Power Automate'te E-posta Arşivleme: PDF4me ile Tek Bir Outlook Mesajı, SharePoint'te Sıkıştırılmış Bir PDF/A Dosyasına Dönüşüyor

PDF4me PdfA Oluştur Bu, bir PDF dosyasını ISO 19005 arşivleme standardına yeniden yazan bir Power Automate eylemidir. Mesaj gövdesini dönüştüren, tüm ekleri dönüştüren ve birleştiren bir Outlook akışının sonuna yerleştirildiğinde, e-posta arşivini SharePoint'in kalıcı olarak sakladığı tek bir sıkıştırılmış PDF/A dosyasına dönüştürür.

E-posta arşivleme diye arama yaptığınızda ilk sayfada size depolama hizmeti satılıyor. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy; bunların hepsi "e-postalar nerede ve ne kadar süreyle saklanacak?" sorusuna cevap veriyor. Ancak hiçbiri, arşivin saklanmaya değer olup olmadığına karar veren asıl soruyu yanıtlamıyor: Hangi formatta? Bir posta kutusu dışa aktarımı, yalnızca bir şey onu hala açabiliyorken okunabilir durumdadır. Bu akış, arşivlemeyi önce bir biçim sorunu, sonra bir depolama sorunu olarak ele alır; bu, sonuç sayfasındaki herkesin düşündüğünün tam tersidir.

Neden Odaklı Soru-Cevap​

Neler Alacaksınız?​

Giriş: Bir veya daha fazla ek içeren bir Outlook e-postası. Çıktı: SharePoint'te, mesaj gövdesini ilk sayfa olarak ve ardından tüm ekleri sırayla içeren tek bir sıkıştırılmış PDF/A-2b dosyası.

İşlem akışını tetikleyen mesaj: kısa bir metin ve bir PDF eki.

EmailArchive.pdf dosyası, e-posta geldikten yaklaşık bir dakika sonra flow hesabı tarafından yazılmıştır.

İhtiyacınız Olanlar​

Akışa Genel Bakış​

1. Yeni bir e-posta geldiğinde (V3) (Ek dosyalar dahil Outlook tetikleyicisi.)
2. Değişkeni başlat email, türü Dizi.
3. PDF'ye dönüştür (PDF4me Connect) HTML mesaj gövdesinde.
4. Dizi değişkenine ekle Dönüştürülmüş gövdeyi itiyor.
5. Her birine uygulayın tetikleyicinin üzerinde Attachments.
6. PDF'ye dönüştür 2 her bir eklentinin üzerinde contentBytes.
7. Dizi değişkeni 2'ye ekle Dönüştürülen her bir eklentiyi iterek.
8. Birden fazla PDF dosyasını tek bir PDF dosyasına birleştirin. (PDF4me Connect).
9. PDF - Sıkıştır Optimize Profil ile Web.
10. PDF - PdfA Oluştur Uyumluluk ile PdfA2b.
11. Dosya oluştur (SharePoint) içine /Shared Documents/EmailArchive.

Akışın genel görünümü​

Her biri on ila on bir saniye süren dört belge işlemi, işlemin büyük bölümünü oluşturuyor. Tek ekli bir mesaj için yaklaşık elli altı saniye, her ek dosya için ise yaklaşık on saniye daha fazla süre ayırmanız gerekiyor.

Adım 1: Gelen Outlook e-postalarında bir akışı nasıl tetiklersiniz?​

Şu ana kadarki akış: Henüz bir şey olmadı, bu tetikleyici unsur.

Arşivlenecek içeriğe tetikleyici karar verir, bu nedenle burada dikkatli olmakta fayda var. Gelişmiş parametrelerinden ikisi asıl işi yapıyor.

1. Bir tane oluşturun Otomatik bulut akışı ve seç Office 365 Outlook > Yeni bir e-posta geldiğinde (V3).
2. Açık Gelişmiş parametreler ve yapılandırın:
   • İle: [email protected]
   • Ekleri Dahil Et: Yes
   • Önem: Any
   • Yalnızca Eklerle: Yes
   • Dosya: Inbox

Outlook tetikleyici yapılandırması​

"Ekleri Dahil Et" seçeneği insanların gözden kaçırdığı bir özellik. Bu seçeneği devre dışı bırakırsanız döngü yine çalışır, ancak her ek dosya boş içerikle gelir.

Adım 2: Akış neden bir dizi değişkenine ihtiyaç duyuyor?​

Şu ana kadarki akış: Outlook tetikleyicisi.

Eklerin sayısı mesaj ulaşana kadar bilinmediğinden, akışın bilinmeyen sayıda PDF dosyasını sıralarını koruyarak biriktirebileceği bir yere ihtiyacı vardır.

