AI - Analizzatore di documenti in Zapier

Q: Where do I build the Analyzer?

In the PDF4me developer dashboard at AI Document Parser. Two analyzer types: Parse (one schema, returns extracted fields) and Classify (many schemas, one per document variant, returns the matched Classification Name plus its fields). Once saved you pick the Analyzer from the AI Analyzer Id dropdown in this Zap action.

Cosa fa questa azione

PDF4me IA - Analizzatore di documenti esegue un salvato Analizzatore AI dal PDF4me dashboard rispetto a qualsiasi documento e restituisce i dati estratti in modo dinamico JSON all'interno di uno Zap. Un'azione copre fatture, ordini di acquisto, ricevute, contratti, moduli personalizzati, referti di laboratorio o qualsiasi cosa tu descriva in uno schema. Scegli l'analizzatore da ID dell'analizzatore AI menu a tendina (Analizza per un singolo schema, Classifica per molte varianti di documenti). I campi appaiono come token mappabili individualmente in ogni passaggio successivo attraverso oltre 6.000 Zapier app.

Esempio di fattura per test

Utilizza questa fattura di esempio per confermare che l'azione funzioni end-to-end prima di puntare il tuo Zap ai dati reali. Trascinalo in Dropbox, Google Drive o qualsiasi connettore di archiviazione, mappa il file in File, concatenare Nome del file + Estensione file (Per esempio sample_invoice + .pdf), e scegli default_invoice_extraction dal ID dell'analizzatore AI menu a tendina. L'azione restituisce un menu a tendina popolato Testo del documento JSON è possibile analizzare il flusso di dati a valle.

Raccomandato

Esempio di fattura (PDF)

Corrisponde allo screenshot Configura: mappa da Dropbox come fattura_esempio.pdf e selezionare estrazione_fattura_predefinita In ID dell'analizzatore AI.

fattura_esempio.pdf

Alternare

Esempio di fattura del fornitore (PDF)

Lo stesso integrato estrazione_fattura_predefinita Analizzatore. Da utilizzare se hai già seguito la procedura guidata di Dropbox per la rinominazione intelligente.

esempio-fattura-fornitore.pdf

Autenticazione del tuo API Richiesta

Per accedere al PDF4me Web API Attraverso Zapier, ogni azione Zap necessita di un valido PDF4me API chiave sulla PDF4me Connessione. Ottieni o ruota la tua chiave dalla dashboard dello sviluppatore.

Get your API Key Open AI Document Parser Dashboard

Configura prima il tuo analizzatore

URL delle dashboard che utilizzerai in questa guida:

Elenco degli analizzatori (Passaggi 1–2): https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/
Dettagli dell'analizzatore (passaggi 3–5): https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>

Crea innanzitutto il tuo Analyzer (necessario per ogni piattaforma)

AI - Document Parser esegue un Analyzer salvato dalla dashboard per sviluppatori di PDF4me. Scegli "Parse" per uno schema di documento singolo oppure "Classify" per indirizzare diverse varianti (Cliente ABC, Cliente XYZ, fattura generica) in un'unica chiamata. Lo stesso ID dell'Analyzer funziona su Make, Zapier, Power Automate, n8n e l'API REST.

Guida alla configurazione di Parse

Uno schema, con i campi "fieldName", "fieldType" e "fieldDescription".

Guida alla configurazione di Classify

Numerosi schemi per ogni Analyzer. Nome della classificazione + prompt + schema del documento per ogni variante.

Informazioni importanti da non perdere

L'analizzatore vive nel PDF4me dashboard, lo Zap si limita a farvi riferimento

Definisci lo schema (campi, tipi, descrizioni) una volta nel Elenco degli analizzatori E Dettagli dell'analizzatore pagine. Le Zapier azione legge ID dell'analizzatore AI Dal menu a tendina, seleziona quale analizzatore eseguire. Modifica lo schema in seguito e ogni Zap che punta allo stesso ID lo rileverà automaticamente, senza bisogno di ricostruire lo Zap.

