Modelo de Carta de Cobrança no Power Automate: Gere uma carta em PDF para cada caso pendente no SharePoint com o PDF4me

PDF4me Generate Document Single é uma ação do Power Automate que mescla dados JSON em um modelo Word e retorna um documento finalizado. Apontada para uma lista do SharePoint de processos jurídicos, ela transforma um modelo de carta de notificação extrajudicial em uma carta em PDF para cada processo marcado como concluído, arquiva cada carta na pasta do processo correspondente e atualiza o status do processo.

Ao pesquisar por um modelo de carta de cobrança, a primeira página geralmente remete a centros de autoajuda judicial, sites de assistência jurídica e bancos de formulários. Os sites California Courts, WashingtonLawHelp e LawDepot explicam como redigir uma carta, e o fazem de forma clara e objetiva. Nenhum deles, porém, aborda a situação de um escritório que envia trinta cartas por semana, onde a carta em si é a parte fácil, mas a burocracia envolvida não: copiar os dados do cliente, da parte contrária e o valor da indenização do processo, salvar o PDF na pasta correta e lembrar de marcar o caso como concluído. Este fluxo de trabalho automatiza essa parte administrativa e deixa o texto onde ele deve estar: em um documento Word controlado pelos advogados.

Perguntas e respostas baseadas no porquê​

O que você receberá​

Entrada: uma lista do SharePoint com os processos, cada um contendo um ID do processo, cliente, data do incidente, parte contrária, valor da indenização, advogado e status. Saída: uma carta de notificação extrajudicial em PDF para cada processo, marcada como pronta em /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>, o status do processo alterado para Demand Letter Generated e um e-mail de resumo para o lote.

MAT-1001.pdf está em sua própria pasta, elaborado pela equipe responsável pelo fluxo de trabalho.

Resumo de um lote de um único caso. A contagem provém da variável DocIndex.

Do que você precisa​

O Fluxo em Resumo​

1. Manually trigger a flow inicia um lote.
2. Get items lê a lista Matters com o Filter Query Status eq 'Ready for Demand Letter'.
3. Select mapeia cada assunto para os seis campos do modelo.
4. Get file content é /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx.
5. Initialize variable cria DocIndex como um inteiro definido como 0.
6. Apply to each loop sobre os itens de Get items.
7. PDF - Generate Document (Single) (PDF4me PDF) preenche o modelo com Output Type PDF.
8. Create file (SharePoint) salva a carta em /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>.
9. Update item (SharePoint) define Status como Demand Letter Generated.
10. Increment variable adiciona 1 ao DocIndex.
11. Send an email (V2) (Office 365 Outlook) envia o resumo do lote.

Visão geral completa do fluxo​

Um lote de duas tarefas. O loop levou sete segundos para ambas as passagens, e a gravação no SharePoint é a etapa mais lenta, com dois segundos por letra.

Passo 1: Como iniciar um lote de cartas de cobrança sob demanda?​

Fluxo até agora: nada ainda, este é o gatilho.

Um gatilho manual se adequa à forma como as cartas são realmente enviadas: alguém revisa os documentos marcados como prontos e, em seguida, pressiona o botão.

1. Crie um Instant cloud flow e selecione Manually trigger a flow.
2. Deixe sem nenhuma entrada. A própria lista decide quais itens estarão no lote.

Configuração manual do gatilho​

Nenhuma entrada. A seleção ocorre na próxima etapa, na coluna Status.

Passo 2: Como selecionar apenas os assuntos que estão prontos para uma carta de notificação extrajudicial?​

Fluxo até o momento: Manually trigger a flow.

O comando Get items realiza a seleção, portanto o fluxo nunca precisa verificar o status por si só.

1. Adicionar SharePoint > Get items.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
3. Abra Advanced parameters e defina:
   • Filter Query: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • Order By: Title asc

Get items: configuração​

O valor do filtro corresponde exatamente, incluindo letras maiúsculas. A ordenação por Title exibe as letras na ordem do ID do processo.

Passo 3: O que o mapa de ação Select representa?​

Fluxo até agora: Manually trigger a flow e Get items.

Select transforma cada linha do processo exatamente nos seis campos que o modelo reconhece, o que facilita a leitura da relação entre a lista e o modelo.

1. Adicionar Data Operation > Select.
2. De: o token body/value de Get items.
3. Mapa: uma linha por campo do modelo, conforme a tabela abaixo.

Select: configuração​

Cinco campos mantêm seus nomes de coluna. O sexto, MatterID, vem da coluna Title da lista.

Como cada marcador de posição obtém seu valor​

Etapa 4: De onde o fluxo lê o modelo Word?​

Fluxo até agora: Manually trigger a flow + Get items + Select.

