Power Automate'te Talep Mektubu Şablonu: PDF4me ile SharePoint'teki Her Hazır İşlem İçin PDF Mektubu Oluşturun

PDF4me Generate Document Single, JSON verilerini bir Word şablonuna birleştiren ve tamamlanmış bir belge döndüren bir Power Automate eylemidir. SharePoint'teki yasal davalar listesine yönlendirildiğinde, her bir dava için bir talep mektubu şablonunu PDF mektubuna dönüştürür, her mektubu ilgili dava klasörüne kaydeder ve davanın durumunu günceller.

Bir talep mektubu şablonu aradığınızda, ilk sayfa mahkeme yardım merkezlerine, hukuki yardım sitelerine ve form kütüphanelerine ait oluyor. California Courts, WashingtonLawHelp ve LawDepot, tek bir mektubun nasıl yazılacağını ayrıntılı bir şekilde açıklıyor. Ancak bunların hiçbiri, haftada otuz tane gönderen, mektubun kolay, etrafındaki idari işlerin ise zor olduğu bir firmayı ele almıyor: müvekkili, karşı tarafı ve tutarı dava dosyasından kopyalamak, PDF dosyasını doğru dosya klasörüne kaydetmek ve dosyayı tamamlanmış olarak işaretlemeyi hatırlamak. Bu akış, bu idari işleri hallediyor ve metni avukatların kontrolündeki bir Word belgesine bırakıyor.

Neden Odaklı Soru-Cevap​

Neler Alacaksınız?​

Girdi: Her biri dava ID, müvekkil, olay tarihi, karşı taraf, tazminat miktarı, avukat ve durum bilgilerini içeren bir SharePoint dava listesi. Çıktı: Her dava için /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID> klasöründe hazır olarak işaretlenmiş bir PDF talep mektubu, davanın durumu Demand Letter Generated olarak değiştirilmiş ve toplu işlem için bir özet e-posta.

MAT-1001.pdf, akış hesabı tarafından yazılmış ve kendi dosya klasöründe yer almaktadır.

Tek bir işlem grubuna ait özet. Sayı, DocIndex değişkeninden alınmıştır.

İhtiyacınız Olanlar​

Akışa Genel Bakış​

1. Manually trigger a flow bir toplu işlemi başlatır.
2. Get items seçeneği, Filter Query Status eq 'Ready for Demand Letter' olan Matters listesini okur.
3. Select işlemi, her bir konuyu altı şablon alanına eşler.
4. Get file content okunuyor: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx.
5. Initialize variable DocIndex 0 ayarlanmış bir tamsayı olarak oluşturur.
6. Get items gelen konular üzerinde Apply to each.
7. PDF - Generate Document (Single) (PDF4me PDF) Output Type PDF olan şablonu doldurur.
8. Create file (SharePoint) işlemi, mektubu /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID> klasörüne kaydeder.
9. Update item (SharePoint) işlemi, Status Demand Letter Generated olarak ayarlar.
10. Increment variable DocIndex 1 ekler.
11. Send an email (V2) (Office 365 Outlook), toplu özet gönderir.

Akışın genel görünümü​

İki aşamalı bir işlem. Döngü her iki geçiş için yedi saniye sürdü ve SharePoint yazma işlemi, harf başına iki saniye ile içindeki en yavaş adım oldu.

Adım 1: Talep mektubu toplu işlemine nasıl başlanır?​

Şu ana kadar olan süreç: henüz hiçbir şey olmadı, bu tetikleyici.

Manuel tetikleme, mektupların gönderilme şekline uygundur: biri hazır olarak işaretlenmiş belgeleri inceler, ardından düğmeye basar.

1. Instant cloud flow oluşturun ve Manually trigger a flow seçeneğini belirleyin.
2. Hiçbir girdi belirtmeden bırakın. Liste, hangi konuların toplu işleme dahil edileceğine kendisi karar verir.

Manuel tetikleme yapılandırması​

Hiçbir giriş yok. Seçim bir sonraki adımda, Status sütununda gerçekleşir.

Adım 2: Sadece ihtar mektubu göndermeye hazır olan konuları nasıl seçersiniz?​

Şu ana kadarki akış: Manually trigger a flow.

Get items seçim işlemini yapar, bu nedenle akışın kendisi hiçbir zaman bir durumu kontrol etmek zorunda kalmaz.