File O URL del file, non entrambi

Mappa File da un passaggio precedente (Dropbox / Google Drive / allegato Gmail / Webhook) quando il documento si trova già in un'app connessa. Utilizzare File URL quando il documento è ospitato su un server pubblico HTTPS collegamento. Impostare entrambi non è necessario, l'azione preferisce File quando presente.

La scelta tra Parse e Classify è decisa dall'Analizzatore, non dall'azione.

Stessa azione, due modalità di analisi. A Analizza L'analizzatore restituisce i campi dal suo schema singolo. Classificare L'analizzatore instrada il documento allo schema più corrispondente e restituisce il suo nome di classificazione. più i campi estratti dello schema corrispondente. Cambia comportamento cambiando l'ID.

Utilizzare l'ID dell'analizzatore AI, non il nome dell'analizzatore AI (obsoleto).

Zapier spettacoli ID dell'analizzatore AI come menu a tendina degli analizzatori dal tuo PDF4me conto. Il più vecchio Nome dell'analizzatore AI il campo di testo è contrassegnato (Deprecato). Lascialo vuoto e scegli l'analizzatore da ID dell'analizzatore AI.

Zapier PDF4me AI - Scheda Configura del parser di documenti: File mappato dal passaggio 2 di Dropbox, URL del file vuoto, Nome del file mappato come sample_invoice più .pdf, Menu a tendina ID analizzatore AI impostato su default_invoice_extraction e Nome analizzatore AI deprecato lasciato vuoto — Scheda Configura: mappa **File** da un passaggio precedente, lasciare **Server di file** vuoto, costruire **Nome del file** dai token Nome file + Estensione file, scegli **ID dell'analizzatore AI**e andarsene **Nome dell'analizzatore AI (obsoleto)** vuoto.

Parametri

URL delle dashboard che utilizzerai in questa guida:

Elenco degli analizzatori (Passaggi 1–2): https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/
Dettagli dell'analizzatore (passaggi 3–5): https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>

Richiesto nell'azione: File O File URL (uno dei due), Nome file (con estensione) e ID dell'analizzatore AI. Partire Nome dell'analizzatore AI (obsoleto) vuoto.

Campo	Necessario	Cosa fa	Esempio
File	Conditional	Binary file from a previous Zap step. Map a file token from Dropbox, Google Drive, OneDrive, Gmail attachment, Slack file, Webhooks by Zapier, or any connector that exposes a file output. Required when File URL is not provided. In the screenshot, step 2 File is mapped from Dropbox.	`2. File`
File URL	Conditional	Publicly reachable HTTPS URL to the document. Required when File is not provided. Use when the document lives on a public CDN, S3 bucket, or content host. Leave empty when File is mapped.	`https://example.com/document.pdf`
File Name	Yes	Source document filename with extension. Best practice is to concatenate the previous step File Name and File Ext tokens (for example sample_invoice + .pdf becomes sample_invoice.pdf).	`sample_invoice.pdf`
AI Analyzer Id	Yes	Dropdown of Analyzers saved in your PDF4me account. Create Analyzers at `https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/` (+ Add), then edit schemas on `https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid>`. Sent to the API as `customisationNote`. Pick Parse for one schema or Classify for many variants.	`default_invoice_extraction`
AI Analyzer Name (Deprecated)	No	Legacy free-text field. Zapier marks this as deprecated. Leave empty and use AI Analyzer Id instead.	`-`

ID dell'analizzatore AI: come gli ID dell'analizzatore si mappano al comportamento

ID dell'analizzatore di analisi sintatticaUno schema estrae i campi che hai definito

È preferibile che ogni documento elaborato condivida lo stesso layout. Output JSON contiene esattamente le proprietà che hai descritto in campi sull'analizzatore, incluso tavolo matrici per le voci di riga.

