Generazione automatizzata di PDF da un elenco di SharePoint con Power Automate: un modello Handlebars e un flusso di lavoro per la conversione da HTML a PDF delle fatture.

PDF4me Genera documento singolo Si tratta di un'azione di Power Automate che converte un modello HTML di Handlebars e un payload JSON in un documento HTML finale, che l'azione associata "Converti HTML in PDF" impagina in formato A4. Una nuova riga di un elenco di SharePoint avvia il flusso, Compose assembla il JSON e Dropbox salva il PDF della fattura con il nome corrispondente al numero della fattura. Nessun connettore premium, nessun codice.

Ogni team finanziario si scontra con lo stesso ostacolo in Power Automate. Il nativo Converti file L'azione richiede una licenza premium e si rifiuta di toccare un modello HTML. Adobe PDF Services ha un costo. Encodian ha un costo. La popolare soluzione alternativa di matthewdevaney salta completamente l'HTML e ti vincola a Power Apps. Il modello seguente è quello che nessuno tra i primi dieci della SERP mostra dall'inizio alla fine: un set di colonne di un elenco di SharePoint diventa un payload JSON, un vero Modello di manubrio il file si trova in /Shared Documents/e due azioni PDF4me si occupano del rendering e della paginazione per il costo del connettore di livello gratuito.

Rendering del modello del manubrio: PDF4me contro le alternative​

Il confronto che ogni architetto di Power Automate effettua prima di scegliere un connettore per i PDF delle fatture:

Domande e risposte basate sul "perché"​

Cosa riceverai​

Ingresso: un elenco SharePoint chiamato Invoices (colonne: Titolo, Data fattura, Data di scadenza, Nome cliente, Indirizzo cliente, Email cliente, Valuta, Subtotale, Aliquota fiscale, Importo imposta, Totale complessivo, Note) più un singolo modello Handlebars a /Shared Documents/invoice_template.html. Produzione: un PDF A4 per riga in Dropbox, denominato {Title}.pdf (INV-1005 diventa INV-1005.pdf).

Di cosa hai bisogno​

Il flusso in sintesi​

1. Quando viene creato un elemento (Trigger di SharePoint attivo) Invoices elenco).
2. Comporre Il payload JSON annidato (fattura / cliente / articoli / totali / note).
3. Ottieni il contenuto del file utilizzando il percorso per /Shared Documents/invoice_template.html.
4. PDF - Genera documento (singolo) con il corpo del modello più il JSON, tipo di output Html.
5. Convertire HTML in PDF con formato A4 verticale, scala 0,8, margini 40px, sfondi di stampa Sì.
6. Crea file in Dropbox /, nome del file {Title}.pdf.

Panoramica completa del flusso​

Esecuzione completa. La conversione da HTML a PDF, che richiede 11 secondi, è dovuta al paginatore, tutto il resto è impiegato in meno di mezzo secondo.

Passaggio 1: Come si attiva un flusso di Power Automate su una nuova fattura di SharePoint?​

Flusso finora: Il flusso inizia qui.

Imposta il trigger di SharePoint sul sito e sull'elenco che contengono le righe della fattura. Ogni colonna diventerà contenuto dinamico a valle.

1. Aggiungere SharePoint > Quando viene creato un elemento come elemento scatenante.
2. Specificare:
   • Indirizzo del sito: selezionare il sito SharePoint (nell'esempio: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints).
   • Nome elenco: Invoices.
3. Salva e lascia che il trigger rilevi lo schema dell'elenco. Le righe nello screenshot qui sotto (INV-1002, INV-1003, INV-1005) mostrano le 12 colonne esatte che il modello Handlebars utilizzerà.

Elenco delle fatture​

L'elenco di SharePoint è la fonte di verità. Ogni colonna di questo elenco corrisponde a un campo del payload di Handlebars.

Configurazione del trigger​

Due campi, ecco cos'è l'intero trigger. Tutto il resto proviene dalla riga.

