Transforme cada e-mail recebido em um arquivo PDF pronto para auditoria no Power Automate: um fluxo de trabalho de 7 etapas para o Outlook.

Arquivo de e-mail para PDF É um fluxo do Power Automate que é acionado a cada novo e-mail recebido no Outlook, converte o corpo da mensagem e todos os anexos em PDF, mescla-os em um único PDF consolidado com data e hora e grava o resultado no Dropbox para armazenamento a longo prazo para fins de conformidade. Sete ações. Sem código. Um arquivo por e-mail, primeiro o corpo e depois os anexos em ordem. O resultado é nomeado. merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf assim, cada entrada do arquivo pode ser classificada de forma única.

Equipes de auditoria, responsáveis pela gestão de registros e responsáveis pela conformidade precisam de evidências de e-mail preservadas em um formato inviolável e pesquisável que resista às políticas de retenção do Exchange. A exportação nativa do Outlook é manual, arquivo por arquivo, e resulta na perda de anexos em arquivos separados. Este passo a passo cria uma alternativa sem código: cada e-mail recebido se torna um único PDF consolidado, automaticamente, com o original. .eml e os anexos ainda estão no Outlook devido a questões legais, mas o PDF do arquivo serve como cópia oficial dos registros.

Perguntas e respostas baseadas no "porquê".​

O que você receberá​

Entrada: Qualquer e-mail recebido no endereço do Outlook monitorado (aqui) [email protected]) com um ou mais anexos. Este passo a passo usa um corpo de mensagem curto ("Olá, espero que esteja bem...") e dois anexos DOCX (3Page.docx, Docx_2Pages.docx). Saída: Um único arquivo PDF consolidado em /blog data/merge blog template/output/, chamado merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdfA página 1 contém o corpo do texto. Da página 2 em diante, cada anexo é apresentado na ordem em que foi anexado, renderizado por meio do Aspose Words.

O e-mail recebido​

A pasta de arquivos após duas execuções​

Página 1 de um arquivo PDF consolidado​

Do que você precisa​

O Fluxo em Resumo​

1. Outlook: Quando um novo e-mail chega (V3) (acionar).
2. Inicializar variável chamado email (Variedade).
3. PDF4me: Converter para PDF (Corpo)Lê o corpo do HTML e retorna um PDF.
4. Adicionar à variável de matriz com base64ToBinary no corpo convertido.
5. Aplicar a cada sobre triggerOutputs()?['body/attachments']:
   • PDF4me: Converter para PDF o anexo.
   • Adicionar à variável de matriz com base64ToBinary no PDF convertido.
6. PDF4me: Mescle vários arquivos PDF em um único arquivo PDF.Matriz de entrada, um PDF de saída.
7. Dropbox: Criar arquivoA expressão "Nome do Arquivo" registra o carimbo de data/hora UTC.

Visão geral completa do fluxo​

Sete ações. O PDF4me entra no fluxo três vezes: converter o corpo, converter cada anexo e mesclar tudo.

Campos de anexo do Outlook (referência)​

A Perspectiva Quando um novo e-mail chega V3 O gatilho expõe esses campos de anexo que você mapeia no conversor:

O PDF4me Convert to PDF lê a extensão do arquivo desativada. name para escolher o renderizador correto (.docx → Palavras Aspostas, .xlsx → Células Aspose, .pptx → O Aspose processa slides, imagens e PDFs nativamente.

Passo 1: Como monitorar a caixa de entrada do Outlook em busca de e-mails recebidos?​

Fluxo até o momento: Apenas acione.

1. Em Power Automate clique Criar, escolher Fluxo de nuvem automatizado.
2. Dê um nome ao fluxo (por exemplo, Email Archive to PDF), escolha Office 365 Outlook: Quando um novo e-mail chega (V3) como gatilho, clique Criar.
3. Conectar Sua caixa de correio do Office 365.
4. Expand Parâmetros avançados e clique Mostrar tudo para revelar as opções de filtragem.
5. Configurar:
   • Para: [email protected] (filtrar para que apenas e-mails endereçados a este endereço acionem o fluxo)
   • Incluir anexos: Yes
   • Somente com anexos: Yes

Configuração do gatilho​

Etapa 2: Inicializar a variável de e-mail​

Fluxo até o momento: Gatilho mais Inicializar variável.

Abra uma matriz vazia para coletar o PDF do corpo do arquivo e todos os PDFs dos anexos.

