Fatura eletrônica ZUGFeRD do Airtable no Zapier: Filtrar as linhas, construir o JSON e enviar o PDF híbrido por e-mail.

PDF4me Create ZUGFeRD Invoice é uma ação Zapier que converte dados estruturados de faturas em uma fatura eletrônica híbrida em PDF/A-3. Ao ler uma linha Airtable, transforma um objeto JSON em XML EN 16931 incorporado em um PDF legível, grava o arquivo de volta no registro e o envia por e-mail ao comprador.

As exigências de faturamento eletrônico surgem como um problema de formato de arquivo e são resolvidas como um problema de compras: escolha uma plataforma, pague por documento e migre seus dados para ela. Essa resposta é razoável em grande escala, mas absurda para uma equipe que emite vinte faturas por mês a partir de um banco de dados já existente. A alternativa não é escrever XML manualmente, mas sim descrever a fatura como JSON e deixar que outra ferramenta gere o arquivo compatível.

Perguntas e respostas baseadas no "porquê".​

O que você receberá​

Entrada: uma linha Airtable com o número da fatura, as datas, um bloco do vendedor com o número de identificação fiscal (IVA), um bloco do comprador, um item de linha e os totais, com Status definido como New. Saída: um PDF/A-3 ZUGFeRD nesse registro e na caixa de entrada do comprador.

Uma linha por fatura. Cada coluna aqui se torna uma chave no JSON que o Zap envia.

O comprador vê uma fatura. O sistema de contabilidade dele vê o XML contido nela.

Do que você precisa​

O Zap em resumo​

1. New Record (Airtable) é acionado a cada nova linha nas ZUGFeRD Requests.
2. Filter conditions (Filter by Zapier) continuam apenas quando Status for exatamente New.
3. Create ZUGFeRD Invoice (PDF4me) converte o JSON em um PDF híbrido.
4. Update Record (Airtable) grava o arquivo, o status e um link de volta para a linha.
5. Send Email (Gmail)" entrega a fatura eletrônica ao comprador.

Visão geral completa do Zap​

O formato de cinco etapas é o mesmo do Swiss QR Zap. Apenas a etapa PDF4me no meio é diferente.

Passo 1: Como ativar um Zap a partir de uma nova linha Airtable?​

Fluxo até agora: nada ainda, este é o gatilho.

1. Crie um Zap e selecione Airtable > New Record.
2. Selecione as PDF4me Live Automations Base do PDF4me Live e as Solicitações Table ZUGFeRD Requests.
3. Teste. Zapier reporta que encontrou 1 novo registro no Airtable e as colunas ficam disponíveis posteriormente.

O crachá da votação indica 2 minutos, informação que consta no planejamento e não nesta etapa.

Passo 2: Como impedir que o Zap fature uma linha incompleta?​

Fluxo até o momento: o gatilho Airtable.

1. Adicionar Filter by Zapier > Only continue if...
2. Crie uma regra: 1. Status / (Texto) Exactly matches / New.
3. Faça o teste.

Configuração Filter conditions​

A caixa verde indica o campo que permitiu a passagem do registro. A caixa amarela correspondente indica o campo que o bloqueou.

Passo 3: Como transformar a linha em uma fatura ZUGFeRD?​

Fluxo até o momento: o gatilho e o filtro.

1. Adicionar PDF4me > Create ZUGFeRD Invoice.
2. Defina as opções de saída:
   • File Name: ZUGFeRD_ mais o Invoice Number mais .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XmlWithPdf
   • Zugferd Version: 2+
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice On Pdf: True
   • Deixe File vazio, a menos que você esteja fornecendo seu próprio cabeçalho.
3. Cole o objeto em Invoice Json Data e mapeie cada campo Airtable nele:

{
  "InvoiceId": "{{Invoice Number}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{Seller Name}}",
    "VatId": "{{Seller VATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Seller Street}}",
      "PostalCode": "{{Seller Postal Code}}",
      "City": "{{Seller City}}",
      "Country": "{{Seller Country}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{Buyer Name}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Buyer Street}}",
      "PostalCode": "{{Buyer Postal Code}}",
      "City": "{{Buyer City}}",
      "Country": "{{Buyer Country}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{Item Description}}",
      "Quantity": {{Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{Unit Price}},
      "LineTotal": {{Net Total}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "LineTotal": {{Net Total}},
    "TaxBasisTotal": {{Net Total}},
    "TaxPercent": {{VAT Rate}},
    "TaxTotal": {{VAT Amount}},
    "GrandTotal": {{Gross Total}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "PaymentReference": "{{Invoice Number}}",
    "DueDate": "{{Due Date}}T00:00:00"
  }
}

Três partes merecem atenção. TypeCode 380 é o código para uma fatura comercial e é fixo. UnitCode C62 é o código UN/ECE para "uma unidade", que é o que você precisa para horas ou unidades de serviço. E PaymentReference no bloco Payment é o texto que o comprador cita ao pagar, que neste caso é simplesmente o número da fatura.

Create ZUGFeRD Invoice​

Cada valor corresponde a um token Airtable. Observe VAT Amount de 190,95 e Gross Total 1195,95, embora a tabela os exiba como 191 e 1196, respectivamente.

