Nuovo file nella tua cartella Dropbox? Esegui una stampa unione con Make. Sei semplici passaggi, completamente automatizzati!
Lascia un Modello Word (per esempio. simple_mail_merge_template.docx) in una cartella Dropbox e mantieni un file JSON (per esempio. sample_mail_merge_data.json) nello stesso posto. Quando un nuovo file appare, Fare può eseguire automaticamente una stampa unione: trova il JSON, chiama PDF4me - Genera documento (Tipo di file modello: Stampa unione), quindi carica il risultato come Parola e ancora come PDFSei moduli. Basato su trigger. Nessuna esecuzione manuale.
Gli screenshot in questa guida corrispondono all'interfaccia utente del modulo Make per Nuovo file nella cartella, Trova il file di dati JSON, Genera documento (modello più file di dati o testo di dati) e Carica file (percorso della cartella, nome del file ed estensione).
In sintesi: Dropbox - Nuovo file nella cartella (orologio /Genera documento Stampa unione) → Dropbox - Trova il file di dati JSON (stessa cartella, sample_mail_merge_data.json, includere il contenuto del file) → PDF4me - Genera documento (Tipo di file modello: Stampa unione, modello dal passaggio 1, dati dal passaggio 2) → Dropbox - Carica file (per esempio. Mail_Merge_Zap_deployed.docx) → PDF4me - Genera documento (seconda esecuzione, ad esempio output PDF) → Dropbox - Carica file (per esempio. Mail_Merge_Zap_deployed-2.pdf). Risultato: un Word e un PDF in /Genera documento Stampa unione/Output per ogni attivatore.
Cosa riceverai
Grilletto: Un nuovo file nella cartella Dropbox monitorata (ad esempio, un modello nuovo o aggiornato). Ingresso: Il file di attivazione come modello e un file JSON fisso (sample_mail_merge_data.json) nella stessa cartella. Produzione: Un documento Word generato e un PDF generato caricati su /Genera documento Stampa unione/Output con nomi come Mail_Merge_Zap_deployed.docx E Mail_Merge_Zap_deployed-2.pdf. Sovrascrivi è impostato su Falso quindi i file esistenti non vengono sostituiti (Make può creare nuovi nomi).
Di cosa hai bisogno
- Fare - Crea un account Make e aprire un nuovo scenario.
- Chiave API di PDF4me - Ottieni la tua chiave API. Collega PDF4me quando aggiungi il modulo Genera documento. Vedi Collega PDF4me per creare.
- Dropbox - Con moduli: Nuovo file nella cartella, Trova il file di dati JSON, E Carica fileSpazio: Predefinito (o il tuo spazio connesso).
- Modello di stampa unione di Word - per esempio.
simple_mail_merge_template.docx, con i campi di unione corrispondenti alle tue chiavi JSON. Posizionalo (o attivalo con un nuovo file) nella cartella monitorata. - file di dati JSON - per esempio.
sample_mail_merge_data.json, con tasti comenome di battesimo,cognome,genere,membro. Esempio:{"nome":"John","cognome":"Adams","genere":"femmina","membro":"base"}. Archiviato nella stessa cartella in modo che Find Json Data File possa rilevarlo.
Panoramica dello scenario (6 moduli)
- Dropbox - Nuovo file nella cartella (1) - Attivatore: guarda
/Genera documento Stampa unioneIncludere il contenuto del file e il link di condivisione, se necessario. - Dropbox - Trova il file di dati JSON (2) - Stessa cartella, nome del file
sample_mail_merge_data.json. Includere il contenuto del file: VERO. - PDF4me - Genera documento (3) - File modello dal passaggio 1 (ad esempio 1. File), Nome/Estensione del file modello dal passaggio 1 (ad esempio
modello_semplice_di_stampa_unione,.docx). Tipo di file modello: Stampa unioneTipo di formato dei dati di input: File. File di dati dal passaggio 2 (2. File). Tipo di dati di input: Json. - Dropbox - Carica file (4) - Cartella:
/Genera documento Stampa unione/Output. File: 3. URL del file. Sovrascrivi: FalsoSpecificare il nome del file: ad esempioMail_Merge_Zap_deployedSpecificare l'estensione del file:.docx. - PDF4me - Genera documento (5) - Stesso modello e dati; è possibile utilizzare il tipo di formato dei dati di input Testo e Testo dati (ad esempio JSON dal passaggio 2) e imposta l'output su PDF se il tuo modulo supporta il tipo di output.
- Dropbox - Carica file (6) - Cartella: stesso percorso di output. File: 5. URL del file. Sovrascrivi: FalsoSpecificare il nome del file: ad esempio
Mail_Merge_Zap_deployed-2Specificare l'estensione del file:.pdf.
Panoramica completa dello scenario
Sei moduli in sequenza: attivazione Nuovo file nella cartella, Trova file di dati JSON, Genera documento due volte (Word e poi PDF) e due caricamenti su /Genera documento Stampa unione/Output. Esecuzione riuscita mostrata.
