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Tem arquivos do Word no Dropbox? O Make os converte para PDF/A: converter, comprimir e arquivar em cinco módulos.

· 14 min para ler
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Relatórios, contratos, propostas, muitas vezes ficam armazenados como arquivos do Word no Dropbox ou em outros serviços de armazenamento em nuvem. Quando você precisa arquivá-los para fins de conformidade ou retenção, um arquivo bruto se torna essencial. .docx Não é suficiente. PDF/A (ISO 19005) é o padrão: fontes incorporadas, sem links externos, legível por décadas. Não é possível converter diretamente do Word para PDF/A; é necessário convertê-lo para PDF primeiro. No Make, configure um cenário: baixe um arquivo do Word (ou Excel, PowerPoint) do Dropbox, converta-o para PDF, comprima-o, transforme-o em PDF/A e faça o upload do arquivo compactado. Cinco módulos. Um cenário. Sem exportação manual.

Em resumo: Dropbox, Baixar um arquivo (por exemplo /Dados do Blog/PDFA/Exemplo do Word.docx) → PDF4me, Converter para PDF → PDF4me, Comprimir PDF → PDF4me, Criar PDF/A (ex.: PDF/A-3b) → Dropbox, Carregar um arquivo para /Dados do Blog/PDFA/Saída/. Saída: PdfA_MakeOutput.pdf em formato de arquivo.

Por que converter primeiro, depois comprimir e, por fim, arquivar?​

O formato PDF/A aceita apenas arquivos PDF. Se a sua fonte for um arquivo Word, Excel, PowerPoint ou uma imagem, você deve convertê-la para PDF antes de aplicar o PDF/A. Converter para PDF O módulo é compatível com DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT, EML e formatos de imagem comuns. Comprimir PDF Reduz o tamanho do arquivo antes de arquivá-lo; arquivos menores são transferidos e armazenados mais rapidamente. Criar PDF/A Incorpora fontes, remove dependências externas e bloqueia o documento para preservação a longo prazo. Um único cenário realiza as três funções: converter, comprimir e arquivar.

Visão geral completa do cenário​

Cenário: Dropbox - Baixar um arquivo → PDF4me - Converter para PDF → PDF4me - Comprimir PDF → PDF4me - Criar PDF/A → Dropbox - Carregar um arquivo

Cinco módulos em sequência: Baixar → Converter para PDF → Comprimir PDF → Criar PDF/A → Carregar. Cada módulo exibe uma marca de seleção verde quando configurado.

O que você receberá​

Entrada: Um documento do Word (por exemplo, Exemplo em Word.docx) ou outro formato compatível no Dropbox em /Data do Blog/PDFA/. Saída: Um arquivo PDF/A arquivado (por exemplo, PdfA_MakeOutput.pdf) em /Dados do Blog/PDFA/Saída/, pronto para conformidade, auditorias ou arquivamento de longo prazo.

Do que você precisa​

  • Fazer, Crie uma conta Make e abra um novo cenário.
  • Chave da API PDF4me, Obtenha sua chave de APIConecte-o ao adicionar módulos PDF4me. É a sua primeira vez? Consulte Conecte o PDF4me para criar.
  • DropboxPara arquivo de entrada e pasta de saída. O Google Drive ou outros serviços de armazenamento com suporte para download e upload também funcionam.

O cenário: 5 módulos​

  1. Dropbox: Baixar um arquivoObtém o documento de origem a partir de um caminho.
  2. PDF4me: Converter para PDFConverte arquivos Word, Excel, PowerPoint ou imagens para PDF.
  3. PDF4me: Comprimir PDFReduz o tamanho do PDF antes de arquivá-lo.
  4. PDF4me: Criar PDF/AConverte o PDF para um formato compatível com arquivos.
  5. Dropbox: Carregar um arquivoSalva o PDF/A na sua pasta de saída.

Passo 1: Baixe o arquivo do Dropbox​

Cenário até o momento: Somente para download.

