Estrarre i metadati in Power Automate

PDF4me Metadati di estrazione l'azione consente di estrarre metadati e proprietà completi dai documenti Word in Power Automate con funzionalità dettagliate di analisi dei documenti. Questa potente funzionalità di estrazione dei metadati supporta proprietà dei documenti integrate, proprietà personalizzate, statistiche dei documenti, informazioni sull'autore, date di creazione e tracciamento delle revisioni con formattazione specifica per cultura e supporto alla localizzazione, perfetto per la gestione dei documenti, il monitoraggio della conformità e i flussi di lavoro di analisi dei contenuti in tutto il mondo. Microsoft 365.

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Autenticazione del tuo API Richiesta

Per accedere al PDF4me Web API Attraverso Power Automate, ogni richiesta deve includere credenziali di autenticazione adeguate. L'autenticazione garantisce una comunicazione sicura e convalida la tua identità come utente autorizzato, consentendo un'integrazione perfetta tra il tuo Power Automate flussi e i potenti servizi di estrazione di metadati Word di PDF4me.

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Caratteristiche principali

• Estrazione completa dei metadati: Recupera tutte le proprietà predefinite e personalizzate del documento
• Statistiche del documentoOttieni il conteggio in tempo reale di pagine, parole, caratteri e paragrafi.
• Informazioni sui frigoriferi: Estrai autore, responsabile, azienda e dettagli di contatto
• Proprietà di data/oraRecupera i timestamp di creazione, modifica e stampa.
• Proprietà personalizzate: Accedi a tutte le proprietà personalizzate del documento con prefisso automatico
• Supporto culturaleFormatta date e orari in base alle impostazioni locali specificate.
• Operazione di sola letturaEstrazione dei metadati senza modificare il documento originale
• Output strutturato: Restituisci i metadati organizzati in JSON formato per una facile elaborazione

Parametri

Elenco completo dei parametri per l'azione Estrai metadati. Configura questi parametri per controllare il comportamento di estrazione dei metadati.

Importante: I parametri contrassegnati da un asterisco (***) sono obbligatori. I parametri avanzati consentono un controllo più preciso sulla formattazione dei metadati.

Parametro	Tipo	Descrizione	Esempio
Contenuto del file***	Base64	Contenuto del file Word di origine • Mappa il file Word dall'output dell'azione precedente • Supporta i file Word da SharePoint, Dropbox, OneDriveallegati e-mail • Può essere recuperato dinamicamente dalle variabili di flusso • È possibile fornire direttamente base64 nel contenuto del file anche • Deve essere un documento Word valido (formato .docx, .doc) • Il documento è di sola lettura durante l'estrazione dei metadati	[File Content from Get File]
Nome file***	String	Nome del documento Word • Specificare il nome del file Word con l'estensione (.docx, .doc) • Utilizzato per riferimento ed elaborazione • Deve includere un'estensione di file corretta • Supporta la denominazione dinamica da variabili di flusso • Utilizzato per l'identificazione e la registrazione dei documenti	document.docx
Nome della cultura	String	Documentare la cultura/il contesto locale • Codice cultura per la formattazione di data/ora (ad esempio, "en-US", "de-DE", "fr-FR") • Predefinito: InvariantCulture (formattazione coerente) • Influisce sul formato di visualizzazione di data/ora nei metadati • Utilizzare codici culturali validi per i documenti internazionali • Le culture non valide vengono utilizzate come fallback a InvariantCulture	en-US

Produzione

IL PDF4me Metadati di estrazione l'azione restituisce dati di output completi per un funzionamento senza interruzioni Power Automate Integrazione del flusso:

Table

Visualizzazione tabella

Dati di risposta in formato tabellare strutturato:

Parametro	Tipo	Descrizione
metadati	Object	Dizionario di metadati completo contenente tutte le proprietà del documento.
Successo	Boolean	vero se l'operazione è andata a buon fine, falso se non è andata a buon fine
Messaggio di errore	String	Descrizione dell'errore (null in caso di successo)
Errori	Array	Elenco di informazioni dettagliate sull'errore (array vuoto in caso di successo)

JSON

JSON Formato di risposta

Il grezzo JSON risposta all'azione:

