Does Text Highlighting work on scanned PDFs?

No. The action highlights text in native (text-layer) PDFs only. For scanned images you first need an OCR step to create a searchable PDF, then run Text Highlighting on the output.

Where does the highlighted PDF go after the step completes?

The step returns a File URL and file output you can map into any next step: upload to Google Drive or Dropbox, attach to an email, post to Slack, or save to a database.

Evidenziazione del testo (Zapier)

Q: What color format does HighlightColor accept?

Hex RGB format: #RRGGBB, for example #FFFF00 for yellow, #90EE90 for light green, or #FF2C00 for red. Three-character shorthand (#FFF) is not supported.

Q: Should I use File or File URL?

Use File when a previous Zap step hands you an attachment object. Use File URL when you only have a download link. Fill one of the two inputs, not both.

Cosa fa questa azione

Evidenziazione del testo scansiona un PDF per ogni parola o frase che specifichi e le colora con il colore scelto, tutto in uno Zapier passo, nessuna marcatura manuale. Fornire un Elenco di testo evidenziato di coppie testo-più-colore-esadecimale e il passaggio restituisce un nuovo annotato PDF Pronto per essere instradato in qualsiasi applicazione a valle: Drive, Dropbox, email, Slack o un database.

Connetti PDF4me

Ogni PDF4me azione in Zapier richiede l'autenticazione. Inserisci il tuo API una volta chiave e si applica a ogni PDF4me passaggio nel tuo account.

Get your API Key PDF4me on Zapier

Fornire il file o il file URL, non entrambi

Utilizzo File quando un passaggio Zap precedente ti dà un PDF oggetto allegato (ad esempio "2. File"). Utilizzo Server di file quando hai solo un link di download diretto. Abbina quello che scegli con Nome del file in questo modo le esecuzioni sono tracciabili nei log.

Configura il passaggio

Apri il Specificare tab. Mappa File dal passo che ha prodotto il PDF, quindi costruire Nome del file dai token di nome ed estensione. Sotto Elenco di testo evidenziato, clicca Aggiungere per inserire ogni coppia testo-colore.

La scheda Configura di Zapier PDF4me Text Highlighting mostra il file mappato da un passaggio precedente, il nome del file composto dai token di nome ed estensione e un elenco TextHighlightList con un elemento contenente i campi Testo e Colore di evidenziazione. — Mappa **File** dal passaggio che ha prodotto il tuo PDF. Costruire **Nome del file** dai campi nome ed estensione del tuo trigger. Aggiungi ogni coppia parola-colore a **Elenco di testo evidenziato**.

Fatti importanti

Solo PDF nativi

L'evidenziazione del testo funziona su PDFcon un vero livello di testo. Immagine scansionata PDFhanno bisogno di un OCR Il primo passo consiste nel creare un livello ricercabile prima di poter applicare le evidenziazioni.

Colori multipli per chiamata

Aggiungi quanti più elementi possibile a Elenco di testo evidenziato come ne hai bisogno. Ogni articolo ha il suo Testo E Colore in evidenzaGiallo per le parole chiave, verde per le date, rosso per i rischi, tutto elaborato in un unico passaggio.

Formato colore esadecimale

Colore in evidenza accetta codici esadecimali standard a sei cifre: #FFFF00 (giallo), #90EE90 (verde), #FF2C00 (rosso). Il prefisso hash è obbligatorio.

Riferimento al campo

Parametro	Generalmente	Scopo	Esempio di mappa
File	Often used	Binary PDF from a prior Zap step when you have a file attachment object.	`2. File`
File URL	Optional	Public or signed URL to the PDF when you do not have a file attachment object.	`n/a`
File Name	Recommended	Filename with extension for logging. Combine name and extension tokens when your trigger splits them.	`2. File Name` + `2. File Ext`
TextHighlightList › Text	Required per item	The exact word or phrase to find and highlight inside the PDF.	`invoice`, `URGENT`
TextHighlightList › HighlightColor	Required per item	Six-digit hex color to paint matched text. Include the # prefix.	`#FFFF00`, `#FF2C00`

Come evidenziare il testo in un PDF con Zapier

Open or create a Zap

Set up a Trigger

Pick any app that supplies a PDF: Dropbox, Google Drive, Gmail, Webhooks, or any cloud storage that fires when a file arrives.

Add a PDF4me action step

Click the + button, search for PDF4me, and choose Text Highlighting as the Event.

Connect your account

If prompted, enter your PDF4me API key. You only authenticate once per Zapier account.

Map File or File URL

On the Configure tab, map File from your trigger when it hands you a file object, or enter a File URL when you only have a download link. Use one input, not both.

Set File Name

Build File Name from the name and extension tokens your trigger provides, for example "2. File Name" + "2. File Ext". This keeps runs traceable in Zapier history.

Define your highlight list

Under TextHighlightList, click Add and enter the Text to find and the HighlightColor as a hex code. Repeat for every word-color pair you need.

Test and activate

Click Test step and check that the output shows a File URL pointing to the annotated PDF. Open the link to confirm colors are applied correctly, then turn the Zap on.

Produzione

Dopo un test o un'esecuzione reale andati a buon fine, il passaggio ritorna:

Campo di output	Cosa contiene
`File`	The annotated PDF file object: map this into any upload or send step.
`File URL`	Temporary signed URL to download the highlighted PDF.
`File Name`	Filename of the returned file, typically matching what you provided.
`File Extension`	Extension of the output file, usually pdf.

Modelli di flusso di lavoro

Modelli di flusso di lavoroReal-world Zap patterns using Text Highlighting: swap apps to match your stack.

Punti salienti della revisione del contratto

Nuovo PDF Contratto caricato su Google Drive.
Il testo evidenziato contrassegna le parole "Responsabilità", "Risoluzione" e "Indennizzo" in rosso.
Caricamento evidenziato PDF Torna a una cartella di revisione in Drive.
Invia una notifica su Slack con il link al file.

Verifica delle parole chiave nelle fatture

Il nuovo allegato della fattura via e-mail attiva lo Zap.
Evidenzia in giallo le diciture "IN RITARDO", "Scaduto" e "Ultimo avviso".
Invia automaticamente la fattura contrassegnata al team finanziario tramite e-mail.

Annotazione del documento di conformità

Politica PDF finisce in una cartella di Dropbox.
Evidenziare i termini normativi in blu e le azioni da intraprendere in verde.
Salva annotato PDF A SharePoint per l'archivio di conformità.

Domande frequenti

Can I highlight multiple different words with different colors in one step?+

Yes. Add multiple items to TextHighlightList, each with its own Text and HighlightColor. All highlights are applied in a single API call and the step returns one annotated PDF.

What color format does HighlightColor accept?+

Six-digit hex RGB format: #RRGGBB: for example #FFFF00 for yellow, #90EE90 for light green, or #FF2C00 for red. Always include the # prefix. Three-character shorthand (#FFF) is not supported.

Does this work on scanned PDFs?+

No. Text Highlighting requires a native text layer. For scanned documents, run an OCR action first to produce a searchable PDF, then pass that output into Text Highlighting.

Should I use File or File URL?+

Use File when a prior Zap step gives you an attachment object. Use File URL when you only have a link to the PDF bytes. Fill one of those two inputs per run.

Where does the output PDF go after the step finishes?+

The step returns a File URL and File object you can map directly into the next action: upload to Google Drive, attach to a Gmail, post to Slack, or save to Airtable.