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Archiviazione delle email in Power Automate: un messaggio di Outlook diventa un file PDF/A compresso in SharePoint con PDF4me

10 settembre 2026 · 34 minuti di lettura

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PDF4me Crea PDF Si tratta di un'azione di Power Automate che riscrive un PDF secondo lo standard di archiviazione ISO 19005. Inserita alla fine di un flusso di Outlook che converte il corpo del messaggio, tutti gli allegati e li unisce, trasforma l'archiviazione della posta elettronica in un singolo file PDF/A compresso che SharePoint memorizza in modo permanente.

Cercando "archiviazione email" la prima pagina ti propone servizi di storage. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy: ognuno di questi risponde alla domanda "dove verranno conservate le email e per quanto tempo?". Nessuno di loro, però, risponde alla domanda che effettivamente determina se vale la pena conservare un archivio: In che formato è? Un'esportazione di casella di posta è leggibile solo finché è possibile aprirla. Questo flusso considera l'archiviazione prima come un problema di formato e poi come un problema di spazio di archiviazione, l'ordine opposto a quello mostrato in quella pagina dei risultati.

Il flusso in sintesi

1. When a new email arrives (V3)

Outlook trigger. Include Attachments Yes, Only with Attachments Yes, Folder Inbox.

2. Initialize variable

Name email, Type Array. The buffer every PDF gets appended to, in order.

3. Convert to PDF

PDF4me Connect. Turns the HTML message body into page 1 of the archive.

4. Append to array variable

Pushes the converted body onto the email array before the loop starts.

5. Apply to each

Loops the trigger Attachments collection. Two actions inside.

6. Convert to PDF 2

Converts each attachment using base64ToBinary on contentBytes.

7. Append to array variable 2

Pushes each converted attachment onto the same email array.

8. Merge multiple PDF files

PDF4me Connect. docContent is the whole email array. One PDF out.

9. PDF - Compress

Optimize Profile Web. Runs before the standard is applied, never after.

10. PDF - Create PdfA

Compliance PdfA2b. This is the action that makes it an archive.

11. Create file

SharePoint writes EmailArchive.pdf into /Shared Documents/EmailArchive.