{
  "metadata": {
    "Author": "John Doe",
    "Title": "Project Proposal",
    "Subject": "Q1 2024 Planning",
    "Keywords": "planning, budget, strategy",
    "Comments": "Draft version for review",
    "Category": "Business",
    "Company": "Acme Corporation",
    "Manager": "Jane Smith",
    "Created": "1/15/2024 10:30:00 AM",
    "LastModified": "1/20/2024 2:45:00 PM",
    "LastPrinted": "1/18/2024 9:15:00 AM",
    "RevisionNumber": 3,
    "TotalEditingTime": 120,
    "Pages": 8,
    "Words": 2150,
    "Characters": 12800,
    "Paragraphs": 45,
    "Custom_Department": "Marketing",
    "Custom_ProjectCode": "PRJ-2024-001",
    "Custom_Confidential": "Internal"
  },
  "Success": true,
  "ErrorMessage": null,
  "Errors": []
}

Esempio di risposta di errore:

{
  "metadata": null,
  "Success": false,
  "ErrorMessage": "Document is empty",
  "Errors": [
    {
      "Code": "DOCUMENT_ERROR",
      "Message": "The document content is null or empty"
    }
  ]
}

Flow Integration

Power Automate Utilizzo del flusso

Utilizzare i metadati estratti nelle azioni successive:

• Classificazione dei documenti: Instrada i documenti in base all'autore, alla categoria o a proprietà personalizzate
• Monitoraggio della conformità: Monitorare le date di creazione dei documenti e i numeri di revisione
• Analisi dei contenuti: Analizzare le statistiche dei documenti per la creazione di report e l'ottimizzazione
• Instradamento del flusso di lavoro: Utilizzare i metadati per determinare i percorsi di elaborazione dei documenti
• Registrazione degli eventi di controllo: Registra le proprietà del documento per la conformità e il monitoraggio
• Archiviazione del database: Archiviare i metadati nei database per la gestione dei documenti

Proprietà dei metadati

Proprietà predefinite del documento

Nome della proprietà	Tipo	Descrizione	Esempio
Autore	String	Nome dell'autore del documento	"John Doe"
Titolo	String	Titolo del documento	"Project Proposal"
Soggetto	String	Oggetto del documento	"Q1 2024 Planning"
Parole chiave	String	Parole chiave del documento (separate da virgole)	"planning, budget, strategy"
Commenti	String	commenti al documento	"Draft version for review"
Categoria	String	Categoria del documento	"Business"
Azienda	String	Nome dell'azienda	"Acme Corporation"
Manager	String	Nome del manager	"Jane Smith"
Creato	String	Data e ora di creazione del documento (formattato)	"1/15/2024 10:30:00 AM"
Ultima modifica	String	Data e ora dell'ultimo salvataggio (formattato)	"1/20/2024 2:45:00 PM"
Ultima stampa	String	Data e ora dell'ultima stampa (formattata)	"1/18/2024 9:15:00 AM"
Numero di revisione	Integer	Numero di revisione del documento	3
Tempo totale di modifica	Integer	Tempo totale di modifica in minuti	120

Statistiche del documento

Nome della proprietà	Tipo	Descrizione	Esempio
Pagine	Integer	Numero totale di pagine	8
Parole	Integer	Conteggio totale delle parole	2150
Caratteri	Integer	Conteggio totale dei caratteri	12800
Paragrafi	Integer	Conteggio totale dei paragrafi	45

Esempi di cultura supportata

Codice culturale	Descrizione	Esempio di formato data
en-US	Inglese (Stati Uniti)	"15/01/2024 10:30:00 AM"
en-GB	Inglese (Regno Unito)	"15/01/2024 10:30:00"
de-DE	Tedesco (Germania)	"15.01.2024 10:30:00"
fr-FR	Francese (Francia)	"15/01/2024 10:30:00"
es-ES	Spagnolo (Spagna)	"15/01/2024 10:30:00"
ja-JP	Giapponese (Giappone)	"2024/01/15 10:30:00"

Messaggi di errore comuni

Comprendere e risolvere gli errori contribuisce a garantire flussi di lavoro fluidi per l'estrazione dei metadati:

Messaggio di errore	Causa	Soluzione
"La richiesta è vuota"	L'oggetto della richiesta è nullo	Fornire un oggetto di richiesta valido
"Il documento è vuoto"	L'oggetto documento è nullo	Fornire un documento Word valido
"Errore durante l'estrazione dei metadati"	Eccezione generale durante l'estrazione dei metadati	Verifica il formato e i parametri del documento. Esamina i dettagli dell'eccezione nell'array Errori.
"Errore durante il caricamento del documento dai byte"	Documento Word non valido o danneggiato	Verificare che il documento di input sia un file Word valido (.docx).

