işleminden elde edilen Body belirteci
   • JSON Data: Compose çıktısı (token, Body olarak görünür)
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. Advanced parameters açın ve dört seçenekten üçünü ayarlayın:
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate: yapılandırma​

İşlemi gerçekleştiren iki girdi vardır: SharePoint'ten gelen şablon baytları ve Compose gelen JSON verileri. Geri kalan her şey biçimlendirme ve kapsamla ilgilidir.

Şablon iki tür işaretleyici kullanıyor ve aralarındaki fark tüm püf noktayı oluşturuyor:

• Invoice No. gibi başlık hücreleri &=RootData.Invoice.Number(noadd) ifadesini kullanır. (noadd) değiştiricisi, değeri olduğu gibi yazar ve asla yeni bir satır eklemez.
• Öğe satırı, herhangi bir değiştirici olmaksızın &=RootData.Items.Description, &=RootData.Items.Qty vb. ifadeleri içerir. Bu satır, Items dizisinin her bir öğesi için bir kez yazılır; bu nedenle iki öğe iki satır, üçüncü bir öğe ise üçüncü bir satır oluşturur.

Değiştiriciler, iç içe yollar ve formül işleme dahil olmak üzere tüm dilbilgisi, Excel Populate sözdizimi genel bakışında yer almaktadır. Dropbox şablonu ve satır içi JSON yükü ile tek başına Doldurma eylemi için, Power Automate'te JSON'dan Excel şablonunu doldurma bölümüne bakın.

Adım 5: Doldurulmuş çalışma kitabını PDF'ye nasıl dönüştürürsünüz?​

Şu ana kadarki akış: SharePoint tetikleyicisi artı Compose artı Get file content using path artı Excel - Populate.

Oluşturulan çalışma kitabı yalnızca çalıştırma işlemi içinde bulunur. Hiçbir zaman .xlsx olarak kaydedilmez; doğrudan dönüştürücüye gider.

1. PDF4me Convert bağlantısından Convert to PDF ekleyin.
2. Yapılandır:
   • File Content: Excel'den Output File Content belirteci Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF: yapılandırma​

Output File Content, doldurulmuş çalışma kitabıdır. Hiçbir zaman SharePoint'e .xlsx dosyası olarak yüklenmez.

Adım 6: Faturayı nasıl sıkıştırıp PDF/A formatına dönüştürürsünüz?​

Şu ana kadarki süreç: Her şey Convert to PDF aşamasından geçti.

PDF4me PDF bağlantısından iki işlem yapılır: önce sıkıştırma, sonra sertifikasyon. Bunların tersi, sıkıştırmanın zaten uyumlu hale getirilmiş bir dosyayı yeniden yazmasına izin verir.

1. PDF - Compress.
   • File Content: Convert to PDF gelen Body belirteci
   • File Name: Önceki işlemden aktarılan headers/FileName belirteci
   • Optimize Profile: Web
2. PDF - Create PdfA.
   • File Content: PDF'den Body belirteci PDF - Compress
   • File Name: headers/FileName belirteci
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress ve Create PdfA: parametreler​

Compress işlemi, fatura onaylanmadan önce dönüştürülmüş fatura üzerinde çalışır.

Create PdfA, belgeye dokunan son işlemdir ve tam olarak olması gereken yer de burasıdır.

Aynı çift , Power Automate'te otomatik SharePoint klasörüyle PDF arşivleme işlemi yaparak, zaten SharePoint'te bulunan dosyalar üzerinde de aynı işi yapar.

Adım 7: Tamamlanan fatura nereye kaydedilir?​

Şu ana kadarki süreç: Her şey Create PdfA üzerinden gerçekleşti.

Son işlem, onaylı faturayı aynı SharePoint sitesine geri yazar.

1. SharePoint ekle > Create file.
2. Yapılandır:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content: PDF'den Body belirteci PDF - Create PdfA

SharePoint Create file: yapılandırma​

PDF4me'nin her eylemi Body adlı bir belirteç üretir, bu nedenle etiket tek başına hangi eylemi seçtiğinizi göstermez. Üzerine gelin veya kod görünümünde body('PDF_-_Create_PdfA') ifadesini kontrol edin.

Akışı Çalıştırın ve Doğrulayın​

1. Sağ üst köşedeki akışı Save.
2. Listeye Excel Template adında yeni bir öğe ekleyin ve şablonun kullandığı her sütunu doldurun.
3. Çalıştırma geçmişini açın. Sekiz işlemin tamamı yeşil renkte olmalı; Convert, Compress ve Create PdfA en çok zaman alan işlemler olmalıdır.
4. /Shared Documents/ArchivedExcel klasörünü açın ve PDF dosyasının orada olduğunu, Modified By ilgili hesabın göründüğünü kontrol edin.
5. Dosyayı açın ve listedeki satırla karşılaştırın, ardından PDF/A bildirimi için belge özelliklerini kontrol edin.

