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PDF4me AIドキュメントパーサー これは、AIを使ってドキュメントを読み込み、そのフィールドをJSON形式で返すZapierアクションです。ZapierのLooping機能と組み合わせることで、買掛金処理における一般的なケース、つまり複数の請求書が添付されたメールを、それぞれ個別に解析するといった処理に対応できます。

どの請求書OCRツールも同じことを示しています。1つのドキュメントを入力すると、きれいなフィールドが出力されます。請求書はそうやって届きません。共有受信トレイに、サプライヤーから3つのPDFが添付され、本文に「PFA」と書かれたメールとして届きます。興味深い問題は、1つの請求書を読み取ることではなく、1つのトリガーが複数の解析に変換される必要があることです。ほとんどのチュートリアルでは、誰かがすでにファイルを分割したフォルダを監視することで、この部分を静かにスキップしています。このZapはこれをスキップしません。3つのステップがあり、真ん中のステップがループです。

PDF4meでZUGFeRD請求書を作成 これは、請求書データをPDFとA3サイズの電子請求書のハイブリッド形式に変換するPower Automateアクションです。SharePointリストを対象とすると、Composeアクションが各行から構築したJSONを取得し、EN 16931 XMLを書き込み、読みやすい請求書をベースとなるPDFに描画し、結果をファイルに保存して購入者にメールで送信します。

ZUGFeRDを検索すると、次の3つのいずれかにたどり着きます。フォーマットの説明、既にあるファイルが正しいかどうかを判定するバリデーター、または請求書作成ソフトウェアを開発する開発者向けのPHP、Java、C#ライブラリです。これら3つはすべて、請求書が既にどこかに存在することを前提としています。しかし、これらのどれもが答えていないのは、財務チームが実際に抱えている疑問です。請求書データはリスト、スプレッドシート、あるいは販売内容を記録するシステムなど、どこかに保存されていますが、それを準拠した電子請求書として出力する必要があるのです。このフローは、7つのステップで構成され、コードを使わずに、その欠けていた中間部分を実現します。

PDF4meでスイスQR請求書を作成する これは、スイスの決済基準に準拠したQRコード伝票に支払い詳細を変換するPower Automateアクションです。SharePointリストを指定すると、受信したリクエストごとにQRコード伝票を作成し、その画像をドキュメントライブラリに保存し、該当する行にリンクを貼り、債務者にメールで送信します。

スイスのQR請求書を検索すると、2種類の回答が得られます。1つは規格の説明で、領収書と支払い部分に何を含めるべきか、どのような参照形式が存在するか、なぜ2022年にQR請求書が従来の支払い伝票に取って代わったのかなどが説明されています。もう1つは、請求書作成ソフトウェアを開発する開発者向けのPHP、JavaScript、またはPythonのコードライブラリです。この2つの間には、単にQR請求書を送付する必要がある企業があります。支払い詳細は既に誰かが最新の状態に保っているリストに保存されており、不足しているのは、QR請求書を作成、保存、送信する部分です。これが、コードを使わずに5つのステップで実行されるフローです。

PDF4me ドキュメント生成 シングル これは、JSONデータをWordテンプレートにマージして完成したドキュメントを返すPower Automateアクションです。SharePointの法律案件リストを対象とすることで、準備完了とマークされた案件ごとに1つの要求書テンプレートをPDFレターに変換し、各レターをそれぞれの案件フォルダーに保存し、案件のステータスを更新します。

催告状のテンプレートを検索すると、まず最初に出てくるのは裁判所のセルフヘルプセンター、法律扶助サイト、書式ライブラリです。カリフォルニア州裁判所、WashingtonLawHelp、LawDepotはいずれも手紙の書き方を丁寧に説明しています。しかし、週に30通も送る法律事務所のやり方については、どれも触れていません。手紙を書くのは簡単ですが、その周りの事務作業は大変です。依頼人、相手方、金額を訴訟記録からコピーし、PDFを適切な案件フォルダに保存し、案件を完了済みとしてマークすることを忘れないようにしなければなりません。このフローでは、そうした事務作業を自動化し、文面は弁護士が管理するWord文書に残します。

PDF4me Create PdfA これは、PDFをISO 19005アーカイブ規格に書き換えるPower Automateアクションです。メッセージ本文の変換、すべての添付ファイルの変換、およびそれらの結合を行うOutlookフローの最後に配置することで、メールのアーカイブを単一の圧縮PDF/Aファイルに変換し、SharePointに永続的に保存します。

メールアーカイブを検索すると、最初のページにはストレージの販売が表示されます。Proofpoint、Mimecast、Barracuda、GoDaddyなど、どの企業も「メールはどこに、どれくらいの期間保存されるのか」という質問には答えています。しかし、アーカイブを保存する価値があるかどうかを実際に決定づける質問には、どの企業も答えていません。 どのような形式ですか？ メールボックスのエクスポートファイルは、何らかの処理で開ける場合のみ読み取り可能です。この処理フローでは、アーカイブ処理をまずフォーマットの問題として扱い、次にストレージの問題として扱います。これは、結果ページに表示される他のユーザーとは逆の順序です。

メールからPDFへのアーカイブ これは、新しいOutlookメールを受信するたびに実行されるPower Automateフローです。メッセージ本文とすべての添付ファイルをPDFに変換し、タイムスタンプ付きの統合PDFにマージし、結果をDropboxに書き込んで長期的なコンプライアンス保持に利用します。アクションは7つ。コードは不要です。メールごとに1つのファイルが作成され、本文が最初に、次に添付ファイルが順番に処理されます。出力ファイル名は merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf そのため、すべてのアーカイブエントリは一意にソート可能です。

監査チーム、記録管理責任者、コンプライアンス担当者は、Exchange の保持ポリシーをクリアし、改ざん防止機能付きで検索可能な形式で保存されたメール証拠を必要としています。Outlook のネイティブエクスポートは手動で、ファイルごとに処理されるため、添付ファイルが別のファイルに分割されてしまいます。このチュートリアルでは、コード不要の代替手段を構築します。受信したすべてのメールが、元のファイルとともに自動的に単一の統合 PDF ファイルに変換されます。 .eml 添付ファイルは法的保管のためOutlookに残されていますが、アーカイブされたPDFファイルは正式な記録コピーとして扱われます。

メール主導のワークフローで苦痛なのはメールそのものではなく、 それに伴うすべて本文にはコンテキスト（送信者、送信理由、実行方法）が含まれ、添付ファイルには成果物（請求書、フォーム、署名済み契約書）が含まれます。これらを別々に保存すると、後でメッセージを再構築するのに将来の自分が3回クリックする必要が生じます。このチュートリアルでは、正確なパターンを構築します。 パワーオートマタ と PDF4meでPDFに変換、 PDF4meで複数のPDFファイルを結合する、 見通し、 Dropbox、そして「各ループに適用」が1つ。フローアクションは7つ。受信メールが1通届きます。統合されたPDFが1つ送信され、本文が先に、次に添付ファイルが1つずつ、タイムスタンプ付きで自動的にアーカイブフォルダに保存されます。