Esempi di flusso di lavoro

IL PDF4me Metadati di estrazione azione in Power Automate Fornisce modelli di flusso di lavoro completi, progettati per scenari aziendali reali:

Document Classification

Flusso di lavoro per la classificazione automatizzata dei documenti

Ottimizza la gestione dei tuoi documenti con la classificazione automatizzata basata sui metadati:

Passaggi completi del flusso di lavoro:

1. Grilletto: Documento caricato su SharePoint biblioteca di documenti
2. Ottieni il documento: Recupera il documento Word dalla posizione di caricamento
3. Metadati di estrazione: Estrai tutte le proprietà e le statistiche del documento
4. Imposta la cultura: Nome cultura = "en-US" per una formattazione coerente della data
5. Classifica per autore: Instrada i documenti in base alla proprietà Autore
6. Classifica per categoria: Instradamento dei documenti in base alla proprietà Categoria
7. Aggiornamento SharePointSpostare il documento nella cartella appropriata in base alla classificazione.
8. Classificazione dei log: Risultati della classificazione dei record nel sistema di gestione documentale

Vantaggi per le aziende:

• Classifica automaticamente oltre 500 documenti al mese.
• Instrada i documenti ai reparti competenti in base ai metadati
• Riduce del 90% i tempi di smistamento manuale dei documenti.
• Garantisce un'organizzazione coerente dei documenti.

Create Flow

Compliance Tracking

Flusso di lavoro automatizzato per il monitoraggio della conformità

Ottimizza la gestione della conformità grazie al tracciamento automatizzato dei metadati:

Passaggi completi del flusso di lavoro:

1. Grilletto: Documento creato o modificato in SharePoint cartella di conformità
2. Ottieni il documento: Recupera il documento Word dalla libreria di conformità
3. Metadati di estrazioneEstrarre le date di creazione, i numeri di revisione e le informazioni sull'autore.
4. Imposta la cultura: Nome cultura = "en-US" per la formattazione standardizzata della data
5. Verifica la conformità: Verificare l'età e lo stato di revisione del documento
6. Aggiorna il database: Memorizzare i metadati nel database di monitoraggio della conformità
7. Invia avvisi: Segnalare al team di conformità i documenti che richiedono revisione
8. Genera report: Creare report sullo stato di conformità a partire dai metadati

Vantaggi per le aziende:

• Traccia automaticamente oltre 200 documenti di conformità
• Monitora l'età del documento e lo stato di revisione
• Garantisce verifiche di conformità tempestive
• Riduce del 75% i tempi di preparazione per gli audit di conformità.

Create Flow

Content Analysis

Flusso di lavoro automatizzato per l'analisi dei contenuti

Ottimizza la gestione dei tuoi contenuti con l'analisi automatizzata dei documenti:

Passaggi completi del flusso di lavoro:

1. Grilletto: Documento pubblicato in SharePoint libreria di contenuti
2. Ottieni il documento: Recupera il documento Word dalla raccolta contenuti
3. Metadati di estrazione: Estrazione di statistiche e proprietà del documento
4. Imposta la cultura: Nome cultura = "en-US" per una formattazione coerente
5. Analisi delle statistiche: Elabora il conteggio delle parole, il numero di pagine e il conteggio dei caratteri.
6. Aggiornare le analisi: Memorizza le metriche dei contenuti nel database di analisi
7. Generare informazioni utili: Creare report sulle prestazioni dei contenuti
8. Rapporti via e-mail: Invia i report di analisi dei contenuti al team dei contenuti

Vantaggi per le aziende:

• Analizza automaticamente oltre 300 documenti al mese.
• Tiene traccia delle metriche e delle prestazioni dei contenuti.
• Fornisce spunti per l'ottimizzazione dei contenuti
• Riduce dell'85% i tempi di analisi manuale dei contenuti.