1. SharePoint > Get items ekleyin.
2. Yapılandır:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
3. Advanced parameters açın ve aşağıdaki ayarları yapın:
   • Filter Query: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • Order By: Title asc

Get items: yapılandırma​

Filtre değeri, büyük harfler de dahil olmak üzere tam olarak eşleştirilir. Title göre sıralama, harfleri dosya numarası sırasına göre üretir.

3. Adım: Select eylemi neyi eşler?​

Şu ana kadarki süreç: Manually trigger a flow ve Get items.

Select her bir madde satırını şablonun bildiği altı alana tam olarak dönüştürür; bu da liste ve şablon arasındaki sözleşmeyi okumayı kolaylaştırır.

1. Data Operation > Select.
2. Gönderen: Get items Al'dan gelen body/value belirteci.
3. Harita: Aşağıdaki tabloda olduğu gibi, şablon alanı başına bir satır.

Select: yapılandırma​

Beş alan sütun adlarını koruyor. Altıncı alan olan MatterID ise listenin Title sütunundan geliyor.

Her bir yer tutucunun değerini nasıl elde ettiği​

Adım 4: Akış, Word şablonunu nereden okuyor?​

Şu ana kadarki süreç: Manually trigger a flow + Get items + Select.

Şablon, belge kitaplığında bulunan sıradan bir Word dosyasıdır. Döngüden önce burada okunması, dosyanın her konu için bir kez değil, her toplu işlem için bir kez alınması anlamına gelir.

1. SharePoint > Get file content ekleyin.
2. Yapılandır:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Identifier: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • Infer content type (gelişmiş): Yes

Get file content: yapılandırma​

SharePoint'teki şablonu düzenleyin ve bir sonraki işlem grubu, iş akışında herhangi bir değişiklik yapmadan yeni metni kullanacaktır.

Şablon, PDF4me şablon sözdiziminde altı yer tutucu içerir: <<[Attorney]>>, <<[IncidentDate]>>, <<[OpposingParty]>>, <<[MatterID]>>, <<[ClientName]>> ve <<[DamagesAmount]>>. Antetli kağıt, referans satırı ve bunların etrafındaki gövde metni düz Word içeriğidir. Word şablon sözdizimi genel bakışı, bir yer tutucunun yapabileceği diğer her şeyi kapsar.

Adım 5: Akışın neden bir sayaç değişkenine ihtiyacı var?​

Şu ana kadarki süreç: Her şey Get file content aşamasından geçti.

Özet e-postanın bir sayıya ihtiyacı var ve bunu döngünün dışına taşımak için en basit yol bir değişken kullanmaktır.

1. Variables Ekle > Initialize variable.
2. Yapılandır:
   • Adı: DocIndex
   • Tür: Integer
   • Değer: 0

Initialize variable: yapılandırma​

Initialize variable akışın en üst seviyesinde yer almalıdır. Power Automate, döngü içinde başlatılmasına izin vermez.

Adım 6: Her dava için ayrı bir ihtar mektubu nasıl oluşturulur?​

Şu ana kadarki akış: Her şey Initialize variable aşamasına kadar.

Asıl işi yapan döngü budur. Her geçişte bir mektup oluşturulur, dosyalanır, konu güncellenir ve sayılır.

1. Control Ekle > Apply to each.
2. Select an output from previous steps: Get items Al'dan gelen body/value belirteci.

Apply to each: yapılandırma​

Döngünün içinde dört işlem var ve bu durum ister bir kişi için ister elli kişi için geçerli.

Şimdi döngünün içindeki ilk eylem.

3. PDF4me PDF bağlantısından PDF - Generate Document (Single).
4. Yapılandır:
   • Template File Type: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • Template File Name: DemandLetterTemplate.docx
   • Template File Data: Get file content çıktısı üzerinde bir base64() ifadesi, örneğin base64(body('Get_file_content'))
   • Document Data Type: Json
   • Document Data File: boş bırakın
   • Document Data Text: Mevcut konudan oluşturulan aşağıdaki JSON verisi
   • Output Type: PDF
   • Keep Pdf template Editable: No

Document Data Text belirteçler şu ifadelere karşılık gelir:

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

Generate Document (Single): yapılandırma​

JSON anahtarları, yer tutucu adlarıyla tam olarak eşleşmelidir. Değeri farklı adlandırılmış bir sütundan gelen tek anahtar MatterID.

