Arquivamento de e-mails no Power Automate: uma mensagem do Outlook se transforma em um arquivo PDF/A compactado no SharePoint com o PDF4me.

PDF4me Criar PDF É uma ação do Power Automate que reescreve um PDF para o padrão de arquivamento ISO 19005. Ao ser inserida no final de um fluxo do Outlook que converte o corpo da mensagem, todos os anexos e os mescla, ela transforma o arquivamento de e-mails em um único arquivo PDF/A compactado que o SharePoint armazena permanentemente.

Ao pesquisar por arquivamento de e-mails, a primeira página oferece serviços de armazenamento. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy, todas respondem à pergunta "onde os e-mails ficarão armazenados e por quanto tempo". Nenhuma delas, porém, responde à pergunta que realmente define se vale a pena manter um arquivo: Em que formato está? A exportação de uma caixa de correio só é legível enquanto algo ainda puder abri-la. Esse fluxo trata o arquivamento primeiro como um problema de formatação e depois como um problema de armazenamento, o que é a ordem oposta à de todos os outros na página de resultados.

Perguntas e respostas baseadas no "porquê".​

O que você receberá​

Entrada: Um e-mail do Outlook com um ou mais anexos. Saída: Um único arquivo PDF/A-2b compactado no SharePoint contendo o corpo da mensagem como página um, seguido por todos os anexos em ordem.

A mensagem que inicia o fluxo: um corpo curto e um anexo em PDF.

O arquivo EmailArchive.pdf foi criado pela conta do Flow cerca de um minuto após a chegada do e-mail.

Do que você precisa​

O Fluxo em Resumo​

1. Quando um novo e-mail chega (V3) (Gatilho do Outlook) com anexos incluídos.
2. Inicializar variável email, tipo Array.
3. Converter para PDF (PDF4me Connect) no corpo da mensagem HTML.
4. Adicionar à variável de matriz Empurrando o corpo convertido.
5. Aplicar a cada sobre o gatilho Attachments.
6. Converter para PDF 2 em cada anexo contentBytes.
7. Adicionar à variável de matriz 2 Empurrando cada acessório convertido.
8. Mesclar vários arquivos PDF em um único arquivo PDF. (PDF4me Connect).
9. PDF - Comprimir com o perfil otimizado Web.
10. PDF - Criar PDF com conformidade PdfA2b.
11. Criar arquivo (SharePoint) em /Shared Documents/EmailArchive.

Visão geral completa do fluxo​

Quatro operações com documentos, cada uma com duração de dez a onze segundos, dominam o processo. Reserve cerca de cinquenta e seis segundos para uma mensagem com um anexo e aproximadamente mais dez segundos para cada anexo adicional.

Passo 1: Como acionar um fluxo em e-mails recebidos do Outlook?​

Fluxo até o momento: Nada ainda, este é o gatilho.

O gatilho decide o que será arquivado, portanto, vale a pena ser criterioso nessa escolha. Dois de seus parâmetros avançados são os responsáveis por essa função.

1. Crie um Fluxo de nuvem automatizado e escolha Office 365 Outlook > Quando um novo e-mail chega (V3).
2. Abrir Parâmetros avançados e configurar:
   • Para: [email protected]
   • Incluir anexos: Yes
   • Importância: Any
   • Somente com anexos: Yes
   • Pasta: Inbox

Configuração do gatilho do Outlook​

A opção "Incluir anexos" é a que as pessoas esquecem. Se você a desativar, o processo continua, mas todos os anexos chegam com conteúdo vazio.

Etapa 2: Por que o fluxo precisa de uma variável de matriz?​

Fluxo até o momento: Gatilho do Outlook.

O número de anexos só é conhecido quando a mensagem chega, portanto o fluxo precisa de algum lugar para acumular um número desconhecido de PDFs, preservando sua ordem.

