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Novo arquivo na sua pasta do Dropbox? Faça uma mala direta no Zapier. Seis passos, totalmente automatizado!

· 14 min para ler
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Deixe um Modelo do Word (por exemplo simple_mail_merge_template.docx) em uma pasta do Dropbox e mantenha um Arquivo JSON (por exemplo sample_mail_merge_data.json) no mesmo lugar. Quando um novo arquivo aparece, Zapier É possível executar uma mala direta: encontre o JSON, chame PDF4me, Gerar Documento (Tipo de arquivo de modelo: Mala direta), carregar Palavra, correr Gerar documento novamente para PDFEm seguida, faça o upload. Seis etapas. Acionado por gatilho. Sem execução manual.

As capturas de tela correspondem ao caminhos de pastas, nomes de arquivos e opções do PDF4me Você configurou no Zapier, mapa Gatilho → encontrar JSON → PDF4me → fazer upload utilizando os mesmos valores mostrados em cada imagem.

Em resumo: Novo arquivo na pasta (Dropbox, Gerar documento Mala direta) → Encontre um arquivo (sample_mail_merge_data.json, incluindo o conteúdo do arquivo) → PDF4me, Gerar Documento (Tipo de arquivo de modelo: Mala direta, modelo do gatilho, dados da etapa de busca) → Carregar arquivo (Mail_Merge_Zap_implantado.docx) → PDF4me, Gerar Documento (segunda execução, por exemplo, saída de texto de dados + PDF) → Carregar arquivo (Mail_Merge_Zap_implantado-2.pdfResultado: um arquivo Word e um PDF em Gerar documento Mala direta/Saída por execução.

Perguntas e respostas baseadas no "porquê".​

Por que descobrir? sample_mail_merge_data.json em uma etapa separada? O arquivo de gatilho pode ser o modelo; o JSON fica ao lado. Um arquivo dedicado. encontrar arquivo A etapa sempre passa o arquivo de dados correto para o PDF4me, independentemente de qual arquivo chegou por último.

Por que usar o Zapier para mala direta? Combine gatilhos do Dropbox com PDF4me e aplicativos de e-mail, CRM ou tarefas em um único Zap, sem necessidade de manter scripts quando sua infraestrutura mudar.

O que você receberá​

Acionar: Um novo arquivo na pasta do Dropbox monitorada (por exemplo, um modelo novo ou atualizado). Entrada: O arquivo de ativação como modelo e um arquivo JSON fixo (sample_mail_merge_data.json) na mesma pasta. Saída: Word e PDF em Gerar documento Mala direta/Saída como Mail_Merge_Zap_implantado.docx e Mail_Merge_Zap_implantado-2.pdf (ou os nomes que você escolheu). Sobrescrever desligado Assim, as execuções anteriores são mantidas, a menos que você altere os nomes.

Do que você precisa​

  • Zapier, Crie uma conta no Zapier e inicie um novo Zap.
  • Chave da API do PDF4me, Obtenha sua chave de APIConecte o PDF4me para ambas as ações de Gerar Documento. Veja Conecte o PDF4me ao Zapier.
  • Dropbox, Novo arquivo na pasta, Encontre um arquivo (pelo nome), e Carregar arquivo (duas vezes).
  • Modelo de mala direta do Word, por exemplo simple_mail_merge_template.docxMescla campos que correspondem às chaves JSON. Fica na pasta monitorada (ou chega como o arquivo de gatilho).
  • Arquivo de dados JSON, por exemplo sample_mail_merge_data.json com teclas como primeiro nome, sobrenome, gênero, membro. Exemplo: {"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}.

O Zap em resumo (6 passos)​

  1. Dropbox: Novo arquivo na pasta: Pasta Gerar documento Mala diretaIncluir conteúdo do arquivo: Sim (e compartilhar o link, se necessário).
  2. Dropbox: Encontrar um arquivoMesma pasta, mesmo nome de arquivo sample_mail_merge_data.json, incluir conteúdo do arquivo: Sim.
  3. PDF4me: Gerar documentoModelo da etapa 1. Tipo de arquivo do modelo: Mala diretaTipo de formato de dados de entrada: ArquivoArquivo de dados da etapa 2. Tipo de dados de entrada: JSON.
  4. Dropbox: Carregar arquivo: Gerar documento Mala direta/SaídaArquivo da etapa 3. Sobrescrever: Não. Nome: Mala direta Zap implantadoExtensão: .docx.
  5. PDF4me: Gerar documentoMesmo modelo (etapa 1). Tipo de arquivo de modelo: Mala diretaTipo de formato de dados de entrada: Texto. Texto de dadosJSON (do conteúdo da etapa 2 ou de um exemplo fixo). Tipo de dados de entrada: JSON. Saída: PDF onde a ação a expõe.
  6. Dropbox: Carregar arquivoMesma pasta de saída. Arquivo da etapa 5. Sobrescrever: Não. Nome: Mail_Merge_Zap_implantado-2Extensão: .pdf.