O que cada configuração decide.​

Passo 4: Como você registra a fatura de volta no arquivo?​

Fluxo até o momento: tudo pela etapa PDF4me.

1. Adicionar Airtable > Update Record.
2. Configurar:
   • Base PDF4me Live Automations, Mesa ZUGFeRD Requests
   • Record: o ID do gatilho
   • Append attachments: False
   • Document: o File Url da etapa 3
   • Status: Generated
3. Deixe todos os outros campos em branco para que nada seja sobrescrito.

Update Record​

O aviso no topo é o que vale a pena ler. Tudo abaixo dele está vazio de propósito.

Etapa 5: Como enviar a fatura eletrônica ao comprador?​

Fluxo até o momento: tudo até a atualização do registro.

1. Adicionar Gmail > Send Email.
2. Configurar:
   • To: a coluna Email do gatilho
   • Subject: Your e-invoice mais o Invoice Number
   • Body type: Html
   • Body: uma breve saudação com o nome do comprador, o número da fatura e o valor total.
   • Attachments: o File Url da etapa 3

Configuração Send Email​

O anexo é o mesmo File Url que a etapa 4 escreveu no Airtable, portanto, o registro e o e-mail sempre contêm o mesmo arquivo.

Execute o Zap e verifique.​

1. Publish o Zap.
2. Adicione uma linha às ZUGFeRD Requests com um vendedor, um comprador, um item de linha, ambas as datas e Status New.
3. Aguarde a votação. Todas as cinco etapas devem estar verdes.
4. Abra a linha: Document deve conter um PDF com o nome do número da fatura e Status deve exibir Generated.
5. Abra o anexo. Você deverá ver uma página de fatura legível e um validador ZUGFeRD deverá encontrar o XML EN 16931 dentro do mesmo arquivo.
6. Adicione uma linha com Status Generated e confirme se o Zap para na etapa 2.

Na execução capturada, a versão 1 foi concluída com sucesso em 24 de outubro de 2026 às 00h09min01s, gerando o arquivo ZUGFeRD_RE-2026-0011.pdf referente a uma fatura da Muster GmbH em Berlin para Test Kunde AG em Muenchen, no valor de dez unidades de Consulting a 100,50 EUR, totalizando 1195,95 EUR.

Variações comuns que você pode adicionar sem reconstruir​

Como isso se compara a outras formas de emitir uma fatura eletrônica?​

Cada linha descreve a alternativa. A última linha é este Zap.

Nós também construímosthe identical flow in Make As diferenças são pequenas, mas reais: Make filtra os dados dentro do gatilho gratuitamente, enquanto Zapier gasta uma etapa; Make precisa usar parseNumber para cada valor monetário, enquanto Zapier os mapeia diretamente; e Make envia o arquivo como bytes, enquanto Zapier entrega uma URL Airtable.

Perguntas frequentes​

O que é faturamento eletrônico?​

A faturação eletrónica significa emitir uma fatura como dados estruturados que uma máquina consegue ler, em vez de como uma imagem de uma página. O sistema de contabilidade do comprador analisa-a e regista-a sem que ninguém tenha de a redigitar, que é o objetivo: a poupança é do lado do destinatário, não do seu.

Um número crescente de jurisdições agora exige isso para negócios e transações do setor público.European standard EN 16931 Define o conjunto principal de campos, e formatos como ZUGFeRD o implementam.

O que é faturamento eletrônico?​

É a mesma coisa. "Faturamento eletrônico" costuma ser o termo usado na legislação, enquanto "e-faturamento" é o termo usado no marketing de produtos. Ambos se referem a dados de fatura estruturados e legíveis por máquina, em vez de um PDF anexado a um e-mail.

É importante esclarecer o que não é considerado fatura eletrônica: uma fatura em papel digitalizada não é uma fatura eletrônica, assim como um PDF comum. Sem dados estruturados incorporados, o destinatário ainda precisa lê-la.

Airtable consegue criar faturas?​

Não são compatíveis. Airtable armazena os dados e pode organizá-los em uma interface ou em uma visualização para impressão, mas não consegue gerar um PDF/A-3 com XML em conformidade com a norma EN 16931, que é o que a regulamentação exige.

A divisão que este Zap utiliza é a prática: Airtable é o registro, PDF4me produz o artefato e o artefato retorna ao registro como um anexo.

Como funciona a automatização das contas a pagar?​

Três etapas: entrada, extração e lançamento. A entrada reúne os documentos em um só lugar, a extração os transforma em campos e o lançamento grava esses campos no livro-razão, com um processo de aprovação prévio.

As faturas eletrônicas híbridas eliminam a etapa intermediária. Quando o XML já está dentro do arquivo, a extração se torna uma análise sintática em vez de um reconhecimento, e é por isso que as regulamentações continuam a priorizar esse formato. Este Zap é a parte de envio dessa configuração.

Solução de problemas​

Próximos passos​

Um mandato parece ser um problema de formatação, mas na verdade é um problema de dados. Se a fatura já existe em formato de linhas, a maior parte do trabalho já está feita.