Word形式の契約書をPDF4meを使ってZapierで変換、圧縮、アーカイブしてPDF/A形式にしましょう。

契約書、報告書、提案書など、多くはWordファイルから始まります。コンプライアンスや長期保存のためにアーカイブする必要がある場合は、シンプルな .docx それでは不十分だ。 PDF/A ISO 19005 が標準です。フォントは埋め込まれ、外部リンクはなく、何十年も読み続けることができます。Word から直接 PDF/A を作成することはできません。まず PDF に変換する必要があります。Zapier では、フォルダを監視し、Word (または Excel、PowerPoint) を PDF に変換し、圧縮し、それを PDF/A に変換して、アーカイブ ファイルをアップロードするという一連のプロセスを自動化できます。たった 5 つのステップです。手動でエクスポートする必要はありません。

なぜ最初に変換し、次に圧縮し、最後にアーカイブするのか？​

PDF/AはPDFファイルのみを受け付けます。 ソースがWord、Excel、PowerPoint、または画像の場合は、PDF/Aを適用する前にPDFに変換する必要があります。 PDFに変換 このアクションは、DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、TXT、EML、および一般的な画像フォーマットに対応しています。 PDFを圧縮 アーカイブ前にファイルを縮小することで、ファイルサイズが小さくなり、転送や保存が速くなります。 PDF/A を作成する フォントを埋め込み、外部依存関係を削除し、長期保存のためにドキュメントをロックします。1つのZapで、変換、圧縮、アーカイブの3つの処理すべてを実行できます。

Zapの概要​

手順は以下の5段階です。新規ファイルの起動 → PDFへの変換 → PDFの圧縮 → PDF/Aファイルの作成 → ファイルのアップロード。各手順は、設定が完了すると緑色のチェックマークが表示されます。

---

得られるもの​

入力： Word文書（例： Word Sample.docx）またはその他のサポートされている形式で /ブログ日付/PDFA。 出力： アーカイブ用 PDF/A ファイル (例: PdfA_Zap_Output.pdf） で /ブログデータ/PDFA/出力法令遵守、監査、または長期保存に対応できる状態。

---

必要なもの​

---

ザップ：5つのステップ​

1. フォルダ内の新しいファイル （Dropbox）：フォルダ内にファイルが現れたときにトリガーされます。2分ごとにポーリングを行います。
2. PDFに変換 (PDF4me): Word、Excel、PowerPoint、または画像をPDFに変換します。
3. PDFを圧縮 (PDF4me): アーカイブする前にPDFを縮小します。
4. PDF/A を作成する (PDF4me): PDFファイルをアーカイブに適した形式に変換します。
5. ファイルのアップロード (Dropbox): PDF/Aファイルを出力フォルダに保存します。

---

ステップ1：フォルダを監視する（トリガー）​

これまでのZap： トリガーのみ。

1. 追加 Dropbox → フォルダ内の新しいファイル 引き金として。
2. 空間: デフォルト （またはDropboxのスペース）。
3. フォルダ （必須）： /ブログ日付/PDFA。
4. サブフォルダ内のファイルも含めますか？: 間違い （ネストされたフォルダを含める場合は True を指定します。）
5. ファイルの内容を含めますか？: はいZapがファイルを変換、圧縮、PDF/A作成に渡すために必要です。
6. 共有リンクを含めますか？: はい （任意）

フォルダ内の新しいファイル: トリガー設定​

トリガー設定：スペース（デフォルト）、フォルダパス（/Blog Data/PDFA）、ファイルコンテンツを含める設定は「はい」。後続のステップで実際のファイルバイトを受け取るために、ファイルコンテンツを含める必要があります。