Passaggio 1: Dropbox - Nuovo file nella cartella (Attivatore)
Scenario finora: Solo grilletto.
- Aggiungere Dropbox → Nuovo file nella cartella (o un trigger equivalente che monitora una cartella).
- Spazio - Predefinito (o il tuo spazio Dropbox).
- Cartella -
/Genera documento Stampa unioneQuesta è la cartella in cui tu (o un altro processo) aggiungerete il file modello o il file di attivazione. - Includere i file nelle sottocartelle? - Impostare secondo necessità (ad esempio falso per visualizzare solo la cartella di livello superiore).
- Includere il contenuto del file? - VERO Pertanto, il contenuto del file è disponibile per il modulo Genera documento.
- Includere il link di condivisione? - VERO Se ti servirà un link nelle fasi successive; altrimenti è facoltativo.
- Salva. Quando nella cartella compare un nuovo file, lo scenario viene eseguito. L'output (ad esempio 1. File, 1. Nome del file, 1. Estensione file) verrà utilizzato come modello in PDF4me.
Nuovo file nella cartella: Configurazione
Cartella: /Genera documento Stampa unione. Includi il contenuto del file e Includi il link di condivisione: vero. Si attiva quando viene aggiunto un nuovo file.
Passaggio 2: Dropbox - Trova il file di dati JSON
Scenario finora: Attiva → Trova JSON.
- Aggiungere Dropbox → Trova il file di dati JSON (oppure il modulo che trova un file per nome in una cartella).
- Spazio - Predefinito.
- Cartella -
/Genera documento Stampa unione(uguale al passaggio 1). - Includere i file nelle sottocartelle? - falso in questo modo viene effettuata la ricerca solo nella cartella specificata.
- Nome del file -
sample_mail_merge_data.json. - Includere il contenuto del file? - VERO quindi il contenuto JSON viene passato a PDF4me.
- Salva. L'output (ad esempio 2. File o contenuto del file) verrà mappato come File di dati in Genera documento.
Trova il file di dati JSON: Configurazione
Cartella: /Genera documento Stampa unione. Nome file: sample_mail_merge_data.json. Includi contenuto file: true. Mappa output su file di dati PDF4me (2. File).
Passaggio 3: PDF4me - Genera documento (modello da 1, dati da 2)
Scenario finora: Attiva → Trova JSON → Genera documento.
- Aggiungere PDF4me → Genera documento.
- File modello - Mappa dal passaggio 1 (ad esempio 1. File(Esiste ma non viene visualizzato nell'interfaccia utente.)
- Tempo di creazione del file modello - Dal passaggio 1: 1. Nome del file: simple_mail_merge_template, 1. Estensione del file: .docx.
- Tipo di file modello - Stampa unione.
- Tipo di formato dei dati di input - File.
- File di dati - Mappa dal passaggio 2 (ad esempio 2. File).
- Tipo di dati di input - Json.
- Salva. Il modulo restituisce un file (ad esempio 3. URL del file O Documento) per il primo caricamento.
Genera documento: modello e file di dati
Modello: 1. File. Nome del file modello: simple_mail_merge_template.docx. Tipo di file modello: Stampa unione. File di dati: 2. File. Tipo di dati di input: Json. Scheda Configura.
Passaggio 4: Dropbox - Carica il file (Word)
Scenario finora: Attiva → Trova JSON → Genera documento → Carica.
- Aggiungere Dropbox → Carica file.
- Spazio - Predefinito.
- Cartella -
/Genera documento Stampa unione/Output. - File - Mappa dal passaggio 3 (ad esempio 3. URL del file).
- Sovrascrivi - Falso (I file esistenti con lo stesso nome non verranno sostituiti; Make potrebbe crearne uno nuovo).
- Specificare il nome del file - per esempio.
Mail_Merge_Zap_deployed. - Specificare l'estensione del file -
.docx. - Salva. Il primo documento generato (Word) viene salvato nella cartella di output.
Carica file: output in formato Word
Cartella: /Genera documento Stampa unione/Output. File: 3. URL file. Sovrascrivi: Falso. Nome file: Mail_Merge_Zap_deployed. Estensione: .docx (come mostrato nello screenshot).
Passaggio 5: PDF4me - Genera documento (seconda esecuzione, ad esempio PDF)
Scenario finora: Attiva → Trova JSON → Genera documento → Carica Word → Genera nuovamente il documento.
- Aggiungi un secondo PDF4me → Genera documento.
- File modello - Uguale al passaggio 3 (dal passaggio 1, ad esempio 1. File).
- Nome file modello / Estensione - Uguale (ad esempio) 1. Nome del file: simple_mail_merge_template, 1. Estensione del file: .docx).
- Tipo di file modello - Stampa unione.
- Tipo di formato dei dati di input - Testo (O File se preferisci passare 2. Invia di nuovo).
