Modelo de fatura do Excel no Power Automate: Preencha a partir de uma lista do SharePoint e arquive todas as faturas como PDF/A com o PDF4me

PDF4me Excel - Populate é uma ação do Power Automate que preenche um modelo de fatura do Excel com dados JSON. Nesse processo, um novo item de lista do SharePoint fornece os dados, a ação Preencher os insere nos marcadores inteligentes do modelo e mais três ações do PDF4me transformam a planilha em uma fatura PDF/A compactada que o SharePoint armazena automaticamente.

Ao pesquisar por um modelo de fatura em Excel, a primeira página é uma galeria. Microsoft, Vertex42, QuickBooks e Square oferecem planilhas em branco bem elaboradas, mas todas param no download. Nenhuma delas explica como o modelo é preenchido, o que, na prática, significa que alguém copia os dados do cliente para as células, exporta para PDF, nomeia o arquivo e o coloca em uma pasta, uma fatura por vez. Este fluxo mantém a parte que essas outras páginas fazem corretamente, um modelo que qualquer pessoa pode criar no Excel, e elimina todas as etapas posteriores ao download.

Perguntas e respostas baseadas no porquê​

O que você receberá​

Entrada: uma linha de uma lista do SharePoint contendo o cabeçalho da fatura, os dados do cliente e dois itens de linha. Saída: uma fatura compactada em PDF/A-2b, ExcelArchived.pdf, na pasta /Shared Documents/ArchivedExcel do mesmo site.

A fonte de dados: uma linha de lista por fatura, com vinte e duas colunas de largura. A última linha, Morris - INV, é a que gerou o resultado de exemplo.

ExcelArchived.pdf, localizado na pasta ArchivedExcel, foi criado pela conta do fluxo alguns segundos após a adição da linha.

Do que você precisa​

O Fluxo em Resumo​

1. When an item is created (gatilho do SharePoint), o sistema monitora a lista chamada Excel Template.
2. Compose cria o JSON RootData a partir da nova linha.
3. Get file content using path lê o modelo de /Shared Documents/Excel Template.
4. Excel - Populate (PDF4me Excel) mescla o JSON na planilha 1.
5. Convert to PDF (PDF4me Convert) gera a planilha como Invoice.pdf.
6. PDF - Compress (PDF4me PDF) com Optimize Profile Web.
7. PDF - Create PdfA (PDF4me PDF) com Compliance PdfA2b.
8. Create file (SharePoint) em /Shared Documents/ArchivedExcel.

Visão geral completa do fluxo​

A execução que gerou a fatura de exemplo. Convert, Compress e Create PdfA levam de dez a onze segundos cada, e todo o resto termina em menos de um segundo, com exceção da gravação no SharePoint, que leva dois segundos. Reserve cerca de trinta e seis segundos por fatura.

Passo 1: Como acionar um fluxo quando um item de lista do SharePoint é criado?​

Fluxo até agora: nada ainda, este é o gatilho.

Cada nova linha na lista representa uma fatura, portanto, o gatilho é a própria lista.

1. Crie um Automated cloud flow e selecione SharePoint > When an item is created.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

Configuração de gatilho do SharePoint​

Uma lista, um gatilho. A coluna Title integrada da lista contém o número da fatura, e é por isso que a próxima etapa mapeia o Número para Title.

Passo 2: Como converter uma linha estática do SharePoint em JSON para um modelo do Excel?​

Fluxo até o momento: gatilho do SharePoint.

O modelo espera uma estrutura aninhada: um cabeçalho de fatura, um bloco de empresa, um bloco de cliente e uma lista de itens. A linha da lista é plana. Compose é a camada de tradução entre os dois.

1. Adicionar Data Operation > Compose.
2. Cole isso em Inputs. Cada valor é uma expressão triggerBody()?['<column>'] que aponta para uma coluna da lista.

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose: visualização de código​

Invoice, Company e Customer são arrays de um único elemento. Items possui dois elementos, um para cada conjunto de colunas de itens na lista.

Como cada célula do modelo obtém seu valor​

O bloco From (B3) é um texto simples, PDF4me, portanto, é o mesmo em todas as faturas. Substitua-o pelo nome da sua empresa no modelo.

Etapa 3: De onde o fluxo lê o modelo do Excel?​

Fluxo até o momento: gatilho do SharePoint mais Compose.