1. Clique + Novo passo, escolha Inicializar variável.
2. Configurar:
   • Nome: email
   • Tipo: Array
   • ValorDeixe em branco

Inicializar configuração de variáveis​

Etapa 3: Como o PDF4me converte o corpo do e-mail em PDF?​

Fluxo até o momento: Gatilho + Inicializar variável + Converter para corpo PDF.

O gatilho do Outlook emite o corpo da mensagem como HTML em body/bodyO PDF4me Convert to PDF lê o HTML diretamente, portanto, toda a conversão é feita em uma única chamada de ação.

1. Clique + Novo passo, procurar PDF4me, escolha Converter para PDF.
2. Renomear a ação para Converter para corpo de PDF Assim, a ação "Converter para PDF" da etapa 5 receberá um nome próprio e mais claro posteriormente.
3. Conectar Conecte-se ao PDF4me com sua chave de API (somente na primeira vez).
4. Configurar:
   • Conteúdo do arquivo (expressão, clique) fx): triggerOutputs()?['body/body']
   • Nome do arquivo: email-body.html

Converter para configuração do corpo do PDF​

O .html A extensão no nome do arquivo indica ao PDF4me qual renderizador usar. Enviar .docx, .xlsx, .png, ou .jpg Com a mesma facilidade, a mesma ação resolve todos os problemas.

Etapa 4: Adicionar à variável de matriz (corpo do e-mail)​

Fluxo até o momento: Gatilho + Inicializar variável + Converter para corpo do PDF + Anexar (corpo do e-mail).

Empurre o PDF do corpo convertido para o email matriz como página 1.

1. Clique + Novo passo, escolha Adicionar à variável de matriz.
2. Renomear a ação para Adicionar à variável de matriz (corpo do e-mail) Para maior clareza.
3. Configurar:
   • Nome: email
   • Valor (expressão): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF_Body')?['$content'])

Adicionar configuração ao corpo do e-mail​

Passo 5: Como percorrer todos os anexos e converter cada um deles?​

Fluxo até o momento: Gatilho + Inicializar variável + Converter para corpo do PDF + Anexar (corpo do e-mail) + Aplicar a cada.

Percorra cada anexo, converta cada um para PDF e anexe-os em sequência para que a mesclagem final respeite a ordem dos anexos.

Etapa 5a: Aplicar a cada um (escolha a fonte)​

1. Clique + Novo passo, escolha Aplicar a cada um.
2. Configurar:
   • Selecione uma saída das etapas anteriores. (expressão): triggerOutputs()?['body/attachments']

Etapa 5b: Converter para PDF (o anexo)​

3. Dentro do loop, clique Adicionar uma ação, escolha PDF4me: Converter para PDF.
4. Configurar:
   • Conteúdo do arquivo (expressão): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nome do arquivo (conteúdo dinâmico): escolha nome Aplique a cada item atual

O nome O token de conteúdo dinâmico é resolvido em tempo de execução para items('Apply_to_each')?['name']Assim, cada anexo é convertido usando seu nome de arquivo original. O PDF4me lê a extensão para escolher o renderizador correto.

Etapa 5c: Adicionar à variável de matriz (o anexo convertido)​

5. Abaixo, a conversão para PDF ocorre dentro do mesmo loop. Adicionar uma ação, escolha Adicionar à variável de matriz.
6. Configurar:
   • Nome: email
   • Valor (expressão): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF')?['$content'])

Etapa 6: Mesclar vários arquivos PDF em um único arquivo PDF compactado.​

Fluxo até o momento: Gatilho + Inicializar variável + Converter para corpo do PDF + Anexar (corpo) + Aplicar a cada + Mesclar vários PDFs.

O todo email O array (primeiro o PDF do corpo do arquivo, depois os PDFs dos anexos na ordem em que foram anexados) é processado em uma única chamada Merge.

1. Abaixo, clique em Aplicar a cada loop. + Novo passo, procurar PDF4me, escolha Mesclar vários arquivos PDF em um único arquivo PDF..
2. Configurar:
   • Corpo/Conteúdo do documento: escolha o email token variável
   • Nome do arquivo de saída: Email Attachment Merge Output.pdf

Configuração da ação de mesclagem​

Etapa 7: Por que usar um nome de arquivo com carimbo de data/hora para o arquivo compactado?​

Fluxo até o momento: Acionar + Inicializar variável + Converter para corpo do PDF + Anexar + Aplicar a cada + Mesclar + Criar arquivo.