1. Eklemek Değişkenler > Değişkeni başlat.
2. Yapılandır:
   • İsim: email
   • Tip: Array
   • Değerboş bırakın

Değişken yapılandırmasını başlatın​

Değer boş kalır. Gövde, döngüden önce eklenir ve bu da onu birinci sayfaya yerleştirir.

3. Adım: E-posta içeriğini PDF'ye nasıl dönüştürürsünüz?​

Şu ana kadarki akış: Outlook tetikleyicisi ve değişken başlatma.

Outlook tetikleyicisi mesaj gövdesini HTML olarak iletiyor. PDF4me Convert to PDF bunu işliyor, bu yüzden dosya adı bir "." içeriyor. .html PDF dosyası geri gelse bile uzantı ekleniyor.

1. Eklemek PDF'ye dönüştür -den PDF4me Connect bağlantı.
2. Yapılandır:
   • İçerik: Body belirteç, şuna çözümlenir: triggerOutputs()?['body/body']
   • Dosya adı: email-body.html

PDF'ye dönüştürme yapılandırması​

Dosya adındaki uzantı, dönüştürücüye ne tür bir dosya verildiğini söyler. Girdi HTML olduğundan, çıktı PDF olsa bile email-body.html doğrudur.

Adım 4: Mesaj gövdesini birinci sayfaya nasıl yerleştirirsiniz?​

Şu ana kadarki akış: Outlook tetikleyicisi, Değişkeni başlat, PDF'ye dönüştür.

Birleştirilmiş belgedeki sıralama, öğelerin diziye giriş sırasıdır. Döngüden önce gövdeyi buraya eklemek, onu ilk sırada tutan tüm mekanizmadır.

1. Eklemek Değişkenler > Dizi değişkenine ekle.
2. Yapılandır:
   • İsim: email
   • Değer: Dosya İçeriği belirteçten PDF'ye dönüştürBu da şu sonuca varıyor: body('Convert_to_PDF')

Dizi değişkeni yapılandırmasına ekle​

Değer, dosya içeriği belirteci olmalıdır; bu da body('Convert_to_PDF') şeklindedir. Bunun dışında herhangi bir şey yazmak, birleştirme işleminin daha sonra başarısız olmasının en yaygın nedenidir.

Adım 5: Tüm e-posta eklerini PDF'ye nasıl dönüştürürsünüz?​

Şu ana kadarki akış: Outlook tetikleyicisi, Değişkeni başlat, PDF'ye dönüştür, Dizi değişkenine ekle.

Ekler koleksiyonu üzerinde bir döngü, içinde iki işlem. Tüm kalıp bu ve ek sayısı arttıkça değişmiyor.

1. Eklemek Kontrol > Her birine uygulayın.
2. Önceki adımlardan bir çıktı seçin.: Attachments belirteç, şuna çözümlenir: triggerBody()?['Attachments'].

Her bir yapılandırmaya uygulayın.​

Döngünün içinde iki işlem var ve bu durum ister bir ister yirmi bağlantı için geçerli.

Şimdi döngünün içine ilk işlemi ekleyin.

3. Eklemek PDF'ye dönüştür (PDF4me Connect) döngünün içinde. Power Automate buna isim veriyor. PDF'ye dönüştür 2.
4. Yapılandır:
   • Dosya İçeriği: ifade base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Dosya adı: name ekteki belirteç

Outlook, ekleri base64 kodlu olarak iletir. base64ToBinary işlevi, contentBytes'ı dönüştürücünün okuyabileceği bir dosyaya geri dönüştürür.

Ardından döngünün içindeki ikinci işlem.

5. Eklemek Dizi değişkenine ekle döngünün içinde, adı Dizi değişkeni 2'ye ekle.
6. Yapılandır:
   • İsim: email
   • Değer: Dosya İçeriği belirteçten PDF'ye dönüştür 2Bu da şu sonuca varıyor: body('Convert_to_PDF_2')

Aynı dizi, 4. adımdakiyle aynı desen. Döngünün her geçişi, nihai arşive bir sayfa aralığı daha ekler.

İki döngü ifadesi​

base64ToBinary Ve items() ikisi de şuradan geliyor: İş Akışı Tanımlama Dili fonksiyon referansıBu, bir ifade alanının kabul edeceği şeylerin yetkili listesidir.

Adım 6: Bilinmeyen sayıda PDF dosyasını tek bir dosyada nasıl birleştirirsiniz?​

Şu ana kadarki akış: Her şeyi "Her birine uygula" döngüsünden geçirin.

Döngü tamamlandığında, email Dizi, ana PDF dosyasını ve ardından tüm ek PDF dosyalarını içerir. Birleştirme işlemi, tüm diziyi tek bir çağrıda alır.