O modelo é um arquivo comum em uma biblioteca de documentos. O fluxo o lê a cada execução, portanto, o layout utilizado será aquele que estiver presente no SharePoint naquele momento.

1. Adicionar SharePoint > Get file content using path.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type (avançado): Yes

Get file content using path: configuração​

A lista e a pasta de modelos são ambas chamadas de Excel Template. São coisas diferentes: uma é uma lista, a outra é uma pasta em Shared Documents.

Passo 4: Como o Excel - Populate preenche um modelo de fatura?​

Fluxo até agora: gatilho do SharePoint mais Compose mais Get file content using path.

Esta etapa executa o trabalho que as galerias de modelos deixam para você. Excel - Populate pega a planilha e o JSON, encontra todos os marcadores inteligentes e insere o valor correspondente na célula.

1. Adicionar Excel - Populate a partir da conexão PDF4me Excel.
2. Configurar:
   • File Content: o token Body obtido ao Get file content using path
   • JSON Data: a saída do Compose (o token aparece como Body)
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. Abra Advanced parameters e defina três das quatro opções:
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate: configuração​

O trabalho é realizado por duas entradas: os bytes do modelo do SharePoint e o JSON do Compose. Todo o resto se resume à formatação e ao escopo.

O modelo utiliza dois tipos de marcador, e a diferença entre eles é o segredo do truque:

• As células de cabeçalho, como Invoice No. contêm &=RootData.Invoice.Number(noadd). O modificador (noadd) grava o valor no local e nunca insere uma linha.
• A linha do item contém &=RootData.Items.Description, &=RootData.Items.Qty e assim por diante, sem nenhum modificador. Essa linha é escrita uma vez para cada elemento da matriz Items, portanto, dois itens produzem duas linhas e um terceiro item produziria uma terceira.

A gramática completa, incluindo modificadores, caminhos aninhados e manipulação de fórmulas, está na visão geral da sintaxe da Excel Populate. Para obter informações sobre a ação Preencher isoladamente, com um modelo do Dropbox e uma carga útil JSON embutida, consulte Preenchendo um modelo do Excel a partir de JSON no Power Automate.

Etapa 5: Como converter a planilha preenchida em PDF?​

Fluxo até agora: Gatilho do SharePoint + Compose + Get file content using path + Excel - Populate.

A planilha preenchida existe apenas durante a execução do programa. Ela nunca é salva como um arquivo .xlsx; ela vai diretamente para o conversor.

1. Adicione a Convert to PDF a partir da conexão PDF4me Convert.
2. Configurar:
   • File Content: o token Output File Content do Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF: configuração​

Output File Content é a planilha preenchida. Ele nunca chega ao SharePoint como um arquivo .xlsx.

Etapa 6: Como compactar a fatura e convertê-la para PDF/A?​

Fluxo até agora: tudo através Convert to PDF.

Duas ações da conexão PDF4me PDF: primeiro, comprimir e, em seguida, certificar. Inverter essas ações permitiria que a compressão sobrescrevesse um arquivo que já havia sido tornado compatível.

1. Adicionar PDF - Compress.
   • File Content: o token Body da Convert to PDF
   • File Name: o token headers/FileName herdado da ação anterior
   • Optimize Profile: Web
2. Adicionar PDF - Create PdfA.
   • File Content: o token Body do PDF - Compress
   • File Name: o token headers/FileName
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress e Create PdfA: parâmetros​

A função Compress atua na fatura convertida, antes de qualquer certificação.

Create PdfA é a última ação a modificar o documento, que é exatamente onde deveria estar.

O mesmo par de ferramentas executa a mesma tarefa em arquivos que já estão no SharePoint, no arquivamento de PDFs no Power Automate com uma pasta do SharePoint não supervisionada.

Etapa 7: Onde a fatura finalizada será salva?​

Fluxo até o momento: tudo através do Create PdfA.

A última ação grava a fatura certificada de volta no mesmo site do SharePoint.

1. Adicionar SharePoint > Create file.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content: o token Body do PDF - Create PdfA

SharePoint Create file: configuração​

Cada ação do PDF4me gera um token chamado Body, portanto, o rótulo por si só não indica qual ação você selecionou. Passe o cursor sobre ele ou verifique a visualização do código para body('PDF_-_Create_PdfA').

