Genera inviti personalizzati e uniscili in un unico PDF con Power Automate: un flusso di lavoro Dropbox in 7 passaggi

La parte dolorosa delle spedizioni di massa non è scrivere la lettera, ma cucire insieme le copie personalizzate così finanza, risorse umane o operazioni ottengono un PDF pulito invece di cinquanta allegati. Questa procedura dettagliata crea il modello esatto in Power Automate con PDF4me Genera documenti (multipli), Unire più file PDF, Dropboxe un singolo comando Applica a ciascun ciclo. Sette azioni di flusso. Un modello DOCX. Un array JSON di destinatari. Dall'altra parte esce un PDF consolidato, una pagina per destinatario, denominato e caricato automaticamente su Dropbox.

Domande e risposte basate sul "perché"​

Cosa riceverai​

Ingresso: Un modello DOCX con <<[merge_token]>> segnaposto in /blog data/merge blog template/template.docx, più un array JSON di destinatari incollato nell'azione Genera documenti (multipli). Produzione: Un singolo PDF denominato Merged_files.pdf caricato su /blog data/merge blog template/output, con una pagina personalizzata per ciascun destinatario, nello stesso ordine dell'array JSON. Il modello rimane invariato nella sua cartella sorgente, quindi le esecuzioni successive sono idempotenti.

Di cosa hai bisogno​

Il flusso in sintesi​

1. Avviare manualmente un flusso (grilletto).
2. Dropbox: Ottenere il contenuto del file utilizzando il percorso. Legge template.docx da Dropbox.
3. PDF4me: Genera documenti (multipli)Modello più array JSON di destinatari in ingresso, array di PDF personalizzati in uscita.
4. Inizializza variabile denominato mergefiles (Vettore).
5. Applicare a ciascuno SU body/outputDocuments, con Aggiungi alla variabile array utilizzando base64ToBinary(...) dentro.
6. PDF4me: Unisci più file PDF in un unico file PDF. Array di file binari in ingresso, un file PDF in uscita.
7. Dropbox: crea file. Scrive Merged_files.pdf Torna a Dropbox.

Panoramica completa del flusso​

Sette azioni. Ogni scheda mostra un segno di spunta verde quando configurata. PDF4me si trova al centro due volte: una volta per generare, una volta per unire.

Passaggio 0: Il modello DOCX​

Prima che venga eseguito qualsiasi flusso, il modello necessita dei token di unione corretti. Ogni <<[FieldName]>> Il segnaposto viene sostituito una sola volta per ciascun destinatario. L'ortografia e le maiuscole/minuscole devono corrispondere esattamente alle chiavi JSON.

Anteprima del modello​

Il formato DOCX utilizza la sintassi con doppie parentesi angolari. Nessun carattere speciale, nessun XML, solo segnaposto letterali che il motore PDF4me legge direttamente.

Passaggio 1: Attivare manualmente un flusso​

Flusso finora: Solo attivazione.

1. In Power Automate clic Creare, scegliere Flusso di nuvole istantaneo.
2. Scegliere Avviare manualmente un flusso come elemento scatenante.
3. Assegna un nome al flusso (ad esempio Bulk Invitation Mailout) e clicca Creare.
4. Per ora, lascia vuoti i campi relativi ai trigger. I trigger di produzione reali (richiesta HTTP, aggiornamento elenco SharePoint, pianificazione) andranno inseriti qui una volta che il resto del flusso funzionerà correttamente.

Passaggio 2: Dropbox: ottenere il contenuto del file utilizzando il percorso​

Flusso finora: trigger plus Ottieni il contenuto del file.

Legge il modello DOCX nel flusso come byte grezzi in modo che Genera documenti possa utilizzarlo direttamente.

