Power Automate の Excel 請求書テンプレート: SharePoint リストから入力し、PDF4me を使用してすべての請求書を PDF/A としてアーカイブします
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PDF4me Excel - 入力 これは、Excelの請求書テンプレートにJSONデータを入力するPower Automateアクションです。ここでは、新しいSharePointリストアイテムがデータを提供し、Populateアクションがそれをテンプレートのスマートマーカーに書き込み、さらに3つのPDF4meアクションがワークブックを圧縮されたPDF/A形式の請求書に変換し、SharePointが自動的に保存します。
Excelの請求書テンプレートを検索すると、最初のページにはたくさんのテンプレートが表示されます。Microsoft、Vertex42、QuickBooks、Squareなど、どれもデザイン性の高い空白のワークブックを提供していますが、ダウンロードするだけで終わってしまいます。テンプレートへの入力方法については何も説明されていません。実際には、顧客情報をセルにコピーし、PDFにエクスポートし、ファイル名を付けてフォルダに保存するという作業を、請求書1枚ずつ行う必要があるのです。この流れでは、Excelで誰でもデザインできるテンプレートという、これらのテンプレートが持つ利点はそのままに、ダウンロード後の手順をすべて省いてしまっています。
流れの概要
1. When an item is created
SharePoint trigger on the list named Excel Template. Every new row is one invoice.
2. Compose
Reshapes the flat list row into the nested RootData JSON the template expects.
3. Get file content using path
Reads the Excel invoice template from Shared Documents on every run.
4. Excel - Populate
PDF4me Excel. Writes the JSON into the smart markers on sheet 1.
5. Convert to PDF
PDF4me Convert. Renders the populated workbook as Invoice.pdf.
6. PDF - Compress
Optimize Profile Web. Runs before the archival standard is applied.
7. PDF - Create PdfA
Compliance PdfA2b. The step that turns an invoice into a record.
8. Create file
SharePoint writes ExcelArchived.pdf into /Shared Documents/ArchivedExcel.