Execute o fluxo e verifique​

1. Save o fluxo no canto superior direito.
2. Adicione um novo item à lista chamado Excel Template e preencha todas as colunas que o modelo utiliza.
3. Abra o histórico de execução. Todas as oito ações devem estar verdes, sendo que Convert, Compress e Create PdfA consumiram a maior parte do tempo.
4. Abra a pasta /Shared Documents/ArchivedExcel e verifique se o PDF está lá, com Modified By mostrando a conta do fluxo.
5. Abra o próprio arquivo e compare-o com a linha da lista, depois verifique as propriedades do documento em busca da declaração PDF/A.

A fatura da execução capturada tem 37.876 bytes. Ela exibe a linha Morris - INV: cliente Morris Luma na Invoicing.co, datada de 01/09/2026 e com vencimento em 20/09/2026, com dois itens: PDF to Excel (quantidade 60) e PDFA (quantidade 45). Seus metadados XMP declaram pdfaid:part como 2 e pdfaid:conformance como B, que corresponde ao formato PDF/A-2b visto de dentro. Ela possui duas páginas em vez de uma, devido à configuração de página explicada na etapa 5.

Variações comuns que você pode adicionar sem reconstruir​

Como isso se compara a outras formas de gerar faturas?​

Cada linha descreve a alternativa. A última linha é este fluxo.

A distinção que importa é a seguinte: os dois primeiros fluxos mantêm o layout no Excel, mas mantêm uma pessoa envolvida no processo, enquanto o terceiro remove a pessoa, mas move o layout para o código. Somente este fluxo faz as duas coisas.

Perguntas frequentes​

Existe algum modelo de fatura em Excel?​

Sim. O Excel inclui modelos de fatura: no aplicativo para desktop, escolha File > New e pesquise por fatura. A Microsoft também disponibiliza mais modelos em sua galeria online. Eles são projetados para serem preenchidos manualmente.

O modelo usado nesta postagem foi criado para uma tarefa diferente. Suas células de valor contêm marcadores inteligentes em vez de texto de exemplo, para que um fluxo possa preenchê-las. Você pode converter qualquer modelo de fatura que já goste da mesma maneira: mantenha o design e substitua cada valor por um marcador como &=RootData.Invoice.Number(noadd).

Como gerar uma fatura a partir de dados do Excel?​

Mantenha os dados em linhas, o layout em um modelo e deixe que algo combine os dois. Dentro do Excel, esse algo pode ser uma mala direta do Word ou uma macro VBA, e ambos são executados no computador de alguém.

Neste fluxo, as linhas residem em uma lista do SharePoint, Compose transforma uma linha em JSON e Excel - Populate a mescla ao modelo. Se seus dados já estiverem em uma tabela do Excel no OneDrive ou SharePoint, a ação List rows present in a table do conector Excel Online (Business) pode alimentar a mesma Compose dentro de um loop Apply to each, com items('Apply_to_each') no lugar de triggerBody(). Tudo a partir da etapa 3 permanece como está.

Como automatizar faturas no Excel?​

Automatizar uma fatura significa eliminar cada etapa que uma pessoa realiza para cada fatura: digitar os valores, exportar para PDF, nomear o arquivo e arquivá-lo. O modelo em si permanece um arquivo Excel normal.

Este fluxo elimina todos os quatro. A linha da lista é a única entrada. O modelo é preenchido pelo Excel - Populate, exportado por Convert to PDF, arquivado por PDF - Create PdfA e arquivado por Create file. Depois que o nome do arquivo é criado a partir da linha, conforme descrito na etapa 7, não há mais nada a ser feito manualmente.

O Power Automate consegue converter Excel em PDF?​

Sim. Em um fluxo na nuvem, a ação Convert file do conector do OneDrive for Business transforma um arquivo .xlsx em PDF, mas apenas para arquivos armazenados no OneDrive. Portanto, os fluxos do SharePoint geralmente copiam a pasta de trabalho para lá primeiro e a excluem depois.

PDF4me Convert to PDF utiliza o conteúdo do arquivo diretamente de qualquer ação anterior. É por isso que a planilha preenchida neste fluxo nunca é salva em nenhum lugar: ela vai do Excel - Populate diretamente para o conversor, e o único arquivo que chega ao SharePoint é a fatura em PDF/A finalizada.

Solução de problemas​

Próximos passos​

O mesmo padrão de oito etapas (listar linha, remodelar para JSON, buscar o modelo, preencher, converter, compactar, certificar, salvar) lida com qualquer documento que comece como uma planilha: orçamentos, notas de entrega, extratos e certificados.