  1. Adicionar Dropbox → Baixar um arquivo.
  2. ConexãoSelecione sua conexão do Dropbox (por exemplo, YnooxTestone).
  3. Método de seleção de arquivos: Selecione um arquivo (ou use um mapa para caminhos dinâmicos).
  4. ArquivoInsira o caminho para o seu documento, por exemplo: /Dados do Blog/PDFA/Exemplo do Word.docx.

Dropbox: Baixar um arquivo: Configuração​

Dropbox: Baixar um arquivo: Conexão, Método de seleção de arquivos. Selecione um arquivo, Arquivo /Blog Data/PDFA/Word Sample.docx

Módulo de download: Conexão selecionada, Forma de selecionar arquivos (Selecionar um arquivo), Caminho do arquivo (/Blog Data/PDFA/Word Sample.docx).

Caminhos dinâmicos: Use o Mapa Esta opção permite obter o caminho do arquivo a partir de um gatilho (por exemplo, quando um arquivo é criado) para execuções totalmente automatizadas.

Etapa 2: Converter para PDF​

Cenário até o momento: Baixar → Converter para PDF.

  1. Adicionar PDF4me → Converter para PDF.
  2. ConexãoSelecione sua conexão PDF4me (por exemplo, Minha conexão PDF4me).
  3. ArquivoSelecione Dropbox: Baixar um arquivo para passar o documento da etapa 1.
  4. Salvar. O módulo converte o arquivo para PDF usando a extensão presente no nome do arquivo de origem.

PDF4me: Converter para PDF: Mapeamento de arquivos​

PDF4me Converter para PDF: Conexão, Arquivo do Dropbox - Baixar um arquivo

Módulo Converter para PDF: Conexão selecionada, Arquivo mapeado do Dropbox, Baixar um arquivo. O PDF4me detecta automaticamente o formato a partir da extensão do arquivo.

Formatos suportados: DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT, EML, BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF. O PDF4me detecta automaticamente o formato a partir da extensão do arquivo.

Etapa 3: Comprimir PDF​

Cenário até o momento: Baixar → Converter para PDF → Comprimir PDF.

  1. Adicionar PDF4me → Comprimir PDF.
  2. ConexãoSelecione sua conexão PDF4me.
  3. ArquivoSelecione PDF4me: Converter para PDF para passar o PDF da etapa 2.
  4. Perfil: Máximo (ou um perfil mais leve, se preferir).

PDF4me: Comprima PDFs: Reduza o tamanho do arquivo​

PDF4me Compress PDF: Arquivo de Converter para PDF, Perfil Máximo

Módulo de compressão de PDF: Arquivo de Converter para PDF, Perfil definido como Máximo. Arquivos menores são compactados e transferidos mais rapidamente.

Etapa 4: Converter para PDF/A​

Cenário até o momento: Baixar → Converter para PDF → Comprimir PDF → Criar PDF/A.

  1. Adicionar PDF4me → Criar PDF/A.
  2. ConexãoSelecione sua conexão PDF4me.
  3. ArquivoSelecione PDF4me: Comprimir PDF para passar o PDF da etapa 3.
  4. Conformidade com PDF/AEscolha um nível. Conformidade básica PDF/A-3b Está apresentado aqui; escolha o padrão que melhor se adequa às suas necessidades.
  5. Permitir downgrade: Não (ou Sim, se desejar flexibilidade para futuras alterações de conformidade).
  6. Permitir atualização: Sim (ou Não, para fins estritamente arquivísticos).
  7. Salvar.

PDF4me: Criar PDF/A: Configuração de arquivamento​

PDF4me Criar PDF/A: Arquivo a partir de PDF comprimido, PDF/A-3b, Permitir downgrade Não, Permitir upgrade Sim

Módulo Criar PDF/A: Arquivo a partir de PDF Compactado, Conformidade com PDF/A (ex.: PDF/A-3b), Permitir Downgrade (Não), Permitir Upgrade (Sim).