1. Adicionar Variáveis > Inicializar variável.
2. Configurar:
   • Nome: email
   • Tipo: Array
   • Valor: deixe vazio

Inicializar configuração de variáveis​

O valor permanece vazio. O corpo é anexado em seguida, antes do loop, o que o coloca na primeira página.

Passo 3: Como converter o corpo de um e-mail para PDF?​

Fluxo até o momento: Gatilho do Outlook mais variável de inicialização.

O gatilho do Outlook entrega o corpo da mensagem como HTML. O PDF4me Convert to PDF renderiza esse HTML, e é por isso que o nome do arquivo contém um prefixo. .html extensão mesmo que um PDF seja retornado.

1. Adicionar Converter para PDF do PDF4me Connect conexão.
2. Configurar:
   • Contente: o Body token, que se resolve em triggerOutputs()?['body/body']
   • Nome do arquivo: email-body.html

Converter para configuração PDF​

A extensão no nome do arquivo indica ao conversor o tipo de arquivo que está sendo enviado. Como se trata de HTML, o arquivo email-body.html está correto, mesmo que a saída seja um PDF.

Passo 4: Como inserir o corpo da mensagem na primeira página?​

Fluxo até o momento: Gatilho do Outlook, Inicializar variável, Converter para PDF.

A ordem no documento mesclado é simplesmente a ordem em que os elementos entram na matriz. Anexar o corpo aqui, antes do loop, é todo o mecanismo que o mantém em primeiro lugar.

1. Adicionar Variáveis > Adicionar à variável de matriz.
2. Configurar:
   • Nome: email
   • Valor: o Conteúdo do arquivo token de Converter para PDF, que se resolve em body('Convert_to_PDF')

Adicionar à configuração da variável de matriz​

O valor deve ser o token de conteúdo do arquivo, que é body('Convert_to_PDF'). Qualquer outra coisa aqui é o motivo mais comum para a falha da mesclagem posteriormente.

Passo 5: Como converter todos os anexos de e-mail em PDF?​

Fluxo até o momento: Gatilho do Outlook, Inicializar variável, Converter para PDF, Adicionar à variável de matriz.

Um loop sobre a coleção de anexos, com duas ações dentro dele. Esse é todo o padrão, e ele não muda conforme o número de anexos aumenta.

1. Adicionar Controlar > Aplicar a cada.
2. Selecione uma saída das etapas anteriores.: o Attachments token, que se resolve em triggerBody()?['Attachments'].

Aplicar a cada configuração​

Duas ações dentro do loop, e isso permanece válido para um ou vinte anexos.

Agora adicione a primeira ação dentro do loop.

3. Adicionar Converter para PDF (PDF4me Connect) dentro do loop. O Power Automate o nomeia. Converter para PDF 2.
4. Configurar:
   • Conteúdo do arquivo: a expressão base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nome do arquivo: o name token do anexo

O Outlook envia anexos codificados em base64. O comando `base64ToBinary` converte os bytes de conteúdo de volta para um arquivo que o conversor consegue ler.

Em seguida, a segunda ação dentro do loop.

5. Adicionar Adicionar à variável de matriz dentro do loop, chamado Adicionar à variável de matriz 2.
6. Configurar:
   • Nome: email
   • Valor: o Conteúdo do arquivo token de Converter para PDF 2, que se resolve em body('Convert_to_PDF_2')

Mesmo array, mesmo padrão da etapa 4. Cada iteração do loop adiciona mais um intervalo de páginas ao arquivo final.

As duas expressões de loop​

base64ToBinary e items() ambos vêm do Referência da função da Linguagem de Definição de Fluxo de Trabalho, que é a lista definitiva do que um campo de expressão aceitará.

Passo 6: Como mesclar um número desconhecido de PDFs em um só?​

Fluxo até o momento: tudo através do loop Aplicar a cada.

Quando o ciclo termina, o email O array contém o PDF principal seguido por cada PDF anexo. O método `merge` processa todo o array em uma única chamada.