Create Flow

Audit Logging

Flusso di lavoro automatizzato per la registrazione degli audit

Migliora la tua traccia di controllo con la registrazione automatizzata dei metadati:

Passaggi completi del flusso di lavoro:

1. Grilletto: Documento consultato o modificato in SharePoint
2. Ottieni il documento: Recupera il documento Word da SharePoint
3. Metadati di estrazioneEstrai tutte le proprietà e i timestamp del documento.
4. Imposta la cultura: Nome cultura = "en-US" per la formattazione standardizzata
5. Metadati del registro: Memorizzare i metadati nel sistema di registrazione degli audit
6. Modifiche alla tracciaMonitorare i numeri di revisione e le date di modifica.
7. Genera registro delle attività: Creare report di audit completi
8. Registri di archivio: Archiviare i registri di controllo in un sistema di archiviazione sicuro

Vantaggi per le aziende:

• Registra automaticamente oltre 1000 eventi di accesso ai documenti ogni mese.
• Mantiene registri di controllo completi
• Garantisce la conformità normativa
• Riduce del 95% i tempi di registrazione manuale degli audit.

Create Flow

Casi d'uso e applicazioni industriali

Legal & Professional Services

Casi d'uso per servizi legali e professionali

• Classificazione dei documentiClassificare i documenti legali in base al tipo di caso, al cliente o all'area di specializzazione.
• Monitoraggio della conformità: Monitorare le date di creazione dei documenti e la cronologia delle revisioni per garantire la conformità normativa.
• Gestione della documentazione del cliente: Traccia le proprietà dei documenti per l'organizzazione dei file del client
• Manutenzione del registro di controllo: Metadati del documento di registro per i requisiti di audit legale

Finance & Accounting

Casi d'uso in ambito finanziario e contabile.

• Analisi del bilancioEstrazione di metadati dai report finanziari per il monitoraggio della conformità
• Gestione dei documenti di bilancioClassificare i documenti di bilancio per dipartimento e anno fiscale.
• Documentazione di audit: Traccia le proprietà del documento per la manutenzione della traccia di controllo
• Deposito regolamentare: Monitorare i metadati dei documenti per i requisiti di presentazione normativa

Sales & Marketing

Casi d'uso per vendite e marketing

• Gestione delle proposteEstrazione di metadati dalle proposte per il monitoraggio e l'analisi dei clienti.
• Organizzazione del materiale di marketingClassificare i documenti di marketing in base alla campagna e al pubblico di destinazione.
• Analisi delle prestazioni dei contenuti: Analizzare le statistiche dei documenti per ottimizzare i contenuti
• Monitoraggio delle consegne al cliente: Monitorare le proprietà dei documenti per la gestione dei progetti dei clienti

Human Resources

Casi d'uso delle risorse umane

• Gestione dei documenti normativiEstrarre i metadati dalle politiche delle risorse umane per il controllo delle versioni.
• Organizzazione dei documenti dei dipendentiClassificare i documenti dei dipendenti per tipologia e reparto.
• Monitoraggio della conformità: Monitorare le date di creazione e modifica dei documenti ai fini della conformità in materia di risorse umane
• Analisi del materiale formativoAnalizzare le statistiche dei documenti di formazione per valutarne l'efficacia.

Healthcare & Medical

Casi d'uso in ambito sanitario e medico

• Classificazione dei documenti mediciClassificare i documenti medici per paziente, procedura o reparto.
• Monitoraggio della conformità: Monitorare i metadati dei documenti per la conformità normativa in ambito sanitario
• Documentazione di ricercaEstrazione di metadati da documenti di ricerca per il monitoraggio degli studi
• Gestione delle cartelle cliniche dei pazienti: Organizzare i documenti dei pazienti in base alle proprietà dei metadati

Education & Research

Casi d'uso in ambito educativo e di ricerca.

• Organizzazione dei documenti accademiciClassificare i documenti accademici per corso, dipartimento o area di ricerca.
• Gestione dei dati di ricercaEstrarre metadati da documenti di ricerca per l'organizzazione dello studio
• Monitoraggio del curriculum: Monitorare le proprietà dei documenti del curriculum per il controllo delle versioni
• Gestione dei documenti degli studenti: Organizza i documenti degli studenti in base alle proprietà dei metadati

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