Visão geral completa do Zap​

Fluxo de seis etapas: Acionamento de novo arquivo no Dropbox, localização do arquivo JSON, mala direta com a opção "Gerar documento" do PDF4me, upload do arquivo DOCX, segunda geração do documento e upload do PDF para a saída.

Gatilho → encontrar JSON → mala direta para Word → fazer upload → segunda mesclagem para PDF → fazer upload. Todas as etapas são concluídas com sucesso quando o mapeamento corresponde à referência.

Passo 1: Novo arquivo na pasta (gatilho)​

Até agora, Zap: Apenas acione.

  1. Dropbox → Novo arquivo na pasta.
  2. Pasta: Gerar documento Mala direta.
  3. Incluir o conteúdo do arquivo?: Sim.
  4. Incluir link para compartilhamento?: Sim Se as etapas de upload exigirem isso.
  5. Teste. A Etapa 1 fornece o arquivo de modelo para PDF4me (por exemplo, simple_mail_merge_template.docx).

Novo arquivo na pasta: Configuração​

Novo arquivo no Dropbox: /Gerar documento Mala direta, incluir conteúdo do arquivo e link de compartilhamento ativados

A pasta monitorada é onde ficam os modelos e o arquivo JSON; um novo arquivo inicia o Zap.

Etapa 2: Localize o arquivo de dados JSON​

Até agora, Zap: Gatilho → Encontrar JSON.

  1. Dropbox → Encontre um arquivo (pesquisar por pasta + nome).
  2. Pasta: Gerar documento Mala direta.
  3. Nome do arquivo: sample_mail_merge_data.json.
  4. Incluir o conteúdo do arquivo?: Sim.
  5. Teste. Mapeie o arquivo desta etapa no PDF4me como Arquivo de dados para a etapa 3.

Encontrar JSON: Configuração​

Dropbox localizar arquivo: pasta /Gerar documento Mala Direta, nome do arquivo sample_mail_merge_data.json, incluir conteúdo

O caminho JSON sempre é o mesmo, garantindo que os dados de mesclagem permaneçam estáveis mesmo quando o arquivo de gatilho variar.

Etapa 3: PDF4me: Gerar documento (modelo a partir de um gatilho, dados de um JSON)​

Até agora, Zap: Gatilho → Encontrar JSON → Gerar Documento.

  1. PDF4me → Gerar documento.
  2. Arquivo de modeloA partir do passo 1 (arquivo de gatilho).
  3. Nome/Extensão do arquivo do modelo: A partir do passo 1 (ex.: modelo_simples_de_mala_merge, .docx).
  4. Tipo de arquivo de modelo: Mala direta.
  5. Tipo de formato de dados de entrada: Arquivo.
  6. Arquivo de dadosA partir do passo 2.
  7. Tipo de dados de entrada: JSON.
  8. Teste. Use o URL do arquivo ou o arquivo binário retornado na etapa 4.

Gerar documento: Saída em Word​

PDF4me Gerar Mala Direta de Documentos: modelo a partir de gatilho, arquivo de dados da etapa de busca JSON, Tipo de Dados de Entrada JSON

A primeira etapa gera o documento Word mesclado a partir do modelo e do arquivo JSON.

Etapa 4: Carregar arquivo (Word)​

Até agora, Zap: Primeiro, gere o documento.

  1. Dropbox → Carregar arquivo.
  2. Pasta: Gerar documento Mala direta/Saída.
  3. ArquivoA partir do passo 3.
  4. Sobrescrever: Não.
  5. Nome do arquivo: Mala direta Zap implantado. Extensão: .docx.
  6. Teste.

