Fatura eletrônica ZUGFeRD baseada no Airtable: Crie o JSON e envie o PDF híbrido por e-mail no Make com PDF4me

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice é um módulo Make que transforma dados estruturados de faturas em uma fatura eletrônica híbrida em formato PDF/A-3. Ao ser configurado em uma base Airtable, ele lê uma linha, converte-a para XML EN 16931, retorna um arquivo legível e analisável por máquina e o insere novamente no registro.

Ao pesquisar por software de faturamento eletrônico, você encontra uma comparação de fornecedores: plataformas, pacotes, preços por documento. Ao pesquisar se Airtable pode gerar faturas, você encontra uma longa discussão explicando que não. Entre esses dois resultados, está uma equipe que já utiliza o Airtable, acabou de ser informada de que suas faturas precisam ser legíveis por máquina e não quer migrar suas operações para uma plataforma de faturamento apenas para atender a um requisito de formato. Este cenário é para eles.

Perguntas e respostas baseadas no "porquê".​

O que você receberá​

Entrada: uma linha Airtable com o número da fatura, as datas, um bloco do vendedor, um bloco do comprador, um item de linha e os totais, com Status definido como Novo. Saída: um PDF/A-3 ZUGFeRD anexado a esse registro e um e-mail para o comprador contendo o mesmo arquivo.

Uma linha por fatura. Cada coluna aqui se torna uma chave no JSON que o cenário constrói.

O comprador vê uma fatura normal. O software dele lê o XML contido nela.

Do que você precisa​

Visão geral do cenário​

1. Watch records (Airtable) detecta novas linhas nas ZUGFeRD Requests.
2. Create a ZUGFeRD invoice (PDF4me) converte o JSON em um PDF híbrido.
3. Upload an attachment (Airtable) o anexa ao campo Document na mesma linha.
4. Update a record (Airtable) grava o resultado de volta.
5. Send an email (Gmail) entrega a fatura eletrônica ao comprador.

Visão geral completa do cenário​

O formato de cinco módulos é o mesmo do cenário QR suíço. Apenas o módulo PDF4me no meio difere.

Passo 1: Como acionar um cenário a partir de uma linha Airtable?​

Fluxo até agora: nada ainda, este é o gatilho.

Uma linha marcada como pronta indica uma solicitação para emissão de fatura.

1. Adicione Airtable > Watch records como gatilho.
2. Configurar:
   • Base: PDF4me Live Automations
   • Mesa: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • Limite: 10
   • Fórmula: {Status}='New'

Configuração Watch records​

Status é o interruptor. Nada é emitido até que alguém defina uma linha como Nova.

Passo 2: Como transformar uma linha em uma fatura ZUGFeRD?​

Fluxo até o momento: o gatilho Airtable.

Este é o módulo que gera a fatura eletrônica. As configurações definem o formato; o JSON define o conteúdo.

1. Adicionar PDF4me > Create a ZUGFeRD invoice.
2. Configure a saída:
   • File Name: ZUGFeRD_ mais o InvoiceNumber mais .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. Cole o objeto da fatura em Invoice JSON Data e mapeie as colunas em:

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

Três partes desse objeto merecem atenção. TypeCode 380 é o código para uma fatura comercial e é fixo, não derivado de nada na base. UnitCode C62 é o código UN/ECE para "uma de alguma coisa", que é o que você precisa para horas ou unidades de serviço. E o bloco Payment no final contém PaymentReference, o texto que o comprador cita ao pagar, que aqui é simplesmente o número da fatura.

Create a ZUGFeRD invoice​

O campo rola no editor, então apenas parte do objeto fica visível por vez. O bloco acima representa o objeto inteiro.

O que cada configuração decide.​

Passo 3: Como faço para reinserir a fatura eletrônica no registro?​

Fluxo até o momento: o gatilho mais o módulo PDF4me.

1. Adicionar Airtable > Upload an attachment.
2. Configurar:
   • Base e Table: como na etapa 1
   • Record ID: o id do gatilho
   • Attachment field: Document
   • File: resultado do PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ mais o InvoiceNumber mais .pdf
   • Data: o Document de saída do módulo 2
   • Content type: PDF file

Upload an attachment​

Content type aqui é PDF file. O cenário equivalente no sistema QR suíço utiliza uma imagem PNG no mesmo campo.

Passo 4: Como você registra o resultado na linha?​

Fluxo até o momento: tudo feito através do upload de anexos.

