Precisa arquivar documentos do Word ou Excel? O Power Automate os converte em PDFs compatíveis com as normas. Cinco passos e pronto!

Relatórios, contratos e propostas geralmente ficam armazenados como arquivos do Word no Dropbox, SharePoint ou OneDrive. Quando você precisa arquivá-los para fins de conformidade, auditorias ou preservação a longo prazo, um arquivo bruto é a solução ideal. .docx Não é suficiente. PDF/A A norma ISO 19005 é o padrão para arquivamento digital: fontes incorporadas, sem links externos, legível por décadas. Não é possível converter diretamente de um arquivo Word para PDF/A; é necessário convertê-lo primeiro para PDF. No Power Automate, crie um fluxo: obtenha um arquivo Word (ou Excel, PowerPoint) do armazenamento em nuvem, converta-o para PDF, comprima-o, transforme-o em PDF/A e salve o arquivo de arquivamento. Cinco etapas. Um fluxo. Sem exportação manual.

Por que converter primeiro, depois comprimir e, por fim, arquivar?​

O formato PDF/A aceita apenas arquivos PDF. Se a sua fonte for um arquivo Word, Excel, PowerPoint ou uma imagem, você deve convertê-la para PDF antes de aplicar o PDF/A. Converter para PDF A ação processa DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT, EML e formatos de imagem comuns. Comprimir PDF Reduz o tamanho do arquivo antes de arquivá-lo; arquivos menores são transferidos e armazenados mais rapidamente. Criar PDF/A Incorpora fontes, remove dependências externas e bloqueia o documento para preservação a longo prazo. Um único fluxo realiza as três tarefas: converter, comprimir e arquivar.

Visão geral completa do fluxo​

Cinco etapas em sequência: Obter conteúdo do arquivo → Converter para PDF → Comprimir PDF → Criar PDFA → Criar arquivo. Cada ação exibe uma marca de seleção verde quando configurada.

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O que você receberá​

Entrada: Um documento do Word (por exemplo, Exemplo em Word.docx) ou outro formato compatível em um caminho do Dropbox ou SharePoint. Saída: Um arquivo PDF/A arquivado em sua pasta de saída, pronto para fins de conformidade, auditorias ou arquivamento de longo prazo.

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Do que você precisa​

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O Fluxo: 5 Etapas​

1. Obter o conteúdo do arquivo usando o caminho (Dropbox ou SharePoint): Busca o documento de origem a partir de um caminho.
2. PDF: Converter para PDF (PDF4me): Converte arquivos Word, Excel, PowerPoint ou imagens para PDF.
3. PDF: Comprimir (PDF4me): Reduz o tamanho do PDF antes de arquivá-lo.
4. PDF: Criar PDF (PDF4me): Converte o PDF para um formato compatível com arquivos.
5. Criar arquivo (Dropbox ou SharePoint): Salva o PDF/A na sua pasta de saída.

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Passo 1: Obter o conteúdo do arquivo​

Fluxo até o momento: Gatilho → Obter conteúdo do arquivo.

1. Adicionar Acionar um fluxo manualmente (ou Quando um arquivo é criado no Dropbox ou SharePoint para automação).
2. Adicionar Dropbox (ou SharePoint) → Obter o conteúdo do arquivo usando o caminho.
3. **Caminho do arquivo**: Insira o caminho para o seu documento, por exemplo: /blog data/pdfa/Word Sample.docx.
4. Inferir tipo de conteúdo: Sim (em Avançado).
5. Verifique se a conexão está estabelecida.

Obter conteúdo do arquivo usando o caminho: Configuração​

Obter conteúdo do arquivo: O caminho do arquivo é definido como o caminho do documento Word. Mapear o conteúdo do arquivo (binário) desta etapa para as próximas ações, e não o caminho.

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Etapa 2: Converter para PDF​

Fluxo até o momento: Obter conteúdo do arquivo → Converter para PDF.