1. Adicionar Mesclar vários arquivos PDF em um único arquivo PDF. de PDF4me Connect, após o loop.
2. Configurar:
   • conteúdo do documento: @variables('email')
   • Nome do arquivo de saída: EmailArchive.pdf

A visualização do código torna o formato inequívoco:

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

Visualização do código da ação de mesclagem​

O comando `runAfter Apply_to_each Succeeded` garante que a mesclagem aguarde a conclusão da conversão de todos os anexos.

Passo 7: Como tornar um arquivo de e-mail compatível com PDF/A?​

Fluxo até o momento: Tudo através do Merge.

Duas ações, nesta ordem, do PDF4me PDF conexão. O pedido não é cosmético.

1. Adicionar PDF - Comprimir.
   • Conteúdo do arquivo: o conteúdo do arquivo mesclado
   • Nome do arquivo: o headers/FileName token transferido da ação anterior
   • Otimizar perfil: Web
2. Adicionar PDF - Criar PDF.
   • Conteúdo do arquivo: o conteúdo do arquivo compactado
   • Nome do arquivo: o headers/FileName token
   • Conformidade: PdfA2b
   • Permitir atualização: Yes
   • Permitir downgrade: Yes

Comprimir e criar parâmetros de PDFA​

A compressão é executada no documento mesclado, antes de qualquer coisa ser certificada.

Criar PDF é a última ação a modificar o documento, que é exatamente onde deveria estar.

Etapa 8: Onde o arquivo finalizado será armazenado?​

Fluxo até o momento: Tudo através do Create PdfA.

A última ação grava o arquivo certificado no SharePoint.

1. Adicionar SharePoint > Criar arquivo.
2. Configurar:
   • Endereço do site: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Caminho da pasta: /Shared Documents/EmailArchive
   • Nome do arquivo: EmailArchive.pdf
   • Conteúdo do arquivo: o Conteúdo do arquivo token de PDF - Criar PDF, que se resolve em body('PDF_-_Create_PdfA')

Configuração de criação de arquivo do SharePoint​

O conteúdo do arquivo é resolvido para body('PDF_-_Create_PdfA'). Pegue-o de Compress em vez disso e você obterá um PDF válido que não é um arquivo compactado.

Execute o fluxo e verifique.​

Envie uma mensagem de teste para o endereço monitorado com pelo menos um anexo e, em seguida, verifique três itens em vez de apenas um.

1. O histórico de execução. Todas as onze ações estão verdes, com o botão "Aplicar a" mostrando a contagem correta de iterações. A execução capturada mostra 1 of 1 para um e-mail com um único anexo.
2. A pasta do SharePoint. EmailArchive.pdf presente em /Shared Documents/EmailArchive, com "Modificado por" mostrando a conta do fluxo.
3. O próprio arquivo. Este é o passo que as pessoas costumam pular. Abra as propriedades do documento e confirme se a declaração PDF/A está realmente presente.

O arquivo gerado pela captura de tela tem 32.088 bytes. duas páginas: o corpo da mensagem na página um, o anexo na página dois. Seus metadados XMP incorporados declaram pdfaid:part como 2 e pdfaid:conformance como B, que é como o PDF/A-2b se parece por dentro. Se o seu próprio arquivo de saída abrir corretamente, mas não contiver essa declaração, a ação Criar arquivo está quase certamente lendo da ação upstream errada.

Variações comuns que você pode adicionar sem reconstruir​

Como isso se compara às abordagens usuais?​

A distinção que importa é a seguinte: as três primeiras perguntas respondem onde o e-mail está armazenado. Somente a última responde se ele ainda será exibido corretamente quando o software que o gerou deixar de existir.

Perguntas frequentes​

O que é arquivamento de e-mails?​

O arquivamento de e-mails é a prática de capturar mensagens em um armazenamento separado e durável, para que sobrevivam à limpeza da caixa de entrada, à saída de funcionários e aos prazos de retenção. A maioria dos produtos o define como um problema de armazenamento: copiar os e-mails para um local seguro e indexá-los para que possam ser pesquisados.