ID dell'analizzatore di classificazioneMolti schemi, percorsi ed estratti in una sola chiamata

Ideale quando un singolo Zap deve gestire diverse varianti (Cliente ABC, Cliente XYZ, fattura generica). L'IA associa il documento in entrata allo schema più appropriato tramite il suo prompt di classificazione, quindi restituisce il nome della classificazione corrispondente più i campi estratti da quello schema.

estrazione_fattura_predefinitaModello di fattura integrato

Un analizzatore pronto all'uso per le fatture standard dei fornitori. Scegli questa opzione quando hai bisogno di estrarre immediatamente i dati dalle fatture senza dover creare uno schema personalizzato. Passa a un analizzatore di parsing personalizzato quando hai bisogno di campi specifici, logica del fornitore o colonne di tabella non incluse nell'impostazione predefinita.

Produzione

L'azione restituisce dinamica JSONOgni proprietà definita nello schema dell'analizzatore appare in ZapierRisultato del test e come token mappabile individualmente in ogni passaggio successivo. La forma esatta dipende dal tuo analizzatore:

chiavi di primo livello corrispondere al fieldName valori nel tuo schema (stringa, numero, data o table matrici per le voci di riga).
Analizzatori di classificazione restituisce anche il nome della classificazione corrispondente in modo da poter ramificare a valle in base allo schema corrispondente.
Nessun file binario viene restituito, il parser AI è un JSON-unica azione.

Ecco alcuni nomi di token comuni che probabilmente incontrerete, a seconda dello schema:

Token	Tipo	Contenuto tipico
`invoiceNumber`	Corda	Numero di fattura/ricevuta
`invoiceDate`	Data	Data normalizzata (quando `fieldMethod: "generate"` è impostato)
`vendorName`	Corda	Nome del fornitore o venditore dall'intestazione
`totalAmount`	Numero	Totale complessivo nella valuta del documento
`lineItems`	Vettore	Dati di riga ripetuti (un oggetto per riga, campi descritti nell'annidamento) `fields` vettore)

Configurazione rapida

Costruisci prima il tuo analizzatore. Apri il Elenco degli analizzatori, clicca + Aggiungi, digita un ID analizzatore chiaro, scegli Analizza O Classificare, salva la riga, quindi aggiungi uno schema di documento su Dettagli dell'analizzatore pagina. Vedi la Guida alla configurazione di Parse O Guida alla configurazione di Classify per le regole complete dello schema (incluse fieldType: "table" per righe annidate e fieldMethod: "generate" per i valori derivati).
Nel tuo Zap fai clic +, ricerca PDF4me, scegliere IA - Analizzatore di documenti.
Collega o riutilizza il tuo PDF4me account.
Mappa File da un passaggio precedente (Dropbox / Google Drive / allegato Gmail / Webhook), O incolla un pubblico HTTPS collegamento in File URL.
Mappa Nome del file ai token del nome file del passaggio precedente (concatenare Nome del file + Estensione file (per mantenere il nome originale con l'estensione corretta).
Da ID dell'analizzatore AI scegli il tuo analizzatore (ad esempio default_invoice_extraction, client_invoices, o un analizzatore Parse o Classify personalizzato). Lascia Nome dell'analizzatore AI (obsoleto) vuoto.
Fare clic azione di prova. Ispezionare il reso JSON nel Zapier Pannello di prova.
Mappa i campi restituiti nell'azione successiva (Crea riga Fogli Google, Crea record Airtable, Invia email Gmail, Invia messaggio canale Slack o uno qualsiasi degli oltre 6.000 Zapier app).

Esempi di flusso di lavoro

Esempi di flusso di lavoroOpen by default. Four common AI - Document Parser patterns inside Zaps.

Fatture dei fornitori su Fogli Google

Attivatore: Gmail Nuovo allegato nella casella di posta AP.
IA - Analizzatore di documenti con file mappato dall'allegato, nome del file dai token di Gmail, ID dell'analizzatore IA estrazione_fattura_predefinita (o il tuo analizzatore di parsing personalizzato).
Fogli Google Crea riga: mappa InvoiceNumber, VendorName, TotalAmount, InvoiceDate nel tracker AP.
Opzionale: Slack Invia canale di trasmissione per #finanza con i valori per visibilità.

Impatto: Acquisizione automatica dei dati AP da qualsiasi fornitore.

