Power Automate でのメールアーカイブ: PDF4me を使用して、Outlook のメッセージを SharePoint 内の圧縮 PDF/A ファイルに変換します
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PDF4me Create PdfA これは、PDFをISO 19005アーカイブ規格に書き換えるPower Automateアクションです。メッセージ本文の変換、すべての添付ファイルの変換、およびそれらの結合を行うOutlookフローの最後に配置することで、メールのアーカイブを単一の圧縮PDF/Aファイルに変換し、SharePointに永続的に保存します。
メールアーカイブを検索すると、最初のページにはストレージの販売が表示されます。Proofpoint、Mimecast、Barracuda、GoDaddyなど、どの企業も「メールはどこに、どれくらいの期間保存されるのか」という質問には答えています。しかし、アーカイブを保存する価値があるかどうかを実際に決定づける質問には、どの企業も答えていません。 どのような形式ですか? メールボックスのエクスポートファイルは、何らかの処理で開ける場合のみ読み取り可能です。この処理フローでは、アーカイブ処理をまずフォーマットの問題として扱い、次にストレージの問題として扱います。これは、結果ページに表示される他のユーザーとは逆の順序です。
流れの概要
1. When a new email arrives (V3)
Outlook trigger. Include Attachments Yes, Only with Attachments Yes, Folder Inbox.
2. Initialize variable
Name email, Type Array. The buffer every PDF gets appended to, in order.
3. Convert to PDF
PDF4me Connect. Turns the HTML message body into page 1 of the archive.
4. Append to array variable
Pushes the converted body onto the email array before the loop starts.
5. Apply to each
Loops the trigger Attachments collection. Two actions inside.
6. Convert to PDF 2
Converts each attachment using base64ToBinary on contentBytes.
7. Append to array variable 2
Pushes each converted attachment onto the same email array.
8. Merge multiple PDF files
PDF4me Connect. docContent is the whole email array. One PDF out.
9. PDF - Compress
Optimize Profile Web. Runs before the standard is applied, never after.
10. PDF - Create PdfA
Compliance PdfA2b. This is the action that makes it an archive.
11. Create file
SharePoint writes EmailArchive.pdf into /Shared Documents/EmailArchive.