1. Adicionar PDF4me → PDF: Converter para PDF.
2. **Conteúdo do arquivo:** Mapa Conteúdo do arquivo A partir do conteúdo do arquivo Obtido.
3. **Nome do arquivo ***: ex. Exemplo em Word.docx (Deve incluir a extensão para que o PDF4me detecte o formato).
4. Garantir Conectado ao PDF4me PDF.

PDF: Converter para PDF: Mapeamento de arquivos​

Converter para PDF: Conteúdo do arquivo obtido através do nome do arquivo com extensão .docx. O PDF4me detecta automaticamente o formato a partir da extensão.

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Etapa 3: Comprimir PDF​

Fluxo até o momento: Obter conteúdo do arquivo → Converter para PDF → Comprimir PDF.

1. Adicionar PDF4me → PDF: Comprimir.
2. **Conteúdo do arquivo:** Mapa Conteúdo do arquivo De Converter para PDF.
3. **Nome do arquivo ***: ex. Convertido.pdf.
4. Otimizar perfil: Padrão, Compressão máxima, Para a Web, ou Para impressão Conforme necessário.
5. Garantir Conectado ao PDF4me PDF.

PDF: Comprimir: Reduzir o tamanho do arquivo antes de arquivá-lo​

Comprimir PDF: Conteúdo do arquivo, nome do arquivo, perfil de otimização. Arquivos menores são compactados e transferidos mais rapidamente.

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Etapa 4: Criar PDF/A​

Fluxo até o momento: Obter conteúdo do arquivo → Converter para PDF → Comprimir PDF → Criar PDF/A.

1. Adicionar PDF4me → PDF: Criar PDF.
2. **Conteúdo do arquivo:** Mapa Conteúdo do arquivo A partir de Comprimir PDF (ou de Converter para PDF, caso tenha ignorado a compressão).
3. **Nome do arquivo ***: por exemplo Compactado.pdf.
4. **Conformidade**: Escolha um nível (por exemplo, PdfA1b para fins de arquivamento básico).
5. Permitir downgrade ou Permitir atualizaçãoDefina conforme necessário para sua política de conformidade.
6. Garantir Conectado ao PDF4me PDF.

PDF: Criar PDF: Configuração de arquivamento​

Criar PDF: Conteúdo do arquivo a partir de PDF compactado, Nome do arquivo, Conformidade (ex.: PDFA1b), opções Permitir downgrade e Permitir upgrade.

Opções de conformidade com PDF/A​

PdfA1bintegridade visual básica. PdfA1a, acessível através da estrutura do documento. PdfA2, padrão mais recente com compressão aprimorada. PdfA3, permite incorporar outros arquivos (por exemplo, XML, Excel).

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Passo 5: Criar arquivo (Salvar PDF/A)​

Fluxo até o momento: Obter conteúdo do arquivo → Converter para PDF → Comprimir PDF → Criar PDFA → Criar arquivo.

1. Adicionar Dropbox (ou SharePoint) → Criar arquivo.
2. **Caminho da pasta***: por exemplo /dados do blog/pdfa/saída.
3. **Nome do arquivo ***: ex. Arquivo Output.pdf.
4. **Conteúdo do arquivo:** Mapa Conteúdo do arquivo A partir do PDF: Etapa Criar PDF.
5. Verifique se a conexão está estabelecida.

Criar arquivo: Salvar PDF/A arquivado na pasta de saída​

Criar arquivo: Caminho da pasta, Nome do arquivo e Conteúdo do arquivo mapeados a partir da opção Criar PDF/A. O PDF/A arquivado é salvo na pasta escolhida.

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Quem usa "Converter e depois arquivar"? Exemplos do mundo real​

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Referência rápida: Configurações de teclas​

Para obter detalhes completos sobre os parâmetros, consulte Converter para PDF: Power Automate e Criar PDF/A, Power Automate.

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Solução de problemas​

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Qual o próximo passo?​

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