Casella di posta multi-venditore con Classify

Attivatore: Dropbox Nuovo file nella cartella su una cartella di fornitori diversi.
AI - Analizzatore di documenti con ID dell'analizzatore AI che punta a un analizzatore di classificazione (fatture_clienti) che contiene uno schema per fornitore.
Zapier Percorsi Il programma esegue dei rami in base al nome di classificazione restituito e invia ciascun risultato alla base Airtable corrispondente.

Impatto: Un unico Zap gestisce ogni cliente senza flussi separati.

Documento ospitato tramite URL

Attivazione: Webhook di Zapier Gancio di presa riceve un link al documento dal tuo portale.
AI - Analizzatore di documenti con file URL impostato sul collegamento, ID dell'analizzatore AI impostato sul tuo analizzatore di moduli personalizzato.
Airtable Crea record Con i campi mappati si crea un contatto CRM.

Impatto: I moduli caricati sul portale diventano dati CRM senza necessità di inserimento manuale.

Rinomina file intelligente + archiviazione

Attivatore: Nuovo file in Dropbox posta in arrivo.
AI - Il parser di documenti restituisce vendorName e invoiceNumber dallo schema.
Dropbox Sposta file A archivio/{{vendorName}} e rinominare in {{vendorName}}_{{invoiceNumber}}.pdf.

Impatto: Archivio pulito e facilmente consultabile, senza necessità di alcun lavoro manuale sui file.

Domande frequenti

What is the difference between AI - Document Parser and AI-Invoice Parser?+

AI-Invoice Parser uses a fixed schema tuned for invoices (vendor, line items, totals, dates). AI - Document Parser is schema-driven: it runs whatever Analyzer you pick from AI Analyzer Id, built once in the PDF4me dashboard. The same action handles purchase orders, receipts, contracts, custom forms, lab reports, ID cards, or anything else you describe in a schema. Pick AI - Document Parser whenever you need flexibility or a non-invoice document type.

Where do I build the Analyzer?+

At https://dev.pdf4me.com/dashboard/#/ai-document-parser/ (Analyzer list, + Add) and https://dev.pdf4me.com/ai-document-parser/?id=<analyzer-guid> (Analyzer detail for schemas). Two analyzer types: Parse (one schema) and Classify (many variants). Pick the Analyzer from the AI Analyzer Id dropdown in Zapier.

What happened to AI Analyzer Name?+

AI Analyzer Name is deprecated in Zapier. Use the AI Analyzer Id dropdown instead. Leave the deprecated text field empty.

Should I provide File or File URL?+

Provide one or the other. Map File from a previous Dropbox / Google Drive / Gmail / Webhook step when the document lives inside another connected app. Use File URL when the document is hosted at a public HTTPS link. Setting both is unnecessary; the action prefers File when present.

What format is the output and how do I map fields downstream?+

The response is dynamic JSON with one property per field defined in your Analyzer schema (for example customerName, invoiceNumber, totalAmount, lineItems). Zapier exposes those properties in the Test result of this step. Pick the matching property from the dynamic dropdown in any downstream action.

Which file types does the action accept?+

PDF, PNG, JPG, and JPEG. The AI engine handles OCR internally, so scanned PDFs and image formats work the same as native PDFs.

What does default_invoice_extraction give me?+

A built-in Analyzer for typical vendor invoices. Pick it when you need invoice extraction immediately without building a custom schema. Move to your own Parse Analyzer when you need specific fields, vendor logic, or table columns the default does not cover.

Can one Zap process several document variants in one run?+

Yes, with a Classify Analyzer. Build one Classify Analyzer in the dashboard with one Schema per variant (Client ABC, Client XYZ, generic invoice). The AI picks the best-matching Schema at runtime and the action returns its fields plus the Classification Name. Use a Zapier Paths step to branch on the Classification Name and send each variant to the right downstream app.

Will the same Analyzer work from Make, Power Automate, n8n, or the REST API?+

Yes. The Analyzer Id is shared across every platform. Save it once in the dashboard and call it from Zapier, Make, Power Automate, n8n, or the REST API by passing the same Id. Schema changes propagate to every platform without rewiring.