- Testo dei dati - Se si utilizza Testo: mappare o incollare il JSON, ad esempio
[{"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}]. Se si utilizza File, mappa 2. File (o equivalente). - Tipo di dati di input - Json.
- Impostato Tipo di output A PDF se il modulo lo rende disponibile, il secondo output sarà un PDF.
- Salva. Output (ad esempio 5. URL del file) passa al passaggio 6.
Genera documento: Testo dati (seconda esecuzione)
Tipo di file modello: Stampa unione. Tipo di formato dati di input: Testo. Testo dati: array JSON con nome, cognome, genere, membro. Tipo di dati di input: Json. Passaggio 6 di 5 del feed. URL del file.
Passaggio 6: Dropbox - Carica il file (PDF)
Scenario finora: Tutti e sei i passaggi sono collegati.
- Aggiungi un secondo Dropbox → Carica file.
- Spazio - Predefinito.
- Cartella -
/Genera documento Stampa unione/Output. - File - Mappa dal passaggio 5 (ad esempio 5. URL del file).
- Sovrascrivi - Falso.
- Specificare il nome del file - per esempio.
Mail_Merge_Zap_deployed-2. - Specificare l'estensione del file -
.pdf. - Salva ed esegui. Lo scenario genera sia un file Word che un file PDF nella cartella di output ogni volta che si verifica l'evento.
Carica file: output PDF
Cartella: /Genera documento Stampa unione/Output. File: 5. URL file. Sovrascrivi: Falso. Nome file: Mail_Merge_Zap_deployed-2. Estensione: .pdf (come mostrato nello screenshot).
Casi d'uso reali
Trascina ed esegui il modello: Il team inserisce un nuovo modello di Word nella cartella; lo scenario individua il file JSON condiviso, genera un documento Word e un PDF e li salva entrambi nella cartella Output. Non è necessario eseguire manualmente il processo.
Certificati e lettere: Aggiornamento sample_mail_merge_data.json con nuovi dati; trascina o aggiorna il modello nella cartella per generare un nuovo documento Word e PDF.
Consegna in doppio formato: Ottieni sia il file .docx (modificabile) che il file .pdf (a contenuto fisso) in un'unica operazione. L'opzione "Sovrascrivi" (Falso) mantiene le versioni precedenti; se hai bisogno di più versioni, utilizza nomi di file univoci o timestamp.
Guida rapida
| Modulo | Impostazione chiave | Esempio / output |
|---|---|---|
| Dropbox Nuovo file nella cartella (1) | Cartella | /Genera documento Stampa unione; Includi il contenuto del file vero |
| Dropbox Trova file di dati JSON (2) | Nome della cartella e del file | Stessa cartella; sample_mail_merge_data.json; Includi il contenuto del file vero |
| PDF4me Genera documento (3) | File modello, Tipo di file modello, File di dati | 1. File; Stampa unione; 2. File; Tipo di dati di input JSON |
| Carica file su Dropbox (4) | Cartella, File, Nome file, Estensione | /Genera documento Stampa unione/Output; 3. URL del file; Mail_Merge_Zap_deployed; .docx |
| PDF4me Genera documento (5) | Stesso modello; testo dati o file di dati | Stampa unione; JSON; output per PDF |
| Carica file su Dropbox (6) | Cartella, File, Nome file, Estensione | Stessa cartella di output; 5. URL del file; Mail_Merge_Zap_deployed-2; .pdf |
Per i dettagli completi dei parametri, vedere Genera documento singolo - CreaPer una procedura manuale in 4 fasi (Scarica il modello + Scarica il JSON + Genera + Carica), vedi Stampa unione in Make (quattro passaggi).
Risoluzione dei problemi
Garantire sample_mail_merge_data.json esiste in /Genera documento Stampa unione e che il nome del file corrisponda esattamente. Include files in subfolders = false significa che viene cercata solo quella cartella.
Mappa gli output corretti dei passaggi (1. File per il modello, 2. File per i dati). Utilizza il pannello di mappatura per selezionare il modulo e il campo di output; "Esiste ma non mostrato" significa che la mappatura è impostata ma il valore non viene visualizzato nel riepilogo della configurazione.
Controllo Risoluzione dei problemi di PDF4me per problemi relativi alla chiave API, ai crediti e alla connessione.
Cosa succederà dopo?
- Eseguire una volta - Aggiungi un file a
/Genera documento Stampa unionee verificare che sia Word che PDF vengano visualizzati nell'output. - Programma - Utilizza lo strumento di pianificazione degli scenari in modo che il trigger venga eseguito all'intervallo desiderato (ad esempio, ogni 15 minuti per i nuovi file).
- Uscita singola - Se hai bisogno solo di documenti Word o solo di file PDF, rimuovi il secondo passaggio "Genera documento" e il relativo passaggio di caricamento.
- Flusso manuale - Per un modello fisso e un percorso JSON senza trigger, utilizzare Stampa unione in 4 passaggi in Make guida.