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PDF4me Create PdfA これは、PDFをISO 19005アーカイブ規格に書き換えるPower Automateアクションです。メッセージ本文の変換、すべての添付ファイルの変換、およびそれらの結合を行うOutlookフローの最後に配置することで、メールのアーカイブを単一の圧縮PDF/Aファイルに変換し、SharePointに永続的に保存します。

メールアーカイブを検索すると、最初のページにはストレージの販売が表示されます。Proofpoint、Mimecast、Barracuda、GoDaddyなど、どの企業も「メールはどこに、どれくらいの期間保存されるのか」という質問には答えています。しかし、アーカイブを保存する価値があるかどうかを実際に決定づける質問には、どの企業も答えていません。 どのような形式ですか？ メールボックスのエクスポートファイルは、何らかの処理で開ける場合のみ読み取り可能です。この処理フローでは、アーカイブ処理をまずフォーマットの問題として扱い、次にストレージの問題として扱います。これは、結果ページに表示される他のユーザーとは逆の順序です。

メールからPDFへのアーカイブ これは、新しいOutlookメールを受信するたびに実行されるPower Automateフローです。メッセージ本文とすべての添付ファイルをPDFに変換し、タイムスタンプ付きの統合PDFにマージし、結果をDropboxに書き込んで長期的なコンプライアンス保持に利用します。アクションは7つ。コードは不要です。メールごとに1つのファイルが作成され、本文が最初に、次に添付ファイルが順番に処理されます。出力ファイル名は merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf そのため、すべてのアーカイブエントリは一意にソート可能です。

監査チーム、記録管理責任者、コンプライアンス担当者は、Exchange の保持ポリシーをクリアし、改ざん防止機能付きで検索可能な形式で保存されたメール証拠を必要としています。Outlook のネイティブエクスポートは手動で、ファイルごとに処理されるため、添付ファイルが別のファイルに分割されてしまいます。このチュートリアルでは、コード不要の代替手段を構築します。受信したすべてのメールが、元のファイルとともに自動的に単一の統合 PDF ファイルに変換されます。 .eml 添付ファイルは法的保管のためOutlookに残されていますが、アーカイブされたPDFファイルは正式な記録コピーとして扱われます。

メール主導のワークフローで苦痛なのはメールそのものではなく、 それに伴うすべて本文にはコンテキスト（送信者、送信理由、実行方法）が含まれ、添付ファイルには成果物（請求書、フォーム、署名済み契約書）が含まれます。これらを別々に保存すると、後でメッセージを再構築するのに将来の自分が3回クリックする必要が生じます。このチュートリアルでは、正確なパターンを構築します。 パワーオートマタ と PDF4meでPDFに変換、 PDF4meで複数のPDFファイルを結合する、 見通し、 Dropbox、そして「各ループに適用」が1つ。フローアクションは7つ。受信メールが1通届きます。統合されたPDFが1つ送信され、本文が先に、次に添付ファイルが1つずつ、タイムスタンプ付きで自動的にアーカイブフォルダに保存されます。