---

ステップ2：PDFに変換する​

これまでのZap： トリガー → PDFに変換。

1. 追加 PDF4me → PDFに変換。
2. ファイル （必須）：地図 1. ファイル 「フォルダ内の新規ファイル」ステップから（Zapierには「1. ファイル: (存在しますが表示されません)」と表示される場合があります）。
3. ファイル名: 地図 1. ファイル名 そして 1. ファイル拡張子 ステップ1から。Word文書の場合、これは次のようになります。 単語サンプル + .docxこの拡張子は、PDF4me がどの形式から変換するかを指示します。
4. 出力サイズ：任意。空欄のままにするか、必要に応じて指定してください。

PDFへの変換：ファイルマッピング​

PDFへの変換アクション：ステップ1でマッピングされたファイル、トリガーからのファイル名（例：Word Sample.docx）。PDF4meは拡張子からフォーマットを自動検出します。

---

ステップ3：PDFを圧縮する​

これまでのZap： トリガー → PDFに変換 → PDFを圧縮。

1. 追加 PDF4me → PDFを圧縮。
2. ファイル （必須）：地図 2. ファイルURL 「PDFに変換」ステップから。
3. ファイル名: 地図 2. ファイル名 そして 2. ファイル拡張子 ステップ 2 から (例: 単語サンプル + .pdf)
4. プロフィール: マックス （または、お好みであればより軽量なプロファイルも選択可能です。）

PDFを圧縮：アーカイブする前にファイルサイズを縮小します​

PDF圧縮アクション：ステップ2（PDF出力への変換）で生成されたファイル、プロファイルを最大に設定。ファイルサイズが小さくなるため、アーカイブと転送が高速化されます。

---

ステップ4：PDF/A形式に変換する​

これまでのZap： トリガー → PDFに変換 → PDFを圧縮 → PDF/Aを作成。

1. 追加 PDF4me → PDF/A を作成する。
2. ファイル （必須）：地図 3. ファイルURL PDF圧縮ステップから。
3. ファイル名を指定してください: 地図 3. ファイル名 そして 3. ファイル拡張子 ステップ 3 から (例: 単語サンプル + .pdf)
4. PDF/A準拠 （必須）：レベルを選択してください。 PDF/A-2b 基本適合性 保存用としてよく選ばれる。

PDF/A の作成: アーカイブ設定​

PDF/Aアクションの作成：圧縮PDF出力からのファイル、手順3で指定したファイル名、PDF/A準拠（例：PDF/A-2b基本準拠）。

PDF/A準拠オプション​

PDF/A-1b基本的な視覚的整合性。 PDF/A-1a文書構造でアクセス可能。 PDF/A-2圧縮性能が向上した新しい規格。 PDF/A-3他のファイル（XML、Excelなど）を埋め込むことができます。

---

ステップ5：アーカイブ用PDFをアップロードする​

これまでのZap： トリガー → PDFに変換 → PDFを圧縮 → PDF/Aを作成 → ファイルをアップロード。

1. 追加 Dropbox → ファイルのアップロード。
2. 空間: デフォルト。
3. フォルダ （必須）： /ブログデータ/PDFA/出力。
4. ファイル （必須）：地図 4. ファイルURL 「PDF/Aファイルの作成」ステップから。
5. 上書き: 間違い (既に存在する場合は名前を変更)または 真実 （交換する）。
6. ファイル名を指定してください例： PdfA_Zap_Output （または、ステップ1のマップを使用して動的な命名を行う）。
7. ファイル拡張子を指定してください: .pdf。
8. 共有リンクを含めますか？: はい （任意）

ファイルのアップロード: PDF/A を出力フォルダに保存​

ファイルアップロードアクション: フォルダー (/Blog Data/PDFA/Output)、Create PDF/A からのファイル、ファイル名の指定 (例: PdfA_Zap_Output)、ファイル拡張子の指定 (.pdf)。

---

「変換してからアーカイブする」機能は誰が使っているのか？実際の事例​

---

クイックリファレンス：キー設定​

パラメータの詳細については、以下を参照してください。 PDFに変換：Zapier そして PDF/A 作成、Zapier。

---

トラブルシューティング​

---

次は？​

---