Salve o PDF consolidado no Dropbox com um nome de arquivo com carimbo de data/hora UTC, para que cada entrada do arquivo seja um arquivo novo e classificável. Dois e-mails para o mesmo endereço no mesmo segundo são raros o suficiente para que isso proporcione unicidade eficaz sem a necessidade de incorporar IDs de mensagem.

1. Clique + Novo passo, escolha Dropbox: Criar arquivo.
2. Configurar:
   • Caminho da pasta: /blog data/merge blog template/output
   • Nome do arquivo (expressão, clique) fx): concat('merge-', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd-HHmmss'), '.pdf')
   • Conteúdo do arquivo: escolha o Conteúdo do arquivo token da ação Mesclar vários PDFs

Expressão do nome do arquivo​

Ação final com conteúdo do arquivo mapeado​

Execute o fluxo e verifique.​

1. Salvar o fluxo no canto superior direito.
2. Envie um e-mail com uma mensagem contendo um ou mais anexos para o endereço monitorado.
3. Abrir Histórico de execuçãoO gatilho deve disparar em poucos segundos.
4. Abra o Dropbox em /blog data/merge blog template/output/Um arquivo chamado merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf existe.
5. Abra o PDF. A página 1 contém o texto principal. Da página 2 em diante, cada anexo é exibido na íntegra, na ordem em que foi anexado.

Variações comuns que você pode adicionar sem reconstruir​

Arquivo de e-mails: PDF vs EML​

Perguntas frequentes​

Como faço para acionar esse fluxo em uma caixa de correio compartilhada em vez de uma caixa de entrada pessoal?​

Substitua o Quando um novo e-mail chega (V3) acionar com Quando um novo e-mail chega em uma caixa de correio compartilhada (V2)Passe o endereço da caixa de correio como o Endereço original da caixa postal campo. O restante do fluxo permanece idêntico, cada referência de anexo e expressão de corpo é resolvida da mesma maneira.

E se um e-mail não tiver anexos?​

O gatilho Somente com anexos Sim O filtro impede que o fluxo seja acionado em e-mails que contenham apenas o corpo da mensagem. Se você também quiser arquivar e-mails que contenham apenas o corpo da mensagem, defina esse filtro como "Não" e envolva o loop "Aplicar a cada" em uma condição: execute-o somente quando length(triggerOutputs()?['body/attachments']) é maior que zero. A ação de mesclagem ainda funcionará com apenas um PDF do corpo do arquivo na matriz, produzindo um arquivo de página única.

Como faço para incluir o remetente, o assunto e a data de recebimento na página 1 do arquivo?​

Antes da etapa 3, adicione um Compor ação com um preâmbulo HTML:

<h2>From: @{triggerOutputs()?['body/from']}</h2>
<h2>Subject: @{triggerOutputs()?['body/subject']}</h2>
<p>Received: @{triggerOutputs()?['body/receivedDateTime']}</p>
<hr>
@{triggerOutputs()?['body/body']}

Em seguida, aponte o Conteúdo do Arquivo da etapa 3 para a saída do Compose. A página 1 agora contém metadados de cabeçalho pesquisáveis.

Isso funcionará com e-mails HTML que contenham imagens embutidas?​

Sim. O PDF4me Converter para PDF renderiza HTML com conteúdo embutido. <img src="cid:..."> referências e imagens base64 incorporadas. Do Outlook body/body Inclui o HTML completo com conteúdo embutido, de forma que o PDF renderizado preserve a fidelidade visual do que o destinatário viu.

Quanto tempo leva para o fluxo percorrer seu curso?​

Em um arquivo DOCX de uma página, leva aproximadamente de 10 a 15 segundos por anexo, mais 5 a 10 segundos para o gatilho e o upload final. Um e-mail típico com dois anexos é concluído em 35 a 45 segundos do início ao fim. A opção "Aplicar a cada" do Power Automate é executada sequencialmente por padrão para gerar uma saída ordenada; se a ordem não for importante e você precisar de velocidade, defina a opção correspondente. Controle de Concorrência para 20 nas configurações do loop.

Solução de problemas​

Próximos passos​

O mesmo padrão de sete etapas (disparar, inicializar matriz, converter corpo, repetir, converter e anexar, mesclar e salvar com carimbo de data/hora) funciona para qualquer automação de "e-mail com anexos em um único PDF". Envie uma e cada mensagem recebida se tornará automaticamente uma entrada de arquivo pesquisável, classificável e pronta para auditoria.