1. Fare clic + Nuovo passo, ricerca Dropbox, scegliere Ottieni il contenuto del file utilizzando il percorso.
2. Collegare Se non l'hai già fatto, usa Dropbox.
3. Specificare:
   • Percorso del file: /blog data/merge blog template/template.docx
   • Dedurre il tipo di contenuto: Yes
4. Salva il flusso ed esegui un test rapido. L'azione restituisce un File Content token contenente il modello binario.

Ottieni la configurazione del contenuto del file​

L'opzione "Inferisci tipo di contenuto Sì" fa sì che le azioni successive di PDF4me accettino il file come un vero DOCX, e non come un flusso generico.

Passaggio 3: PDF4me: Genera documenti (multipli)​

Flusso finora: Attiva più Ottieni contenuto file più Genera documenti (multipli).

È qui che un file DOCX più un array JSON si trasformano in N PDF personalizzati con una singola chiamata di azione.

1. Fare clic + Nuovo passo, ricerca PDF4me, scegliere Genera documenti (multipli).
2. Collegare PDF4me Connettiti con la tua chiave API (solo la prima volta).
3. Specificare la parte superiore dell'azione:
   • Tipo di file modello: Docx
   • Tempo di creazione del file modello: Test.docx (solo etichetta, non percorso)
   • Dati del file modello: scegli il Contenuto del file token dal passaggio 2
   • Tipo di dati del documento: Json

Passaggio 3a: Inizio dell'azione​

4. Incolla l'array JSON in Testo dei dati del documento. La procedura guidata utilizza due destinatari (John Doe, X AB). Ogni oggetto ha le stesse 19 chiavi, ogni chiave corrisponde a <<[Token]>> nel modello DOCX.

Passaggio 3b: il payload JSON​

[
  {
    "DebtorNumber": "100001",
    "Salutation": "Mr",
    "Title": "Dr.",
    "FirstName": "John",
    "LastName": "Doe",
    "CareOfAddress": "c/o Accounting Department",
    "Address": "123 Main Street",
    "POBox": "PO Box 123",
    "PostalCode": "10001",
    "City": "New York",
    "Country": "United States",
    "HC_Name": "ABC Business Association",
    "SalutationText": "Dear Dr. Doe",
    "HC_Email": "[email protected]",
    "HC_Phone": "+1-212-555-0100",
    "HC_WoM_RegistrationDeadline": "2026-05-22",
    "HC_Street": "500 Park Avenue",
    "HC_PostalCodeCity": "10022 New York",
    "HC_WoM_Date": "2026-05-29",
    "HC_WoM_Time": "10:00"
  },
  {
    "DebtorNumber": "100001",
    "Salutation": "Mr",
    "Title": "Dr.",
    "FirstName": "X",
    "LastName": "AB",
    "CareOfAddress": "c/o Accounting Department",
    "Address": "123 Main Street",
    "POBox": "PO Box 123",
    "PostalCode": "10001",
    "City": "New York",
    "Country": "United States",
    "HC_Name": "ABC Business Association",
    "SalutationText": "Dear Dr. Doe",
    "HC_Email": "[email protected]",
    "HC_Phone": "+1-212-555-0100",
    "HC_WoM_RegistrationDeadline": "2026-05-22",
    "HC_Street": "500 Park Avenue",
    "HC_PostalCodeCity": "10022 New York",
    "HC_WoM_Date": "2026-05-29",
    "HC_WoM_Time": "10:00"
  }
]

5. Specificare metà inferiore:
   • Metadati del campo: lasciare vuoto (facoltativo, per formattazione di valuta, data o numero)
   • Tipo di output: PDF
   • Mantieni il modello PDF modificabile: No

Passaggio 3c: Tipo di output​

6. Salva e testaL'azione restituisce body/outputDocuments, un array di oggetti, uno per destinatario. Ogni oggetto porta un streamFile proprietà contenente il PDF personalizzato come stringa base64.

Passaggio 4: Inizializzare i file di unione delle variabili​

Flusso finora: Attiva più Ottieni contenuto file più Genera documenti (multipli) più Inizializza variabile.