Passaggio 2: Come si crea il payload JSON di Handlebars a partire da una riga di SharePoint?​

Flusso finora: Attivatore SharePoint.

Compose modella le 12 colonne piatte di SharePoint nel JSON annidato su cui itera il modello Handlebars. Il modello si aspetta invoice, customer, UN items vettore, totalse un notes corda.

1. Aggiungere Comporre.
2. In InputIncolla il JSON qui sotto, quindi inserisci il corrispondente elemento di contenuto dinamico di SharePoint tra le virgolette di ciascun valore, in modo che numeri e date vengano visualizzati come stringhe.

{
  "invoice": {
    "number": "Title",
    "date":   "InvoiceDate",
    "dueDate": "DueDate"
  },
  "customer": {
    "name":    "CustomerName",
    "address": "CustomerAddress",
    "email":   "CustomerEmail"
  },
  "items": [
    { "description": "Item1Description", "quantity": "Item1Qty", "unitPrice": "Item1UnitPrice", "lineTotal": "Item1Amount", "currency": "Currency" },
    { "description": "Item2Description", "quantity": "Item2Qty", "unitPrice": "Item2UnitPrice", "lineTotal": "Item2Amount", "currency": "Currency" },
    { "description": "Item3Description", "quantity": "Item3Qty", "unitPrice": "Item3UnitPrice", "lineTotal": "Item3Amount", "currency": "Currency" },
    { "description": "Item4Description", "quantity": "Item4Qty", "unitPrice": "Item4UnitPrice", "lineTotal": "Item4Amount", "currency": "Currency" },
    { "description": "Item5Description", "quantity": "Item5Qty", "unitPrice": "Item5UnitPrice", "lineTotal": "Item5Amount", "currency": "Currency" }
  ],
  "totals": {
    "currency":   "Currency",
    "subTotal":   "Subtotal",
    "taxRate":    "TaxRate",
    "taxAmount":  "TaxAmount",
    "grandTotal": "GrandTotal"
  },
  "notes": "Notes"
}

Composizione della configurazione​

Componi nella visualizzazione Codice. Ogni valore JSON è un elemento SharePoint racchiuso tra virgolette, quindi numeri e date arrivano come stringhe che il modello Handlebars può visualizzare.

Riferimento: Percorso da colonna SharePoint a Handlebars​

La mappatura esatta tra una colonna di SharePoint e la sua posizione nel modello. Aggiungi questa tabella ai segnalibri quando estendi lo schema.

Passaggio 3: Come si carica il file modello di Handlebars da SharePoint?​

Flusso finora: Attivatore SharePoint più composizione.

Salva il modello come semplice .html file nella raccolta Documenti del sito. L'azione Ottieni contenuto file tramite percorso legge i suoi byte grezzi in modo che Genera documento (singolo) possa utilizzarli come corpo del modello.

Il modello stesso​

Il template è un normale codice HTML con CSS incorporato, più espressioni Handlebars dove vengono inseriti i dati. Due costrutti svolgono il lavoro principale. {{#each items}} ripete una riga della tabella per ogni elemento della riga e il {{#if description}} La guardia al suo interno salta gli spazi vuoti lasciati dalle colonne Item4 e Item5 non utilizzate.

<tbody>
  {{#each items}}
  {{#if description}}
  <tr>
    <td>{{description}}</td>
    <td class="num">{{quantity}}</td>
    <td class="num">{{currency}}{{unitPrice}}</td>
    <td class="num">{{currency}}{{lineTotal}}</td>
  </tr>
  {{/if}}
  {{/each}}
</tbody>

Tutto il resto è una sostituzione diretta: {{invoice.number}} nell'intestazione, il {{customer.*}} blocco per la fatturazione a, {{totals.*}} nella tabella dei totali e {{notes}} nel piè di pagina.

1. Aggiungere SharePoint > Ottieni il contenuto del file utilizzando il percorso.
2. Specificare:
   • Indirizzo del sito: stesso sito del trigger.
   • Percorso del file: /Shared Documents/invoice_template.html.
   • Dedurre il tipo di contenuto: Yes (lasciare l'impostazione predefinita).