Yakalanan çalıştırmadan elde edilen fatura 37.876 bayttır. Fatura, 2026-09-01 tarihli ve 2026-09-20 tarihli, iki kalemden oluşan Morris - INV satırını (müşteri Morris Luma Invoicing.co) içerir: PDF to Excel (adet 60) ve PDFA (adet 45). XMP meta verileri pdfaid:part 2 ve pdfaid:conformance B olarak belirtir; bu da içeriden bakıldığında PDF/A-2b'dir. 5. adımda açıklanan sayfa kurulumu nedeniyle tek sayfa yerine iki sayfadır.

Yeniden derlemeye gerek kalmadan ekleyebileceğiniz yaygın varyasyonlar​

Bu yöntem, fatura oluşturmanın diğer yöntemleriyle nasıl karşılaştırılır?​

Her satır alternatifi açıklıyor. Son satır ise bu akışı gösteriyor.

Önemli olan fark şu: İlk ikisi düzeni Excel'de tutarken bir kişiyi de sürece dahil ediyor, üçüncüsü ise kişiyi ortadan kaldırıp düzeni koda taşıyor. Sadece bu akış her ikisini de yapıyor.

Sıkça sorulan sorular​

Excel'de fatura şablonu var mı?​

Evet. Excel, fatura şablonlarıyla birlikte gelir: masaüstü uygulamasında File > New seçin ve fatura araması yapın; Microsoft ayrıca çevrimiçi şablon galerisinde daha fazlasını yayınlamaktadır. Bunlar elle doldurulmak üzere tasarlanmıştır.

Bu yazıda kullanılan şablon farklı bir iş için tasarlanmıştır. Değer hücreleri örnek metin yerine akıllı işaretleyiciler içerir, böylece bir akış tarafından doldurulabilir. Zaten beğendiğiniz herhangi bir fatura şablonunu da aynı şekilde dönüştürebilirsiniz: tasarımı koruyun ve her değeri &=RootData.Invoice.Number(noadd) gibi bir işaretleyiciyle değiştirin.

Excel verilerinden fatura nasıl oluşturulur?​

Verileri satırlar halinde tutun, düzeni bir şablonda tutun ve ikisini birleştirecek bir şey bırakın. Yalnızca Excel içinde bu şey, Word'ün posta birleştirme özelliği veya bir VBA makrosu olabilir ve her ikisi de birinin masaüstünde çalışır.

Bu akışta satırlar bir SharePoint listesinde bulunur, Compose bir satırı JSON'a dönüştürür ve Excel - Populate bunu şablona birleştirir. Verileriniz zaten OneDrive veya SharePoint'te bir Excel tablosu ise, Excel Online (Business) bağlayıcısının List rows present in a table eylemi, triggerBody() yerine items('Apply_to_each') kullanarak aynı Compose bir Apply to each döngüsü içinde besleyebilir. 3. adımdan itibaren her şey olduğu gibi kalır.

Excel'de faturaları nasıl otomatik hale getirebilirim?​

Fatura işlemini otomatikleştirmek, bir kişinin fatura başına yaptığı her adımı ortadan kaldırmak anlamına gelir: değerleri girmek, PDF'ye dışa aktarmak, dosyayı adlandırmak ve arşivlemek. Şablonun kendisi normal bir Excel dosyası olarak kalır.

Bu akış, dört işlemin tamamını kaldırır. Liste satırı tek girdidir. Şablon Excel - Populate ile doldurulur, Convert to PDF - ile dışa aktarılır, PDF - Create PdfA ile arşivlenir ve Create file - ile arşivlenir. 7. adımda açıklandığı gibi, dosya adı satırdan oluşturulduktan sonra, elle yapılacak hiçbir şey kalmaz.

Power Automate Excel dosyalarını PDF'ye dönüştürebilir mi?​

Evet. Bulut akışında, OneDrive for Business bağlayıcısının Convert file eylemi bir .xlsx dosyasını PDF'ye dönüştürür, ancak bu yalnızca OneDrive'da depolanan dosyalar için geçerlidir; bu nedenle SharePoint akışları genellikle çalışma kitabını önce oraya kopyalar ve daha sonra siler.

PDF4me Convert to PDF dosya içeriğini önceki herhangi bir işlemden doğrudan alır. Bu nedenle, bu akıştaki doldurulmuş çalışma kitabı hiçbir yere kaydedilmez: Excel - Populate işleminden doğrudan dönüştürücüye gider ve SharePoint'e yerleşen tek dosya tamamlanmış PDF/A faturasıdır.

Sorun giderme​

Sonraki Adımlar​

Aynı sekiz adımlı yöntem (satırı listele, JSON'a dönüştür, şablonu al, doldur, dönüştür, sıkıştır, onayla, kaydet), başlangıçta elektronik tablo olan her türlü belgeyi ele alır: teklifler, teslimat notları, beyanlar ve sertifikalar.