Carregar arquivo: DOCX​

O upload do Dropbox mesclou o documento Word no arquivo de saída: Mail_Merge_Zap_deployed.docx, gerado a partir do primeiro documento criado.

Armazena o resultado editável da mala direta sob um nome base fixo.

Etapa 5: PDF4me: Gerar documento (segunda execução, PDF)​

Até agora, Zap: Arquivo Word carregado; segunda ação do PDF4me.

  1. PDF4me → Gerar documento.
  2. Arquivo de modeloA partir do passo 1 (igual à primeira mesclagem).
  3. Tipo de arquivo de modelo: Mala direta.
  4. Tipo de formato de dados de entrada: Texto.
  5. Texto de dados: matriz ou objeto JSON correspondente aos seus campos de mesclagem (por exemplo, [{"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}]), mapeado a partir da etapa 2 se o Zapier expuser o conteúdo do arquivo como texto.
  6. Tipo de dados de entrada: JSON.
  7. Definir Tipo de documento de saída para PDF Quando disponível.
  8. Teste. Forneça à etapa 6 o arquivo de saída desta etapa.

Gerar documento: Texto de dados para PDF​

PDF4me Gerar Mala Direta de Documentos: Formato de Dados de Entrada Tipo Texto, Dados Texto JSON com nome sobrenome gênero membro

A segunda etapa utiliza os mesmos dados lógicos do arquivo JSON, formatados como texto, para gerar um PDF.

Etapa 6: Carregar arquivo (PDF)​

Até agora, Zap: Zap total.

  1. Dropbox → Carregar arquivo.
  2. Pasta: Gerar documento Mala direta/Saída.
  3. ArquivoA partir do passo 5.
  4. Sobrescrever: Não.
  5. Nome do arquivo: Mail_Merge_Zap_implantado-2. Extensão: .pdf.
  6. Ligue o Zap sobre.

Carregar arquivo: PDF​

Upload do Dropbox para PDF de saída: Mail_Merge_Zap_deployed-2.pdf do segundo documento gerado.

Completa o par: Word + PDF na saída para cada gatilho.

Casos de uso no mundo real​

Arraste e solte o modelo: Um novo arquivo de modelo na pasta inicia a geração de arquivos Word e PDF sem precisar abrir o Zapier.

Certificados e cartas: Atualizar sample_mail_merge_data.jsonAdicione ou substitua um arquivo na pasta para regenerar ambos os formatos.

Entrega dupla: As equipes recebem .docx para edições e .pdf para distribuição em uma única execução automatizada.

Referência rápida​

EtapaConfiguração de teclasExemplo
Novo arquivo na pastaPasta, conteúdo do arquivoGerar documento Mala direta
Localizar arquivoPasta, nome do arquivosample_mail_merge_data.json
Gerar documentoMala direta, dados de arquivoEtapa 1 do modelo; Etapa 2 dos dados
Carregar arquivoSaída, nomeMail_Merge_Zap_implantado.docx
Gerar documentoMala direta, dados de textoJSON; saída em PDF
Carregar arquivoSaída, nomeMail_Merge_Zap_implantado-2.pdf

Ver Gerar documento único, ZapierPara um manual Mala direta em quatro etapas no Make, veja Mala direta no Make (quatro etapas).

Solução de problemas​

A etapa de busca não retorna nada.

Confirm sample_mail_merge_data.json existe em Gerar documento Mala direta e a grafia coincide exatamente.

Modelo ou dados não mapeados

No Zapier, abra o seletor de campos e escolha passo 1 para o arquivo de modelo e passo 2 para o arquivo JSON. Teste novamente cada ação do PDF4me após alterar os mapeamentos.

Erros 401, 402 ou de API

Ver Solução de problemas do PDF4me.

O que vem a seguir?​

  1. Teste de ponta a pontaArraste um arquivo para a pasta monitorada e verifique ambas as saídas em Saída.
  2. PesquisaOs gatilhos do Dropbox no Zapier usam polling; atualize ou adicione um Atraso Se você precisar de espaçamento entre uploads rápidos.
  3. Formato únicoRemova a segunda etapa "Gerar documento + carregar" se você precisar apenas de um documento em Word ou apenas de um PDF.
  4. Fluxo manual: Mala direta no Make (quatro etapas) sem um gatilho de pasta.

PDF4me no Zapier

Obter chave de API

Gerar documento único (documentos do Zapier)

Mala direta no Make (4 etapas)