Ottieni il contenuto del file utilizzando il percorso​

Il modello risiede in /Shared Documents/ e viene recuperato tramite percorso assoluto. La cronologia delle versioni è automatica perché si tratta semplicemente di un file di SharePoint.

Passaggio 4: Come fa PDF - Genera documento (singolo) a compilare il modello Handlebars?​

Flusso finora: Attivatore SharePoint più Composizione più Ottieni contenuto file tramite percorso.

Genera documento (singolo) è il motore del modello. Legge il codice sorgente di Handlebars ({{invoice.number}}, {{#each items}}...{{/each}}), sostituisce i valori dal payload JSON e restituisce l'HTML renderizzato. Non gestisce la paginazione. Questo è compito del passaggio successivo.

1. Aggiungere PDF4me PDF > PDF - Genera documento (singolo).
2. Specificare:
   • Tipo di file modello: Html (Handlebars Syntax).
   • Tempo di creazione del file modello: invoice_template.html.
   • Dati del file modello: contenuto dinamico, Body dalla fase di recupero del contenuto del file di SharePoint.
   • Tipo di dati del documento: Json.
   • Testo dei dati del documento: contenuto dinamico, Body dalla fase di composizione.
   • Tipo di output: Html.
   • Mantieni il modello PDF modificabile: No.

Configurazione Genera documento (singolo)​

Il tipo di output è Html, non Pdf. Genera documento (singolo) passa l'HTML renderizzato al passaggio successivo in modo che la paginazione rimanga una questione separata e testabile.

Passaggio 5: Come si impagina l'HTML renderizzato in un PDF in formato A4?​

Flusso finora: Attivazione di SharePoint più Composizione più Ottieni contenuto file tramite percorso più PDF - Genera documento (singolo).

La funzione "Converti HTML in PDF" si occupa della paginazione. Legge il codice HTML prodotto da "Genera documento (singolo)", applica le dimensioni e i margini della pagina e restituisce i byte del file PDF.

1. Aggiungere PDF4me PDF > Convertire HTML in PDF.
2. Specificare:
   • Contenuto del file: contenuto dinamico, Body dalla fase Genera documento (singolo).
   • Nome del file HTML: invoice.html.
   • Layout di pagina: Portrait.
   • Dimensioni della pagina: A4.
   • Scala: 0.8 (consente di inserire la fattura da 5 articoli in una sola pagina).
   • Margine superiore / inferiore / sinistro / destro: 40px ogni.
   • Sfondo di stampa: Yes (renderizza il colore di sfondo del blocco dei totali).

Configurazione per la conversione da HTML a PDF​

Con una scala di 0,8, una fattura di cinque righe rimane su un singolo foglio A4. Aumentala a 0,9 o 1,0 se hai meno articoli e desideri un carattere più grande.

Passaggio 6: Come si salva il PDF della fattura su Dropbox con un nome riconoscibile?​

Flusso finora: Trigger di SharePoint più Componi più Ottieni contenuto file tramite percorso più PDF - Genera documento (singolo) più Converti HTML in PDF.

L'ultimo passaggio consiste nel caricare il PDF in una cartella di Dropbox con un nome associato al numero della fattura.

1. Aggiungere Dropbox > Crea file.
2. Specificare:
   • Percorso cartella: / (o una sottocartella come /invoices/).
   • Nome del file: contenuto dinamico, Title dal trigger di SharePoint, seguito dalla stringa letterale .pdf. INV-1005 diventa INV-1005.pdf.
   • Contenuto del file: contenuto dinamico, Body dalla fase di conversione da HTML a PDF.

Creazione della configurazione del file​

Assegnando al file lo stesso nome del numero di fattura, la cartella Dropbox diventerà automaticamente un archivio di fatture ricercabile e senza duplicati.