O modelo é um arquivo Word comum na biblioteca de documentos. Lê-lo aqui, antes do loop, significa que ele é buscado uma vez por lote, em vez de uma vez por processo.

1. Adicionar SharePoint > Get file content.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Identifier: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • Infer content type (avançado): Yes

Get file content: configuração​

Edite o modelo no SharePoint e o próximo lote usará a nova redação, sem nenhuma alteração no fluxo.

O modelo contém seis marcadores de posição na sintaxe do modelo PDF4me: <<[Attorney]>>, <<[IncidentDate]>>, <<[OpposingParty]>>, <<[MatterID]>>, <<[ClientName]>> e <<[DamagesAmount]>>. O cabeçalho, a linha de referência e o texto ao redor deles são conteúdo simples Word. A visão geral da sintaxe do modelo Word abrange tudo o que um marcador de posição pode fazer.

Etapa 5: Por que o fluxo precisa de uma variável de contador?​

Fluxo até agora: tudo através de Get file content.

O e-mail de resumo precisa de um número, e uma variável é a maneira mais simples de levar um número para fora do loop.

1. Adicionar Variables > Initialize variable.
2. Configurar:
   • Nome: DocIndex
   • Tipo: Integer
   • Valor: 0

Initialize variable: configuração​

Initialize variable precisa estar no nível superior do fluxo. O Power Automate não permite que ela esteja dentro de um loop.

Etapa 6: Como gerar uma carta de notificação extrajudicial para cada caso?​

Fluxo até agora: tudo através Initialize variable.

Este é o loop que realiza o trabalho de fato. Cada iteração gera uma carta, a arquiva, atualiza o processo e a contabiliza.

1. Adicionar Control > Apply to each.
2. Select an output from previous steps: o token body/value de Get items.

Apply to each: configuração​

Quatro ações dentro do loop, e isso permanece válido por um período ou cinquenta.

Agora, a primeira ação dentro do loop.

3. Adicionar PDF - Generate Document (Single) a partir da conexão PDF4me PDF.
4. Configurar:
   • Template File Type: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • Template File Name: DemandLetterTemplate.docx
   • Template File Data: uma expressão base64() sobre a saída Get file content, por exemplo base64(body('Get_file_content'))
   • Document Data Type: Json
   • Document Data File: deixe em branco
   • Document Data Text: o JSON abaixo, construído a partir do assunto atual
   • Output Type: PDF
   • Keep Pdf template Editable: No

Os tokens em Document Data Text correspondem a estas expressões:

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

Generate Document (Single): configuração​

As chaves JSON devem corresponder exatamente aos nomes dos espaços reservados. MatterID é a única cujo valor provém de uma coluna com nome diferente.

Para a data, atribua uma cadeia de caracteres de formatação ao marcador de posição no modelo Word, conforme descrito em formatação em modelos Word:

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">> imprime 14 de junho de 2026.

Para o valor, formate-o em Document Data Text antes que chegue ao modelo. Isso pressupõe que DamagesAmount seja uma coluna do tipo Número ou Moeda:

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US') produz 18.500.

formatNumber e as demais funções utilizadas nesta postagem estão documentadas na referência de funções de expressão de fluxo de trabalho.

Etapa 7: Onde cada carta deve ser arquivada?​

Fluxo até agora: o loop, através Generate Document (Single).

O ID da questão tem dupla função aqui, nomeando tanto a pasta quanto o arquivo.

1. Adicione SharePoint > Create file dentro do loop.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/DemandLetters/ seguido pelo token Title
   • File Name: o token Title seguido por .pdf
   • File Content: o token Body do PDF - Generate Document (Single)

Create file: configuração​

Para o processo MAT-1001 o arquivo /Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf.

Passo 8: Como impedir que um assunto receba uma segunda carta?​

Fluxo até agora: o loop, através Create file.

O filtro na etapa 2 só funciona se o status mudar depois que uma carta já existir. Essa é toda a função dessa ação.

1. Adicione SharePoint > Update item dentro do loop.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
   • ID: o token ID da ocorrência atual
   • Status Value (avançado): Demand Letter Generated

Update item: configuração​

Update item só é executada após Create file ser concluída com sucesso, portanto, um item cuja operação de criação falhou permanece pronto para o próximo lote.

Etapa 9: Como a equipe sabe que o lote está concluído?​

Fluxo até agora: o loop, através Update item.

Duas ações finalizam o trabalho: uma conta dentro do loop, a outra relata o resultado após a contagem.

1. Adicionar Variables > Increment variable como a última ação dentro do loop.
   • Nome: DocIndex
   • Valor: 1
2. Adicione Office 365 Outlook > Send an email (V2) após o loop.
   • Para: o endereço da sua equipe
   • Assunto: Demand Letters Generated - seguido pelo token DocIndex e in this batch
   • Body: Hi team, DocIndex demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • Importance (avançada): Normal

Increment variable e Send an email (V2): configuração​

Última dentro do loop, portanto, contabiliza apenas as cartas que foram arquivadas e registradas.