Essa definição está incompleta. Um arquivo só é útil se ainda puder ser aberto, e um item de e-mail está vinculado ao sistema que o armazena. Converter a mensagem e seus anexos para um formato de documento fixo é o que transforma uma cópia em um registro.

Como funciona o arquivamento de e-mails?​

Tradicionalmente, um dispositivo de registro em diário fica ao lado do servidor de e-mail e recebe uma cópia de tudo, armazenando-a em um repositório proprietário com sua própria interface de busca.

Este fluxo funciona de forma diferente. Um gatilho é acionado na chegada, o corpo do e-mail e os anexos são convertidos para PDF, mesclados em um único documento na ordem correta, compactados e convertidos para PDF/A-2b antes de serem gravados no SharePoint. Não há nenhum dispositivo ou repositório proprietário, e o resultado é um arquivo que qualquer pessoa pode abrir sem precisar do seu software.

Como arquivar emails no SharePoint?​

Aponte para Office 365 Outlook Acione o gatilho na caixa de correio, execute o trabalho com o documento no fluxo e finalize com SharePoint Criar arquivo Apontado para a pasta de destino. Esse é o formato dela.

O que importa é acertar no que você escreve. Salvar um .msg ou .eml Tecnicamente, arquivar um documento em uma biblioteca de documentos é arquivá-lo no SharePoint, mas o resultado é um item de e-mail que requer um cliente de e-mail. Um arquivo PDF/A é um documento que o SharePoint pode indexar, visualizar e ao qual pode aplicar um rótulo de retenção como qualquer outro.

É possível salvar e-mails no SharePoint?​

Sim, de várias maneiras, e elas não são equivalentes. Você pode arrastar uma mensagem do Outlook para uma biblioteca sincronizada, usar a opção "Salvar no OneDrive" em um e-mail individual ou automatizar o processo com o Power Automate, como faz este fluxo.

As rotas manuais salvam a mensagem em seu formato original, portanto, os anexos permanecem incorporados em um arquivo que somente um cliente de e-mail pode abrir. A rota automática permite que você defina o formato de saída, sendo essa a razão para preferi-la quando o objetivo é a retenção dos arquivos, e não a conveniência.

Quais são as melhores práticas para o arquivamento de e-mails?​

Quatro pontos importantes: arquive assim que o arquivo chegar, em vez de seguir um cronograma, para que nada dependa da memória de alguém. Mantenha o corpo do arquivo e seus anexos juntos, pois separá-los destrói o contexto que tornava a mensagem relevante. Use um formato com especificações definidas, o que na prática significa PDF/A. E dê a cada item arquivado um nome único, já que um arquivo que sobrescreve o arquivo de ontem é um único documento com etapas adicionais.

O fluxo aqui segue os três primeiros por construção. O quarto é a única coisa que você deve alterar na configuração capturada antes de entrar em produção.

Solução de problemas​

Leituras relacionadas​

Este post aborda a formatação de arquivos na automação de e-mails. Três tutoriais complementares abordam os aspectos adjacentes:

• Converta o corpo do e-mail e todos os anexos em um único PDF consolidado. Este artigo aborda o padrão de mesclagem em detalhes, incluindo o armazenamento no Dropbox.
• Transforme cada e-mail recebido em um arquivo PDF pronto para auditoria. Adota as mesmas sete ações sob a perspectiva da gestão de registros.
• Arquivamento de PDFs no Power Automate com uma pasta do SharePoint não supervisionada. Aplica a compressão e o par PDF/A a documentos que já estão no SharePoint, sem envolver e-mail.

Próximos passos​

O armazenamento define onde seus e-mails ficam guardados. O formato define se alguém ainda pode lê-los. Esse fluxo resolve a segunda questão, que é aquela que ninguém na primeira página de resultados está fazendo.