1. Eklemek Birden fazla PDF dosyasını tek bir PDF dosyasına birleştirin. itibaren PDF4me ConnectDöngüden sonra.
2. Yapılandır:
   • belge içeriği: @variables('email')
   • Çıktı Dosya Adı: EmailArchive.pdf

Kod görünümü, şekli netleştirir:

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

Birleştirme işlemi kod görünümü​

runAfter Apply_to_each Succeeded ifadesi, birleştirme işleminin her ekin dönüştürme işleminin tamamlanmasını beklemesini garanti eder.

Adım 7: E-posta arşivini PDF/A ile uyumlu hale nasıl getirirsiniz?​

Şu ana kadarki akış: Her şey Merge üzerinden.

İki eylem, bu sırayla, PDF4me PDF bağlantı. Sıralama kozmetik değil.

1. Eklemek PDF - Sıkıştır.
   • Dosya İçeriği: birleştirilmiş dosya içeriği
   • Dosya adı: headers/FileName önceki işlemden aktarılan belirteç
   • Profil Optimizasyonu: Web
2. Eklemek PDF - PdfA Oluştur.
   • Dosya İçeriği: sıkıştırılmış dosya içeriği
   • Dosya adı: headers/FileName belirteç
   • Uyumluluk: PdfA2b
   • Yükseltmeye İzin Ver: Yes
   • Sürüm düşürmeye izin ver: Yes

PDFA parametrelerini sıkıştırın ve oluşturun.​

Sıkıştırma işlemi, herhangi bir onaylama işlemi yapılmadan önce, birleştirilmiş belge üzerinde çalışır.

"PdfA oluştur" işlemi, belgeye dokunan son işlemdir ve tam olarak olması gereken yer de burasıdır.

Adım 8: Tamamlanan arşiv nerede saklanacak?​

Şu ana kadarki akış: Create PdfA aracılığıyla her şey.

Son işlem, onaylanmış dosyayı SharePoint'e yazar.

1. Eklemek SharePoint > Dosya oluştur.
2. Yapılandır:
   • Site Adresi: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Klasör Yolu: /Shared Documents/EmailArchive
   • Dosya adı: EmailArchive.pdf
   • Dosya İçeriği: Dosya İçeriği belirteçten PDF - PdfA OluşturBu da şu sonuca varıyor: body('PDF_-_Create_PdfA')

SharePoint Dosya yapılandırması oluşturma​

Dosya içeriği body('PDF_-_Create_PdfA') olarak çözümleniyor. Bunun yerine Sıkıştırma'dan alın ve arşiv olmayan geçerli bir PDF elde edin.

Akışı çalıştırın ve doğrulayın.​

İzlenen adrese en az bir ekli bir test mesajı gönderin, ardından tek bir şey yerine üç şeyi kontrol edin.

1. Koşu geçmişi. On bir işlemin tamamı yeşil renkte ve "Her birine uygula" seçeneği doğru yineleme sayısını gösteriyor. Kaydedilen çalıştırma şu şekildedir: 1 of 1 Tek ekli bir e-posta için.
2. SharePoint klasörü. EmailArchive.pdf mevcut /Shared Documents/EmailArchive"Değiştiren" bilgisi, işlemin hesabını gösterir.
3. Dosyanın kendisi. İnsanların atladığı adım bu. Belge özelliklerini açın ve PDF/A bildiriminin gerçekten orada olup olmadığını doğrulayın.

Yakalanan çalıştırma sonucunda oluşturulan arşiv, 32.088 bayt boyutundadır. iki sayfa: Birinci sayfadaki mesaj gövdesi, ikinci sayfadaki ek dosya. Gömülü XMP meta verileri şunu belirtir: pdfaid:part gibi 2 Ve pdfaid:conformance gibi BBu, PDF/A-2b'nin iç görünümüdür. Kendi çıktınız sorunsuz açılıyorsa ancak böyle bir bildirim içermiyorsa, "Dosya oluştur" eylemi neredeyse kesinlikle yanlış yukarı akış eyleminden okuyordur.

Yeniden derlemeye gerek kalmadan ekleyebileceğiniz yaygın varyasyonlar​

Bu yaklaşım, alışılagelmiş yaklaşımlarla nasıl karşılaştırılıyor?​

Önemli olan ayrım şu: İlk üçü e-postanın nerede bulunduğunu yanıtlıyor. Sadece sonuncusu, onu oluşturan yazılım ortadan kalktığında e-postanın hala doğru şekilde görüntülenip görüntülenmeyeceğini yanıtlıyor.

Sıkça sorulan sorular​

E-posta arşivleme nedir?​

E-posta arşivleme, mesajları posta kutusu temizliği, personel ayrılışı ve saklama sürelerinin dolması gibi durumlardan etkilenmeden ayrı ve kalıcı bir depoya kaydetme uygulamasıdır. Çoğu ürün bunu bir depolama sorunu olarak tanımlar: postaları güvenli bir yere kopyalayın ve aranabilir hale getirmek için indeksleyin.