Esegui il flusso e verifica​

1. Salva il flusso in alto a destra.
2. Aggiungi una nuova riga alla Invoices Elenco SharePoint. Imposta il titolo su qualcosa di riconoscibile (INV-1005) e compilare ogni colonna in modo che il modello contenga dati reali.
3. Apri il flusso Cronologia delle esecuzioni e selezionare l'esecuzione più recente. Tutte le schede dovrebbero essere verdi, come nello screenshot della panoramica del flusso. La scheda "Converti HTML in PDF" è la più lenta (circa 11 secondi) perché è lì che avviene la paginazione.
4. Apri Dropbox e conferma INV-1005.pdf (o il tuo titolo) si trova nella directory principale. Scaricalo, aprilo e confrontalo con l'esempio.

Varianti comuni che puoi aggiungere senza dover ricostruire​

Domande frequenti​

Come creare un PDF utilizzando Power Automate a partire da un elemento di un elenco di SharePoint?​

Utilizzare SharePoint When an item is created come innesco, un Compose azione per modellare le colonne piatte della riga in un payload JSON nidificato, un Get file content using path azione per caricare il tuo modello HTML da /Shared Documents/, PDF4me Generate Document (Single) per unire il JSON nel modello e PDF4me Convert HTML to PDF per impaginare il risultato. Salva l'output in qualsiasi connettore di file (Dropbox, OneDrive, SharePoint). Ogni azione in questa sequenza si trova sul livello standard del connettore, quindi non è necessaria una licenza Power Automate Premium.

Power Automate può generare un PDF?​

Sì. Native Power Automate non può generare un PDF da solo da un modello HTML, ma il PDF4me Il connettore aggiunge le due azioni che lo rendono possibile: Generate Document (Single) per il rendering del modello e Convert HTML to PDF Per la paginazione. Entrambi sono di livello standard e gratuiti da installare. Insieme trasformano qualsiasi riga di SharePoint/Dataverse/Excel in un PDF personalizzato utilizzando un modello HTML modificabile memorizzato accanto ai dati.

Come creare un PDF da un file HTML in Power Automate?​

Aggiungi il PDF4me converte HTML in PDF azione ovunque il flusso abbia HTML nell'ambito (un output Compose, un corpo Get file content, un'espressione Compose, un payload webhook). Configura la dimensione della pagina (A4), disposizione (Portrait), margini (40px), e impostare Print Background: Yes quindi gli sfondi CSS vengono preservati. L'azione è Body L'output è il file binario PDF che viene fornito all'azione di archiviazione. Si tratta della stessa azione utilizzata nel passaggio 5 descritto in precedenza.

È possibile convertire HTML in PDF con Power Automate senza la versione premium?​

Sì. L'azione Converti HTML in PDF del connettore PDF4me è disponibile nel livello standard del connettore, il che significa che puoi installarla e utilizzarla su qualsiasi piano Power Automate senza l'aggiornamento alla licenza Premium che è invece disponibile per il connettore nativo. Convert File e i connettori di Adobe PDF Services richiedono. È comunque necessaria una chiave API di PDF4me (è disponibile un piano gratuito), che va incollata quando si aggiunge l'azione per la prima volta.

Come generare un PDF da un modello in Power Automate?​

Utilizzo PDF4me Genera documento (singolo) con Template File Type: Html (Handlebars Syntax) (per modelli HTML) o Word (per .docx modelli). Inserire i byte del modello in Template File Data e un payload JSON in Document Data Text. Impostato Output Type: Html se in seguito è necessario impaginare (come in questo blog), oppure Pdf per ottenere un PDF in un solo passaggio. L'azione supporta la sintassi completa di Handlebars, incluso {{#each}} E {{#if}} per le voci di riga e i blocchi condizionali.

Risoluzione dei problemi​

Prossimi passi​

Lo stesso schema in sei fasi (riga più modello più rendering più impaginazione più nome più archivio) gestisce qualsiasi PDF personalizzato per riga che è possibile descrivere in HTML.