Opções de conformidade com PDF/A​

Conformidade com PDF/A: PDF/A-1b, 1a, 2b, 2u, 2a, 3b, 3u, 3a

PDF/A-1b, integridade visual básica. PDF/A-1a, acessível através da estrutura do documento. PDF/A-2, padrão mais recente com compressão aprimorada. PDF/A-3, permite incorporar outros arquivos (por exemplo, XML, Excel).

Etapa 5: Carregar o PDF de arquivo​

Cenário até o momento: Baixar → Converter para PDF → Comprimir PDF → Criar PDF/A → Carregar.

  1. Adicionar Dropbox → Carregar um arquivo.
  2. ConexãoSelecione sua conexão do Dropbox.
  3. PastaInsira o caminho de saída, por exemplo: /Dados do Blog/PDFA/Saída/.
  4. ArquivoSelecione PDF4me: Criar PDF/A.
  5. Nome do arquivo: por exemplo PdfA_MakeOutput.pdf.
  6. DadosMapa 4. Document (o PDF/A gerado por Criar PDF/A).
  7. Sobrescrever um arquivo existente: Não (renomeie se já existir) ou Sim (substituir).
  8. Salvar.

Dropbox: Carregar um arquivo: Salvar PDF/A na pasta de saída​

Carregar um arquivo no Dropbox: Pasta /Blog Data/PDFA/Output/, Arquivo de Criar PDF/A, Nome do arquivo PdfA_MakeOutput.pdf, Sobrescrever Não

Módulo de upload: Pasta (/Blog Data/PDFA/Output/), Arquivo de Criar PDF/A, Nome do arquivo (PdfA_MakeOutput.pdf), Dados mapeados para 4. Documento. Sobrescrever definido como Não.

Quem usa "Converter e depois arquivar"? Exemplos do mundo real​

Gestão de contratos: Contratos assinados geralmente chegam em formato Word ou PDF. Converta o Word para PDF, comprima-o, depois para PDF/A e armazene-o em um arquivo compatível, pronto para auditorias e retenção legal.

Relatórios e atas do Conselho de Administração: Apresentações e documentos do Word de reuniões precisam ser armazenados a longo prazo. Converta, comprima, arquive e mantenha-os legíveis por anos.

Recursos Humanos e conformidade: Políticas, manuais e materiais de treinamento em Word ou Excel geralmente precisam ser arquivados. Converta-os para PDF/A para que atendam aos requisitos de retenção e acessibilidade.

Referência rápida: Configurações de teclas​

MóduloContextoExemplo
1. Download do DropboxArquivo/Dados do Blog/PDFA/Exemplo do Word.docx
2. Converter para PDFArquivoDropbox, Baixar um arquivo
3. Comprimir PDFArquivoPDF4me, Converter para PDF
4. Criar PDF/AConformidade com PDF/AConformidade básica PDF/A-3b
5. Upload para o DropboxDados4. Documento (de Criar PDF/A)

Para obter detalhes completos sobre os parâmetros, consulte Converter para PDF: Criar e Criar PDF/A, Fazer.

Solução de problemas​

A conversão falhou ou o formato está incorreto.

Certifique-se de que o nome do arquivo de origem inclua a extensão correta (por exemplo, .txt). .docxO PDF4me usa isso para detectar o formato de entrada.

Etapa de upload: Documento do mapa, não arquivo

Em Carregar um Arquivo, mapa 4. Document (ou o documento de saída de Criar PDF/A) para o campo Dados: esse é o conteúdo real do PDF/A.

Erros 401, 402 ou outros erros de API

Solução de problemas do PDF4me Abrange os tópicos 401 (chave de API), 402 (créditos) e muito mais.

Qual o próximo passo?​

  • Substitua o download do Dropbox por Quando um arquivo é criado (ou similar) para processar automaticamente cada novo arquivo.
  • Use um Iterador Para converter vários arquivos em lote de uma só vez.
  • Já tem PDFs? Use o Comprimir PDF e depois criar um novo PDF/Um cenário, nenhuma etapa de conversão necessária.

PDF4me no Make

Obter chave de API

Converter para PDF (Criar documentos)

Criar PDF/A (Gerar documentos)