Bu tanım eksik. Bir arşiv ancak açılabiliyorsa işe yarar ve bir posta öğesi onu tutan sisteme bağlıdır. Mesajı ve eklerini sabit bir belge formatına dönüştürmek, bir kopyayı kayda dönüştüren şeydir.

E-posta arşivleme nasıl çalışır?​

Geleneksel olarak, bir günlükleme aygıtı posta sunucusunun yanında bulunur ve her şeyin bir kopyasını alarak, kendi arama arayüzüne sahip özel bir depoda saklar.

Bu iş akışı farklı çalışır. Dosya geldiğinde bir tetikleyici devreye girer, gövde ve ekler PDF'ye dönüştürülür, sırayla tek bir belge halinde birleştirilir, sıkıştırılır ve SharePoint'e yazılmadan önce PDF/A-2b'ye dönüştürülür. Herhangi bir cihaz veya özel depolama alanı yoktur ve çıktı, yazılımınız olmadan herkesin açabileceği bir dosyadır.

E-postaları SharePoint'e nasıl arşivleyebilirim?​

Bir nokta Office 365 Outlook Posta kutusunda tetikleme yapın, akış içindeki belge işlemlerini gerçekleştirin ve işlemi tamamlayın. SharePoint'te dosya oluşturma Hedef klasörü gösteriyor. Şekli bu.

Önemli olan doğru yazdığınız şeydir. Kaydetmek .msg veya .eml Bir belge kitaplığına eklemek teknik olarak SharePoint'e arşivleme anlamına gelir, ancak sonuç bir e-posta istemcisi gerektiren bir e-posta öğesidir. PDF/A dosyası ise SharePoint'in diğer belgeler gibi indeksleyebileceği, önizleyebileceği ve saklama etiketi uygulayabileceği bir belgedir.

SharePoint'te e-postaları kaydedebilir misiniz?​

Evet, çeşitli şekillerde mümkün ve bunlar birbirinin aynısı değil. Outlook'tan bir mesajı senkronize edilmiş bir kitaplığa sürükleyebilir, tek bir e-posta için "OneDrive'a Kaydet" seçeneğini kullanabilir veya bu akışta olduğu gibi Power Automate ile otomatikleştirebilirsiniz.

Manuel rotalar mesajı orijinal biçiminde kaydeder, bu nedenle ekler yalnızca bir e-posta istemcisinin açabileceği bir dosyanın içine gömülü kalır. Otomatik rota ise çıktı biçimini belirlemenize olanak tanır; bu nedenle, kolaylıktan ziyade saklama amacı söz konusu olduğunda tercih edilir.

E-posta arşivleme konusunda en iyi uygulamalar nelerdir?​

Dört yöntem, kullanılan araçtan bağımsız olarak geçerlidir. Arşivleme, bir programa göre değil, dosyanın geldiği anda yapılır; böylece birinin hatırlamasına bağlı bir durum olmaz. Dosya gövdesini ve eklerini bir arada tutun, çünkü bunları ayırmak, mesajı kanıt niteliği taşıyan bağlamı yok eder. Arkasında bir özellik belirtimi olan bir format kullanın; bu pratikte PDF/A anlamına gelir. Ve her arşivlenmiş öğeye benzersiz bir ad verin, çünkü dünkü dosyayı üzerine yazan bir arşiv, fazladan adımlar içeren tek bir belgedir.

Buradaki akış, yapı gereği ilk üçünü takip eder. Dördüncüsü ise canlıya geçmeden önce yakalanan yapılandırmadan değiştirmeniz gereken tek şeydir.

Sorun giderme​

İlgili okuma​

Bu yazıda e-posta otomasyonunun arşiv formatı kısmı ele alınmaktadır. Yan yana bulunan üç kılavuzda ise bu konunun diğer bölümleri incelenmektedir:

• E-posta gövdesini ve tüm eklerini tek bir birleştirilmiş PDF dosyasına dönüştürün. Birleştirme deseninin kendisini daha ayrıntılı olarak ele alıyor ve Dropbox'a kaydediyor.
• Gelen her e-postayı denetime hazır bir PDF arşivine dönüştürün. Kayıt yönetimi açısından aynı yedi adımı izler.
• Power Automate'te otomatik SharePoint klasörü ile PDF arşivleme Bu işlem, e-posta kullanılmadan, zaten SharePoint'te bulunan belgelere sıkıştırma ve PDF/A çiftini uygular.

Sonraki Adımlar​

Depolama alanı, e-postanızın nerede saklanacağına karar verir. Biçim ise, birilerinin onu hala okuyup okuyamayacağına karar verir. Bu akış, sonuçların ilk sayfasında kimsenin sormadığı ikinci soruyu çözüyor.