L'azione di unione richiede una raccolta di file binari. Crea un array vuoto per contenerli.

1. Fare clic + Nuovo passo, scegliere Inizializza variabile.
2. Specificare:
   • Nome: mergefiles
   • Tipo: Array
   • Valore: lasciare vuoto

Inizializza la configurazione variabile​

L'inizializzazione della variabile precede sempre la prima applicazione a ciascun elemento che ne ha bisogno. Power Automate impone questa regola in fase di progettazione.

Passaggio 5: Applica a ciascuno più Aggiungi alla variabile array​

Flusso finora: Attiva più Ottieni contenuto file più Genera documenti (multipli) più Inizializza variabile più Applica a ciascuno.

Scorri i file PDF e converti ciascuno di essi in un buffer binario.

Passaggio 5a: Applicare a ciascuno (selezionare la fonte)​

1. Fare clic + Nuovo passo, scegliere Applicare a ciascuno.
2. Specificare:
   • Seleziona un output dai passaggi precedenti: scegliere body/outputDocuments dall'azione Genera documenti (multipli)

Passaggio 5b: Aggiungere alla variabile array (all'interno del ciclo)​

3. All'interno di Applica a ciascun contenitore fai clic Aggiungi un'azione, scegliere Aggiungi alla variabile array.
4. Specificare:
   • Nome: mergefiles
   • Valore (espressione, clic) fx): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['streamFile'])

Passaggio 6: PDF4me: Unire più file PDF in un unico file PDF​

Flusso finora: Attiva più Ottieni contenuto file più Genera documenti (multipli) più Inizializza variabile più Applica a ciascuno più Unisci più PDF.

Ora l'intero array viene inserito e ne esce un unico file PDF.

1. Sotto "Applica a ogni ciclo" fai clic + Nuovo passo, ricerca PDF4me, scegliere Unire più file PDF in un unico file PDF.
2. Specificare:
   • Corpo/docContenuto: scegli il mergefiles token variabile
   • Nome del file di output: Test.pdf

Configurazione dell'azione di unione​

3. L'azione concatena i PDF in ordine dell'array, che è l'ordine JSON. Se il tuo client a valle si aspetta un ordinamento specifico (alfabetico, per numero di debitore, per regione), ordina il JSON prima del passaggio 3 e il resto del flusso manterrà quell'ordine.

Passaggio 7: Dropbox: crea file​

Flusso finora: Attiva più Ottieni contenuto file più Genera documenti (multipli) più Inizializza variabile più Applica a ciascuno più Unisci più PDF più Crea file.

Riporta il PDF unito su Dropbox.

1. Fare clic + Nuovo passo, scegliere Dropbox, Crea file.
2. Specificare:
   • Percorso cartella: /blog data/merge blog template/output
   • Nome del file: Merged_files.pdf
   • Contenuto del file: scegli il Contenuto del file token dal passaggio 6 (Unione di più PDF)
3. Salva il flusso.

Creazione della configurazione del file​

Esegui il flusso e verifica​

1. Fare clic Test in alto a destra, scegli Manualmente, clicca Test, Poi Esecuzione del flusso.
2. Il pannello di esecuzione del flusso diventa verde azione dopo azione. La generazione di documenti (multipli) richiede in genere un secondo per record su un modello a pagina singola. L'unione di più PDF aggiunge un secondo o due per due destinatari.
3. Apri Dropbox all'indirizzo /blog data/merge blog template/output/Il file Merged_files.pdf è lì.

L'output, affiancato​

Varianti comuni che puoi aggiungere senza dover ricostruire​

Risoluzione dei problemi​

Prossimi passi​

Lo stesso schema in sette fasi (attivazione, recupero del modello, generazione del batch, ciclo su array, unione e salvataggio) funziona per qualsiasi invio massivo di email personalizzate in Power Automate. Inviane una e le successive non costano quasi nulla.