Fattura elettronica ZUGFeRD da una base Airtable: crea il JSON e invia il PDF ibrido via email con Make e PDF4me

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice è un modulo Make che trasforma i dati strutturati di una fattura in una fattura elettronica ibrida PDF/A-3. Puntato a una base Airtable, legge una riga, la converte in XML EN 16931, restituisce un file leggibile e analizzabile automaticamente e lo reinserisce nel record.

Cercando "software per la fatturazione elettronica" si ottiene un confronto tra i fornitori: piattaforme, suite, prezzi per documento. Cercando " Airtable può creare fatture" si trova una lunga discussione che spiega che non può. Tra questi due risultati si colloca un team che già utilizza Airtable, a cui è stato appena richiesto che le fatture siano leggibili automaticamente e che non vuole migrare le proprie operazioni su una piattaforma di fatturazione solo per soddisfare un requisito di formato. Questo scenario è pensato proprio per loro.

Domande e risposte basate sul "perché"​

Cosa riceverai​

Input: una riga Airtable con il numero di fattura, le date, un blocco venditore, un blocco acquirente, una voce e i totali, con Status impostato su Nuovo. Output: un PDF/A-3 ZUGFeRD allegato a tale record e un'e-mail all'acquirente contenente lo stesso file.

Una riga per fattura. Ogni colonna qui diventa una chiave nel JSON che lo scenario crea.

L'acquirente vede una normale fattura. Il suo software, invece, ne legge il contenuto in formato XML.

Di cosa hai bisogno​

Panoramica dello scenario​

1. Watch records (Airtable) e rileva le nuove righe nelle ZUGFeRD Requests.
2. Create a ZUGFeRD invoice (PDF4me) convertendo il JSON in un PDF ibrido.
3. Upload an attachment (Airtable) lo allega al campo Document sulla stessa riga.
4. Update a record (Airtable) e ne scrive il risultato.
5. Send an email (Gmail) recapita la fattura elettronica all'acquirente.

Panoramica completa dello scenario​

Stessa struttura a cinque moduli dello scenario QR svizzero. Solo il modulo PDF4me al centro è diverso.

Passaggio 1: Come si attiva uno scenario da una riga Airtable?​

Flusso finora: ancora niente, questo è il trigger.

Una riga contrassegnata come "pronta" rappresenta la richiesta di emissione di una fattura.

1. Aggiungi Airtable > Watch records come trigger.
2. Specificare:
   • Base: PDF4me Live Automations
   • Tavolo: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • Limite: 10
   • Formula: {Status}='New'

Configurazione Watch records​

Status funge da interruttore. Non viene emesso nulla finché una persona non imposta una riga su Nuovo.

Passaggio 2: Come si trasforma una riga in una fattura ZUGFeRD?​

Flusso finora: il trigger Airtable.

Questo è il modulo che genera la fattura elettronica. Le impostazioni definiscono il formato; il file JSON ne determina il contenuto.

1. Aggiungi PDF4me > Create a ZUGFeRD invoice.
2. Configurare l'output:
   • File Name: ZUGFeRD_ seguito dal InvoiceNumber e dall'estensione .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. Incolla l'oggetto fattura in Invoice JSON Data e mappa le colonne in:

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

Vale la pena soffermarsi su tre parti di quell'oggetto. TypeCode 380 è il codice per una fattura commerciale ed è fisso, non derivato da nulla nel database. UnitCode C62 è il codice UN/ECE per "un'unità di qualcosa", che è ciò che serve per ore o unità di servizio. Infine, il blocco Payment contiene PaymentReference, il testo che l'acquirente cita al momento del pagamento, che in questo caso è semplicemente il numero della fattura.

Create a ZUGFeRD invoice​

Il campo scorre nell'editor, quindi solo una parte dell'oggetto è visibile alla volta. Il blocco qui sopra rappresenta l'oggetto nella sua interezza.

Ciò che decide ogni impostazione​

Passaggio 3: Come si fa a reinserire la fattura elettronica nel sistema?​

Flusso finora: il trigger più il modulo PDF4me.

1. Aggiungi Airtable > Upload an attachment.
2. Specificare:
   • Base e Table: come nel passaggio 1
   • Record ID: l' id del trigger
   • Attachment field: Document
   • File: output di PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ seguito dal InvoiceNumber e dall'estensione .pdf
   • Data: il Document di output del modulo 2
   • Content type: PDF file

Upload an attachment​

Content type è PDF file. Lo scenario correlato con codice QR svizzero utilizza un'immagine PNG nello stesso slot.

Passaggio 4: Come si registra il risultato sulla riga?​

Flusso finora: tutto tramite caricamento dell'allegato.