Tarih için, Word Word biçimlendirme bölümünde açıklandığı gibi, yer tutucuya bir biçimlendirme dizesi verin:

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">> 14 Haziran 2026 tarihini yazdırır.

Miktar için, şablona ulaşmadan önce Document Data Text biçimlendirin. Bu, DamagesAmount sütununun Sayı veya Para Birimi türünde olduğunu varsayar:

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US') 18.500 üretir.

Bu yazıda kullanılan formatNumber ve diğer fonksiyonlar , iş akışı ifadesi fonksiyonları referansında belgelenmiştir.

Adım 7: Her mektup nereye arşivlenir?​

Şu ana kadarki akış: Döngü, Generate Document (Single) aracılığıyla.

Burada dosya ID iki işlevi birden görüyor; hem klasöre hem de dosyaya isim veriyor.

1. SharePoint > Döngünün içine Create file ekleyin.
2. Yapılandır:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/DemandLetters/ ve ardından Title belirteci
   • File Name: Title belirtecinin ardından .pdf
   • File Content: PDF'den Body belirteci PDF - Generate Document (Single)

Create file: yapılandırma​

MAT-1001 numaralı dosya için şu dosya yazılır: /Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf.

Adım 8: Bir konunun ikinci bir mektup almasını nasıl engellersiniz?​

Şu ana kadarki akış: Create file döngüsü.

2. adımdaki filtre, yalnızca bir harf mevcut olduğunda durum değişirse çalışır. Bu işlemin tüm görevi budur.

1. Döngünün içine SharePoint > Update item ekleyin.
2. Yapılandır:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
   • Kimlik: Mevcut konuya ait ID belirteci
   • Status Value (gelişmiş): Demand Letter Generated

Update item: yapılandırma​

Update item yalnızca Create file başarılı olduktan sonra çalışır; bu nedenle, harfi başarısız olan bir dosya bir sonraki işlem için hazırda kalır.

Adım 9: Ekip, partinin tamamlandığını nasıl anlar?​

Şu ana kadarki akış: Döngü, ardından Update item.

İşlem iki aşamada tamamlanır: biri döngü içinde sayım yapar, diğeri ise sonrasında raporlama yapar.

1. Variables Ekle > Döngünün içindeki son işlem olarak Increment variable.
   • Adı: DocIndex
   • Değer: 1
2. Döngünün sonuna Office 365 Outlook > Send an email (V2) ekleyin.
   • Kime: ekibinizin adresi
   • Konu: Demand Letters Generated - ardından DocIndex belirteci ve in this batch
   • Body: Hi team, bu işlemde önce DocIndex, ardından da demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • Importance (ileri düzey): Normal

Increment variable ve Send an email (V2): yapılandırma​

Döngünün en sonunda yer alıyor, bu nedenle yalnızca dosyalanmış ve kaydedilmiş mektupları sayıyor.

Her mektup için ayrı bir e-posta değil, her grup için bir e-posta.

Akışı Çalıştırın ve Doğrulayın​

1. İşlem akışını Save ve Test, ardından Manually seçin.
2. Çalıştırmadan önce, en az bir maddeyi Ready for Demand Letter olarak işaretleyin.
3. Çalıştırma geçmişini açın. Apply to each, hazır olarak işaretlenmiş her konu için bir yineleme göstermeli ve her işlem yeşil olmalıdır.
4. /Shared Documents/DemandLetters klasörünü açın ve her dava için bir klasör olup olmadığını kontrol edin; her klasörde dava ID numarasıyla adlandırılmış bir PDF dosyası bulunmalıdır.
5. Matters listesini açın ve Demand Letter Generated ibaresinin göründüğünü doğrulayın.

Koşuların ardından ortaya Matters listesi​

Şu anda üç dosyada Demand Letter Generated görünüyor. MAT-1003 hala Taslak aşamasında olduğundan filtre onu atladı ve mektup oluşturulmadı.

Kaydedilen işlem, yaklaşık sekiz saniyede iki dosyayı işledi. MAT-1001 numaralı dosyaya ait mektup, PDF4me Legal Associates tarafından yazılmış, David Park tarafından Sarah Chen adına imzalanmış ve Meridian Logistics Inc. hitaben yazılmış, tek sayfada 21.121 baytlık bir dosyadır. XMP meta verileri, pdfaid:part 1 ve pdfaid:conformance B olarak belirtmektedir; bu da PDF/A-1b'dir. Daha önce gösterilen özet e-posta, ayrı bir tek dosyalık işlem grubundan gelmektedir.