Um e-mail por lote, não um por carta.

Execute o fluxo e verifique​

1. Save o fluxo e selecione Test e, em seguida, Manually.
2. Antes de executar o processo, marque pelo menos um dos itens como Ready for Demand Letter.
3. Abra o histórico de execução. Apply to each deve mostrar uma iteração por tarefa marcada como pronta, e todas as ações devem estar verdes.
4. Abra a pasta /Shared Documents/DemandLetters e verifique se há uma pasta para cada processo, cada uma contendo um arquivo PDF com o nome do ID do processo.
5. Abra a lista Matters e confirme se os assuntos agora mostram Demand Letter Generated.

A lista Matters após as corridas​

Três processos agora mostram Demand Letter Generated. O processo MAT-1003 ainda está em rascunho, portanto o filtro o ignorou e nenhuma carta foi gerada.

A captura de tela processou dois processos em cerca de oito segundos. A carta referente ao processo MAT-1001 possui 21.121 bytes em uma única página, é da PDF4me Legal Associates, assinada por David Park em nome de Sarah Chen e endereçada à Meridian Logistics Inc. Seus metadados XMP declaram pdfaid:part como 1 e pdfaid:conformance como B, que corresponde ao padrão PDF/A-1b. O e-mail de resumo mostrado anteriormente provém de um lote separado, contendo apenas um processo.

Variações comuns que você pode adicionar sem reconstruir​

Como isso se compara a outras formas de produzir cartas de cobrança?​

Cada linha descreve a alternativa. A última linha é este fluxo.

A distinção que importa: esta é a única linha em que o modelo permanece um arquivo Word normal e o registro do processo é alterado durante a mesma execução.

Perguntas frequentes​

Como elaborar um modelo de carta de cobrança?​

Comece com a carta que seu escritório já envia e marque todos os valores que mudam entre os processos. Uma carta de cobrança típica tem cabeçalho, data, destinatário, uma linha de referência com o ID do processo, um breve resumo dos fatos, o valor cobrado com prazo, as consequências caso o prazo seja ultrapassado e uma assinatura. Tudo, exceto os valores que mudam, é fixo.

Para fins de automação, cada valor alterado se torna um marcador. O modelo de exemplo utiliza seis campos: cliente, data do incidente, parte contrária, valor, advogado e ID do processo. A redação é meramente ilustrativa, portanto, solicite a aprovação do advogado para o texto de qualquer modelo que você enviar.

Como preencher um modelo Word usando o Power Automate?​

Existem duas rotas comuns. A ação Populate a Microsoft Word template da Microsoft usa controles de conteúdo no documento e está localizada no conector premium Word Online (Business). Ela retorna um arquivo .docx, portanto, um PDF requer uma segunda etapa de conversão.

Este fluxo usa a ação Generate Document (Single) do PDF4me. O modelo é um arquivo .docx comum com marcadores como <<[ClientName]>>, os dados são inseridos em formato JSON e a ação retorna um PDF diretamente em um conector padrão. Leia o modelo com Get file content, converta-o para base64() e construa Document Data Text a partir do item da lista.

Como automatizar cartas no Word?​

Dentro do próprio Word, a resposta clássica é a Mala Direta: um documento com campos de mesclagem e uma fonte de dados, como uma planilha do Excel. Funciona, mas alguém precisa executá-la em um computador para cada lote e arquivar os resultados posteriormente.

Automatizar corretamente significa manter o documento Word como um modelo e deixar um fluxo preenchê-lo com seus registros. Aqui, os registros são uma lista do SharePoint, o gatilho decide quando um lote é executado e o arquivamento e as atualizações de status acontecem na mesma execução, portanto, não há etapa de mesclagem para ninguém realizar.

O que é a automatização de documentos jurídicos?​

A automação de documentos jurídicos consiste na produção de documentos legais, como cartas de cobrança, contratos de prestação de serviços e notificações, a partir de modelos aprovados e dados do processo, em vez de redigir cada um manualmente. O modelo contém o texto aprovado pelo escritório, os dados provêm do registro do caso e o software realiza a fusão das informações.

Este fluxo é um pequeno exemplo concreto disso: um modelo Word, uma lista de assuntos e uma ação do PDF4me realizando a mesclagem, com o status do assunto registrando que a carta existe.

Solução de problemas​

Próximos passos​

O mesmo padrão de onze etapas (filtrar a lista por status, preencher um modelo Word para cada linha, arquivar o PDF, alterar o status, relatar a contagem) lida com qualquer documento que uma linha da lista possa gerar: cartas de compromisso, notificações, lembretes de renovação e propostas de acordo.