1. Aggiungi Airtable > Update a record.
2. Specificare:
   • Base e Table: come nel passaggio 1
   • Record ID: l' id del trigger
   • Record: inserisci solo ciò che desideri venga scritto, che di solito è Status e un OutputLink

Update a record​

Tutte le colonne della tabella sono visualizzate qui. L'immagine le mostra vuote e il pannello scorrevole, quindi impostate Status con attenzione.

Passaggio 5: Come si invia la fattura elettronica all'acquirente?​

Flusso finora: tutto attraverso l'aggiornamento del record.

Non è stata emessa alcuna fattura elettronica presente nel database.

1. Aggiungi Gmail > Send an email.
2. Specificare:
   • To: la colonna Email dal trigger
   • Subject: Your e-invoice più il InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content: un breve corpo HTML che indica l'acquirente, la fattura e il totale
3. Allega l'allegato:
   • File: PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ seguito dal InvoiceNumber e dall'estensione .pdf
   • Data: il Document di output del modulo 2

Configurazione Send an email​

L'allegato proviene dal modulo 2, quindi Airtable non viene mai letto per il file.

Esegui lo scenario e verifica​

1. Save lo scenario ed eseguilo una volta.
2. Aggiungi una riga alle ZUGFeRD Requests con un venditore, un acquirente, una voce, entrambe le date e Status New.
3. Ciascuno dei cinque moduli dovrebbe segnalare un'operazione.
4. Apri la riga: il campo Document dovrebbe contenere un file PDF denominato con il numero della fattura.
5. Apri l'allegato. Dovresti visualizzare una pagina di fattura leggibile e un validatore ZUGFeRD dovrebbe trovare il codice XML EN 16931 all'interno dello stesso file.
6. Controlla la casella di posta dell'acquirente per trovare il messaggio e il relativo allegato.

Nella sequenza acquisita, la riga RE-2026-0009 ha generato una fattura da Muster GmbH di Berlin con partita IVA DE123456789 a Test Kunde AG di Muenchen, per dieci unità di Consulting a 100,50, e l'e-mail ha riportato un totale di 1195,95 EUR.

Varianti comuni che puoi aggiungere senza dover ricostruire​

Come si confronta questo metodo con gli altri metodi di emissione di una fattura elettronica?​

Ogni riga descrive l'alternativa. L'ultima riga rappresenta questo scenario.

Domande frequenti​

Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori?​

Dal punto di vista del destinatario, ciò significa che una fattura arriva, i suoi campi vengono letti automaticamente senza alcun inserimento manuale, le cifre vengono verificate e il risultato viene registrato o inoltrato per l'approvazione. La fattura elettronica ibrida è ciò che rende affidabile la fase di lettura, poiché i dati sono incorporati nel documento anziché essere recuperati da un'immagine della pagina.

Questo scenario rappresenta la prima parte dell'accordo. La creazione di un file che il sistema dell'acquirente possa analizzare è ciò che consente alla contabilità fornitori di funzionare in modo automatico.

Airtable è in grado di creare fatture?​

Non sono conformi. Airtable può contenere i dati delle fatture e disporli in un'interfaccia o in una visualizzazione stampabile, ma non può produrre un PDF/A-3 con XML conforme alla norma EN 16931, che è ciò che richiede l'obbligo di fatturazione elettronica.

La suddivisione utilizzata in questo scenario è quella più pratica: Airtable è il record, PDF4me produce il documento e quest'ultimo viene restituito al record come allegato.

Come funziona l'automazione della contabilità fornitori?​

Il processo si articola in tre fasi: acquisizione, estrazione e registrazione. L'acquisizione consiste nel raccogliere i documenti in un unico luogo; l'estrazione li trasforma in campi; la registrazione scrive questi campi nel registro contabile, solitamente preceduta da un controllo di affidabilità o di approvazione.

Le fatture elettroniche ibride bypassano la parte intermedia. Quando l'XML è già presente all'interno del file, l'estrazione avviene tramite analisi sintattica anziché riconoscimento, ed è per questo che le normative continuano a spingere in questa direzione.

Che cos'è l'automazione Airtable?​

Airtable include un proprio strumento di creazione di automazioni per trigger e azioni all'interno di una base, che copre gran parte del lavoro interno. Tuttavia, non è in grado di richiamare un'API per documenti e restituire un file per un campo allegato, passaggio che è invece necessario in questo scenario.

Make si trova proprio accanto ad esso per questo motivo. Il trigger continua a monitorare una tabella Airtable, ma la parte centrale dello scenario può accedere a servizi a cui le automazioni di Airtable non possono accedere.

Risoluzione dei problemi​

Prossimi passi​

Un mandato di solito si presenta come un problema di formato file. In sostanza, si tratta di capire dove si trovano già i dati della fattura e se qualche programma è in grado di leggerli.