1. Adicionar Airtable > Update a record.
2. Configurar:
   • Base e Table: como na etapa 1
   • Record ID: o id do gatilho
   • Record: preencha apenas o que você deseja que seja gravado, que normalmente é Status e um OutputLink

Update a record​

Todas as colunas da tabela aparecem aqui. A captura de tela mostra-as vazias e o painel rolado, portanto, defina Status deliberadamente.

Etapa 5: Como enviar a fatura eletrônica ao comprador?​

Fluxo até o momento: tudo até a atualização do registro.

A fatura eletrônica armazenada em um banco de dados não foi emitida.

1. Adicionar Gmail > Send an email.
2. Configurar:
   • To: a coluna Email do gatilho
   • Subject: Your e-invoice mais o InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content: um breve corpo HTML com o nome do comprador, a fatura e o total.
3. Anexe o arquivo:
   • File: o PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ mais o InvoiceNumber mais .pdf
   • Data: o Document de saída do módulo 2

Send an email​

O anexo vem do módulo 2, portanto Airtable nunca é lido novamente para o arquivo.

Execute o cenário e verifique.​

1. Save o cenário e execute-o uma vez.
2. Adicione uma linha às ZUGFeRD Requests com um vendedor, um comprador, um item de linha, ambas as datas e Status New.
3. Cada um dos cinco módulos deve reportar uma operação.
4. Abra a linha: o campo Document deve conter um arquivo PDF com o nome do número da fatura.
5. Abra o anexo. Você deverá ver uma página de fatura legível e um validador ZUGFeRD deverá encontrar o XML EN 16931 dentro do mesmo arquivo.
6. Verifique a caixa de entrada do comprador para encontrar a mensagem e o anexo.

Na execução capturada, a linha RE-2026-0009 gerou uma fatura da Muster GmbH em Berlin, com número de IVA DE123456789 para a Test Kunde AG em Muenchen, referente a dez unidades de Consulting no valor de 100,50, e o e-mail informava um total de 1195,95 EUR.

Variações comuns que você pode adicionar sem reconstruir​

Como isso se compara a outras formas de gerar uma fatura eletrônica?​

Cada linha descreve a alternativa. A última linha representa este cenário.

Perguntas frequentes​

O que é a automatização de contas a pagar?​

Do lado do destinatário, isso significa que uma fatura chega, seus campos são lidos sem que ninguém os digite, os valores são verificados e o resultado é lançado ou encaminhado para aprovação. Uma fatura eletrônica híbrida é o que torna a etapa de leitura confiável, porque os dados são incorporados em vez de serem recuperados de uma imagem da página.

Este cenário representa a metade de envio desse acordo. Gerar um arquivo que o sistema do comprador possa analisar é o que permite que suas contas a pagar sejam processadas sem supervisão.

Airtable consegue criar faturas?​

Não são compatíveis. Airtable pode armazenar dados de faturas e exibi-los em uma interface ou em uma visualização para impressão, mas não consegue gerar um PDF/A-3 com XML em conformidade com a norma EN 16931, que é o que uma norma de faturamento eletrônico exige.

A divisão utilizada neste cenário é a prática: Airtable é o registro, PDF4me produz o artefato e o artefato retorna ao registro como um anexo.

Como funciona a automatização das contas a pagar?​

Funciona em três partes: entrada, extração e lançamento. A entrada consiste em reunir os documentos em um só lugar; a extração os transforma em campos; o lançamento grava esses campos no livro-razão, geralmente com uma verificação de confiança ou aprovação prévia.

As faturas eletrônicas híbridas eliminam a etapa intermediária. Quando o XML já está dentro do arquivo, a extração se torna uma análise sintática em vez de um reconhecimento, e é por isso que as regulamentações continuam a pressionar nessa direção.

O que é a automação Airtable?​

Airtable inclui seu próprio construtor de automação para gatilhos e ações em um pacote base, o que abrange boa parte do trabalho interno. No entanto, ele não consegue acessar uma API de documentos e retornar um arquivo para um campo de anexo, que é a etapa necessária neste cenário.

Make fica ao lado exatamente por esse motivo. O gatilho ainda monitora uma tabela Airtable, mas o meio do cenário consegue alcançar serviços que as próprias automações do Airtable não conseguem.

Solução de problemas​

Próximos passos​

Normalmente, um problema surge devido a uma questão de formato de arquivo. Na verdade, trata-se de saber onde os dados da sua fatura já estão armazenados e se algum programa consegue lê-los.