Yeniden derlemeye gerek kalmadan ekleyebileceğiniz yaygın varyasyonlar​

Bu yöntem, talep mektupları hazırlamanın diğer yöntemleriyle nasıl karşılaştırılır?​

Her satır alternatifi açıklıyor. Son satır ise bu akışı gösteriyor.

Önemli olan ayrım şu: Şablonun normal bir Word dosyası olarak kaldığı ve dosya kaydının aynı işlem sırasında değiştiği tek satır burasıdır.

Sıkça sorulan sorular​

Talep mektubu şablonu nasıl hazırlanır?​

Firmanızın halihazırda gönderdiği mektuptan başlayarak, konular arasında değişen her değeri işaretleyin. Tipik bir ihtar mektubunda antetli kağıt, tarih, alıcı, konu ID birlikte referans satırı, olayların kısa bir özeti, talep edilen tutar ve son tarih, son tarih geçerse ne olacağı ve imza bulunur. Değişen değerler dışındaki her şey sabit metindir.

Otomasyon için, değişen her değer bir yer tutucu haline gelir. Örnek şablon altı değer kullanır: müşteri, olay tarihi, karşı taraf, tutar, avukat ve dosya ID. Metni yalnızca örnek niteliğindedir, bu nedenle göndereceğiniz herhangi bir şablonun dilini avukatınıza onaylatın.

Power Automate kullanarak bir Word şablonunu nasıl doldurabilirim?​

İki yaygın yöntem vardır. Microsoft'un Populate a Microsoft Word template eylemi, belgedeki içerik denetimlerini kullanır ve premium Word Online (Business) bağlayıcısında yer alır. Bu işlem .docx formatında bir dosya döndürür, bu nedenle PDF dosyası ikinci bir dönüştürme adımından geçer.

Bu akışta PDF4me Generate Document (Single) kullanılır. Şablon, <<[ClientName]>> gibi yer tutucular içeren sıradan bir .docx dosyasıdır, veriler JSON olarak girer ve işlem standart bir bağlayıcı üzerinden doğrudan bir PDF döndürür. Şablonu Get file content ile okuyun, base64() üzerinden geçirin ve liste öğesinden Document Data Text oluşturun.

Word mektupları otomatik hale nasıl getirebilirim?​

Word kendi içinde, klasik çözüm Posta Birleştirme'dir: birleştirme alanları ve Excel sayfası gibi bir veri kaynağı içeren bir belge. Çalışır, ancak her toplu işlem için birinin masaüstünde çalıştırması ve sonuçları daha sonra dosyalaması gerekir.

Doğru şekilde otomatikleştirmek, Word belgesini şablon olarak tutmak ve bir akışın kayıtlarınızdan bu şablonu doldurmasına izin vermek anlamına gelir. Burada kayıtlar bir SharePoint listesidir, tetikleyici bir toplu işlemin ne zaman çalıştırılacağına karar verir ve dosyalama ve durum güncellemeleri aynı çalıştırmada gerçekleşir, bu nedenle kimsenin yapması gereken bir birleştirme adımı kalmaz.

Hukuk belgelerinin otomasyonu nedir?​

Hukuki belge otomasyonu, talep mektupları, sözleşme mektupları ve bildirimler gibi hukuki belgeleri, her birini elle yazmak yerine, onaylanmış şablonlardan ve dava verilerinden yola çıkarak üretir. Şablon, firmanın onayladığı metni içerir, veriler dava dosyasından gelir ve yazılım birleştirme işlemini gerçekleştirir.

Bu akış, bunun küçük ve somut bir örneğidir: bir Word şablonu, bir konu listesi ve birleştirmeyi yapan bir PDF4me eylemi; konu durumu ise mektubun var olduğunu kaydeder.

Sorun giderme​

Sonraki Adımlar​

Aynı on bir adımlı yöntem (listeyi duruma göre filtrele, her satır için bir Word şablonu doldur, PDF'yi dosyala, durumu değiştir, sayıyı raporla), bir liste satırının yönlendirebileceği her türlü belgeyi ele alır: sözleşme mektupları, bildirimler, yenileme hatırlatıcıları ve uzlaşma teklifleri.