Does Text Highlighting work on scanned PDFs?

No. The action highlights text in native (text-layer) PDFs only. For scanned images you first need an OCR step to create a searchable PDF, then run Text Highlighting on the output.

Where does the highlighted PDF go after the step completes?

The step returns a File URL and file output you can map into any next step: upload to Google Drive or Dropbox, attach to an email, post to Slack, or save to a database.

Realce de texto (Zapier)

Q: What color format does HighlightColor accept?

Hex RGB format: #RRGGBB, for example #FFFF00 for yellow, #90EE90 for light green, or #FF2C00 for red. Three-character shorthand (#FFF) is not supported.

Q: Should I use File or File URL?

Use File when a previous Zap step hands you an attachment object. Use File URL when you only have a download link. Fill one of the two inputs, not both.

O que esta ação faz

Realce de texto escaneia um PDF Para cada palavra ou frase que você especificar, ele as pinta com a cor escolhida, tudo em um só. Zapier passo, sem marcação manual. Forneça um Lista de destaques de texto de pares texto-mais-cor-hexadecimal e a etapa retorna uma nova anotação PDF Pronto para ser encaminhado para qualquer aplicativo subsequente: Drive, Dropbox, e-mail, Slack ou um banco de dados.

Conectar PDF4me

Todo PDF4me ação em Zapier É necessário autenticar. Insira seu API A tecla é ativada uma vez e se aplica a todos. PDF4me Acesse sua conta.

Get your API Key PDF4me on Zapier

Fornecer arquivo ou arquivo URL, não ambos

Usar Arquivo quando uma etapa Zap anterior lhe dá um PDF objeto anexo (por exemplo "2. Arquivo"). Usar URL do arquivo quando você só tem um link de download direto. Combine o que você escolher com Nome do arquivo Assim, as execuções podem ser rastreadas nos registros.

Configure a etapa

Abra o Configurar guia. Mapa Arquivo a partir da etapa que produziu o PDF, então construa Nome do arquivo a partir de tokens de nome e extensão. Em Lista de destaques de texto, clique Adicionar Para inserir cada par texto-cor.

A guia Configurar do recurso Realce de Texto do Zapier PDF4me exibe o arquivo mapeado da etapa anterior, o nome do arquivo montado a partir dos tokens de nome e extensão e uma lista de realce de texto com um item contendo os campos Texto e Cor de realce. — Mapa **Arquivo** a partir da etapa que produziu o seu PDF. Construir **Nome do arquivo** A partir dos campos de nome e extensão do seu gatilho. Adicione cada par palavra-cor a **Lista de destaques de texto**.

Fatos importantes

Somente PDFs nativos

A função de realce de texto funciona em PDFs com uma camada de texto real. Imagem digitalizada PDFs precisam de um OCR O primeiro passo é criar uma camada pesquisável antes de aplicar os destaques.

Várias cores por chamada

Adicione quantos itens quiser a Lista de destaques de texto Conforme sua necessidade. Cada item tem o seu próprio Texto e Cor de destaqueAmarelo para palavras-chave, verde para datas, vermelho para riscos, tudo processado em uma única etapa.

Formato de cor hexadecimal

Cor de destaque Aceita códigos hexadecimais padrão de seis dígitos: #FFFF00 (amarelo), #90EE90 (verde), #FF2C00 (vermelho). O prefixo hash é obrigatório.

Referência de campo

Parâmetro	Geralmente	Propósito	Exemplo de mapa
File	Often used	Binary PDF from a prior Zap step when you have a file attachment object.	`2. File`
File URL	Optional	Public or signed URL to the PDF when you do not have a file attachment object.	`n/a`
File Name	Recommended	Filename with extension for logging. Combine name and extension tokens when your trigger splits them.	`2. File Name` + `2. File Ext`
TextHighlightList › Text	Required per item	The exact word or phrase to find and highlight inside the PDF.	`invoice`, `URGENT`
TextHighlightList › HighlightColor	Required per item	Six-digit hex color to paint matched text. Include the # prefix.	`#FFFF00`, `#FF2C00`

Como destacar texto em um PDF com Zapier

Open or create a Zap

Set up a Trigger

Pick any app that supplies a PDF: Dropbox, Google Drive, Gmail, Webhooks, or any cloud storage that fires when a file arrives.

Add a PDF4me action step

Click the + button, search for PDF4me, and choose Text Highlighting as the Event.

Connect your account

If prompted, enter your PDF4me API key. You only authenticate once per Zapier account.

Map File or File URL

On the Configure tab, map File from your trigger when it hands you a file object, or enter a File URL when you only have a download link. Use one input, not both.

Set File Name

Build File Name from the name and extension tokens your trigger provides, for example "2. File Name" + "2. File Ext". This keeps runs traceable in Zapier history.

Define your highlight list

Under TextHighlightList, click Add and enter the Text to find and the HighlightColor as a hex code. Repeat for every word-color pair you need.

Test and activate

Click Test step and check that the output shows a File URL pointing to the annotated PDF. Open the link to confirm colors are applied correctly, then turn the Zap on.

Saída

Após um teste bem-sucedido ou uma execução em produção, a etapa retorna:

Campo de saída	O que contém
`File`	The annotated PDF file object: map this into any upload or send step.
`File URL`	Temporary signed URL to download the highlighted PDF.
`File Name`	Filename of the returned file, typically matching what you provided.
`File Extension`	Extension of the output file, usually pdf.

Padrões de fluxo de trabalho

Padrões de fluxo de trabalhoReal-world Zap patterns using Text Highlighting: swap apps to match your stack.

Destaques da revisão de contrato

Novo PDF Contrato carregado no Google Drive.
O destaque de texto marca em vermelho as cláusulas "Responsabilidade", "Rescisão" e "Indenização".
Carregar em destaque PDF Voltar para uma pasta de revisão no Drive.
Envie uma notificação no Slack com o link do arquivo.

Auditoria de palavras-chave em faturas

Um novo anexo de fatura por e-mail aciona o Zap.
Destaque em amarelo as palavras "VENCIDO", "Em atraso" e "Aviso final".
Enviar automaticamente a fatura marcada por e-mail para a equipe financeira.

Anotação de documento de conformidade

Política PDF O arquivo é salvo em uma pasta do Dropbox.
Destaque os termos regulamentares em azul e as ações a serem tomadas em verde.
Salvar anotações PDF para SharePoint para fins de arquivo de conformidade.

Perguntas frequentes

Can I highlight multiple different words with different colors in one step?+

Yes. Add multiple items to TextHighlightList, each with its own Text and HighlightColor. All highlights are applied in a single API call and the step returns one annotated PDF.

What color format does HighlightColor accept?+

Six-digit hex RGB format: #RRGGBB: for example #FFFF00 for yellow, #90EE90 for light green, or #FF2C00 for red. Always include the # prefix. Three-character shorthand (#FFF) is not supported.

Does this work on scanned PDFs?+

No. Text Highlighting requires a native text layer. For scanned documents, run an OCR action first to produce a searchable PDF, then pass that output into Text Highlighting.

Should I use File or File URL?+

Use File when a prior Zap step gives you an attachment object. Use File URL when you only have a link to the PDF bytes. Fill one of those two inputs per run.

Where does the output PDF go after the step finishes?+

The step returns a File URL and File object you can map directly into the next action: upload to Google Drive, attach to a Gmail, post to Slack, or save to Airtable.